4 tipi di misure KPI per project manager di livello principiante

Sei nuovo nel gioco del project management e sei preoccupato se ce la farai o no?

Per cominciare, non puoi semplicemente continuare a lavorare alla cieca senza sapere se ti stai muovendo nella giusta direzione. Pertanto, un modo efficace per misurare è utilizzare alcuni tipi di misure KPI.

Quindi, quali sono davvero le misure KPI e perché ne hai bisogno?

Non è quello che stai pensando?

Per darti un suggerimento prima di approfondire qualsiasi ulteriore dettaglio, i KPI sono come la tua scorecard. Quindi, qualunque cosa tu faccia e comunque ti esibisca, sarà tutto visualizzato sulla tua scorecard.

Inoltre, come i dati sul punteggio effettivo, anche il KPI fornisce un punteggio separato per ciascuna area

Quindi, iniziamo!

Nota importante: sono disponibili grandi quantità di misure KPI. Tuttavia, in questo blog tratteremo alcuni elementi essenziali per i project manager di livello principiante.

Cosa sono le misure KPI?

L'acronimo KPI sta per Key Performance Indicators. Le misure KPI possono essere definite come:

"Il numero o la cifra che aiuta a misurare se stai raggiungendo gli obiettivi e gli obiettivi prefissati".

Pertanto, i KPI sono una misura efficace per dire se stai facendo progressi o meno. Inoltre, ti consentono anche di impostare obiettivi e obiettivi migliori in base alle tue prestazioni.

Puoi anche misurare le prestazioni complessive della tua organizzazione o dividere gli indicatori delle prestazioni tra i diversi dipartimenti.

Ad esempio, i team di vendita avrebbero bisogno di diversi tipi di KPI rispetto al team dei social media. D'accordo, vero?

Presto vedremo diversi tipi di indicatori per diversi tipi di dipartimenti o team.

Sappiamo che un KPI aiuta a misurare gli obiettivi e gli obiettivi prefissati, ma è tutto?

Non può essere, giusto? Quindi, vediamo

Quali sono i vantaggi delle misure KPI?

Alcuni dei vantaggi significativi dell'avere misure KPI includono:

1. Mantenere la responsabilità

Uno dei principali vantaggi di avere un KPI è che fissa le prestazioni organizzative alle prestazioni individuali. Pertanto, non esiste un gioco di colpe e i progressi possono essere condivisi in base al contributo di ciascuna persona a un determinato progetto. Ad esempio, il team di vendita può disporre di un KPI per misurare il numero di lead raccolti da ciascuna persona e il numero di vendite chiuse.

Quindi, può aiutare a ritenere le persone responsabili delle loro prestazioni.

2. Intraprendere azioni tempestive

Inculcare i KPI nella tua azienda fin dall'inizio ti aiuta a mantenere una traccia efficace durante tutto il progetto. Pertanto, controllarli costantemente ti aiuterà ad analizzare se una determinata strategia o piano sta funzionando bene o meno.

Quindi, nel caso in cui vedi che non stai raggiungendo gli obiettivi, puoi sempre agire tempestivamente. Invece di aspettare la fine del progetto e rendersi conto che non è andato come previsto.

3. Tenere tutti a bordo

Con un indicatore comune per misurare il successo dell'intero team, KPI li aiuta a rimanere sulla stessa pagina. Nessuno ha i propri criteri per misurare il proprio successo o le proprie prestazioni e anche il pregiudizio viene rimosso mantenendo tutti a bordo.

4. Misurare la salute generale dell'azienda

Infine, KPI ti fornisce un rapporto senza precedenti sull'andamento della tua attività. Ti aiutano a vedere cosa sta avvantaggiando la tua attività e mettendola in perdita. Inoltre, anche per vedere cosa è di tendenza e cosa non lo è.

I 4 tipi di misure Kpi per i nuovi project manager

Quindi, eccoci qui ora!

Abbiamo convenuto che esistono diversi tipi di indicatori di performance; tutto dipende dalle esigenze della tua attività. Sebbene tutti i KPI ti aiutino a misurare le prestazioni del tuo team, ogni KPI ha un indicatore diverso.

Inoltre, sono anche diversi a seconda delle dimensioni dell'azienda. Le grandi aziende hanno bisogno di indicatori di alto livello, ma non è lo stesso per le piccole aziende.

Pertanto, in questo blog, vedremo i diversi tipi di misure KPI.

Entriamo nei tipi di misure KPI per i project manager di livello principiante.

Nota importante: abbiamo diviso i tipi di KPI in diverse categorie per una chiara comprensione.

1. KPI organizzativi

Questi tipi di misure KPI includono i processi o le misure di efficienza. Gli indicatori aiutano ad analizzare se le cose stanno andando come pianificato ogni giorno o meno. Questi potrebbero essere costituiti dai seguenti KPI:

• Il numero di compiti completati: questo indicatore ti aiuta a misurare il numero di compiti completati ogni giorno. Puoi anche aggiungere un indicatore di data effettiva rispetto a quello pianificato per misurare quanto sei indietro.
• Percentuale di completamento puntuale: ti aiuta a misurare se le attività vengono completate in tempo o meno e il rapporto tra il completamento delle attività con successo.
• Tempo di ciclo: l'indicatore del tempo di ciclo aiuta a misurare il tempo medio necessario per completare un'attività. È ottimo per misurare il tempo stimato per le attività ricorrenti.
• Il numero di vendite: ti dà il numero totale di vendite effettuate al giorno. Filtralo con i nomi delle persone per avere un'idea chiara di chi ha realizzato la maggior parte o meno vendite.
• Il numero di errori: questo tipo di misura KPI è utile per indicare quante volte una determinata attività doveva essere ripetuta a causa di un errore.
• Tempo impiegato: dovresti anche misurare il tempo impiegato da ciascun dipendente nel completamento di un determinato per misurare il tempo complessivo impiegato per il completamento dell'intero progetto.

2. KPI di performance

Come suggerisce il nome, questi tipi di KPI ti aiutano a misurare le prestazioni complessive o i team dell'organizzazione in base agli obiettivi e agli obiettivi stabiliti. Può includere diversi tipi di KPI, sia a breve che a lungo termine.

Alcuni di questi sono:

• Soddisfazione del cliente: aiuta a misurare il livello di soddisfazione dei tuoi clienti e se li conserverai o meno.
• Il numero di pietre miliari completate: per indicare il numero di pietre miliari totali completate in un determinato periodo.
• Percentuale del ROI: per vedere se il tuo progetto ha portato i ritorni sull'investimento come previsto o meno. Quindi, in breve, per vedere se le cose sono andate come previsto o meno.
• Numero di progetti annullati : aiuta a indicare i progetti annullati per qualsiasi motivo.
• Net Promoter Score: NPS è l'indicatore per misurare il livello di soddisfazione degli utenti.

3. KPI di budget

Il budget è la parte più cruciale di qualsiasi progetto e la maggior parte delle volte ci troviamo di fronte a problemi di vincoli di budget o di spesa eccessiva del budget. Pertanto, i KPI di budget sono un must per principianti ed esperti. Aiutano a tenere traccia del budget in modo efficace e ti avvisano in caso di gravi crisi di budget.

Questi in genere includono:

• Cost Performance Index: questo è uno dei tipi più importanti di misure KPI per il budgeting. Aiuta a misurare il costo effettivo speso rispetto al costo preventivato. La formula va come il valore guadagnato diviso per i costi effettivi.
• Scostamento del budget: aiuta a misurare la varianza tra il budget effettivo e il budget impostato iniziale.
• Tempo del ciclo di creazione del budget: la quantità di tempo dedicata alla pianificazione, ricerca e analisi del budget è chiamata tempo del ciclo di creazione del budget.
• Valore pianificato: è l'importo o il valore rimasto per completare il progetto. È necessario misurare il valore pianificato durante tutto il progetto in quanto può aiutare ad apportare modifiche tempestive al progetto. Quindi, se avevi $ 40 in tasca e ne hai speso il 50%, ti rimangono $ 20 come valore pianificato. Mantieni un controllo costante se questo valore è sufficiente per completare il progetto rimanente o se avresti bisogno di più budget.

4. KPI della sequenza temporale

Il mantenimento delle scadenze è una delle parti più importanti di un'efficace consegna del progetto. Tuttavia, i team di solito tendono a perdere il morale o a procrastinare man mano che il progetto avanza. Pertanto, è necessario mantenere efficaci misure temporali per potenziare il team quando necessario e mantenere l'intero progetto in carreggiata.

Questi tipi di misure Kpi includono:

• Ore pianificate rispetto al tempo trascorso: aiuta a indicare e confrontare le linee temporali originali con la quantità effettiva di tempo speso. È utile misurare anche il motivo dei ritardi e delle prestazioni individuali.
• Capacità di risorse: è il prodotto del numero di persone che lavorano su un progetto e la percentuale di tempo che sono disponibili per lavorarci. È ottimo per allocare risorse accurate secondo le esigenze del progetto.
• Il numero di adeguamenti della schedulazione: aiuta a misurare il numero di volte in cui un progetto ha subito adeguamenti della schedulazione a causa di ritardi imprevisti.
• Tempo speso: lo abbiamo già menzionato come un KPI organizzativo, ma è anche ottimo per misurare i progressi nella sequenza temporale di ogni team e individuo.

Altri tipi di misure KPI

Oltre a questi KPI di base di livello principiante, possono esserci anche molti altri KPI. Per esempio:

• Traffico per canale: quanto traffico hai catturato attraverso ciascun canale o gestito dai social media?
• Entrate per canale: per misurare le entrate generate da ciascun canale.
• Costo per lead: per misurare il costo necessario per ciascun lead.
• Lead generati: per misurare il numero totale di lead generati giornalmente, settimanalmente o mensilmente.
• Percentuale di clic: per indicare la percentuale di RCP sui tuoi contenuti.
• Nuove vendite: quante nuove vendite vengono generate ogni giorno o settimana?
• Crescita delle vendite: qual è la percentuale complessiva della crescita delle vendite?

Tuttavia, tutto dipende dal tipo di attività e dai tuoi obiettivi per scegliere i migliori KPI per la tua organizzazione.

Conclusione

Non è più un'opzione non avere più KPI per la tua azienda. Anche se sei una startup, hai bisogno di alcuni indicatori per misurare la crescita complessiva della tua azienda. Questi indicatori ti aiutano a vedere chiaramente la tua destinazione e ad apportare le modifiche necessarie in futuro.

La maggior parte delle persone si lamenta del fatto che la propria attività non funziona, ma non sa nemmeno cosa abbia causato il mancato funzionamento.

Tuttavia, con i KPI in atto, puoi misurare ciò che è positivo e negativo per la tua attività e i tuoi progetti e apportare le modifiche necessarie.

Pertanto, inizia con le misure Kpi di base menzionate in questo blog e rimetti in carreggiata la tua squadra.

Buona fortuna.