4 tipos de medidas de KPI para gerentes de proyectos de nivel principiante

¿Eres nuevo en el juego de la gestión de proyectos y te preocupa si lo vas a lograr o no?

Para empezar, no puedes seguir trabajando a ciegas sin saber si te estás moviendo en la dirección correcta. Por lo tanto, una forma eficaz de medir eso es mediante el uso de algunos tipos de medidas de KPI.

Entonces, ¿qué son realmente las medidas de KPI y por qué las necesita?

¿No es eso lo que estás pensando?

Para darle una pista antes de sumergirnos en más detalles, los KPI son como su cuadro de mando. Por lo tanto, hagas lo que hagas y te desempeñes, todo se mostrará en tu cuadro de mando.

Además, al igual que los datos de puntuación reales, KPI también proporciona una puntuación separada para cada área

¡Vamos a empezar!

Nota importante: hay gran cantidad de medidas de KPI disponibles. Sin embargo, cubriremos algunos elementos esenciales para los gerentes de proyecto de nivel principiante en este blog.

¿Qué son las medidas de KPI?

El acrónimo KPI significa Indicadores clave de rendimiento. Las medidas de KPI se pueden definir como:

“El número o cifra que ayuda a medir si estás cumpliendo tus metas y objetivos establecidos”.

Por lo tanto, los KPI son una medida efectiva para saber si estás progresando o no. Además, también te permiten establecer mejores metas y objetivos de acuerdo a tu desempeño.

También puede medir el desempeño general de su organización o dividir los indicadores de desempeño entre diferentes departamentos.

Por ejemplo, los equipos de ventas necesitarían diferentes tipos de KPI en comparación con el equipo de redes sociales. De acuerdo, ¿verdad?

Pronto veremos diferentes tipos de indicadores para diferentes tipos de departamentos o equipos.

Sabemos que un KPI ayuda a medir sus metas y objetivos establecidos, pero ¿eso es todo?

No puede ser, ¿verdad? Entonces, veamos

¿Cuáles son los beneficios de las medidas de KPI?

Algunos de los beneficios significativos de tener medidas de KPI incluyen:

1. Mantener la responsabilidad

Uno de los principales beneficios de tener un KPI es que determina el desempeño organizacional al desempeño individual. Por lo tanto, no hay un juego de culpas y el progreso se puede compartir de acuerdo con la contribución de cada persona a un determinado proyecto. Por ejemplo, el equipo de ventas puede tener un KPI para medir la cantidad de clientes potenciales recopilados por cada persona y la cantidad de ventas cerradas.

Por lo tanto, puede ayudar a responsabilizar a las personas por su desempeño.

2. Tomar acciones rápidas

Inculcar KPI en su negocio desde el principio lo ayuda a mantener un seguimiento efectivo durante todo el proyecto. Por lo tanto, mantener un control constante sobre ellos te ayudará a analizar si una determinada estrategia o plan está funcionando bien o no.

Por lo tanto, en caso de que vea que no está cumpliendo con los objetivos, siempre puede tomar medidas inmediatas. En lugar de esperar a que el proyecto termine y darse cuenta de que no salió según lo planeado.

3. Mantener a todos a bordo

Con un indicador común para medir el éxito de todos los miembros del equipo, KPI los ayuda a mantenerse en la misma página. Nadie tiene sus criterios para medir su éxito o desempeño, y el sesgo también se elimina al mantener a todos a bordo.

4. Medir la salud general del negocio

Por último, KPI le brinda un informe sin precedentes sobre cómo le está yendo a su negocio. Le ayudan a ver qué es lo que beneficia a su empresa y lo que genera pérdidas. Además, también para ver qué es tendencia y qué no es tendencia.

Los 4 tipos de medidas de Kpi para nuevos gerentes de proyectos

Entonces, ¡aquí vamos ahora!

Hemos acordado que hay diferentes tipos de indicadores de desempeño; todo depende de las necesidades de tu negocio. Aunque todos los KPI lo ayudan a medir el desempeño de su equipo, cada KPI tiene un indicador diferente.

Además, también son diferentes según el tamaño de la empresa. Las grandes empresas necesitan indicadores de alto nivel, pero no es lo mismo para las empresas pequeñas.

Por lo tanto, en este blog, veremos los diferentes tipos de medidas de KPI.

Entremos en los tipos de medidas de KPI para gerentes de proyecto de nivel principiante.

Nota importante: hemos dividido los tipos de KPI en diferentes categorías para su comprensión clara.

1. KPI organizacionales

Estos tipos de medidas de KPI incluyen los procesos o medidas de eficiencia. Los indicadores ayudan a analizar si las cosas van según lo planeado diariamente o no. Estos pueden consistir en los siguientes KPI:

• La cantidad de tareas completadas: este indicador lo ayuda a medir la cantidad de tareas completadas cada día. También puede agregar un indicador de fecha real versus fecha planificada para medir cuánto se está quedando atrás.
• Porcentaje de finalización a tiempo: Esto lo ayuda a medir si las tareas se completan a tiempo o no y la proporción de finalización exitosa de las tareas.
• Tiempo de ciclo: el indicador de tiempo de ciclo ayuda a medir el tiempo promedio necesario para completar una tarea. Es genial para medir el tiempo estimado para tareas recurrentes.
• El número de ventas: Te da el número total de ventas realizadas por día. Fíltrelo con los nombres de las personas para tener una idea clara de quién hizo más o menos ventas.
• La cantidad de errores: este tipo de medida de KPI es útil para indicar cuántas veces se tuvo que repetir una determinada tarea debido a un error.
• Tiempo invertido: también debe medir el tiempo invertido por cada empleado en la finalización de un determinado para medir el tiempo total invertido en la finalización de todo el proyecto.

2. KPI de rendimiento

Como sugiere el nombre, estos tipos de KPI lo ayudan a medir el desempeño general de la organización o los equipos según las metas y objetivos establecidos. Puede incluir diferentes tipos de KPI, tanto a corto como a largo plazo.

Algunos de estos son:

• Satisfacción del cliente: Ayuda a medir el nivel de satisfacción de tus clientes y si vas a retenerlos o no.
• El número de hitos completados: para indicar el número total de hitos completados en un período determinado.
• Porcentaje de ROI: para ver si su proyecto generó los retornos de inversión esperados o no. Así que, en definitiva, a ver si las cosas salieron según lo planeado o no.
• Número de Proyectos Cancelados : Ayuda a indicar los proyectos cancelados por cualquier motivo.
• Net Promoter Score: NPS es el indicador para medir el nivel de satisfacción del usuario.

3. KPI de presupuesto

El presupuesto es la parte más crucial de cualquier proyecto y la mayoría de las veces corremos con los problemas de restricciones presupuestarias o gastos excesivos del presupuesto. Por lo tanto, los KPI de presupuesto son imprescindibles para principiantes y expertos. Ayudan a realizar un seguimiento de su presupuesto de manera efectiva y lo alertan en caso de una crisis presupuestaria importante.

Estos típicamente incluyen:

• Índice de rendimiento de costos: este es uno de los tipos más importantes de medidas de KPI para la elaboración de presupuestos. Ayuda a medir el costo real gastado al costo presupuestado. La fórmula es como el valor ganado dividido por los costos reales.
• Variación del presupuesto: Esto ayuda a medir la variación entre el presupuesto real y el presupuesto inicial establecido.
• Tiempo del ciclo de creación del presupuesto: La cantidad de tiempo dedicado a la planificación, investigación y análisis del presupuesto se denomina tiempo del ciclo de creación del presupuesto.
• Valor Planificado: Es la cantidad o valor que queda para completar el proyecto. Es necesario medir el valor planificado a lo largo del proyecto, ya que puede ayudar a realizar ajustes oportunos en el proyecto. Entonces, si tenía $ 40 en su bolsillo y gastó el 50%, le quedan $ 20 como valor planificado. Controle constantemente si este valor es suficiente para completar el proyecto restante, o si necesita más presupuesto.

4. KPI de línea de tiempo

El mantenimiento de los plazos es una de las partes más importantes de la ejecución eficaz de un proyecto. Sin embargo, los equipos generalmente tienden a perder la moral o posponer las cosas a medida que avanza el proyecto. Por lo tanto, es necesario mantener medidas de cronograma efectivas para impulsar al equipo cuando sea necesario y mantener todo el proyecto en marcha.

Estos tipos de medidas de Kpi incluyen:

• Horas planificadas vs tiempo invertido: ayuda a indicar y comparar los cronogramas originales con la cantidad real de tiempo que se está invirtiendo. Es beneficioso medir la razón de los retrasos y también el desempeño individual.
• Capacidad de recursos: Es el producto de la cantidad de personas que trabajan en un proyecto y el porcentaje de tiempo que están disponibles para trabajar en él. Es excelente para asignar recursos precisos según las necesidades del proyecto.
• La cantidad de ajustes en el cronograma: ayuda a medir la cantidad de veces que un proyecto ha pasado por ajustes en el cronograma debido a retrasos imprevistos.
• Tiempo empleado: ya lo mencionamos como un KPI organizacional, pero también es excelente para medir el progreso de la línea de tiempo de cada equipo e individuo.

Otros tipos de medidas de KPI

Además de estos KPI básicos para principiantes, también puede haber muchos otros KPI. Por ejemplo:

• Tráfico por canal: ¿Cuánto tráfico ha captado a través de cada canal o identificador de redes sociales?
• Ingresos por canal: Para medir los ingresos generados por cada canal.
• Costo por lead: Para medir el costo necesario para cada lead.
• Leads generados: Para medir el número total de leads generados diariamente, semanalmente o mensualmente.
• Tasa de clics: para indicar la tasa de CPR en su contenido.
• Ventas nuevas: ¿Cuántas ventas nuevas se generan cada día o semana?
• Crecimiento de las ventas: ¿Cuál es el porcentaje general del crecimiento de las ventas?

Sin embargo, todo depende del tipo de negocio y de sus objetivos para elegir los mejores KPI para su organización.

Conclusión

Ya no es una opción no tener KPI para su negocio. Incluso si eres una startup, necesitas algunos indicadores para medir el crecimiento general de tu empresa. Estos indicadores lo ayudan a ver claramente su destino y hacer las modificaciones necesarias en el futuro.

La mayoría de las personas se quejan de que su negocio no funciona, pero ni siquiera saben qué causó que no funcionara.

Sin embargo, con los KPI establecidos, puede medir lo que es bueno y lo que es malo para su negocio y proyectos y hacer las modificaciones necesarias.

Por lo tanto, comience con las medidas básicas de Kpi mencionadas en este blog y vuelva a encaminar a su equipo.

Buena suerte.