Introducción a la estructura organizativa del proyecto

La estructura organizativa de un proyecto es crucial para especificar la jerarquía de los empleados, sus tareas, el flujo de trabajo y el proceso de elaboración de informes. Es un factor comercial que juega un papel clave para influir y dar forma a la forma en que la organización lleva a cabo sus actividades.

Sin una estructura organizativa de proyecto, las organizaciones corren el riesgo de colapsar en proyectos complejos y que consumen mucho tiempo.

La estructura organizativa de un proyecto tiene tres competencias y responsabilidades clave:

• Liderazgo del proyecto: el liderazgo del proyecto está a cargo de la gestión del proyecto.
• Equipo del proyecto: el equipo del proyecto está a cargo de la implementación del proyecto.
• Junta de proyecto: la junta de proyecto es el órgano de toma de decisiones que evalúa si el sucesor de un proyecto debe ser terminado.

¿Por qué es necesario tener una Estructura Organizativa del Proyecto?

Para funcionar de manera eficiente y lograr su objetivo con menos riesgos y desafíos, cada organización debe tener una estructura organizativa bien definida.

Para sobrevivir y crecer en el mercado actual, las empresas deben ser altamente competitivas, eficientes y dinámicas. Las partes interesadas se han vuelto muy informadas y exigentes, y quieren respuestas rápidas.

Como resultado, para satisfacer las necesidades del cliente sin dejar de ser competitiva, cualquier organización debe crear una estructura organizativa capaz de respaldar mejor su propósito.

Una empresa puede beneficiarse enormemente de tener un modelo organizativo adecuado. Entre estos beneficios se encuentran:

• Permitir que las empresas se desarrollen.
• Mantener objetivos estratégicos claros en lugar de dejar que cada departamento se concentre y limite su misión.
• Reunir a un grupo de personas y dirigirlas hacia un mismo objetivo.
• Proporcionar oportunidades para que los empleados desarrollen sus habilidades.
• Incrementar la eficiencia, fluidez y rapidez en la toma de decisiones.
• Fomento de la especialización de los empleados
• Permitiendo un mayor control y uso de los recursos.
• Facilitar una comunicación más simple y mejor, lo que ayuda en la resolución de disputas.
• Permitir que los empleados sean más responsables.
• Ayudar a los empleados en su desarrollo profesional.
• Asistir en la identificación clara y exacta de roles y responsabilidades.

Tipos de Estructura Organizacional

Las diferentes estructuras organizacionales del proyecto se definen en función de la industria central de la organización y el área en la que compite.

Si una organización se ocupa del empleo estacional, es casi seguro que la estructura manejará mejor el reclutamiento y la terminación según sea necesario.

Si, por el contrario, la organización forma parte de una cadena productiva que exige continuidad, la estructura será diferente. En esta situación, la tarea asignada será apoyar al personal durante un período prolongado para cumplir con los objetivos de la organización.

Profundicemos en los muchos tipos de estructuras organizativas para visualizar completamente las cosas.

Varios elementos influyen en la estructura organizacional, incluido el estilo de gobierno, el estilo de liderazgo, el tipo de organización, el flujo de trabajo, la jerarquía, etc.

El PMBOK clasifica las estructuras organizativas en ocho categorías:

• Una organización orgánica o simple.
• Estructura Organizativa: Funcional o Centralizada
• Organización multidivisional
• Matriz Organización fuerte, débil o equilibrada
• Dedicado al Proyecto (compuesto o híbrido) Estructura Organizativa
• Organización virtual híbrida
• PMO (Oficina de gestión de proyectos)

La siguiente tabla muestra las funciones y características de cada tipo de estructura organizativa con más detalle.

Mirémoslos más de cerca ahora.

1. Estructura Organizacional natural o simple

Este es el sistema organizativo más básico. Esta categoría contiene empresas dirigidas por una sola persona.

Los autónomos también están incluidos en esta forma organizativa. Por supuesto, el propietario o profesional que gestiona personalmente los flujos de trabajo cumple algunas de las funciones del gestor de proyectos.

2. Estructura Funcional o Centralizada

Esta es la estructura organizativa más omnipresente. Una estructura organizacional funcional divide la organización en numerosas secciones donde se reúnen empleados con habilidades comparables. Es la estructura organizativa tradicional en la que los empleados se organizan en sectores y departamentos como ventas, marketing y finanzas.

Esta estructura es útil para mejorar la eficiencia de cada grupo de trabajo.

3. Una organización con Múltiples Divisiones

En este tipo de organización se pueden tener varias divisiones funcionales con poca centralización.

La mayoría de las veces, estas divisiones no están relacionadas entre sí.

Una organización se divide en divisiones en las que las personas con diversos talentos están unidas por un producto, servicio o ubicación similar.

Cada división tiene los recursos que necesita para operar y puede realizar el trabajo por sí misma.

Estructura organizativa matricial

Se presenta una estructura organizativa matricial en una cuadrícula para mostrar los patrones de informes del personal a muchas autoridades. Esta estructura es una combinación de estructuras funcionales y organizativas, en la que los directores de proyectos comparten el poder con otros directores de programas.

Una estructura matricial puede ser de tres variedades, dependiendo de la capacidad de toma de decisiones del director del proyecto: débil, equilibrada o fuerte.

1. Estructura débil

Una estructura débil es una estructura de organización funcional en la que la coordinación ocurre horizontalmente entre los miembros del personal en ausencia de un gerente de proyecto designado. La diferencia crítica entre una matriz débil y una estructura funcional es que el proyecto es coordinado por personal departamental en lugar de gerentes funcionales.

2. Matriz equilibrada

En una matriz equilibrada, el director del proyecto también tiene un puesto de personal y no emplea plenamente la función de gestión del proyecto.

El director del proyecto conserva un control limitado sobre las opciones, los presupuestos y el personal del proyecto, y sirve principalmente como punto de contacto y facilitador.

3. Matriz fuerte

Una matriz poderosa se parece más a una estructura organizativa de proyecto. Un gerente de proyecto dedicado se asigna a un departamento de gestión de proyectos funcional, tiene personal multifuncional dedicado y cuenta con el apoyo de un gerente de proyecto.

Organización compuesta o híbrida

Cada tarea en este tipo de organización se maneja como un proyecto. En este caso, el gerente del proyecto tiene todo el poder para terminar el proyecto de manera efectiva, un rol de tiempo completo, control de presupuesto y personal disponible de tiempo completo.

1. Organización empresarial virtual

Esta estructura también se denomina comunidad virtual. La organización central está vinculada a otras organizaciones (como proveedores, clientes y colegas) a través de una conexión de red, lo que permite el desarrollo y el éxito de la empresa. Esta estructura permite que una organización funcione como un todo.

En una estructura virtual, la organización mantiene su core business mientras externaliza el resto de actividades

2. Híbrido

Una organización híbrida puede utilizar una combinación de los tipos estructurales mencionados anteriormente.

Dependiendo de la organización, también se entremezclan la responsabilidad, el poder y otros factores.

3. Oficina de gestión de proyectos

La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) también es una estructura organizativa mixta, pero en este caso, el director del proyecto tiene la mayor autoridad, controla el presupuesto y tiene todo un personal a su mando.

No existe tal cosa como un sistema organizativo perfecto. En cambio, un gerente de proyecto debe considerar los beneficios y los inconvenientes de la asignación y optimización de recursos dentro de cada estructura antes de decidir cuál es la mejor estructura.

Elegir una estructura para un proyecto es simplemente el primer paso en la organización del proyecto. El verdadero trabajo consiste en poner en marcha esa organización del proyecto. Es por eso que un organigrama del proyecto es fundamental. Formaliza los vínculos entre el director del proyecto, el equipo del proyecto, la organización de desarrollo, el proyecto y las partes interesadas.

Aquí hay algunas sugerencias para comenzar con los diagramas de estructura organizacional del proyecto

Características de la estructura organizacional

Los elementos de una estructura organizativa establecen los deberes y las interacciones entre los miembros del proyecto, así como entre los proyectos. La autoridad, las redes de comunicaciones, la colaboración, el seguimiento y las responsabilidades juegan un papel en estas asociaciones.

Las siguientes son las principales características de una estructura organizacional;

• La jerarquía debe identificar las tareas de toma de decisiones y delinear un camino claro de control.
• Esto se relaciona con el trabajo relacionado con las tareas
• Defina quién supervisa a quién aquí. Este concepto servirá como base para las estructuras de informes.
• Un puesto de línea es un miembro del equipo que trabaja directamente con el producto.
• La centralización describe cómo se toman las decisiones. Pocas personas poseen opciones en un proyecto centralizado, mientras que el poder de toma de decisiones está disperso en toda la organización en un proyecto descentralizado.

¿Cómo crear un organigrama para un proyecto?

Para crear un organigrama del proyecto, primero analice los objetivos del proyecto, luego identifique el equipo central y asígnele tareas relacionadas con el proyecto. Cree el organigrama detallando las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo.

Durante la fase de inicio del proyecto, el PM desarrollará un cuadro sistemático para que el gerente del proyecto pueda interactuar con los miembros del equipo antes de que comience el proyecto. Luego, el equipo lo empleará para ayudar a distribuir tareas entre los miembros del equipo durante la fase de planificación del proyecto.

Esto ofrece un conocimiento claro de cada rol, empodera a los miembros del equipo para que sean dueños de sus roles y promueve el respeto por otros rangos dentro del proyecto, lo que fomenta la confianza al instante.

La creación de un organigrama del proyecto implica los seis pasos principales que se enumeran a continuación

1. Vincular el Proyecto con la estrategia de la Organización

El gerente de proyecto debe tener una visión profunda de cómo los objetivos del proyecto coinciden con la estrategia general de la empresa o departamento. Esto pondrá al equipo en su lugar desde el principio, desarrollará un entendimiento mutuo entre los miembros del equipo y permitirá la ejecución del proyecto sin problemas.

2. Revisar proyectos desde un contexto organizacional

Si una empresa no tiene una PMO, el director del proyecto debe evaluar el número y la variedad de proyectos al decidir sobre una estructura organizativa.

3. Asigne roles y responsabilidades.

Antes de evaluar a los empleados, priorice las actividades y deberes requeridos. Si un gerente de proyecto puede elegir quién estaría en el equipo, es fundamental investigar a los posibles miembros del equipo para ubicar a las mejores personas para el proyecto.

4. Diseñe el gráfico

Evalúe el flujo de trabajo, los informes y los roles jerárquicos para determinar si una estructura organizacional alternativa podría ser más apropiada. Dependiendo de su estilo de aprendizaje, puede ser beneficioso usar notas adhesivas para cambiar a los miembros del equipo antes de redactar su estructura en línea.

Mientras planifica, asegúrese de compartir el trabajo equitativamente entre los miembros del equipo.

5. Complete el organigrama.

Crea y termina la representación visual del organigrama. Incluya los nombres de los miembros del equipo y la información de contacto para que puedan comunicarse fácilmente entre sí durante el proyecto.

6. Involucra a tu equipo

La cantidad de miembros del equipo que conocen el organigrama de un proyecto determina su utilidad. La comunicación brindará a los miembros del equipo la oportunidad no solo de comprender su función antes de realizar la tarea, sino también de hacer preguntas mientras imaginan cómo se llevará a cabo su trabajo en tiempo real.

Durante este tiempo, el director del proyecto y el equipo también pueden decidir cómo se gestionará la jerarquía del proyecto.

Mejores prácticas para diseñar una estructura y desarrollar un gráfico

El gerente del proyecto desarrolla la estructura del proyecto, que debe cumplir con las demandas del proyecto en todas las etapas. La estructura organizativa del proyecto, por otro lado, no puede ser ni rígida ni demasiado flexible, sino que debe encontrar el equilibrio correcto entre las dos.

El objetivo de una organización de proyecto es ayudar al equipo a lograr la meta del proyecto y hacer lo mejor posible. Como resultado, un gerente de proyecto debe evaluar las fortalezas de los miembros de su equipo desde el principio y, cuando corresponda, preguntarles si se sienten cómodos con sus responsabilidades.

Si bien el organigrama del proyecto promueve la cooperación de manera rentable al eliminar la duplicación y la superposición del trabajo, su uso es limitado.

Envolver

La estructura organizativa del Proyecto garantiza que su empresa opere de manera eficiente y según lo previsto. Esto debe considerarse al principio de la formación de su negocio, pero tenga en cuenta que el tipo que funcione mejor para usted puede cambiar a medida que su organización se expande.

Con las numerosas estructuras organizativas disponibles, es sencillo determinar lo que necesita. A pesar de los límites de cada forma, las empresas grandes y complejas utilizan la organización matricial.

La estructura organizativa de la línea y los empleados es simple y sin complicaciones. Como resultado, se utiliza en organizaciones básicas. Las organizaciones virtuales son utilizadas con frecuencia por empresas de software y tecnología de la información.

Elegir la organización correcta, independientemente de la forma, garantiza que le vaya bien en el mercado.