Erste Schritte mit der Projektorganisationsstruktur

Die Organisationsstruktur eines Projekts ist entscheidend für die Festlegung der Hierarchie der Mitarbeiter, ihrer Aufgaben, des Arbeitsablaufs und des Berichtsprozesses. Es ist ein Geschäftsfaktor, der eine Schlüsselrolle bei der Beeinflussung und Gestaltung der Art und Weise spielt, wie die Organisation ihre Aktivitäten durchführt.

Ohne eine Projektorganisationsstruktur laufen Organisationen Gefahr, bei komplexen und zeitaufwändigen Projekten zu scheitern.

Eine Projektorganisationsstruktur hat drei Schlüsselkompetenzen und Verantwortlichkeiten:

• Projektleitung – Die Projektleitung ist für das Projektmanagement zuständig
• Projektteam – Das Projektteam ist für die Projektdurchführung zuständig
• Projektausschuss – Der Projektausschuss ist das Entscheidungsgremium, das beurteilt, ob die Nachfolge eines Projekts beendet werden muss.

Warum ist eine Projektorganisationsstruktur notwendig?

Um effizient zu funktionieren und ihre Ziele mit geringeren Risiken und Herausforderungen zu erreichen, muss jede Organisation über eine klar definierte Organisationsstruktur verfügen.

Um auf dem aktuellen Markt zu überleben und zu wachsen, müssen Unternehmen äußerst wettbewerbsfähig, effizient und dynamisch sein. Die Interessenvertreter sind inzwischen sehr informiert und anspruchsvoll geworden und wollen schnelle Antworten.

Um die Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen und gleichzeitig wettbewerbsfähig zu bleiben, muss jede Organisation daher eine Organisationsstruktur schaffen, die ihren Zweck am besten unterstützt.

Ein Unternehmen kann stark von einem geeigneten Organisationsmodell profitieren. Zu diesen Vorteilen gehören:

• Unternehmen ermöglichen, sich zu entwickeln.
• Aufrechterhaltung klarer strategischer Ziele, anstatt jede Abteilung auf ihre Mission konzentrieren und einschränken zu lassen.
• Eine Gruppe von Menschen zusammenbringen und sie auf das gleiche Ziel lenken.
• Möglichkeiten für Mitarbeiter bieten, ihre Fähigkeiten zu entwickeln.
• Steigerung der Effizienz, Reibungslosigkeit und Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung.
• Spezialisierung der Mitarbeiter fördern
• Ermöglicht eine bessere Ressourcenkontrolle und -nutzung.
• Erleichterung einer einfacheren und besseren Kommunikation, die bei der Streitbeilegung hilft.
• Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen lassen.
• Unterstützung der Mitarbeiter in ihrer beruflichen Entwicklung
• Unterstützung bei der klaren und genauen Identifizierung von Rollen und Verantwortlichkeiten.

Arten von Organisationsstrukturen

Basierend auf der Kernbranche der Organisation und dem Bereich, in dem sie konkurriert, werden unterschiedliche Projektorganisationsstrukturen definiert.

Wenn eine Organisation mit saisonaler Beschäftigung zu tun hat, wird die Struktur mit ziemlicher Sicherheit die Einstellung und Kündigung nach Bedarf besser handhaben.

Ist die Organisation hingegen Teil einer Produktionskette, die Kontinuität verlangt, sieht die Struktur anders aus. In dieser Situation besteht die Aufgabe darin, die Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum bei der Erreichung der Ziele der Organisation zu unterstützen.

Lassen Sie uns tiefer in die vielen Arten von Organisationsstrukturen einsteigen, um die Dinge vollständig zu visualisieren.

Verschiedene Elemente beeinflussen die Organisationsstruktur, einschließlich Regierungsstil, Führungsstil, Organisationstyp, Arbeitsablauf, Hierarchie usw.

Das PMBOK kategorisiert Organisationsstrukturen in acht Kategorien:

• Eine Organisation, die organisch oder einfach ist
• Organisationsstruktur: Funktional oder zentralisiert
• Multidivisionale Organisation
• Matrix Starke, schwache oder ausgewogene Organisation
• Dem Projekt gewidmete (zusammengesetzte oder hybride) Organisationsstruktur
• Virtuelle Organisation Hybrid
• PMO (Projektmanagement Office)

Die folgende Tabelle zeigt die Rollen und Merkmale jeder Art von Organisationsstruktur im Detail.

Sehen wir sie uns jetzt genauer an.

1. Natürliche oder einfache Organisationsstruktur

Dies ist das grundlegendste Organisationssystem. Diese Kategorie enthält Unternehmen, die von einer einzelnen Person geführt werden.

Auch Freiberufler sind in dieser Organisationsform enthalten. Natürlich erfüllt der Eigentümer oder Fachmann, der die Arbeitsabläufe persönlich verwaltet, einige der Funktionen des Projektmanagers.

2. Funktionale oder zentralisierte Struktur

Dies ist die allgegenwärtigste Organisationsstruktur. Eine funktionale Organisationsstruktur gliedert die Organisation in zahlreiche Bereiche, in denen Mitarbeiter mit vergleichbaren Fähigkeiten versammelt sind. Es ist die traditionelle Organisationsstruktur, in der die Mitarbeiter in Sektoren und Abteilungen wie Vertrieb, Marketing und Finanzen organisiert sind.

Diese Struktur ist nützlich, um die Effizienz jeder Arbeitsgruppe zu steigern.

3. Eine Organisation mit mehreren Abteilungen

In dieser Art von Organisation können Sie mehrere funktionale Abteilungen mit wenig Zentralisierung haben.

Meistens stehen diese Unterteilungen in keinem Zusammenhang.

Eine Organisation ist in Abteilungen unterteilt, in denen Menschen mit unterschiedlichen Talenten durch ein ähnliches Produkt, eine ähnliche Dienstleistung oder einen ähnlichen Standort miteinander verbunden sind.

Jede Abteilung verfügt über die Ressourcen, die sie zum Betrieb benötigt, und kann die Arbeit selbst erledigen.

Matrix-Organisationsstruktur

Eine Matrix-Organisationsstruktur wird in einem Raster angelegt, um die Meldemuster der Mitarbeiter an viele Behörden aufzuzeigen. Diese Struktur ist eine Kombination aus funktionalen und organisatorischen Strukturen, wobei Projektmanager die Macht mit anderen Programmmanagern teilen.

Eine Matrixstruktur kann eine von drei Varianten sein, abhängig von der Entscheidungsfähigkeit des Projektleiters: schwach, ausgewogen oder stark.

1. Schwache Struktur

Eine schwache Struktur ist eine funktionale Organisationsstruktur, in der die Koordination horizontal zwischen den Mitarbeitern erfolgt, wenn kein ausgewiesener Projektmanager vorhanden ist. Der entscheidende Unterschied zwischen einer schwachen Matrix und einer funktionalen Struktur besteht darin, dass das Projekt eher von Abteilungsmitarbeitern als von funktionalen Managern koordiniert wird

2. Ausgewogene Matrix

In einer ausgewogenen Matrix hat der Projektleiter auch eine Stabsstelle und übt die Projektleitungsfunktion nicht vollständig aus.

Der Projektmanager behält begrenzte Kontrolle über Projektauswahl, Budgets und Personal und dient in erster Linie als Kontaktstelle und Vermittler.

3. Starke Matrix

Eine leistungsfähige Matrix ähnelt am ehesten einer Projektorganisationsstruktur. Ein dedizierter Projektmanager ist einer funktionalen Projektmanagementabteilung zugeordnet, verfügt über dediziertes funktionsübergreifendes Personal und wird von einem Projektmanager unterstützt.

Zusammengesetzte oder hybride Organisation

Jede Aufgabe in dieser Art von Organisation wird als Projekt behandelt. In diesem Fall hat der Projektmanager die gesamte Macht, um das Projekt effektiv abzuschließen, eine Vollzeitrolle, Budgetkontrolle und ein verfügbares Vollzeitpersonal.

1. Virtuelle Unternehmensorganisation

Diese Struktur wird auch als virtuelle Community bezeichnet. Die Kernorganisation ist über eine Netzwerkverbindung mit anderen Organisationen (wie Lieferanten, Kunden und Kollegen) verbunden, was die Entwicklung und den Erfolg des Unternehmens ermöglicht. Diese Struktur ermöglicht es einer Organisation, als Ganzes zu funktionieren.

In einer virtuellen Struktur behält die Organisation ihr Kerngeschäft, während sie den Rest der Aktivitäten auslagert

2. Hybrid

Eine hybride Organisation kann eine Kombination der oben genannten Strukturtypen verwenden.

Je nach Organisation mischen sich auch Verantwortung, Macht und andere Faktoren.

3. PMO

Das Project Management Office (PMO) ist ebenfalls eine gemischte Organisationsstruktur, aber in diesem Fall hat der Projektleiter die meisten Befugnisse, kontrolliert das Budget und verfügt über einen ganzen Stab.

Es gibt kein perfektes Organisationssystem. Stattdessen muss ein Projektmanager die Vor- und Nachteile der Ressourcenzuweisung und -optimierung innerhalb jeder Struktur berücksichtigen, bevor er sich für die beste Struktur entscheidet.

Die Wahl einer Struktur für ein Projekt ist lediglich der erste Schritt in der Projektorganisation. Die eigentliche Arbeit besteht darin, diese Projektorganisation in die Tat umzusetzen. Aus diesem Grund ist ein Projektorganigramm unerlässlich. Es formalisiert die Verbindungen zwischen Projektmanager, Projektteam, Entwicklungsorganisation, Projekt und Stakeholdern.

Hier sind einige Vorschläge für den Einstieg in Diagramme zur Projektorganisation

Merkmale der Organisationsstruktur

Die Elemente einer Organisationsstruktur legen die Aufgaben und Interaktionen zwischen Projektmitgliedern sowie zwischen Projekten fest. Autorität, Kommunikationsnetzwerke, Zusammenarbeit, Überwachung und Verantwortlichkeiten spielen alle eine Rolle in diesen Partnerschaften.

Das Folgende sind die Hauptmerkmale einer Organisationsstruktur;

• Die Hierarchie sollte Entscheidungsaufgaben identifizieren und einen klaren Kontrollweg abstecken.
• Dies bezieht sich auf die mit den Aufgaben verbundene Arbeit
• Definieren Sie hier, wer wen betreut. Dieses Konzept dient als Grundlage für Berichtsstrukturen.
• Eine Linienposition ist ein Mitglied des Teams, das direkt mit dem Produkt arbeitet.
• Zentralisierung beschreibt, wie Entscheidungen getroffen werden. In einem zentralisierten Projekt entscheiden nur wenige Menschen, während die Entscheidungsbefugnis in einem dezentralisierten Projekt über die gesamte Organisation verteilt ist.

Wie erstelle ich ein Organigramm für ein Projekt?

Um ein Projektorganigramm zu erstellen, analysieren Sie zunächst die Projektziele, identifizieren Sie dann das Kernteam und weisen Sie ihm projektbezogene Aufgaben zu. Erstellen Sie das Organigramm, indem Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds detailliert beschreiben.

Während der Initiierungsphase des Projekts entwickelt der PM ein systematisches Diagramm, damit der Projektmanager mit den Teammitgliedern interagieren kann, bevor das Projekt beginnt. Das Team wird es dann einsetzen, um während der gesamten Planungsphase des Projekts Aufgaben unter den Teammitgliedern zu verteilen.

Dies bietet ein klares Wissen über jede Rolle, befähigt Teammitglieder, ihre Rollen zu übernehmen, und fördert den Respekt für andere Ränge innerhalb des Projekts, was sofort Vertrauen schafft.

Das Erstellen eines Projektorganigramms umfasst die sechs unten aufgeführten Hauptschritte

1. Verknüpfen Sie das Projekt mit der Strategie der Organisation

Der Projektleiter muss einen tiefen Einblick haben, wie die Projektziele mit der Gesamtstrategie des Unternehmens oder der Abteilung übereinstimmen. Dadurch wird das Team von Anfang an an Ort und Stelle gebracht, das gegenseitige Verständnis zwischen den Teammitgliedern entwickelt und eine reibungslose Projektabwicklung ermöglicht.

2. Überprüfen Sie Projekte aus einem organisatorischen Kontext

Wenn ein Unternehmen kein PMO hat, muss der Projektmanager die Anzahl und Vielfalt der Projekte bewerten, während er sich für eine Organisationsstruktur entscheidet.

3. Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu.

Bevor Sie Mitarbeiter bewerten, priorisieren Sie die erforderlichen Aktivitäten und Aufgaben. Wenn ein Projektmanager wählen kann, wer zum Team gehören soll, ist es wichtig, mögliche Teammitglieder zu recherchieren, um die besten Personen für das Projekt zu finden.

4. Gestalten Sie das Diagramm

Bewerten Sie den Arbeitsablauf, die Berichterstattung und die hierarchischen Rollen, um festzustellen, ob eine alternative Organisationsstruktur besser geeignet wäre. Abhängig von Ihrem Lernstil kann die Verwendung von Haftnotizen zum Verschieben von Teammitgliedern von Vorteil sein, bevor Sie Ihre Struktur online entwerfen.

Achten Sie bei der Planung darauf, den Job gerecht unter den Teammitgliedern aufzuteilen.

5. Füllen Sie das Organigramm aus.

Erstellen und vervollständigen Sie die visuelle Darstellung des Organigramms. Geben Sie die Namen und Kontaktinformationen der Teammitglieder an, damit sie während des Projekts problemlos miteinander kommunizieren können.

6. Binden Sie Ihr Team ein

Die Anzahl der Teammitglieder, die ein Projektorganigramm kennen, bestimmt seine Nützlichkeit. Die Kommunikation bietet den Teammitgliedern die Möglichkeit, nicht nur ihre Funktion zu verstehen, bevor sie die Aufgabe ausführen, sondern auch Fragen zu stellen, wenn sie sich vorstellen, wie ihre Arbeit in Echtzeit ausgeführt wird.

Während dieser Zeit können der Projektmanager und das Team auch entscheiden, wie die Projekthierarchie verwaltet werden soll.

Best Practices für das Entwerfen einer Struktur und das Entwickeln eines Diagramms

Der Projektleiter entwickelt die Projektstruktur, die den Anforderungen des Projekts in allen Phasen gerecht werden muss. Die Projektorganisationsstruktur hingegen darf weder starr noch zu flexibel sein, sondern muss die richtige Balance zwischen beidem finden.

Das Ziel einer Projektorganisation besteht darin, das Team dabei zu unterstützen, das Projektziel zu erreichen und sein Bestes zu geben. Daher muss ein Projektmanager von Anfang an die Stärken seiner Teammitglieder einschätzen und sie gegebenenfalls fragen, ob sie sich mit ihrer Verantwortung wohlfühlen.

Während das Projektorganigramm die Zusammenarbeit kostengünstig fördert, indem Doppel- und Überschneidungen vermieden werden, ist seine Nutzung begrenzt.

Einpacken

Die Projektorganisationsstruktur stellt sicher, dass Ihr Unternehmen effizient und wie beabsichtigt arbeitet. Dies sollte früh bei der Gründung Ihres Unternehmens berücksichtigt werden, aber denken Sie daran, dass sich die Art, die für Sie am besten geeignet ist, ändern kann, wenn Ihre Organisation expandiert.

Mit den vielen verfügbaren Organisationsstrukturen ist es einfach zu bestimmen, was Sie benötigen. Trotz der Grenzen jeder Form nutzen große und komplexe Unternehmen die Matrixorganisation.

Die Organisationsstruktur der Linie und der Mitarbeiter ist einfach und unkompliziert. Daher wird es in einfachen Organisationen eingesetzt. Virtuelle Organisationen werden häufig von Software- und Informationstechnologieunternehmen genutzt.

Die Wahl der richtigen Organisation, unabhängig von der Form, garantiert, dass Sie am Markt gut bestehen.