Co to jest analiza luk w zarządzaniu projektami?

Niezależnie od tego, ile planujesz, za każdym razem, gdy realizujesz projekt, nadal możesz napotkać wiele wyzwań. Chodzi o to, że w końcu będziesz chciał mieć narzędzia, które pomogą ocenić wymagania.

Zrozumienie, czy Twój projekt jest na dobrej drodze i skutecznym postępie, jest ważne, a jak to zrobić, jest dość proste. Analiza luk to metoda oceny wydajności w celu określenia, czy cele biznesowe są osiągane, czy nie. To może być bardzo pomocne i nie jest trudne do zrozumienia.

Dowiedzmy się wszystkiego o tym, jak analiza luk może pomóc Twojej firmie.

Co to jest analiza luk?

Analiza luk to proces, którego kierownik projektu często używa do porównywania bieżącej wydajności z przyszłą oczekiwaną wydajnością. Jest to formalne studium tego, jak firma działa obecnie i gdzie planuje się udać w najbliższej przyszłości.

Każda firma dużo na tym zyskuje, niezależnie od tego, czy firma spełnia oczekiwania, czy dobrze wykorzystuje swoje zasoby. Istnieje wiele perspektyw, które można analizować, od biznesu do biznesu, zarządzania produktami, technologii informacyjnej i wielu innych.

Korzystanie z szablonu analizy luk oznacza, że ​​rozumiemy, na jakim etapie obecnie znajduje się firma, a także jej bieżącą działalność. Jest to ważne, zwłaszcza gdy stawka jest bardzo wysoka, można to przeprowadzić tylko wtedy, gdy chcesz wiedzieć, jak postępuje projekt. Niewiele czynników wpływających na tę wydajność obejmuje inwestycje kapitałowe, planowanie zasobów, technologię itp.

Analiza luk identyfikuje luki między zoptymalizowaną alokacją a integracją zasobów z obecnym poziomem alokacji. Robiąc takie rzeczy, ostatecznie buduje się bramę do poprawy i sukcesu. Dane w czasie rzeczywistym pomogą ci zrozumieć twoje luki i pomogą poprawić postęp twojego projektu.

Jak przeprowadzić analizę luk?

Dokonując analizy luk musisz zadać sobie kilka pytań, gdzie aktualnie jesteś, gdzie chcesz być i jak zamierzasz tam dotrzeć? Nie ma szybkiej porcji do uzyskania ulepszeń, ale mapa drogowa zwiększająca postęp.

Przyjrzyjmy się czterem podstawowym krokom, które musisz wykonać, przeprowadzając analizę luk.

1. Zidentyfikuj obecny stan

Pierwszym krokiem jest zrozumienie, gdzie obecnie stoisz. Wzrost wykorzystania danych pomaga organizacjom określić, jak sobie radzą. Możesz uzyskać te dane z różnych działów, w tym sprzedaży, marketingu, finansów itp. i śledzić je, aby zrozumieć swoją obecną pozycję.

Zbierz wszystkie informacje jakościowe i ilościowe, takie jak interpretacje Twojego zespołu i metodologie. Pomaga to wygenerować określone punkty danych, aby ocenić swoją pozycję i wydajność. Identyfikacja obecnego stanu pomaga stworzyć bardziej realistyczny plan działania.

Możesz także sprawdzić, czy w wyznaczonym obszarze dokonuje się postęp, zidentyfikować lukę lub lukę i odpowiednio zmienić kierunek. Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, zacznij od zebrania wszelkich danych, które możesz, ponieważ im więcej zbierzesz, tym ostrzejszy staje się obraz twojego obecnego stanu.

2. Zidentyfikuj swój przyszły cel podróży

Głównym celem analizy luk jest określenie, dokąd chcesz się udać i dostosowanie bieżących działań do tego celu. Jako lider projektu musisz znaleźć cele, które Twoja firma stara się osiągnąć. Wyznaczanie celów pomaga nadać firmie orientację i kierunek, w którym chce podążać.

Aby się tam dostać, musisz wiedzieć o swoim obecnym stanie w rozsądnych ramach czasowych, aby dotrzeć stąd do celu, który sobie wyznaczyłeś. Przyszły cel to jedna z najlepszych rzeczy, jakie możesz ustawić dla organizacji. Aby to osiągnąć, trzeba włożyć sporo wysiłku.

Kiedy przeprowadzasz analizę luk w swoim planie strategicznym, sprawdź wszystkie istotne szczegóły, najlepszym miejscem jest przyjrzenie się celom planu. Cele te mogą wahać się od dwóch do pięciu lat. Nawet po najmniejszych kamieniach milowych zadaj sobie pytanie, gdzie jesteś teraz w porównaniu z poprzednim miesiącem i wróć do zebranych danych.

3. Zidentyfikuj luki

Kiedy już wiesz, dokąd zmierzasz i od czego zacząłeś, luka i przestrzeń między tymi dwoma punktami stają się częścią egzekucji. Jest to przepaść między tymi dwiema częściami, którą musisz pokonać, aby dotrzeć do celu. Musisz dowiedzieć się, dlaczego istnieje luka i musisz być bardzo konkretny. Nie okłamuj się.

Zagłęb się w te dwa obszary, a zrozumiesz, dlaczego w pierwszej kolejności doszło do luki. Jeśli sprzedaż kwartalna jest o 20 000 sztuk niższa niż początkowo planowałeś, ustal, dlaczego tak się stało? Czy masz problemy z pracownikami? Czy Twój produkt/usługa działa dobrze? Czy są problemy z jakością? Zadaj sobie te pytania, które dotyczą Twojej firmy i szczerze na nie odpowiedz.

4. Określ, w jaki sposób zlikwidujesz tę lukę

Po zrozumieniu istniejących luk następnym krokiem powinna być analiza różnic między tymi przestrzeniami. Wdrożyłeś należytą staranność, ale teraz jest czas na działanie. Zidentyfikowałeś, że jest luka? Świetny. Czas to zamknąć.

Ważne jest, aby zrozumieć, dlaczego tak się dzieje i co musisz zrobić, aby zbliżyć się do przyszłego celu i celów. Zdecyduj, jakie czynniki musisz zmienić i przygotuj niezbędne do tego kroki. Utwórz datę początkową i końcową dla każdego kroku oraz termin, w którym chcesz usunąć luki. Rozważ również koszt wdrożenia każdego kroku, ponieważ możesz nie mieć zasobów, aby to osiągnąć.

Terminy są ważne, ponieważ jeśli ich nie masz, zostaną przeoczone lub zignorowane. Po całej ciężkiej pracy nie zaniedbuj kontynuacji. Śledź wszystkie wprowadzane ulepszenia dzięki analizie luk. Pamiętaj, aby nie zamykać wszystkich luk na raz, nie obciążaj zbytnio organizacji, która się zepsuje.

Jak może Ci pomóc analiza luki?

Głównym celem analizy luk jest kontrola i zrozumienie różnych aspektów projektu z danymi. Oto kilka powodów, dla których jest to ważne i jak może pomóc w organizacji:

• Analiza luk pomaga znaleźć luki lub przyszłe niedociągnięcia w Twojej organizacji. Ułatwia ich ilościowe określenie lub identyfikację na dłuższą metę. Pomaga również w dokonywaniu dalszych ulepszeń.
• Analiza luk zwiększa skuteczność i wydajność Twojej firmy. Podkreśli wszystko, co się dzieje. Po zakończeniu identyfikacji możesz skierować swoje zasoby na bardziej istotne kroki.
• Możesz użyć analizy luk, aby porównać obecne działania z przyszłymi celami. Znajomość szczegółów dotyczących wyników każdej z twoich czynności jest ważna, aby zrozumieć przyszły rozwój.
• Korzystanie z procedury analizy luk pomaga uzyskać przegląd całej organizacji i jej funkcji. Pomaga to kierownikom projektów określić, czy firma ma wystarczające zasoby, aby spełnić swoją misję.
• Analiza luk pokazuje również, że będziesz mieć więcej danych i spostrzeżeń, jak robić lepiej. Na przykład, gdy jest używany w produkcji, może pomóc w zarządzaniu zasobami kosztów.

Co się dzieje po analizie luk?

Teraz, gdy musiałeś wyjść z analizy luk z dobrymi pomysłami, zidentyfikowałeś swoje luki w wydajności i jak możesz je wygodnie rozwiązać. Jednak pomysły są niczym bez realizacji. Kontynuacja tych pomysłów jest znacznie trudniejsza, niż ludzie się spodziewają, zwłaszcza gdy nie mają solidnego sposobu mierzenia postępów i zarządzania nimi w czasie.

Nigdy nie wychodź poza etap tworzenia pomysłów, pełna analiza luk zawiera również przyszłe kroki, traktuj je jako praktyczne kroki w celu wykonania pracy. Oto, co dzieje się po analizie luk.

Pierwszy krok: Wybierz ramy, które pomogą uporządkować Twoje plany.

Gdy analiza luk zidentyfikuje problematyczny obszar, ramy pomogą Ci je zmapować. Ramy pomagają podsumować najważniejsze punkty twojego planu i pomagają utrzymać porządek. Pomaga organizacjom wizualizować, dlaczego robią, co robią, a zwłaszcza wszystkie działania zmierzające do określonego celu.

Drugi krok: Zaprojektuj swoje ramy z celami, celami i projektami zidentyfikowanymi w analizie luk

Zacznij uzupełniać luki w swoim frameworku informacjami, z których część zostanie określona w analizie luk.

• Cele – W drugim kroku analizy luk musisz określić i zaznaczyć, gdzie chciałbyś być pod względem wydajności. Nazywa się to obiektywnie twoimi celami.
• Cele – Cele są często wskaźnikami, które sygnalizują, jak dobrze osiągasz te cele, musisz wybrać jeden lub dwa takie cele dla każdego z celów.
• Projekty – Często określane jako „inicjatywy”, projekty są zwykle planem działania, który musisz opracować, aby osiągnąć wszystkie te plany. Ostatni krok skupia się na rozwiązaniach mających na celu wypełnienie luki, te rozwiązania ostatecznie staną się projektami, których się podejmujesz. Większość organizacji wdraża jedną lub dwie inicjatywy dla każdego wybranego celu.

Krok trzeci: wprowadź swój plan w życie i śledź swoje postępy

Po pierwszych dwóch krokach nadszedł czas, aby uruchomić swój plan i okresowo oceniać, jak się sprawy mają. Upewnij się, że przydzieliłeś wszystkie wymagane zasoby do realizacji planu i przekaż go wszystkim w swojej organizacji.

Jak mówią, połowa rozwiązania leży w szczegółach. Śledzenie wyników może być skomplikowanym zadaniem, dlatego musisz znaleźć sposób na zarządzanie procesem realizacji strategii. Większość organizacji używa oprogramowania do zarządzania wydajnością, takiego jak nTask, do monitorowania postępów w realizacji celu. Narzędzie do zarządzania wydajnością pomaga firmom śledzić liczbę wskaźników związanych z projektami strategicznymi, aby utrzymać ich działalność w dłuższej perspektywie.

Jakie są korzyści z korzystania z systemu zarządzania wydajnością?

Istnieje wiele solidnych powodów, dla których organizacje muszą posiadać system zarządzania wydajnością wraz z analizą luk. Przyjrzyjmy się kilku z nich,

• Większa spójność — wybór pracowników, przeniesienie i awans lub działanie staje się bardziej spójne.
• Wpływ na organizację – Gdy organizacja stanie się skoncentrowana na celach, zostanie osiągniętych więcej kamieni milowych. W ten sposób przyczyniając się do większego sukcesu i zysków.
• Motywacja — wszyscy pracownicy organizacji mogą być bardziej zmotywowani, wskaźniki oparte na wynikach pomogą zidentyfikować najlepszych pracowników i odpowiednio ich wynagrodzić.

Ożyw swoją procedurę analizy luk

Analiza luk jest dobrą praktyką, jednak musi jej towarzyszyć rzeczywisty plan poprawy. Cały dalszy postęp polega na dodatkowej pracy i celach, które z czasem zostaną zrealizowane. Śledzenie jest częścią tej przyrostowej pracy, nie tylko pokazuje, jak dobrze sobie radzisz, ale także pokazuje, czy podejmujesz właściwą decyzję.

Jeśli Twoje projekty są realizowane w odpowiednim tempie, to niesamowite, ale jeśli tak nie jest, być może będziesz musiał najpierw ocenić, czy podejmujesz właściwe kroki, czy nie.