13 formas ingeniosas de realizar un seguimiento del inventario con nTask

Administrar su inventario puede ser complicado y problemático. Todas las empresas necesitan las mejores y más fáciles formas de realizar un seguimiento del inventario. De hecho, es un proceso crucial y un error menor puede causar una gran cantidad de dólares a la empresa.

Por lo tanto, a lo largo de los años, las empresas han comenzado a cambiar hacia el software de gestión de inventario para manejar sus procesos con mucha más flexibilidad y agilidad.

En este blog, también cubrimos las 13 formas fáciles de rastrear su inventario con nTask. La mejor parte es que no tienes que ser una persona experta en tecnología para hacerlo. Todo lo que necesita es una computadora portátil y un buen acceso Wi-Fi y está listo para comenzar.

Entonces, comencemos por ver qué es la gestión de inventario y por qué la necesitamos primero. Además, también veremos las diferencias entre la gestión de inventario manual y la informatizada.

¡Vamos a empezar!

¿Qué es la gestión de inventario?

El inventario incluye todos los bienes o materiales que se mantienen almacenados para su futura venta. Por lo tanto, la gestión de inventario es el proceso de organizar, administrar y mantener registros de esos bienes para tener una mejor visibilidad. Además, para rastrear las demandas futuras mejor. Cuando las demandas de los clientes exceden más de lo que podemos producir, siempre hay una gran pérdida para la empresa. Por lo tanto, es fundamental contar con un sistema de gestión de inventario efectivo.

¿Por qué necesitamos la gestión de inventario?

La gestión de inventario ayuda a reducir los errores en el cálculo de la cantidad de productos que quedan y la capacidad de producción de la empresa. Por lo tanto, es beneficioso tener una idea precisa de la capacidad de venta de la empresa.

Gestión de inventario manual vs informatizada

En ese entonces, las empresas solían administrar sus inventarios manualmente. Aunque es un método rentable, pero para las empresas con una gran cantidad de existencias, es difícil administrar todo eso manualmente. Para la gestión manual de inventario, los sistemas de tarjetas, los métodos de lápiz y papel o las hojas de cálculo solían serlo. Sin embargo, mantener hojas de cálculo largas o contar números manualmente puede generar mayores posibilidades de errores.

Por lo tanto, irrumpió un sistema computarizado de inventario. Este sistema ayudó a las empresas a automatizar sus procesos de gestión de inventario y mantener mejores registros. Ahora, de una forma u otra, todos debemos haber escuchado algunas de las formas computarizadas de administrar el inventario. Éstos incluyen:

1. Códigos de barras

Todos somos conscientes del término códigos de barras. Bueno, los códigos de barras son el método más efectivo para rastrear el inventario. Es un número específico escrito en el empaque de cada producto, una vez que lo escaneas obtienes toda la información relacionada con ese artículo. Es de vital importancia mantener un seguimiento de la información de salida del stock, así como tener actualizaciones sobre los niveles de stock.

2. RFID

RFID significa identificación por radiofrecuencia. Estas etiquetas son similares a los códigos de barras, pero más como una versión avanzada de los mismos. En RFID, la tecnología de radiofrecuencia se utiliza y almacena en un chip que también se puede sobrescribir y modificar. RFID se utiliza principalmente en la industria del transporte marítimo y la logística y es más confiable que los códigos de barras para el manejo brusco.

3. Sistema de gestión de inventario

Ahora, ¡aquí es donde entra en juego la tecnología!

Se olvidará de las hojas de cálculo y los sistemas de tarjetas una vez que se acostumbre a un sistema de gestión de inventario. Es un software que lo ayuda a administrar todos los aspectos de su inventario de manera computarizada y automatizada.

Por lo tanto, puede mantener un seguimiento constante de todo su inventario desde la comodidad de las pantallas de su computadora. El software no solo le proporcionará cálculos precisos, sino también notificaciones en tiempo real cada vez que entre o salga un stock del almacén.

Por lo tanto, en este artículo, veremos algunas formas increíbles de realizar un seguimiento del inventario con un software de gestión de proyectos simple. Suena interesante, ¿verdad?

Bueno, entonces espera hasta que lo leas.

nTask es un software de gestión de proyectos todo en uno para manejar todas sus operaciones comerciales. No solo ayuda a proporcionar funciones efectivas para administrar y optimizar sus proyectos, sino que también puede personalizarlo para adaptarse a cualquier aspecto de su negocio. En nuestro caso, va a la gestión de inventario.

¡Vamos a empezar!

13 formas ingeniosas de rastrear el inventario con nTask

Con nTask puede administrar todos los aspectos de su inventario como nunca antes lo había hecho. Ya sea que se trate de presupuestos, información de productos o compartir documentos, puede hacerlo todo en una sola plataforma.

No se preocupe, porque vamos a compartir un procedimiento paso a paso sobre 13 formas de rastrear su inventario con nTask.

Paso 1: Crea un espacio de trabajo separado

Vaya a la opción de tablero en su barra superior y elija "Crear nuevo tablero" bajo el nombre Gestión de inventario o como quiera hacerlo.

Paso 2: Vista del tablero Kanban

Una vez que cree un espacio de trabajo, entrará en algo como esto. Este tablero tiene cinco secciones diferentes para indicar cada etapa del éxito de su inventario. También puedes cambiar los colores a tu gusto.

Paso 3: Agregar una nueva tarea

En esta etapa, agregará una nueva tarea en el campo "no iniciado" o en cualquier otro campo según el estado del inventario. Tenga en cuenta que puede agregar nuevas tareas en cualquier etapa de su proceso de gestión de inventario.

En la imagen a continuación, ya teníamos un stock en curso con el nombre Camisetas de verano y hemos creado uno nuevo con el nombre "Chándales".

Todo lo que tiene que hacer es "Ingresar el título de la tarea" en la pestaña "no iniciado".

Paso 4: Agregar detalles a la tarea

Aquí puede ver que puede agregar todo tipo de detalles a su tarea. Comience ingresando primero la fecha de inicio planificada y la fecha de finalización planificada. También puede agregar cualquier otra descripción importante en la pestaña "descripción".

En la parte superior, tendría un subcampo como "Proyecto". Cambie el nivel de prioridad según sus necesidades. Desde Crítico, alto, medio a bajo.

Paso 5: Agregar lista de tareas pendientes

El siguiente paso es crear una lista de tareas pendientes. Para este ejemplo, hemos agregado los diferentes tipos de chándales que deben enviarse. Es decir, "chándales de hombre" y "chándales de mujer".

Junto a los "chándales de mujer", verás pequeñas pestañas para agregar información adicional. Por ejemplo, puede asignar la fecha en que se debe entregar un artículo específico junto con el nombre del cesionario.

Paso 6: Agregar/Editar campo

Este es el paso más interesante y lleno de sorpresas. Puede agregar tantas opciones en esta área para administrar mejor su inventario. Algunas de las excelentes opciones se muestran a continuación.

Y lo llevaremos a través de los principales para ayudarlo a encontrar mejores formas de rastrear el inventario con nTask.

Paso 7: Agregar dirección de entrega

Agrega la ubicación relevante para la entrega de los chándales. Ingrese el Nombre del campo y elija "ubicación" en el Tipo de campo para agregar la dirección relevante. Una vez que haya terminado, haga clic en "crear campo" y se ingresará un nuevo campo en su área de tareas.

Paso 8: Agregar presupuesto

Elija "Dinero" en el área del campo personalizado para agregar el costo total o el presupuesto por artículo. Puede elegir la moneda de su elección y nombrar el campo en consecuencia.

Paso 9: Agregar número de producto

En este paso, elija la opción "número" del campo personalizado y agregue el número de producto y el símbolo de la unidad en la moneda correspondiente.

Paso 10: Asigne un líder de equipo

En este paso, elija el campo "Personas" del área de campo personalizado y asigne gerentes o líderes de equipo a su equipo. Puede asignar a más de una persona como líder para una sola tarea. En este ejemplo, hemos elegido "Administrador de espacio de trabajo".

Paso 11: Agregar ubicación de almacén

Elija "Ubicación" en el campo personalizado y la ubicación relevante en esta área. Puede ser la ubicación del almacén o del puerto, etc.

Paso 12: Agregar archivos/documentos

En esta etapa, agregará el campo y los documentos relevantes, como una carta de crédito, una factura, un conocimiento de embarque, etc., necesarios para procesar la entrega. Haga clic en las opciones de Documentos en la columna de la derecha y agregue el archivo que desee.

También puede crear carpetas para agregar documentos relevantes en diferentes carpetas.

Paso 13: Optimiza tus procesos

En este paso, compartiremos algunas formas geniales de optimizar su proceso de seguimiento de inventario. En primer lugar, como puedes ver en la mayoría de las imágenes, la barra “importante”. Puede crearlo simplemente eligiendo "sección" en la pestaña del campo personalizado y agregando las secciones que desee en él. También puede cambiar el color de cada sección.

En segundo lugar, los campos personalizados agregados a una tarea se agregarán automáticamente para todas las tareas en el mismo espacio de trabajo. Por lo tanto, no tiene que repetir estos procesos una y otra vez. Por ejemplo, si crea otra tarea con el nombre "Camisetas de verano", verá algo como esto.

Una vez que haya terminado de entregar uno de los artículos en stock, simplemente puede marcarlo para marcarlo como hecho. Compruebe la imagen de abajo para ello

Por último, siga cambiando el estado de cada tarea y automáticamente pasarán a la siguiente sección.

¡Voila! Ahí lo tienes. 13 formas simples de rastrear su inventario de una manera más efectiva con nTask.

En caso de que tenga alguna ambigüedad, también puede registrarse para una prueba gratuita de 14 días o solicitar una demostración de nTask ahora para recibir asistencia personalizada.

Conclusión

Para concluir, la gestión de inventario es un proceso crítico, y gestionarlo manualmente no solo es difícil sino que también genera mayores posibilidades de errores. Por lo tanto, el software de gestión de proyectos es excelente para optimizar los procesos y manejar sus existencias con mucha más precisión.

Siga estos 13 pasos para realizar un seguimiento de su inventario y mantener sus existencias en funcionamiento de la mejor manera.

¡Le deseamos todo lo mejor!