Introdução à transformação Lean no gerenciamento de projetos para equipes ágeis

Embarcar em uma jornada de transformação lean requer algum pensamento e planejamento profundos. Mesmo que o conceito de lean já exista há muito tempo. No entanto, a transformação lean no gerenciamento de projetos é diferente.

É por isso que reunimos aqui um guia completo sobre as diferentes fases, modelos e benefícios da transformação lean.

Então, vamos começar entendendo o que é a transformação lean.

O que é a Transformação Lean?

Lean é “ Maximizar o Valor Minimizando o Desperdício ”.

A transformação Lean é o processo de realizar todas as melhorias táticas, estratégicas e operacionais em uma organização para produzir mais valor para seus clientes.

A palavra “Transformação” significa literalmente uma mudança marcante na forma, natureza ou aparência. Assim, a transformação enxuta é também a mudança ou mudança das práticas convencionais.

Geralmente, a palavra transformação enxuta está associada à “eliminação de desperdícios”. No entanto, isso não é tudo. Pelo contrário, a transição para uma abordagem holística ajuda a restaurar valor e ganhar processos mais rápidos. Essa mudança também traz várias mudanças no ambiente de trabalho, na ética ou no plano.

O que é a Transformação Lean na Gestão de Projetos?

Os princípios do lean foram adotados no gerenciamento de projetos no início dos anos 2000. A Transformação Lean no gerenciamento de projetos está reduzindo o desperdício de recursos, melhorando a eficiência, reduzindo o tempo de conclusão e agregando valor ao projeto geral.

De acordo com o PMI, “Ser lean é fornecer o que é necessário quando necessário e com a quantidade mínima de equipamentos, materiais, pessoas e espaço”.

Assim, o lean define desperdício como qualquer processo que consome recursos, mas não agrega valor na perspectiva do cliente.

Três tipos comuns de resíduos

A 3M na transformação enxuta representa os três tipos comuns de desperdício, incluindo:

• Muda : Atividades que consomem recursos sem agregar valor.
• Muri : Uso excessivo de equipamentos ou funcionários.
• Mura : Desigualdade operacional que diminui a eficiência e a produtividade a longo prazo.

Assim, a transformação enxuta na gestão de projetos visa reduzir esses 3M's através de seus processos.

Qual é a importância da transformação Lean?

Ao gerenciar equipes e projetos ágeis, a previsibilidade e a eficiência são muito importantes. É disso que se trata o lean. Ajuda na melhoria contínua de espaços de trabalho, pessoas e processos.

Além disso, também é fundamental para a remoção de barreiras que possam inibir a entrega eficiente de valor.

Benefícios da Transformação Lean

Alguns dos principais benefícios da transformação lean são:

• Menor estoque e menores custos de estoque.
• Eliminação de recursos desnecessários
• Redução nos custos gerais
• Maior produtividade e eficiência
• Aumento da satisfação do cliente
• Maior qualidade

O Modelo de Transformação Lean

Embora não haja um modelo ou metodologia definida para a transformação lean, existem alguns conceitos compartilhados bem-sucedidos.

Esses incluem:

• Um propósito orientado a valor
• Melhoria contínua de processos
• Desenvolvimento de capacidade sustentável
• Sistema de gestão enxuta
• Pensamento enxuto, mentalidade, suposições

1. Um propósito orientado a valor

O conceito de transformação lean tem uma importância significativa para um propósito orientado a valor. Isso é algo que a maioria das organizações busca constantemente também. Assim, qualquer processo ou objetivo que não agregue valor aos seus clientes é considerado um desperdício no processo de transformação lean.

Assim, o valor enxuto é mais sobre produtos, processos e objetivos que beneficiam os clientes em todos os momentos.

2. Melhoria contínua do processo

A melhoria contínua do processo também é considerada parte integrante da transformação lean. Ao trabalhar com equipes ágeis, a mudança é predominante. Assim, abraçar a mudança e melhorar continuamente seus processos é vital.

Veja isso:

10 principais ferramentas de melhoria de processos que você precisa para criar um negócio mais sustentável

3. Desenvolvimento de capacidade sustentável

Desenvolvimento de capacidade é a construção e fortalecimento das raízes de sua organização para atender às necessidades da organização. A capacidade sustentável pode ser alcançada reforçando sua equipe, incentivando a transformação enxuta e fornecendo à sua equipe o espaço para florescer. Além disso, o pensamento diversificado e a crítica construtiva também podem ajudar na questão do set.

4. Sistema de gestão enxuto

Outro conceito importante em uma transformação enxuta é um sistema de gerenciamento enxuto. Este sistema é mais sobre compartilhar metas e trabalhar em conjunto do que dizer às equipes o que fazer.

Portanto, a resolução de problemas é o principal motivo do sistema de gestão lean. Os líderes são incentivados a passar mais tempo com suas equipes para entendê-las e remover melhor os gargalos.

5. Pensamento enxuto, mentalidade, suposições

A implementação bem-sucedida da transformação lean depende da centralização do pensamento, mentalidade e suposições lean. Algumas das principais mudanças que certamente ocorrerão são:

• Internalização do pensamento enxuto
• Encontrar maneiras de agregar valor ao cliente
• Adaptação à mudança
• Tomando o fracasso como uma forma de melhorar no futuro
• Usando uma abordagem orientada a dados
• Ter objetivos compartilhados e ideias coletivas
• Promovendo a transparência

Fases da Transformação Lean

Aplicar princípios lean ao gerenciamento de projetos significa manter o foco no valor do cliente. A transformação Lean passa por várias fases, incluindo:

1. Avaliação

É a primeira fase da transformação lean. O objetivo é mostrar como e onde o valor da equipe pode ser gerado e esclarecer os processos gerais para eliminar etapas desnecessárias e identificar as falhas.

A fase de avaliação na transformação lean envolve três aspectos principais

• Identificando o problema
• Apresentando possíveis soluções
• Como continuar sobre isso

Assim, é preciso identificar os indicadores de “desperdícios” e encontrar possíveis soluções para reduzi-los e maximizar o valor para o cliente. Esta é uma etapa importante, pois nos ajuda a identificar as metas e objetivos da transformação lean.

É melhor levar as coisas devagar e fazer pequenas transformações primeiro e depois passar para as grandes. Assim, são recomendadas pequenas melhorias, medições e repetição do mesmo ciclo.

2. Iniciação

Quando terminar a fase de avaliação, você passará para a fase de iniciação. Como o nome sugere, é começar a trabalhar na transformação lean. Assim, envolve os seguintes aspectos:

• Obtendo a alta administração a bordo
• Tornando-se uma estratégia de longo prazo
• Procure ajuda especializada

Você estabelece as bases de sua transformação neste estágio. Portanto, é predominante fazer com que a alta administração compre a ideia e a necessidade de tê-la. Caso contrário, as chances de sucesso são muito pequenas. Assim, deve haver um membro sênior responsável por todos os processos da transformação lean.

Além disso, uma vez que você tenha a ajuda relevante, comprometa-se com ela como uma estratégia de longo prazo. Uma vez que não é apenas um processo complicado, mas caro também em nome dos clientes. Portanto, deve ser mantido na lista de prioridades estratégicas.

Na maioria das vezes, as organizações não precisam da ajuda de um especialista. No entanto, se você sentir que existe um especialista em transformação ágil ou enxuta para executá-lo corretamente, é aconselhável contratar um especialista.

Ninguém iria querer arriscar todo o processo por falta de planejamento e estratégias adequadas. Assim, contrate alguém que já passou por isso para te fornecer os melhores métodos.

3. Treinamento

Agora que você reuniu a maioria de seus objetivos e ideias, é hora de treinar sua equipe de acordo. O treinamento da equipe de transformação lean é um pré-requisito fundamental e uma fase essencial também.

O processo de treinamento é demorado e geralmente requer muito dinheiro para implementá-lo com sucesso. No entanto, não seja avarento com isso, você pode cortar custos em muitas outras etapas. Treine sua equipe com o melhor em campo para maximizar a taxa de sucesso da transformação lean.

Afinal, trata-se de encontrar a melhor equipe para terminar a corrida com sucesso.

4. Ferramental

Equipe sua equipe com as ferramentas certas para implementar um programa de treinamento adequado para eles. Algumas das principais ferramentas ágeis/lean que podem ser implementadas são:

• Kanban
• Seguro
• Portfólio Kanban
• Scrum

Estas são técnicas ágeis e enxutas comuns que podem ser usadas. Kanban é uma ótima maneira de visualizar seus processos e ter uma visão geral. Esse mapeamento ajudaria você a melhorar a eficiência operacional geral.

Além disso, o scrum ajuda a quebrar os processos e o SAFe (Scaled Agile Framework) é o planejamento e gerenciamento dos padrões de fluxo de trabalho.

5. Análise e Otimização

Agora que você sabe o valor que seu cliente está buscando receber e como você vai produzi-lo. O próximo passo é garantir um fluxo de trabalho suave, sem bloqueios.

Esta etapa inclui a escolha das métricas corretas para a implementação adequada. Algumas das métricas comuns a serem definidas são:

eu). Tempo de ciclo

Deve-se identificar o tempo provisório necessário para completar o ciclo. Essas previsões ajudam a definir prazos adequados e atribuir tarefas de equipe de acordo.

ii). Por todo

É identificar o número de processos que sua equipe pode executar dentro do tempo de ciclo definido.

iii). WIP (Trabalho em andamento)

Inclui as tarefas que estão sendo trabalhadas no momento. As equipes podem usar quadros Kanban para visualizar o trabalho em andamento e manter um controle adequado.

4). Melhoria continua

Uma transformação lean bem-sucedida depende da melhoria contínua. Portanto, continue sempre encontrando novas maneiras de adaptar, evoluir e melhorar suas práticas, processos e estruturas atuais.

Conclusão

Concluindo, a transformação enxuta no gerenciamento de projetos é uma ótima maneira de entregar melhores produtos ou serviços aos seus clientes. Além disso, também é benéfico na remoção de custos e na otimização de processos.

Certifique-se de seguir as seis fases da transformação lean, incluindo avaliação, iniciação, treinamento, ferramentas, análise e otimização e melhoria contínua para obter melhores resultados.

Assim, diga não ao desperdício de recursos e projetos excessivamente caros.