الشروع في العمل مع الهيكل التنظيمي للمشروع

يعد الهيكل التنظيمي للمشروع أمرًا بالغ الأهمية في تحديد التسلسل الهرمي للموظفين ومهامهم وسير العمل وعملية إعداد التقارير. إنه عامل تجاري يلعب دورًا رئيسيًا في التأثير على كيفية إدارة المنظمة لأنشطتها وتشكيلها.

بدون الهيكل التنظيمي للمشروع ، تتعرض المؤسسات لخطر الانهيار في المشاريع المعقدة والمستهلكة للوقت.

يحتوي الهيكل التنظيمي للمشروع على ثلاث اختصاصات ومسؤوليات رئيسية:

• قيادة المشروع - قيادة المشروع هي المسؤولة عن إدارة المشروع
• فريق المشروع - فريق المشروع هو المسؤول عن تنفيذ المشروع
• لوحة المشروع - مجلس إدارة المشروع هو هيئة اتخاذ القرار التي تقيم ما إذا كان يجب إنهاء المشروع اللاحق.

لماذا يعد وجود الهيكل التنظيمي للمشروع أمرًا ضروريًا؟

لكي تعمل بكفاءة وتحقق هدفها بمخاطر وتحديات أقل ، يجب أن يكون لكل مؤسسة هيكل تنظيمي محدد جيدًا.

للبقاء والنمو في السوق الحالية ، يجب أن تكون الأعمال عالية التنافسية وفعالة وديناميكية. أصبح أصحاب المصلحة على اطلاع كبير ومتطلبين ويريدون استجابات سريعة.

نتيجة لذلك ، لتلبية احتياجات العميل مع الحفاظ على المنافسة ، يجب على أي مؤسسة إنشاء هيكل تنظيمي قادر على دعم غرضها بشكل أفضل.

قد تستفيد الأعمال التجارية بشكل كبير من وجود نموذج تنظيمي مناسب. من بين هذه الفوائد:

• تمكين الأعمال التجارية من التطور.
• الحفاظ على أهداف إستراتيجية واضحة بدلاً من ترك كل قسم يركز على مهمته ويقيدها.
• جمع مجموعة من الناس وتوجيههم نحو نفس الهدف.
• توفير الفرص للموظفين لتنمية قدراتهم.
• زيادة كفاءة وسلاسة وسرعة اتخاذ القرار.
• تعزيز تخصص الموظف
• السماح بمزيد من التحكم في الموارد واستخدامها.
• تسهيل التواصل بشكل أبسط وأفضل مما يساعد في حل النزاعات.
• السماح للموظفين بتحمل المزيد من المسؤولية.
• مساعدة الموظفين في تطويرهم المهني
• المساعدة في التحديد الواضح والدقيق للأدوار والمسؤوليات.

أنواع الهيكل التنظيمي

يتم تحديد الهياكل التنظيمية المختلفة للمشروع بناءً على الصناعة الأساسية للمؤسسة والمجال الذي تتنافس فيه.

إذا كانت المنظمة تتعامل مع العمالة الموسمية ، فمن المؤكد تقريبًا أن الهيكل سيعالج التوظيف والإنهاء بشكل أفضل كما هو مطلوب.

من ناحية أخرى ، إذا كانت المنظمة جزءًا من سلسلة إنتاج تتطلب الاستمرارية ، فسيكون الهيكل مختلفًا. في هذه الحالة ، ستكون المهمة الموكلة هي دعم الموظفين على مدى فترة طويلة لتحقيق أهداف المنظمة.

دعنا نتعمق في العديد من أنواع الهياكل التنظيمية لتصور الأشياء بشكل كامل.

تؤثر العناصر المختلفة على الهيكل التنظيمي ، بما في ذلك أسلوب الحكومة وأسلوب القيادة والنوع التنظيمي وسير العمل والتسلسل الهرمي وما إلى ذلك.

يصنف PMBOK الهياكل التنظيمية إلى ثماني فئات:

• منظمة عضوية أو بسيطة
• الهيكل التنظيمي: وظيفي أو مركزي
• منظمة متعددة الأقسام
• المصفوفة منظمة قوية أو ضعيفة أو متوازنة
• مخصص للمشروع (مركب أو هجين) الهيكل التنظيمي
• منظمة افتراضية هجين
• مكتب إدارة المشاريع PMO

يوضح الجدول أدناه أدوار وخصائص كل نوع من أنواع الهيكل التنظيمي بمزيد من التفصيل.

دعونا ننظر إليهم عن كثب الآن.

1. الهيكل التنظيمي الطبيعي أو البسيط

هذا هو النظام التنظيمي الأساسي. تحتوي هذه الفئة على شركات يديرها فرد واحد.

يتم تضمين العاملين لحسابهم الخاص أيضًا في هذا النموذج التنظيمي. بالطبع ، يفي المالك أو المحترف الذي يدير سير العمل شخصيًا ببعض وظائف مدير المشروع.

2. هيكل وظيفي أو مركزي

هذا هو الهيكل التنظيمي الأكثر انتشارًا. يقسم الهيكل التنظيمي الوظيفي المنظمة إلى عدة أقسام حيث يتم تجميع الموظفين ذوي القدرات المماثلة. إنه الهيكل التنظيمي التقليدي الذي يتم فيه تنظيم الموظفين في قطاعات وأقسام مثل المبيعات والتسويق والتمويل.

هذا الهيكل مفيد لتعزيز كفاءة كل مجموعة عمل.

3. منظمة متعددة الأقسام

في هذا النوع من التنظيم ، يمكن أن يكون لديك عدة أقسام وظيفية مع القليل من المركزية.

في معظم الأحيان ، لا ترتبط هذه الانقسامات ببعضها البعض.

تنقسم المؤسسة إلى أقسام يتم فيها ربط الأشخاص ذوي المواهب المتنوعة معًا بواسطة منتج أو خدمة أو موقع مشابه.

كل قسم لديه الموارد التي يحتاجها للعمل ويمكنه إنجاز العمل بنفسه.

الهيكل التنظيمي للمصفوفة

تم وضع هيكل تنظيمي مصفوفة على شبكة لإظهار أنماط إبلاغ الموظفين للعديد من السلطات. هذا الهيكل هو مزيج من الهياكل الوظيفية والتنظيمية ، حيث يتقاسم مديرو المشاريع السلطة مع مديري البرامج الآخرين.

يمكن أن يكون هيكل المصفوفة أحد ثلاثة أنواع ، اعتمادًا على قدرة اتخاذ القرار لمدير المشروع: ضعيف ، متوازن ، أو قوي.

1. هيكل ضعيف

الهيكل الضعيف هو هيكل تنظيمي وظيفي يحدث فيه التنسيق أفقياً بين الموظفين في حالة عدم وجود مدير مشروع معين. يتمثل الاختلاف الجوهري بين المصفوفة الضعيفة والهيكل الوظيفي في أن المشروع يتم تنسيقه من قبل موظفي الإدارات بدلاً من المديرين الوظيفيين

2. مصفوفة متوازنة

في مصفوفة متوازنة ، يكون لمدير المشروع أيضًا منصب موظفين ولا يستخدم وظيفة إدارة المشروع بالكامل.

يحتفظ مدير المشروع بسيطرة محدودة على خيارات المشروع والميزانيات والموظفين ، ويعمل بشكل أساسي كنقطة اتصال وميسر.

3. مصفوفة قوية

المصفوفة القوية تشبه الهيكل التنظيمي للمشروع أكثر من غيرها. يتم تعيين مدير مشروع مخصص لقسم إدارة مشروع وظيفي ، وقد تم تخصيص موظفين متعددين الوظائف ، ويتم دعمه من قبل مدير المشروع.

منظمة مركبة أو هجينة

يتم التعامل مع كل مهمة في هذا النوع من التنظيم كمشروع. في هذه الحالة ، يتمتع مدير المشروع بالسلطة الكاملة لإنهاء المشروع بشكل فعال ، ودور بدوام كامل ، ومراقبة الميزانية ، وموظفون متفرغون.

1. منظمة الأعمال الافتراضية

يشار إلى هذا الهيكل أيضًا باسم المجتمع الافتراضي. ترتبط المؤسسة الأساسية بالمنظمات الأخرى (مثل البائعين والعملاء والزملاء) عبر اتصال شبكة ، مما يتيح تطوير الشركة ونجاحها. يمكّن هذا الهيكل المنظمة من العمل ككل.

في الهيكل الافتراضي ، تحافظ المنظمة على أعمالها الأساسية بينما تستعين بمصادر خارجية لبقية الأنشطة

2. الهجين

يمكن للمؤسسة الهجينة استخدام مزيج من الأنواع الهيكلية المذكورة أعلاه.

اعتمادًا على المنظمة والمسؤولية والقوة وعوامل أخرى تتداخل أيضًا.

3. PMO

مكتب إدارة المشروع (PMO) هو أيضًا هيكل تنظيمي مختلط ، ولكن في هذه الحالة ، يتمتع مدير المشروع بأكبر قدر من السلطة ، ويتحكم في الميزانية ، ولديه طاقم كامل تحت إمرته.

لا يوجد شيء مثل نظام تنظيمي مثالي. بدلاً من ذلك ، يجب على مدير المشروع مراعاة مزايا وعيوب تخصيص الموارد وتحسينها داخل كل هيكل قبل اتخاذ قرار بشأن أفضل هيكل.

اختيار هيكل لمشروع ما هو مجرد الخطوة الأولى في تنظيم المشروع. العمل الحقيقي هو وضع تنظيم المشروع موضع التنفيذ. هذا هو السبب في أن المخطط التنظيمي للمشروع ضروري. إنه يضفي الطابع الرسمي على العلاقات بين مدير المشروع وفريق المشروع ومنظمة التطوير والمشروع وأصحاب المصلحة.

فيما يلي بعض الاقتراحات لبدء استخدام مخططات الهيكل التنظيمي للمشروع

خصائص الهيكل التنظيمي

تحدد عناصر الهيكل التنظيمي الواجبات والتفاعلات بين أعضاء المشروع وكذلك بين المشاريع. تلعب السلطة وشبكات الاتصالات والتعاون والمراقبة والمسؤوليات دورًا في هذه الشراكات.

فيما يلي السمات الرئيسية للهيكل التنظيمي ؛

• يجب أن يحدد التسلسل الهرمي مهام صنع القرار وأن يحدد مسارًا واضحًا للسيطرة.
• هذا يتعلق بالعمل المرتبط بالمهام
• حدد من يشرف على من هنا. سيكون هذا المفهوم بمثابة الأساس لهياكل إعداد التقارير.
• المنصب الخطي هو عضو في الفريق الذي يعمل مباشرة مع المنتج.
• تصف المركزية كيفية اتخاذ القرارات. قلة من الناس يمتلكون خيارات في مشروع مركزي ، في حين أن سلطة صنع القرار مشتتة عبر المنظمة في مشروع لامركزي.

كيفية إنشاء مخطط تنظيمي لمشروع؟

لإنشاء مخطط تنظيمي للمشروع ، قم أولاً بتحليل أهداف المشروع ، ثم حدد الفريق الأساسي ومنحهم المهام المتعلقة بالمشروع. قم بإنشاء المخطط التنظيمي من خلال توضيح أدوار ومسؤوليات كل عضو في الفريق.

أثناء مرحلة بدء المشروع ، سيضع مدير المشروع مخططًا منهجيًا بحيث يمكن لمدير المشروع التفاعل مع أعضاء الفريق قبل بدء المشروع. سيقوم الفريق بعد ذلك بتوظيفها للمساعدة في توزيع المهام بين أعضاء الفريق خلال مرحلة التخطيط للمشروع.

يوفر هذا معرفة واضحة بكل دور ، ويمكّن أعضاء الفريق من امتلاك أدوارهم ، ويعزز احترام الرتب الأخرى داخل المشروع ، مما يعزز الثقة على الفور.

يستلزم إنشاء مخطط تنظيمي للمشروع الخطوات الست الرئيسية المدرجة أدناه

1. ربط المشروع باستراتيجية المنظمة

يجب أن يكون لدى مدير المشروع نظرة عميقة حول كيفية تطابق أهداف المشروع مع الإستراتيجية العامة للشركة أو القسم. سيؤدي ذلك إلى إنشاء الفريق منذ البداية ، وتطوير التفاهم المتبادل بين أعضاء الفريق ، وتمكين تنفيذ المشروع بشكل أكثر سلاسة.

2. مراجعة المشاريع من سياق تنظيمي

إذا لم يكن لدى الشركة مكتب إدارة مشاريع ، يجب على مدير المشروع تقييم عدد المشاريع وتنوعها أثناء اتخاذ قرار بشأن الهيكل التنظيمي.

3. تعيين الأدوار والمسؤوليات.

قبل تقييم الموظفين ، حدد أولويات الأنشطة والواجبات المطلوبة. إذا كان بإمكان مدير المشروع اختيار من سيكون في الفريق ، فمن الأهمية بمكان البحث عن أعضاء الفريق المحتملين لتحديد أفضل الأفراد للمشروع.

4. تخطيط الرسم البياني

تقييم سير العمل ، وإعداد التقارير ، والأدوار الهرمية لتحديد ما إذا كان الهيكل التنظيمي البديل قد يكون أكثر ملاءمة. اعتمادًا على أسلوب التعلم الخاص بك ، قد يكون استخدام الملاحظات اللاصقة لتغيير أعضاء الفريق قبل صياغة الهيكل الخاص بك على الإنترنت مفيدًا.

أثناء التخطيط ، تأكد من مشاركة الوظيفة بشكل منصف بين أعضاء الفريق.

5. أكمل المخطط التنظيمي.

قم بإنشاء وإنهاء التصوير المرئي للمخطط التنظيمي. قم بتضمين أسماء أعضاء الفريق ومعلومات الاتصال حتى يتمكنوا من التواصل بسهولة مع بعضهم البعض أثناء المشروع.

6. إشراك فريقك

يحدد عدد أعضاء الفريق الذين هم على دراية بالمخطط التنظيمي للمشروع فائدته. سيوفر التواصل لأعضاء الفريق الفرصة ليس فقط لفهم وظيفتهم قبل تنفيذ المهمة ولكن أيضًا لطرح الأسئلة وهم يتصورون كيف سيتم تنفيذ عملهم في الوقت الفعلي.

خلال هذا الوقت ، يمكن لمدير المشروع والفريق أيضًا تحديد كيفية إدارة التسلسل الهرمي للمشروع.

أفضل الممارسات لتصميم هيكل وتطوير مخطط

يقوم مدير المشروع بتطوير هيكل المشروع ، والذي يجب أن يلبي متطلبات المشروع في جميع المراحل. من ناحية أخرى ، لا يمكن أن يكون الهيكل التنظيمي للمشروع جامدًا أو مرنًا للغاية ولكن يجب أن يحقق التوازن الصحيح بين الاثنين.

هدف منظمة المشروع هو مساعدة الفريق في تحقيق هدف المشروع وبذل قصارى جهده. نتيجة لذلك ، يجب على مدير المشروع تقييم نقاط القوة لدى أعضاء فريقه من البداية ، وعند الاقتضاء ، اسألهم عما إذا كانوا مرتاحين لمسؤولياتهم.

في حين أن المخطط التنظيمي للمشروع يعزز التعاون بشكل فعال من حيث التكلفة من خلال القضاء على الازدواجية والتداخل في العمل ، إلا أن استخدامه محدود.

يتم إحتوائه

يضمن الهيكل التنظيمي للمشروع أن شركتك تعمل بكفاءة وعلى النحو المنشود. يجب أخذ ذلك في الاعتبار مبكرًا عند تكوين عملك ، ولكن ضع في اعتبارك أن النوع الذي يناسبك قد يتغير مع توسع مؤسستك.

مع وجود العديد من الهياكل التنظيمية المتاحة ، من السهل تحديد ما تحتاجه. على الرغم من حدود كل نموذج ، تستخدم الشركات الكبيرة والمعقدة منظمة المصفوفة.

الهيكل التنظيمي للخط والموظفين بسيط وغير معقد. نتيجة لذلك ، يتم استخدامه في المنظمات الأساسية. كثيرا ما تستخدم المنظمات الافتراضية من قبل شركات البرمجيات وتكنولوجيا المعلومات.

يضمن اختيار المنظمة الصحيحة ، بغض النظر عن الشكل ، أنك تعمل بشكل جيد في السوق.