Introduction à la transformation Lean dans la gestion de projet pour les équipes agiles

Se lancer dans un voyage de transformation Lean nécessite une réflexion et une planification approfondies. Même si le concept de lean existe depuis longtemps maintenant. Cependant, la transformation Lean dans la gestion de projet est différente.

C'est pourquoi nous avons rassemblé ici un guide complet sur les différentes phases, modèles et avantages de la transformation Lean.

Alors, commençons par comprendre ce qu'est la transformation Lean.

Qu'est-ce que la transformation Lean ?

Lean c'est « maximiser la valeur en minimisant les déchets ».

La transformation Lean est le processus consistant à entreprendre toutes les améliorations tactiques, stratégiques et opérationnelles d'une organisation pour produire plus de valeur pour ses clients.

Le mot "Transformation" signifie littéralement un changement marqué de forme, de nature ou d'apparence. Ainsi, la transformation Lean est aussi le changement ou l'abandon des pratiques conventionnelles.

Généralement, le mot transformation lean est associé à "l'élimination du gaspillage". Cependant, ce n'est pas tout. Au contraire, la transition vers une approche holistique aide à restaurer la valeur et à accélérer les processus. Ce changement apporte également divers changements à l'environnement de travail, à l'éthique ou au plan.

Qu'est-ce que la transformation Lean en gestion de projet ?

Les principes du lean ont été adoptés en gestion de projet au début des années 2000. La transformation Lean dans la gestion de projet réduit le gaspillage de ressources, améliore l'efficacité, réduit le temps d'achèvement et ajoute de la valeur au projet global.

Selon PMI, « Être lean, c'est fournir ce dont on a besoin quand on en a besoin et avec le minimum d'équipement, de matériel, de personnes et d'espace.

Ainsi, le lean définit le gaspillage comme tout processus qui consomme des ressources mais n'apporte aucune valeur du point de vue du client.

Trois types de déchets courants

Le 3M dans la transformation Lean représente les trois types de déchets courants, notamment :

• Muda : Activités qui consomment des ressources sans apporter de valeur ajoutée.
• Muri : Surutilisation du matériel ou des employés.
• Mura : Inégalité opérationnelle qui diminue l'efficacité et la productivité à long terme.

Ainsi, la transformation lean dans la gestion de projet vise à réduire ces 3M à travers ses processus.

Quelle est l'importance de la transformation Lean ?

Lors de la gestion d'équipes et de projets agiles, la prévisibilité et l'efficacité sont très importantes. C'est de cela qu'il s'agit. Il contribue à l'amélioration continue des espaces de travail, des personnes et des processus.

De plus, il est également essentiel pour l'élimination des obstacles qui pourraient entraver la livraison efficace de la valeur.

Avantages de la transformation Lean

Certains des principaux avantages de la transformation Lean sont les suivants :

• Inventaire réduit et coûts d'inventaire réduits.
• Élimination des ressources inutiles
• Réduction des coûts globaux
• Amélioration de la productivité et de l'efficacité
• Satisfaction client accrue
• Meilleure qualité

Le modèle de transformation Lean

Bien qu'il n'y ait pas de modèle ou de méthodologie défini pour la transformation Lean, il existe certains concepts partagés réussis.

Ceux-ci inclus:

• Un objectif axé sur la valeur
• Amélioration continue des processus
• Développement durable des capacités
• Système de gestion allégée
• Pensée Lean, état d'esprit, hypothèses

1. Un objectif axé sur la valeur

Le concept de transformation Lean revêt une importance significative pour un objectif axé sur la valeur. C'est aussi quelque chose que la plupart des organisations visent constamment. Ainsi, tout processus ou objectif qui n'apporte pas de valeur à ses clients est considéré comme un gaspillage dans le processus de transformation Lean.

Ainsi, la valeur lean concerne davantage les produits, les processus et les objectifs qui profitent aux clients à tout moment.

2. Amélioration continue des processus

L'amélioration continue des processus est également considérée comme faisant partie intégrante de la transformation Lean. Tout en travaillant avec des équipes agiles, le changement est prédominant pour se produire. Ainsi, accepter le changement et améliorer continuellement vos processus est vital.

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3. Développement durable des capacités

Le développement des capacités est la construction et le renforcement des racines de votre organisation pour répondre aux besoins de l'organisation. Une capacité durable peut être obtenue en renforçant votre équipe, en encourageant la transformation Lean et en offrant à votre équipe l'espace nécessaire pour s'épanouir. De plus, une réflexion diversifiée et des critiques constructives peuvent également aider dans la matière définie.

4. Système de gestion allégée

Un autre concept important dans une transformation Lean est un système de gestion Lean. Ce système consiste davantage à partager des objectifs et à travailler ensemble qu'à dire aux équipes quoi faire.

Par conséquent, la résolution de problèmes est le motif clé du système de gestion lean. Les dirigeants sont encouragés à passer plus de temps avec leurs équipes pour les comprendre et mieux éliminer les goulots d'étranglement.

5. Pensée Lean, état d'esprit, hypothèses

La mise en œuvre réussie de la transformation Lean dépend de la centralisation de la pensée, de l'état d'esprit et des hypothèses Lean. Certains des changements clés qui se produiront certainement sont :

• Internalisation de la pensée Lean
• Trouver des moyens d'ajouter de la valeur client
• Adaptabilité au changement
• Prendre l'échec comme un moyen de s'améliorer à l'avenir
• Utiliser une approche basée sur les données
• Avoir des objectifs partagés et des idées collectives
• Promouvoir la transparence

Phases de la transformation Lean

Appliquer les principes Lean à la gestion de projet signifie rester concentré sur la valeur du client. La transformation Lean passe par différentes phases, notamment :

1. Évaluation

C'est la première phase de la transformation Lean. L'objectif est de montrer comment et où la valeur de l'équipe peut être générée et de clarifier les processus globaux pour éliminer les étapes inutiles et identifier les défauts.

La phase d'évaluation dans la transformation Lean comprend trois aspects principaux

• Identification du problème
• Trouver des solutions potentielles
• Comment s'y prendre

Ainsi, il faut identifier les indicateurs de « gaspillage » et trouver des solutions possibles pour les réduire et maximiser la valeur client. Il s'agit d'une étape importante car elle nous aide à identifier les buts et les objectifs de la transformation Lean.

Il vaut mieux prendre les choses lentement et faire d'abord de petites transformations, puis passer aux grandes. Ainsi, de petites améliorations, des mesures et la répétition du même cycle sont recommandées.

2. Initiation

Une fois l'étape d'évaluation terminée, vous passerez à l'étape d'initiation. Comme son nom l'indique, il s'agit de commencer à travailler sur la transformation lean. Ainsi, il implique les aspects suivants :

• Embarquer la haute direction
• En faire une stratégie à long terme
• Demander l'aide d'un expert

Vous posez les bases de votre transformation à ce stade. Par conséquent, il est prédominant d'amener la haute direction à adhérer à l'idée et à la nécessité de l'avoir. Sinon, les chances de succès sont très minces. Ainsi, il devrait y avoir un membre senior responsable de tous les processus de la transformation Lean.

De plus, une fois que vous avez obtenu l'aide appropriée, engagez-vous dans une stratégie à long terme. Comme il s'agit non seulement d'un processus délicat, mais également d'un processus coûteux au nom des clients. Elle doit donc être maintenue sur la liste des priorités stratégiques.

La plupart du temps, les organisations n'ont pas besoin de l'aide d'un expert. Cependant, si vous pensez qu'il existe un spécialiste de la transformation agile ou lean pour l'exécuter correctement, il est conseillé d'engager un expert.

Personne ne voudrait risquer l'ensemble du processus en raison d'un manque de planification et de stratégies appropriées. Ainsi, embauchez quelqu'un qui est passé par là pour vous fournir les meilleures méthodes.

3. Formation

Maintenant que vous avez la plupart de vos objectifs et idées rassemblés, il est temps de former votre équipe en conséquence. La formation de l'équipe de transformation Lean est également un prérequis clé et une phase essentielle.

Le processus de formation est long et nécessite généralement beaucoup d'argent pour réussir sa mise en œuvre. Cependant, ne soyez pas avare avec cela, vous pouvez réduire les coûts à de nombreuses autres étapes. Formez votre équipe avec les meilleurs dans le domaine pour maximiser le taux de réussite de la transformation Lean.

Après tout, il s'agit de trouver la meilleure équipe pour terminer la course avec succès.

4. Outillage

Équipez votre équipe des bons outils pour mettre en place un programme de formation approprié pour eux. Certains des principaux outils agiles/lean qui pourraient être mis en œuvre sont :

• Kanban
• Sûr
• Portefeuille Kanban
• Mêlée

Ce sont des techniques agiles et lean courantes qui peuvent être utilisées. Kanban est un excellent moyen de visualiser vos processus et d'avoir un aperçu de la situation dans son ensemble. Une telle cartographie vous aiderait à améliorer l'efficacité opérationnelle globale.

De plus, Scrum aide à décomposer les processus et SAFe (Scaled Agile Framework) est la planification et la gestion des modèles de workflow.

5. Analyse et optimisation

Maintenant que vous connaissez la valeur que votre client cherche à recevoir et comment vous allez la produire. L'étape suivante consiste à assurer un flux de travail fluide sans aucun blocage.

Cette étape comprend le choix des bonnes mesures pour une mise en œuvre appropriée. Certaines des métriques courantes à définir sont :

je). Temps d'un cycle

Il faut identifier le temps provisoire nécessaire pour terminer le cycle. Ces prédictions aident à fixer des délais appropriés et à attribuer les tâches de l'équipe en conséquence.

ii). À travers

Il s'agit d'identifier le nombre de processus que votre équipe peut exécuter dans le temps de cycle défini.

iii). WIP (Travaux en cours)

Il comprend les tâches en cours de traitement. Les équipes peuvent utiliser des tableaux Kanban pour visualiser le travail en cours et garder une trace appropriée.

iv). Amélioration continue

Une transformation Lean réussie dépend de l'amélioration continue. Alors, continuez à trouver de nouvelles façons d'adapter, d'évoluer et d'améliorer vos pratiques, processus et structures actuels.

Conclusion

En conclusion, la transformation Lean dans la gestion de projet est un excellent moyen de fournir de meilleurs produits ou services à vos clients. De plus, il est également bénéfique pour la suppression des coûts et l'optimisation des processus.

Assurez-vous de suivre les six phases de la transformation Lean, y compris l'évaluation, l'initiation, la formation, l'outillage, l'analyse et l'optimisation, et l'amélioration continue pour obtenir de meilleurs résultats.

Ainsi, dites non au gaspillage de ressources et aux projets trop coûteux.