เริ่มต้นกับโครงสร้างองค์กรของโครงการ

โครงสร้างองค์กรของโครงการมีความสำคัญอย่างยิ่งในการระบุลำดับชั้นของพนักงาน งาน เวิร์กโฟลว์ และกระบวนการรายงาน เป็นปัจจัยทางธุรกิจที่มีบทบาทสำคัญในการมีอิทธิพลและกำหนดวิธีที่องค์กรดำเนินกิจกรรม

หากไม่มีโครงสร้างองค์กรของโครงการ องค์กรอาจเสี่ยงต่อการล้มเหลวในโครงการที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน

โครงสร้างองค์กรของโครงการมีความสามารถและความรับผิดชอบหลักสามประการ:

• ความเป็นผู้นำโครงการ- ความเป็นผู้นำโครงการรับผิดชอบการจัดการโครงการ
• ทีมงานโครงการ- ทีมงานโครงการรับผิดชอบการดำเนินโครงการ
• คณะกรรมการโครงการ- คณะกรรมการโครงการคือหน่วยงานที่มีอำนาจตัดสินใจที่ประเมินว่าผู้สืบทอดของโครงการต้องถูกยกเลิกหรือไม่

ทำไมการมีโครงสร้างองค์กรโครงการจึงมีความจำเป็น?

เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายโดยมีความเสี่ยงและความท้าทายที่ต่ำกว่า ทุกองค์กรต้องมีโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน

เพื่อความอยู่รอดและเติบโตในตลาดปัจจุบัน ธุรกิจต้องมีการแข่งขันสูง มีประสิทธิภาพ และมีพลวัต ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับข้อมูลและเรียกร้องอย่างสูง และพวกเขาต้องการคำตอบอย่างรวดเร็ว

ดังนั้น เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าในขณะที่ยังคงความสามารถในการแข่งขัน องค์กรใด ๆ จะต้องสร้างโครงสร้างองค์กรที่สามารถรองรับวัตถุประสงค์ได้ดีที่สุด

ธุรกิจอาจได้รับประโยชน์อย่างมากจากการมีรูปแบบองค์กรที่เหมาะสม ประโยชน์เหล่านี้ได้แก่:

• ให้ธุรกิจได้พัฒนา
• การรักษาเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ที่ชัดเจน แทนที่จะปล่อยให้แต่ละแผนกมุ่งความสนใจและจำกัดภารกิจของตน
• รวบรวมคนกลุ่มหนึ่งและนำพวกเขาไปสู่จุดมุ่งหมายเดียวกัน
• ให้โอกาสพนักงานพัฒนาความสามารถ
• เพิ่มประสิทธิภาพ ความราบรื่น และความเร็วในการตัดสินใจ
• ส่งเสริมความเชี่ยวชาญของพนักงาน
• ช่วยให้สามารถควบคุมและใช้งานทรัพยากรได้มากขึ้น
• อำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่ง่ายและดีขึ้นซึ่งช่วยในการระงับข้อพิพาท
• ให้พนักงานมีความรับผิดชอบมากขึ้น
• ช่วยเหลือพนักงานในการพัฒนาวิชาชีพ
• ช่วยในการระบุบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนและแน่นอน

ประเภทของโครงสร้างองค์กร

โครงสร้างองค์กรโครงการที่แตกต่างกันถูกกำหนดตามอุตสาหกรรมหลักขององค์กรและพื้นที่ที่แข่งขัน

หากองค์กรต้องรับมือกับการจ้างงานตามฤดูกาล โครงสร้างจะจัดการกับการสรรหาและการเลิกจ้างตามความจำเป็นได้ดีขึ้น

ในทางกลับกัน หากองค์กรเป็นส่วนหนึ่งของห่วงโซ่การผลิตที่ต้องการความต่อเนื่อง โครงสร้างจะแตกต่างออกไป ในสถานการณ์เช่นนี้ งานที่ได้รับมอบหมายจะเป็นการสนับสนุนพนักงานเป็นระยะเวลานานเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กร

มาดูรายละเอียดโครงสร้างองค์กรหลายประเภทกันเพื่อให้เห็นภาพได้อย่างเต็มที่

องค์ประกอบต่างๆ มีอิทธิพลต่อโครงสร้างองค์กร รวมถึงรูปแบบของรัฐบาล รูปแบบความเป็นผู้นำ ประเภทองค์กร เวิร์กโฟลว์ ลำดับชั้น ฯลฯ

PMBOK แบ่งโครงสร้างองค์กรออกเป็นแปดประเภท:

• องค์กรที่เป็นธรรมชาติหรือเรียบง่าย
• โครงสร้างองค์กร: การทำงานหรือรวมศูนย์
• องค์กรพหุภาคี
• Matrix Strong, อ่อนแอ, หรือสมดุลองค์กร
• ทุ่มเทให้กับโครงการ (คอมโพสิตหรือไฮบริด) โครงสร้างองค์กร
• องค์กรเสมือนไฮบริด
• ป.ป.ช. (สำนักบริหารโครงการ)

ตารางด้านล่างแสดงบทบาทและลักษณะของโครงสร้างองค์กรแต่ละประเภทโดยละเอียด

ให้เราดูอย่างใกล้ชิดมากขึ้นที่พวกเขาตอนนี้

1. โครงสร้างองค์กรที่เป็นธรรมชาติหรือเรียบง่าย

นี่คือระบบองค์กรขั้นพื้นฐานที่สุด หมวดหมู่นี้มีธุรกิจที่ดำเนินการโดยบุคคลเพียงคนเดียว

ฟรีแลนซ์รวมอยู่ในรูปแบบองค์กรนี้ด้วย แน่นอน เจ้าของหรือมืออาชีพที่จัดการเวิร์กโฟลว์เป็นการส่วนตัวจะทำหน้าที่บางอย่างของผู้จัดการโครงการ

2. โครงสร้างการทำงานหรือแบบรวมศูนย์

นี่คือโครงสร้างองค์กรที่แพร่หลายที่สุด โครงสร้างองค์กรที่ทำหน้าที่แบ่งองค์กรออกเป็นหลายส่วน โดยที่พนักงานที่มีความสามารถเทียบเท่ามารวมกัน เป็นโครงสร้างองค์กรแบบดั้งเดิมที่จัดพนักงานออกเป็นภาคส่วนและแผนกต่างๆ เช่น การขาย การตลาด และการเงิน

โครงสร้างนี้มีประโยชน์ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคณะทำงานแต่ละคณะ

3. องค์กรที่มีหลายหน่วยงาน

ในองค์กรประเภทนี้ คุณสามารถมีแผนกการทำงานได้หลายส่วนโดยมีการรวมศูนย์เพียงเล็กน้อย

โดยส่วนใหญ่แล้ว หน่วยงานเหล่านี้จะไม่เกี่ยวข้องกัน

องค์กรแบ่งออกเป็นแผนกต่างๆ โดยที่บุคคลที่มีความสามารถหลากหลายจะเชื่อมโยงกันด้วยผลิตภัณฑ์ บริการ หรือสถานที่ตั้งที่คล้ายคลึงกัน

แต่ละแผนกมีทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินงานและสามารถทำงานให้สำเร็จได้ด้วยตัวเอง

โครงสร้างองค์กรเมทริกซ์

โครงสร้างองค์กรแบบเมทริกซ์ถูกจัดวางบนตารางเพื่อแสดงรูปแบบการรายงานของพนักงานต่อหน่วยงานต่างๆ โครงสร้างนี้เป็นการผสมผสานระหว่างโครงสร้างการทำงานและโครงสร้างองค์กร โดยที่ผู้จัดการโครงการจะแบ่งปันอำนาจกับผู้จัดการโปรแกรมคนอื่นๆ

โครงสร้างเมทริกซ์สามารถเป็นหนึ่งในสามรูปแบบ ขึ้นอยู่กับความสามารถในการตัดสินใจของผู้จัดการโครงการ: อ่อนแอ สมดุล หรือแข็งแกร่ง

1. โครงสร้างอ่อนแอ

โครงสร้างที่อ่อนแอคือโครงสร้างองค์กรที่ทำงานซึ่งการประสานงานเกิดขึ้นในแนวนอนในหมู่พนักงานในกรณีที่ไม่มีผู้จัดการโครงการที่ได้รับมอบหมาย ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างเมทริกซ์ที่อ่อนแอและโครงสร้างการทำงานคือโครงการได้รับการประสานงานโดยบุคลากรแผนกมากกว่าผู้จัดการสายงาน

2. เมทริกซ์สมดุล

ในเมทริกซ์ที่สมดุล ผู้จัดการโครงการยังมีตำแหน่งพนักงานและไม่ได้ใช้ฟังก์ชันการจัดการโครงการอย่างเต็มที่

ผู้จัดการโครงการยังคงควบคุมตัวเลือกโครงการ งบประมาณ และบุคลากรอย่างจำกัด และทำหน้าที่เป็นจุดติดต่อและผู้อำนวยความสะดวกเป็นหลัก

3. เมทริกซ์ที่แข็งแกร่ง

เมทริกซ์ที่ทรงพลังคล้ายกับโครงสร้างองค์กรของโครงการมากที่สุด ผู้จัดการโครงการเฉพาะถูกกำหนดให้กับแผนกการจัดการโครงการตามหน้าที่ มีบุคลากรข้ามสายงานโดยเฉพาะ และได้รับการสนับสนุนจากผู้จัดการโครงการ

องค์กรแบบผสมหรือแบบผสม

ทุกงานในองค์กรประเภทนี้จะได้รับการจัดการเป็นโครงการ ในกรณีนี้ ผู้จัดการโครงการมีอำนาจทั้งหมดในการทำให้โครงการเสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพ บทบาทเต็มเวลา การควบคุมงบประมาณ และพนักงานประจำที่พร้อมให้บริการ

1. องค์กรธุรกิจเสมือน

โครงสร้างนี้เรียกอีกอย่างว่าชุมชนเสมือน องค์กรหลักเชื่อมโยงกับองค์กรอื่นๆ (เช่น ผู้ขาย ลูกค้า และเพื่อนร่วมงาน) ผ่านการเชื่อมต่อเครือข่าย ทำให้บริษัทสามารถพัฒนาและประสบความสำเร็จได้ โครงสร้างนี้ช่วยให้องค์กรสามารถทำงานได้โดยรวม

ในโครงสร้างเสมือนจริง องค์กรจะรักษาธุรกิจหลักไว้ในขณะที่จ้างงานกิจกรรมที่เหลือ

2. ไฮบริด

องค์กรแบบไฮบริดสามารถใช้การผสมผสานของประเภทโครงสร้างที่กล่าวถึงข้างต้น

ขึ้นอยู่กับองค์กร ความรับผิดชอบ อำนาจ และปัจจัยอื่น ๆ ก็ปะปนกันไป

3. สำนักงานปลัดฯ

สำนักงานบริหารโครงการ (PMO) ยังเป็นโครงสร้างองค์กรแบบผสม แต่ในกรณีนี้ ผู้จัดการโครงการมีอำนาจสูงสุด ควบคุมงบประมาณ และมีพนักงานทั้งหมดตามคำสั่งของเขา

ไม่มีระบบองค์กรที่สมบูรณ์แบบ ผู้จัดการโครงการต้องพิจารณาถึงประโยชน์และข้อเสียของการจัดสรรทรัพยากรและการเพิ่มประสิทธิภาพภายในแต่ละโครงสร้างก่อนตัดสินใจเลือกโครงสร้างที่ดีที่สุด

การเลือกโครงสร้างสำหรับโครงการเป็นเพียงขั้นตอนแรกในการจัดโครงการ งานที่แท้จริงคือการนำองค์กรโครงการนั้นไปสู่การปฏิบัติ นั่นคือเหตุผลที่แผนผังองค์กรโครงการมีความสำคัญ มันทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการโครงการ ทีมงานโครงการ องค์กรพัฒนา โครงการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นทางการ

ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางส่วนที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นกับแผนผังโครงสร้างองค์กรของโครงการ

ลักษณะโครงสร้างองค์กร

องค์ประกอบของโครงสร้างองค์กรกำหนดหน้าที่และปฏิสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกโครงการตลอดจนระหว่างโครงการ อำนาจหน้าที่ เครือข่ายการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน การเฝ้าติดตาม และความรับผิดชอบล้วนมีบทบาทในการเป็นหุ้นส่วนเหล่านี้

ต่อไปนี้เป็นลักษณะสำคัญของโครงสร้างองค์กร

• ลำดับชั้นควรระบุงานในการตัดสินใจและกำหนดเส้นทางการควบคุมที่ชัดเจน
• สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับงานที่เกี่ยวข้องกับงาน
• กำหนดว่าใครดูแลใครที่นี่ แนวคิดนี้จะใช้เป็นพื้นฐานสำหรับโครงสร้างการรายงาน
• ตำแหน่งในสายคือสมาชิกของทีมที่ทำงานโดยตรงกับผลิตภัณฑ์
• การรวมศูนย์จะอธิบายวิธีการตัดสินใจ มีเพียงไม่กี่คนที่เป็นเจ้าของตัวเลือกในโครงการแบบรวมศูนย์ ในขณะที่อำนาจในการตัดสินใจจะกระจายไปทั่วทั้งองค์กรในโครงการที่กระจายอำนาจ

จะสร้างแผนผังองค์กรสำหรับโครงการได้อย่างไร

ในการสร้างแผนผังองค์กรของโครงการ ก่อนอื่น ให้วิเคราะห์เป้าหมายของโครงการ จากนั้นระบุทีมหลักและมอบหมายงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการให้กับพวกเขา สร้างแผนผังองค์กรโดยให้รายละเอียดเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมแต่ละคน

ในช่วงเริ่มต้นของโครงการ PM จะพัฒนาแผนภูมิที่เป็นระบบเพื่อให้ผู้จัดการโครงการสามารถโต้ตอบกับสมาชิกในทีมก่อนเริ่มโครงการ จากนั้นทีมจะใช้เพื่อช่วยกระจายงานระหว่างสมาชิกของทีมตลอดขั้นตอนการวางแผนของโครงการ

สิ่งนี้ให้ความรู้ที่ชัดเจนในแต่ละบทบาท ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมเป็นเจ้าของบทบาทของตนเอง และส่งเสริมการเคารพตำแหน่งอื่นๆ ภายในโครงการ ซึ่งส่งเสริมความไว้วางใจในทันที

การสร้างแผนผังองค์กรของโครงการประกอบด้วยขั้นตอนหลัก 6 ขั้นตอนตามรายการด้านล่าง

1. เชื่อมโยงโครงการกับยุทธศาสตร์ขององค์กร

ผู้จัดการโครงการต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งว่าเป้าหมายของโครงการตรงกับกลยุทธ์โดยรวมของบริษัทหรือแผนกอย่างไร สิ่งนี้จะทำให้ทีมเข้าที่ตั้งแต่ต้น พัฒนาความเข้าใจร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม และทำให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด

2. ทบทวนโครงการจากบริบทขององค์กร

หากบริษัทไม่มี PMO ผู้จัดการโครงการจะต้องประเมินจำนวนและความหลากหลายของโครงการในขณะที่ตัดสินใจเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร

3. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ

ก่อนการประเมินพนักงาน ให้จัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมและหน้าที่ที่จำเป็น หากผู้จัดการโครงการสามารถเลือกใครที่จะอยู่ในทีม การวิจัยสมาชิกในทีมที่เป็นไปได้เพื่อค้นหาบุคคลที่ดีที่สุดสำหรับโครงการเป็นสิ่งสำคัญ

4. เค้าโครงแผนภูมิ

ประเมินเวิร์กโฟลว์ การรายงาน และบทบาทตามลำดับชั้นเพื่อพิจารณาว่าโครงสร้างองค์กรทางเลือกอาจเหมาะสมกว่าหรือไม่ ขึ้นอยู่กับรูปแบบการเรียนรู้ของคุณ การใช้โน้ตเพื่อเปลี่ยนสมาชิกในทีมก่อนที่จะร่างโครงสร้างของคุณทางออนไลน์อาจเป็นประโยชน์

ในขณะที่คุณวางแผน อย่าลืมแบ่งปันงานอย่างเท่าเทียมกันระหว่างสมาชิกในทีม

5. กรอกแผนผังองค์กร

สร้างและเสร็จสิ้นการแสดงภาพแผนผังองค์กร รวมชื่อสมาชิกในทีมและข้อมูลติดต่อเพื่อให้พวกเขาสามารถสื่อสารกันได้ในระหว่างโครงการ

6. มีส่วนร่วมกับทีมของคุณ

จำนวนสมาชิกในทีมที่ทราบแผนผังองค์กรของโครงการเป็นตัวกำหนดประโยชน์ของมัน การสื่อสารจะเปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมไม่เพียงแต่เข้าใจหน้าที่ของตนก่อนปฏิบัติงาน แต่ยังถามคำถามขณะที่พวกเขานึกภาพว่างานของพวกเขาจะดำเนินการอย่างไรในแบบเรียลไทม์

ในช่วงเวลานี้ ผู้จัดการโครงการและทีมยังสามารถตัดสินใจได้ว่าจะมีการจัดการลำดับชั้นของโครงการอย่างไร

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการออกแบบโครงสร้างและการพัฒนาแผนภูมิ

ผู้จัดการโครงการพัฒนาโครงสร้างโครงการซึ่งต้องตอบสนองความต้องการของโครงการในทุกขั้นตอน ในทางกลับกัน โครงสร้างองค์กรของโครงการไม่สามารถเข้มงวดหรือยืดหยุ่นเกินไปได้ แต่ต้องสร้างสมดุลที่ถูกต้องระหว่างทั้งสอง

วัตถุประสงค์ขององค์กรโครงการคือการช่วยทีมในการบรรลุเป้าหมายของโครงการและพยายามทำให้ดีที่สุด ด้วยเหตุนี้ ผู้จัดการโครงการจึงต้องประเมินจุดแข็งของสมาชิกในทีมตั้งแต่เริ่มต้น และหากเหมาะสม ให้ถามพวกเขาว่าพอใจกับความรับผิดชอบของตนหรือไม่

แม้ว่าแผนผังองค์กรของโครงการจะส่งเสริมความร่วมมืออย่างคุ้มค่าโดยขจัดความซ้ำซ้อนและการทับซ้อนของงาน แต่การใช้งานก็มีจำกัด

สรุป

โครงสร้างองค์กรของโครงการช่วยให้มั่นใจว่าบริษัทของคุณดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามที่ตั้งใจไว้ สิ่งนี้ควรได้รับการพิจารณาตั้งแต่เนิ่นๆ ในการก่อตั้งธุรกิจของคุณ แต่โปรดจำไว้ว่าประเภทที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณอาจเปลี่ยนแปลงไปเมื่อองค์กรของคุณขยายตัว

ด้วยโครงสร้างองค์กรที่มีอยู่มากมาย คุณจึงง่ายในการกำหนดสิ่งที่คุณต้องการ แม้จะมีข้อจำกัดของแต่ละรูปแบบ แต่บริษัทขนาดใหญ่และซับซ้อนก็ใช้การจัดองค์กรแบบเมทริกซ์

โครงสร้างองค์กรของสายงานและพนักงานนั้นเรียบง่ายและไม่ซับซ้อน จึงนำไปใช้ในองค์กรขั้นพื้นฐาน องค์กรเสมือนมักถูกใช้โดยบริษัทซอฟต์แวร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ

การเลือกองค์กรที่ถูกต้องไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบใดก็ตาม รับรองว่าคุณจะทำได้ดีในตลาด