O que é análise de lacunas no gerenciamento de projetos?

Independentemente de quanto planejamento você faça, sempre que estiver executando um projeto, ainda poderá enfrentar muitos desafios. A ideia é que você eventualmente desejará ter as ferramentas que ajudam a avaliar os requisitos.

Entender se o seu projeto está ou não no caminho certo com progresso efetivo é importante e como fazer isso é bem simples. Uma análise de lacunas é um método de avaliação de desempenho para determinar se os objetivos de negócios estão sendo atendidos ou não. Pode ser de grande ajuda e não é muito difícil de entender.

Vamos aprender tudo sobre como a análise de lacunas pode ajudar o seu negócio.

O que é análise de lacunas?

A análise de lacunas é um processo que um gerente de projeto geralmente usa para comparar o desempenho atual com o desempenho esperado no futuro. É um estudo formal de como uma empresa está se saindo atualmente e para onde planeja ir no futuro próximo.

Qualquer negócio vai lucrar muito com isso, independentemente de uma empresa estar atendendo às expectativas ou utilizando seus recursos de forma adequada. Existem várias perspectivas que podem ser analisadas, de empresa a empresa, gerenciamento de produtos, tecnologia da informação e muito mais.

Usar um modelo de análise de lacunas significa que entendemos onde a empresa está agora, bem como sua atividade atual. É importante fazer isso, principalmente quando os riscos são super altos, só pode ser feito quando você quer saber como o projeto está progredindo. Poucos fatores que afetam esse desempenho incluem investimento de capital, planejamento de recursos, tecnologia, etc.

Uma análise de lacunas identifica as lacunas entre a alocação otimizada e a integração de recursos ao nível de alocação atual. É fazendo essas coisas que uma porta de entrada para a melhoria e o sucesso é finalmente construída. Dados em tempo real ajudarão você a entender suas brechas e ajudarão a melhorar o andamento do seu projeto.

Como realizar uma Análise de Gap?

Ao fazer uma análise de lacunas, você precisa se fazer algumas perguntas, onde você está atualmente, onde deseja estar e como planeja chegar lá? Não existe uma parte rápida para obter melhorias, mas um roteiro para melhorar o progresso.

Vamos dar uma olhada em quatro etapas básicas que você deve seguir ao realizar uma análise de lacunas.

1. Identifique o estado atual

O primeiro passo é entender onde você está atualmente. O aumento no uso de dados ajuda as organizações a identificar seu desempenho. Você pode obter esses dados de diferentes departamentos, incluindo vendas, marketing, finanças, etc., e rastreá-los para entender sua posição atual.

Colete todas as informações qualitativas e quantitativas, como o que sua equipe interpreta e metodologias. Isso ajuda a gerar pontos de dados específicos para avaliar sua posição e desempenho. Identificar o estado atual ajuda a criar um plano de ação mais realista.

Você também pode verificar se o progresso está sendo feito ou não na área destinada ou não, identificar a brecha ou a lacuna e alterar a direção de acordo. Se você está confuso sobre por onde começar, comece coletando todos os dados que puder, pois quanto mais você coletar, mais nítida será a imagem do seu estado atual.

2. Identifique seu destino futuro

O principal objetivo por trás da análise de lacunas é identificar para onde você deseja ir e ajustar suas atividades atuais de acordo com esse objetivo. Como líder de projeto, você deve encontrar as metas que sua empresa está tentando alcançar. Definir metas ajuda a dar à sua empresa um senso de direção e para onde sua empresa quer ir.

Para chegar lá, você deve conhecer seu estado atual com um prazo razoável para chegar daqui até a meta que estabeleceu para si mesmo. Uma meta futura é uma das melhores coisas que você pode definir para uma organização. Para alcançá-lo, é preciso muito esforço.

Quando você estiver fazendo uma análise de lacunas para o seu plano estratégico, verifique todos os detalhes relevantes, o melhor lugar é olhar para as metas do seu plano. Esses objetivos podem variar de dois a cinco anos. Mesmo após o menor dos marcos, pergunte a si mesmo onde você está agora em comparação com o mês anterior e volte aos dados coletados.

3. Identifique as lacunas

Uma vez que você sabe para onde está indo e de onde começou, a lacuna e o espaço entre esses dois pontos se tornam a parte da execução. É a lacuna entre essas duas partes que você deve cobrir para atingir seu objetivo. Você deve descobrir por que há uma lacuna e precisa ser muito específico sobre isso. Não minta para você mesmo.

Aprofunde-se nas duas áreas e você entenderá por que a lacuna aconteceu em primeiro lugar. Se suas vendas trimestrais são 20.000 unidades menores do que o planejado inicialmente, determine por que isso aconteceu? Há problemas em sua força de trabalho? Seu produto/serviço está funcionando bem? Existem problemas de qualidade? Faça a si mesmo essas perguntas que são aplicáveis ​​ao seu negócio e responda-as honestamente.

4. Identifique como você preencherá a lacuna

Depois de entender as lacunas existentes, seu próximo passo deve ser analisar as diferenças entre esses espaços. Você implementou a devida diligência, mas agora é a hora de agir. Você identificou que há uma lacuna? Excelente. É hora de fechá-lo agora.

É importante entender por que eles continuam acontecendo e o que você precisa fazer para se aproximar do seu destino e objetivos futuros. Decida os fatores que você deve mudar e prepare as etapas necessárias para isso. Crie uma data de início e uma data de término para cada uma de suas etapas e quando você deseja que as lacunas sejam resolvidas. Considere também o custo de implementação para cada etapa, pois você pode não ter os recursos para alcançá-lo.

Os prazos são importantes, pois quando você não tem um, ele será esquecido ou ignorado. Depois de todo o trabalho duro, não negligencie o acompanhamento. Acompanhe todas as melhorias que você está fazendo com uma análise de lacunas. Lembre-se de não fechar todas as lacunas de uma só vez, não coloque muito estresse em nenhuma organização, pois ela vai quebrar.

Como uma análise de Gap pode ajudá-lo?

O principal objetivo de uma análise de lacunas é controlar e entender os diferentes aspectos de um projeto com dados, aqui estão algumas das razões pelas quais é importante e como isso pode ajudá-lo a se organizar:

• A análise de lacunas ajuda a descobrir quaisquer brechas ou deficiências futuras em sua organização. Torna mais fácil quantificá-los ou identificá-los a longo prazo. Também ajuda a fazer melhorias adicionais.
• A análise de lacunas aumenta a eficácia e a eficiência do seu negócio. Ele destacará qualquer coisa incomum que esteja acontecendo. Uma vez que a identificação é feita, você pode canalizar seus recursos para etapas que são mais cruciais.
• Você pode usar a análise de lacunas para comparar as atividades atuais com seus objetivos futuros. Saber detalhes sobre o desempenho de cada uma de suas atividades é importante para entender seu crescimento futuro.
• O uso de um procedimento de análise de lacunas ajuda a ter uma visão geral de toda a organização e de suas funções. Isso ajuda os gerentes de projeto a determinar se a empresa tem recursos suficientes para cumprir sua missão.
• A análise de lacunas também mostra que você terá mais dados e insights sobre como fazer melhor. Por exemplo, quando é usado na fabricação, pode ajudar a gerenciar os recursos de custo.

O que acontece após uma análise de lacunas?

Agora que você deve ter emergido de sua análise de lacunas com boas ideias, identificou suas lacunas de desempenho e como você pode resolvê-las convenientemente. No entanto, ideias não são nada sem execução. Continuar com essas ideias é muito mais desafiador do que as pessoas imaginam, especialmente quando elas não têm uma maneira sólida de medir e gerenciar o progresso ao longo do tempo.

Nunca pise após o estágio de ideação, uma análise completa de lacunas também tem etapas futuras, considere-as como etapas práticas para realizar o trabalho. Aqui está o que acontece após a análise de lacunas.

Primeiro Passo: Selecione uma estrutura que ajude a organizar seus planos.

Uma vez que a análise de lacunas identifica a área do problema, uma estrutura irá ajudá-lo a mapeá-la. Os frameworks ajudam a resumir os pontos essenciais do seu plano e ajudam você a se manter organizado. Ajuda as organizações a visualizar por que estão fazendo, o que estão fazendo, especialmente todas as atividades em direção a um objetivo específico.

Segunda Etapa: Projete sua estrutura com as metas, objetivos e projetos identificados na análise de lacunas

Comece a preencher as lacunas em sua estrutura com informações, algumas das quais serão determinadas na análise de lacunas.

• Objetivos – Na segunda etapa da análise de gaps, você deve identificar e marcar onde gostaria de estar em termos de desempenho. Estes são chamados seus objetivos objetivamente.
• Objetivos – Os objetivos geralmente são os indicadores que sinalizam o quão bem você está cumprindo essas metas, você deve selecionar um ou dois desses objetivos para cada uma de suas metas.
• Projetos – Muitas vezes chamados de 'iniciativas', os projetos geralmente são o plano de ação que você deve desenvolver para alcançar todos esses planos. A última etapa se concentra nas soluções para fechar a lacuna, essas soluções acabarão se tornando os projetos que você empreende. A maioria das organizações implementa uma ou duas iniciativas para cada meta selecionada.

Terceiro Passo: Coloque seu plano em ação e acompanhe seu progresso

Após as duas primeiras etapas, agora é a hora de lançar seu plano e avaliar periodicamente como as coisas estão indo. Certifique-se de ter alocado todos os recursos necessários para executar o plano e comunique-o a todos em sua organização.

Como dizem, metade da solução está nos detalhes. Acompanhar seu desempenho pode ser uma tarefa complicada, portanto, você deve encontrar uma maneira de gerenciar o processo de execução da estratégia. A maioria das organizações usa software de gerenciamento de desempenho, como o nTask, para monitorar seu progresso em direção à meta. Uma ferramenta de gestão de desempenho permite que as empresas acompanhem o número de métricas relacionadas a projetos estratégicos para sustentar suas atividades no longo prazo.

Quais são os benefícios de usar um sistema de gestão de desempenho?

Há uma série de razões sólidas pelas quais as organizações devem ter um sistema de gestão de desempenho juntamente com a análise de lacunas. Vejamos alguns deles,

• Maior Consistência – A seleção de funcionários, transferência e promoção ou ação torna-se mais consistente.
• Impacto organizacional – Uma vez que a organização se torne focada em metas, mais marcos serão alcançados. Contribuindo assim para mais sucesso e lucros.
• Motivação – Todos os funcionários da organização provavelmente ficarão mais motivados, as métricas baseadas em desempenho ajudarão a identificar os melhores funcionários e recompensá-los de acordo.

Dê vida ao seu procedimento de análise de lacunas

Uma análise de lacunas é uma prática válida, no entanto, deve ser acompanhada de um plano real de melhoria. Todo o progresso adicional está no trabalho e objetivos adicionais que são concluídos ao longo do tempo. O rastreamento faz parte desse trabalho incremental, não apenas mostra o quão bem você está indo, mas também revela se você está ou não tomando a decisão certa.

Se seus projetos estão no ritmo, isso é incrível, no entanto, se não estiverem, você pode ter que avaliar se está dando os passos certos ou não, para começar.