Introduzione alla trasformazione snella nella gestione dei progetti per i team agili

Intraprendere un viaggio di trasformazione snella richiede un pensiero e una pianificazione profondi. Anche se il concetto di lean esiste da molto tempo ormai. Tuttavia, la trasformazione snella nella gestione dei progetti è diversa.

Ecco perché abbiamo raccolto qui una guida completa sulle diverse fasi, modelli e vantaggi della trasformazione snella.

Quindi, iniziamo con la comprensione di cos'è la trasformazione snella.

Cos'è la Lean Transformation?

Lean è " Massimizzare il valore riducendo al minimo i rifiuti ".

La trasformazione snella è il processo di realizzazione di tutti i miglioramenti tattici, strategici e operativi in ​​un'organizzazione per produrre più valore per i propri clienti.

La parola "Trasformazione" significa letteralmente un marcato cambiamento nella forma, nella natura o nell'aspetto. Pertanto, la trasformazione snella è anche il cambiamento o il passaggio dalle pratiche convenzionali.

Generalmente, la parola trasformazione snella è associata a “eliminazione degli sprechi”. Tuttavia, non è tutto. Al contrario, la transizione verso un approccio olistico aiuta a ripristinare il valore e ad acquisire processi più rapidi. Questo cambiamento comporta anche vari cambiamenti nell'ambiente di lavoro, nell'etica o nel piano.

Che cos'è la Lean Transformation nella gestione dei progetti?

I principi di lean sono stati adottati nella gestione dei progetti nei primi anni 2000. La Lean Transformation nella gestione dei progetti sta riducendo gli sprechi di risorse, migliorando l'efficienza, riducendo i tempi di completamento e aggiungendo valore al progetto complessivo.

Secondo PMI, "Essere snelli significa fornire ciò che è necessario quando è necessario e con la quantità minima di attrezzature, materiale, persone e spazio".

Pertanto, lean definisce lo spreco come qualsiasi processo che consuma risorse ma non apporta alcun valore dal punto di vista del cliente.

Tre tipi comuni di rifiuti

Il 3M in lean transformation sta per i tre tipi comuni di rifiuti, tra cui:

• Muda : attività che consumano risorse senza fornire valore aggiuntivo.
• Muri : Uso eccessivo di attrezzature o dipendenti.
• Mura : irregolarità operativa che diminuisce l'efficienza e la produttività a lungo termine.

Quindi, la trasformazione snella nella gestione dei progetti mira a ridurre queste 3M attraverso i suoi processi.

Qual è l'importanza della Lean Transformation?

Durante la gestione di team e progetti agili, la prevedibilità e l'efficienza sono molto importanti. Questo è il significato di magra. Aiuta nel miglioramento continuo degli spazi di lavoro, delle persone e dei processi.

Inoltre, è anche fondamentale per la rimozione delle barriere che potrebbero inibire l'efficiente erogazione di valore.

Vantaggi della Lean Transformation

Alcuni dei principali vantaggi della trasformazione snella sono:

• Inventario ridotto e costi di inventario inferiori.
• Eliminazione di risorse inutili
• Riduzione dei costi complessivi
• Produttività ed efficienza migliorate
• Maggiore soddisfazione del cliente
• Qualità migliore

Il modello di trasformazione snella

Sebbene non esista un modello o una metodologia prestabiliti per la trasformazione snella, esistono alcuni concetti condivisi di successo.

Questi includono:

• Uno scopo orientato al valore
• Miglioramento continuo dei processi
• Sviluppo sostenibile delle capacità
• Sistema di gestione snello
• Pensiero snello, mentalità, ipotesi

1. Uno scopo orientato al valore

Il concetto di trasformazione snella ha un'importanza significativa per uno scopo guidato dal valore. Questo è qualcosa a cui la maggior parte delle organizzazioni punta costantemente. Pertanto, qualsiasi processo o obiettivo che non fornisce valore ai propri clienti è considerato uno spreco nel processo di trasformazione snella.

Quindi, il valore snello riguarda maggiormente prodotti, processi e obiettivi a vantaggio dei clienti in ogni momento.

2. Miglioramento continuo del processo

Anche il miglioramento continuo dei processi è considerato parte integrante della lean transformation. Mentre si lavora con team agili, il cambiamento è predominante. Pertanto, abbracciare il cambiamento e migliorare continuamente i processi è vitale.

Controllalo:

I 10 migliori strumenti di miglioramento dei processi necessari per creare un'attività più sostenibile

3. Sviluppo sostenibile delle capacità

Lo sviluppo delle capacità è la costruzione e il rafforzamento delle radici della tua organizzazione per soddisfare le esigenze dell'organizzazione. La capacità sostenibile può essere raggiunta rafforzando il tuo team, incoraggiando la trasformazione snella e fornendo al tuo team lo spazio per prosperare. Inoltre, anche il pensiero diverso e le critiche costruttive possono aiutare nella materia prestabilita.

4. Sistema di gestione snello

Un altro concetto importante in una trasformazione snella è un sistema di gestione snello. Questo sistema riguarda più la condivisione degli obiettivi e il lavoro insieme che il dire ai team cosa fare.

Pertanto, la risoluzione dei problemi è il motivo chiave del sistema di gestione snella. I leader sono incoraggiati a trascorrere più tempo con i loro team per capirli ed eliminare meglio i colli di bottiglia.

5. Pensiero snello, mentalità, ipotesi

L'implementazione di successo della trasformazione snella dipende dalla centralizzazione del pensiero snello, della mentalità e delle ipotesi. Alcuni dei cambiamenti chiave che sicuramente si verificheranno sono:

• Interiorizzazione del pensiero snello
• Trovare modi per aggiungere valore al cliente
• Adattabilità al cambiamento
• Prendere il fallimento come un modo per migliorare in futuro
• Utilizzando un approccio basato sui dati
• Avere obiettivi condivisi e idee collettive
• Promuovere la trasparenza

Fasi della Lean Transformation

Applicare i principi lean alla gestione dei progetti significa rimanere concentrati sul valore del cliente. La trasformazione snella passa attraverso varie fasi, tra cui:

1. Valutazione

È la prima fase della trasformazione snella. L'obiettivo è mostrare come e dove è possibile generare valore per il team e chiarire i processi complessivi per eliminare i passaggi non necessari e identificare i difetti.

La fase di valutazione nella trasformazione snella coinvolge tre aspetti principali

• Identificare il problema
• Inventare potenziali soluzioni
• Come andare avanti

Pertanto, è necessario identificare gli indicatori di “rifiuto” e trovare possibili soluzioni per ridurli e massimizzare il valore per il cliente. Questa è una fase importante in quanto ci aiuta a identificare gli obiettivi e gli obiettivi della trasformazione snella.

È meglio prendere le cose con calma e fare prima piccole trasformazioni e poi passare a quelle grandi. Si consigliano quindi piccoli miglioramenti, misurazioni e ripetizioni dello stesso ciclo.

2. Iniziazione

Una volta terminata la fase di valutazione, si passerà alla fase di avvio. Come suggerisce il nome, è per iniziare a lavorare sulla trasformazione snella. Pertanto, coinvolge i seguenti aspetti:

• Coinvolgere l'alta dirigenza
• Rendendola una strategia a lungo termine
• Cerca l'aiuto di un esperto

In questa fase poni le basi della tua trasformazione. Pertanto, è predominante convincere l'alta dirigenza ad accettare l'idea e la necessità di averla. In caso contrario, le possibilità di successo sono molto scarse. Pertanto, dovrebbe esserci un membro senior responsabile di tutti i processi di trasformazione snella.

Inoltre, una volta che hai l'aiuto pertinente, impegnati in una strategia a lungo termine. Dal momento che non è solo un processo complicato ma anche costoso in nome dei clienti. Quindi, deve essere mantenuto nell'elenco delle priorità strategiche.

La maggior parte delle volte le organizzazioni non richiedono l'aiuto di un esperto. Tuttavia, se ritieni che ci sia uno specialista di trasformazione agile o snella per eseguirlo correttamente, si consiglia di assumere un esperto.

Nessuno vorrebbe rischiare l'intero processo a causa della mancanza di pianificazione e strategie adeguate. Quindi, assumi qualcuno che ci è passato per fornirti i metodi migliori.

3. Formazione

Ora che hai raccolto la maggior parte dei tuoi obiettivi e delle tue idee, è tempo di allenare la tua squadra di conseguenza. La formazione del team di trasformazione snella è anche un prerequisito chiave e una fase essenziale.

Il processo di formazione è lungo e di solito richiede molti soldi per implementarlo con successo. Tuttavia, non essere un avaro con esso, puoi tagliare i costi in molte altre fasi. Allena il tuo team con il migliore sul campo per massimizzare il tasso di successo della trasformazione snella.

Dopotutto, si tratta di trovare la squadra migliore per concludere la gara con successo.

4. Utensili

Fornisci al tuo team gli strumenti giusti per implementare un programma di formazione adeguato per loro. Alcuni dei principali strumenti agili/lean che potrebbero essere implementati sono:

• Kanban
• Sicuro
• Portafoglio Kanban
• Mischia

Queste sono tecniche comuni agili e snelle che possono essere utilizzate. Kanban è un ottimo modo per visualizzare i tuoi processi e dare un'occhiata al quadro generale. Tale mappatura ti aiuterebbe a migliorare l'efficienza operativa complessiva.

Inoltre, Scrum aiuta a scomporre i processi e SAFe (Scaled Agile Framework) è la pianificazione e la gestione dei modelli di flusso di lavoro.

5. Analisi e Ottimizzazione

Ora che conosci il valore che il tuo cliente sta cercando di ricevere e come lo realizzerai. Il passaggio successivo è garantire un flusso di lavoro regolare senza blocchi.

Questa fase include la scelta delle metriche giuste per la corretta implementazione. Alcune delle metriche comuni da impostare sono:

io). Tempo di ciclo

È necessario identificare il tempo provvisorio necessario per completare il ciclo. Queste previsioni aiutano a fissare scadenze adeguate e ad assegnare di conseguenza le attività del team.

ii). Per tutto

Serve per identificare il numero di processi che il tuo team può eseguire entro il tempo di ciclo impostato.

iii). WIP (Lavori in corso)

Include le attività su cui si sta lavorando. I team possono utilizzare le bacheche Kanban per visualizzare i lavori in corso e tenerne una traccia adeguata.

iv). Miglioramento continuo

Una trasformazione snella di successo dipende dal miglioramento continuo. Quindi, continua sempre a trovare nuovi modi per adattarti, evolvere e migliorare le tue pratiche, processi e strutture attuali.

Conclusione

In conclusione, la trasformazione snella nella gestione dei progetti è un ottimo modo per fornire prodotti o servizi migliori ai tuoi clienti. Inoltre, è utile anche nell'eliminazione dei costi e nell'ottimizzazione dei processi.

Assicurati di seguire le sei fasi della trasformazione snella, tra cui valutazione, avvio, formazione, strumenti, analisi e ottimizzazione e miglioramento continuo per ottenere risultati migliori.

Quindi, dite no allo spreco di risorse e ai progetti eccessivamente costosi.