프로젝트 관리에서 갭 분석이란 무엇입니까?

아무리 많은 계획을 세워도 프로젝트를 실행할 때마다 여전히 많은 어려움에 직면할 수 있습니다. 아이디어는 결국 요구 사항을 평가하는 데 도움이 되는 도구가 있어야 한다는 것입니다.

프로젝트가 효과적인 진행과 함께 올바른 방향으로 가고 있는지 이해하는 것이 중요하며 이를 수행하는 방법은 매우 간단합니다. 격차 분석은 비즈니스 목표가 충족되고 있는지 여부를 결정하기 위해 성과를 평가하는 방법입니다. 그것은 큰 도움이 될 수 있으며 이해하는 것은 그리 어렵지 않습니다.

갭 분석이 비즈니스에 어떻게 도움이 되는지 알아보겠습니다.

갭 분석이란 무엇입니까?

갭 분석은 프로젝트 관리자가 현재 성과와 미래 예상 성과를 비교하기 위해 일반적으로 사용하는 프로세스입니다. 비즈니스가 현재 어떻게 수행되고 있으며 가까운 장래에 어디로 갈 것인지에 대한 공식적인 연구입니다.

회사가 기대치를 충족하거나 자원을 좋은 방식으로 활용하는지 여부에 관계없이 모든 비즈니스는 이것에서 많은 이익을 얻을 것입니다. 비즈니스에서 비즈니스, 제품 관리, 정보 기술 등에 이르기까지 분석할 수 있는 여러 관점이 있습니다.

갭 분석 템플릿을 사용한다는 것은 회사가 현재 어떤 위치에 있는지와 현재 활동을 이해한다는 것을 의미합니다. 이 작업을 수행하는 것이 중요합니다. 특히 위험이 매우 높을 때 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 알고 싶을 때만 수행할 수 있습니다. 이 성능에 영향을 미치는 몇 가지 요소에는 자본 투자, 자원 계획, 기술 등이 있습니다.

격차 분석은 최적화된 할당과 현재 할당 수준에 대한 리소스 통합 간의 격차를 식별합니다. 그러한 일을 함으로써 개선과 성공을 향한 관문이 결국 구축됩니다. 실시간 데이터는 허점을 이해하고 프로젝트 진행 상황을 개선하는 데 도움이 됩니다.

갭 분석을 수행하는 방법은 무엇입니까?

갭 분석을 하는 동안 자신에게 몇 가지 질문을 던져야 합니다. 현재 위치, 원하는 위치, 거기에 도달할 계획은 무엇입니까? 빠르게 개선할 부분은 없지만 진행 상황을 개선하기 위한 로드맵은 있습니다.

갭 분석을 수행할 때 수행해야 하는 4가지 기본 단계를 살펴보겠습니다.

1. 현재 상태 식별

첫 번째 단계는 현재 서 있는 위치를 이해하는 것입니다. 데이터 사용량의 증가는 조직이 자신의 성과를 식별하는 데 도움이 됩니다. 영업, 마케팅, 재무 등 다양한 부서에서 이 데이터를 얻고 추적하여 현재 위치를 파악할 수 있습니다.

팀이 해석하는 내용 및 방법론과 같은 모든 정성적 및 정량적 정보를 수집합니다. 이것은 귀하의 위치와 성과를 평가하기 위한 특정 데이터 포인트를 생성하는 데 도움이 됩니다. 현재 상태를 식별하면 보다 현실적인 실행 계획을 세우는 데 도움이 됩니다.

또한 목적지에서 진행되고 있는지 여부를 확인하고 허점이나 공백을 식별하고 그에 따라 방향을 변경할 수 있습니다. 어디서부터 시작해야 할지 혼란스럽다면 가능한 모든 데이터를 수집하는 것부터 시작하십시오. 수집할수록 현재 상태의 그림이 더 선명해집니다.

2. 미래 목적지 확인

갭 분석의 주요 목적은 어디로 가고 싶은지 식별하고 해당 목표에 따라 현재 활동을 조정하는 것입니다. 프로젝트 리더로서 회사가 달성하려는 목표를 찾아야 합니다. 목표를 설정하면 회사에 방향 감각과 회사가 가고자 하는 방향을 제시하는 데 도움이 됩니다.

거기에 도달하려면 여기에서 자신이 설정한 목표에 도달할 수 있는 합리적인 시간 프레임으로 현재 상태에 대해 알아야 합니다. 미래 목표는 조직을 위해 설정할 수 있는 가장 좋은 것 중 하나입니다. 도달하기 위해서는 많은 노력이 필요합니다.

전략 계획에 대한 격차 분석을 수행할 때 모든 관련 세부 정보를 확인하십시오. 가장 좋은 장소는 계획의 목표를 확인하는 것입니다. 이러한 목표는 2년에서 5년까지 다양할 수 있습니다. 가장 작은 이정표가 있더라도 이전 달과 비교하여 현재 어디에 있는지 자문하고 수집한 데이터로 되돌리십시오.

3. 격차 확인

어디로 향하고 어디에서 시작했는지 알게 되면 두 지점 사이의 간격과 공간이 실행 ​​부분이 됩니다. 목표에 도달하기 위해 커버해야 하는 두 부분 사이의 간격입니다. 격차가 있는 이유를 파악하고 이에 대해 매우 구체적으로 설명해야 합니다. 자신에게 거짓말을 하지 마십시오.

두 영역을 더 깊이 파고들면 처음에 격차가 발생한 이유를 이해할 수 있을 것입니다. 분기별 판매량이 처음 계획한 것보다 20,000개 적은 경우 그 이유를 알아내십시오. 당신의 노동력에 문제가 있습니까? 귀하의 제품/서비스가 잘 수행되고 있습니까? 품질 문제가 있습니까? 귀하의 비즈니스에 적용할 수 있는 이러한 질문을 스스로에게 하고 정직하게 답하십시오.

4. 격차를 해소할 방법 식별

존재하는 간격을 이해한 후 다음 단계는 해당 공간 간의 차이점을 분석하는 것입니다. 실사를 이행했지만 지금이 행동해야 할 때입니다. 간격이 있다는 것을 확인했습니까? 엄청난. 이제 닫을 시간입니다.

이러한 일이 계속 발생하는 이유와 미래의 목적지와 목표에 더 가까이 다가가기 위해 무엇을 해야 하는지 이해하는 것이 중요합니다. 변경해야 할 요소를 결정하고 이에 필요한 단계를 준비합니다. 각 단계에 대한 시작 날짜와 종료 날짜를 만들고 격차를 해소할 시간을 만드십시오. 이를 달성할 리소스가 없을 수 있으므로 각 단계의 구현 비용도 고려하십시오.

마감일이 없으면 간과되거나 무시될 수 있으므로 마감일이 중요합니다. 열심히 일한 후에는 후속 조치를 게을리하지 마십시오. 격차 분석을 통해 모든 개선 사항에 대한 후속 조치를 취하십시오. 한 번에 모든 격차를 좁히지 말고 조직이 무너질 수 있으므로 너무 많은 스트레스를 받지 않도록 하십시오.

Gap 분석이 어떻게 도움이 됩니까?

간격 분석의 주요 목적은 데이터를 사용하여 프로젝트의 다양한 측면을 제어하고 이해하는 것입니다. 데이터가 중요한 이유와 구성에 도움이 되는 방법은 다음과 같습니다.

• 격차 분석은 조직의 허점이나 미래의 결점을 찾는 데 도움이 됩니다. 장기적으로 이를 정량화하거나 식별하기가 더 쉽습니다. 또한 추가 개선을 지원합니다.
• 갭 분석은 비즈니스의 효율성과 효율성을 향상시킵니다. 진행 중인 비정상적인 모든 것을 강조 표시합니다. 식별이 완료되면 더 중요한 단계로 리소스를 집중할 수 있습니다.
• 갭 분석을 사용하여 현재 활동을 미래 목표와 비교할 수 있습니다. 귀하의 각 활동이 어떻게 수행되고 있는지에 대한 세부사항을 아는 것은 귀하의 미래 성장을 이해하는 데 중요합니다.
• 격차 분석 절차를 사용하면 전체 조직과 그 기능에 대한 개요를 파악하는 데 도움이 됩니다. 이것은 프로젝트 관리자가 회사가 사명을 완수할 수 있는 충분한 자원을 가지고 있는지 여부를 결정하는 데 도움이 됩니다.
• 격차 분석은 또한 더 나은 성과를 내는 방법에 대한 더 많은 데이터와 통찰력을 갖게 된다는 것을 보여줍니다. 예를 들어 제조에 사용하면 비용 자원을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

갭 분석 후에는 어떻게 됩니까?

이제 갭 분석에서 좋은 아이디어를 얻었으므로 성능 갭과 이를 편리하게 해결할 수 있는 방법을 확인했습니다. 그러나 아이디어는 실행 없이는 아무것도 아닙니다. 이러한 아이디어를 계속 유지하는 것은 사람들이 예상하는 것보다 훨씬 더 어렵습니다. 특히 시간이 지남에 따라 진행 상황을 측정하고 관리할 확실한 방법이 없는 경우에는 더욱 그렇습니다.

관념화 단계를 절대 밟지 마십시오. 완전한 갭 분석에는 미래 단계도 있습니다. 작업을 완료하는 실제 단계로 간주하십시오. 다음은 갭 분석 후에 일어나는 일입니다.

첫 번째 단계: 계획을 구성하는 데 도움이 되는 프레임워크를 선택합니다.

격차 분석이 문제 영역을 식별하면 프레임워크가 문제 영역을 매핑하는 데 도움이 됩니다. 프레임워크는 계획의 핵심 사항을 요약하고 체계적으로 유지하는 데 도움이 됩니다. 조직이 왜 하고 있는지, 무엇을 하고 있는지, 특히 특정 목표를 향한 모든 활동을 시각화하는 데 도움이 됩니다.

두 번째 단계: 격차 분석에서 식별된 목표, 목표 및 프로젝트로 프레임워크를 설계합니다.

정보로 프레임워크의 갭을 채우기 시작합니다. 그 중 일부는 갭 분석에서 결정됩니다.

• 목표 – 격차 분석의 두 번째 단계에서는 성과 측면에서 원하는 위치를 식별하고 표시해야 합니다. 이것을 객관적으로 목표라고 합니다.
• 목표 – 목표는 종종 이러한 목표를 얼마나 잘 달성하고 있는지를 나타내는 지표이므로 각 목표에 대해 하나 또는 두 개의 목표를 선택해야 합니다.
• 프로젝트 – 종종 '이니셔티브'라고도 하는 프로젝트는 일반적으로 이러한 모든 계획을 달성하기 위해 개발해야 하는 실행 계획입니다. 마지막 단계는 격차를 줄이기 위한 솔루션에 중점을 두고 있으며, 이러한 솔루션은 결국 귀하가 수행하는 프로젝트가 됩니다. 대부분의 조직은 선택한 모든 목표에 대해 하나 또는 두 개의 이니셔티브를 구현합니다.

세 번째 단계: 계획을 실행하고 진행 상황을 추적합니다.

처음 두 단계가 끝나면 이제 계획을 시작하고 상황이 어떻게 진행되고 있는지 주기적으로 평가해야 합니다. 계획을 수행하는 데 필요한 모든 리소스를 할당했는지 확인하고 이를 조직의 모든 사람에게 전달합니다.

그들이 말했듯이 솔루션의 절반은 세부 사항에 있습니다. 성과를 추적하는 것은 복잡한 작업일 수 있으므로 전략 실행 프로세스를 관리할 방법을 찾아야 합니다. 대부분의 조직은 nTask와 같은 성과 관리 소프트웨어를 사용하여 목표를 향한 진행 상황을 모니터링합니다. 성과 관리 도구는 기업이 전략적 프로젝트와 관련된 지표의 수를 추적하여 장기적으로 활동을 지속할 수 있도록 도와줍니다.

성과 관리 시스템을 사용하면 어떤 이점이 있습니까?

조직이 갭 분석과 함께 성과 관리 시스템을 반드시 갖추어야 하는 데에는 여러 가지 확실한 이유가 있습니다. 그 중 몇 가지를 살펴보자면,

• 더 큰 일관성 – 직원 선택, 전근, 승진 또는 조치가 더 일관성 있게 됩니다.
• 조직적 영향 – 조직이 목표 중심이 되면 더 많은 이정표가 달성됩니다. 따라서 더 많은 성공과 이익에 기여합니다.
• 동기 부여 – 조직의 모든 직원은 더 많은 동기를 부여받을 수 있으며, 성과 기반 메트릭은 최고의 직원을 식별하고 그에 따라 보상하는 데 도움이 됩니다.

갭 분석 절차를 실현하십시오

격차 분석은 가치 있는 관행이지만 개선을 위한 실제 계획이 수반되어야 합니다. 모든 추가 진전은 시간이 지남에 따라 완료되는 추가 작업과 목표에 있습니다. 추적은 점진적인 작업의 일부이며, 얼마나 잘 하고 있는지 보여줄 뿐만 아니라 올바른 결정을 내리고 있는지 여부도 보여줍니다.

프로젝트가 진행되고 있다면 놀라운 일이지만 그렇지 않은 경우에는 먼저 올바른 단계를 밟고 있는지 여부를 평가해야 할 수 있습니다.