Systemy zarządzania dokumentami – jak działają i jakie są korzyści?

Jest ^XXI wiek i króluje informacja. Organizacje na całym świecie polegają na ogromnych ilościach dokumentów od swoich interesariuszy, pracowników i wszystkich innych zasobów związanych z firmą, aby mieć pewność, że ich działalność działa sprawnie i nie ma luk w informacjach.

Mimo że wiele firm na całym świecie przysięga i odchodzi od papieru, nadal istnieje wiele organizacji, które polegają na tworzeniu, otrzymywaniu i udostępnianiu informacji.

Musisz zrozumieć, że tworzenie i kompilowanie gór informacji w postaci dokumentów jest stosunkowo łatwe.

Problem pojawia się, gdy chodzi o ich przechowywanie i organizowanie, aby były łatwo dostępne dla każdego, kto w przyszłości ich zechce, co jest stosunkowo skomplikowane.

Dlatego w tym artykule porozmawiamy o systemach zarządzania dokumentami, o tym, jak firmy mogą je wykorzystać na swoją korzyść i jak faktycznie te systemy zarządzania dokumentami działają w paradygmacie organizacyjnym.

Co to jest zarządzanie dokumentami?

Kiedy mówimy o zarządzaniu dokumentami, mówimy o tym, jak różne firmy lub osoby na całym świecie używają, przechowują i zarządzają różnymi dokumentami do użytku biznesowego lub osobistego.

Upewniają się, że te dokumenty są dobrze załatwione, w przeciwnym razie będzie wiele problemów, gdy będą potrzebować tych informacji, a ich nigdzie nie można znaleźć.

Te dokumenty mogą być plikami PDF, wideo, klipami audio, różnego rodzaju obrazami, arkuszami kalkulacyjnymi, a nawet pakietami kodu związanymi z oprogramowaniem itp.

Należy zauważyć, że obecnie na rynku dostępnych jest wiele różnych form systemów zarządzania dokumentami.

Niektóre z tych systemów zarządzania dokumentami koncentrują się na plikach cyfrowych do ich przechowywania i na szyfrowaniu cyfrowym.

Podczas gdy niektóre inne systemy zarządzania dokumentami w spektrum koncentrują się na przechowywaniu w nich fizycznych dokumentów, a nawet na przechowywaniu kombinacji fizycznych lub cyfrowych kopii tych samych informacji.

Systemy zarządzania dokumentami zawsze będą stanowić źródło prawdy dla osoby przechowującej informacje. Jeśli kiedyś coś złego stanie się z firmą i ludzie będą chcieli odpowiedzi, będą wiedzieć, kogo szukać w zakresie informacji i archiwów firmy.

Dlatego powinieneś upewnić się, że masz systemy zarządzania dokumentami, które spełniają Twoje potrzeby i wymagania, kiedy i gdzie się pojawią.

Kolejną ważną rzeczą, którą musisz zrozumieć, jest to, że kiedy zaczniesz korzystać z systemu zarządzania dokumentami, pomoże ci to w dużym stopniu uprościć proces zarządzania cyklem życia dokumentów, aby łatwo zrozumieć proces i nie grzebać w nim.

Korzystając z tych systemów zarządzania dokumentami, możesz łatwo skonfigurować różne zautomatyzowane przepływy pracy dla swoich dokumentów, różne procesy zarządzania nowymi i istniejącymi danymi oraz aktualizować dokumenty w miarę ich pojawiania się i odchodzenia.

Te systemy zarządzania dokumentami pomagają również w utrzymaniu,

• Sprawność systemów i przepływów pracy związanych z dokumentami
• Poufność lub prywatność ze wszystkimi partnerami, klientami i zespołami zaangażowanymi w daną firmę
• Zgodność ze wszystkimi organami regulacyjnymi związanymi z firmą oraz ze standardami branżowymi, których firma musi przestrzegać

Jak działa system zarządzania dokumentami?

System zarządzania dokumentami organizuje wszystkie różne dokumenty, które przechowujesz w swoim interfejsie na wiele różnych sposobów. Oto różne sposoby organizowania dokumentów:

• Typ danych
• Priorytetowy poziom
• Poziom bezpieczeństwa
• Typ pliku

Kiedy powstają nowe dokumenty, którymi Ty lub Twoja firma próbujecie zarządzać, są one przechowywane bardzo starannie, aby informacje zostały zapisane, a następnie przeniesione do głównej bazy danych, gdzie mogą być przechowywane bezterminowo.

System zarządzania dokumentami, który próbujesz zastosować, może automatycznie dodawać więcej informacji do samego pliku, np. etykiety, znaczniki wewnętrzne i metadane. Mimo to musisz uważnie się temu przyjrzeć i starannie wybrać system, aby wykonać swoją pracę.

Należy również pamiętać, że systemy zarządzania dokumentami dostępne obecnie na rynku mogą przechowywać i sortować nowy dokument w oparciu o reguły, które mogłeś wcześniej ustawić dla innych dokumentów obsługiwanych za pomocą tego samego systemu.

Cel planu działania w zakresie zarządzania dokumentami

Rozpoczynając wdrażanie nowego systemu zarządzania dokumentami dla swojej firmy lub siebie, a nawet jeśli aktualizujesz istniejący system zarządzania dokumentami, powinieneś zaplanować, jak powinien przebiegać proces w odniesieniu do całego procesu zarządzania dokumentami.

Chcesz to zrobić, ponieważ chcesz mieć jasność co do wszystkiego, co dotyczy informacji, w tym sposobu ich dodawania, przechowywania, organizowania i pobierania przez zainteresowane strony.

Jeśli zajmujesz stanowisko kierownicze, upewnij się, że wszyscy w Twoim zespole wiedzą o procesie zarządzania dokumentami, który próbujesz wyegzekwować.

Kiedy podzielisz się tymi informacjami z resztą gangu, będą oni znać wszystkie zasady i wytyczne, których muszą przestrzegać w ramach programu.

Twój plan działania powinien zawierać informacje o zarządzaniu istniejącymi dokumentami lub tworzeniu od podstaw, jeśli są to fizyczne lub cyfrowe kopie obu.

Jeszcze jedną rzeczą, której prawdopodobnie powinieneś się upewnić, jest przetestowanie swojego planu działania dotyczącego zarządzania dokumentami na małą skalę, aby po wprowadzeniu go do całej struktury organizacyjnej nie pojawiły się żadne problemy.

Repozytorium dokumentów

Repozytorium dokumentów to kluczowa część całego systemu zarządzania dokumentami, z którą powinieneś być dokładnie zaznajomiony. Głównym celem repozytorium dokumentów jest przechowywanie dokumentów, ale musisz postrzegać je jako coś więcej niż zwykłą szafkę na dokumenty.

Repozytoria te zabezpieczają dostęp do wszystkich dokumentów, które firma próbuje wewnętrznie ograniczyć. Robią to, udostępniając kilka poziomów uprawnień do bazy danych, która jest odpowiedzialna za odpowiednie przypisanie różnych uprawnień do różnych pracowników zgodnie z ich poziomem wynagrodzenia.

Może się to wydawać nieco niesprawiedliwe, ale repozytoria dokumentów ratują życie z menedżerskiego punktu widzenia. Głównie dlatego, że te repozytoria pomagają zminimalizować wszelkie sprzeczne dane podczas pracy zespołu i mogą pozwolić sobie na coś, czego nie widzą ich oczy.

Te repozytoria dokumentów zapewniają również, że baza danych dokumentów jest automatycznie czyszczona i aktualizowana, zapewniając jednocześnie brak nadmiarowości i zduplikowanych wpisów w bazie danych.

Korzyści z systemów zarządzania dokumentami

Ponieważ wartość rynkowa wszystkich różnych systemów zarządzania dokumentami szacowana jest na 6,78 mld USD do 2023 r., uważamy, że dobrym pomysłem jest poinformowanie Cię o wszystkich różnych korzyściach, jakie możesz uzyskać dzięki swoim systemom zarządzania dokumentami.

• Jedną z najlepszych rzeczy w systemach zarządzania dokumentami jest to, że mają niesamowicie ulepszone protokoły bezpieczeństwa, które zabezpieczają Twoje dane. Oznacza to, że wszystkie informacje lub dokumenty, które wchodzą lub opuszczają Twoją organizację, są bezpiecznie przechowywane w scentralizowanej bazie danych, gdzie są łatwo dostępne dla wszystkich różnych interesariuszy, którzy próbują zobaczyć te informacje
• Drugą zaletą systemów zarządzania dokumentami jest to, że inżynierowie, którzy tworzą te systemy, mają niesamowitą funkcję wyszukiwania, aby upewnić się, że każda osoba, która chce uzyskać dostęp do bazy danych i chce zobaczyć określoną informację związaną z firmy, mogą to łatwo zrobić, wpisując żądane słowo kluczowe i poczekaj kilka sekund na wyświetlenie wyników
• Kolejną świetną rzeczą w systemach zarządzania dokumentami jest to, że każdy ma dostęp do najnowszych informacji, które publikuje firma. Oznacza to, że systemy zarządzania dokumentami, które są na rynku, zapewniają pewien poziom lepszej współpracy i pracy zespołowej między członkami zespołu, aby nie było luk, jeśli chodzi o informacje o firmie lub wykonywanej przez nich pracy dla firmy
• Systemy zarządzania dokumentami zapewniają również, że dokument, którym próbują zarządzać, ma swoją historię bezpiecznie przechowywaną. Ta historia pomaga upewnić się, że dokument jest autentyczny, a informacje przechowywane w dokumencie nie zostały naruszone. Jest to niezwykle ważne dla firm, ponieważ ta udokumentowana historia jest często wykorzystywana w branżowych praktykach zgodności oraz gdy firmy są na stoisku podczas audytu.
• Jedną z najlepszych rzeczy w systemach zarządzania dokumentami jest to, że zapewniają rosnący poziom wydajności wśród członków zespołu firmy. Ten wzrost produktywności wynika z tego, że pracownicy pracujący razem nie marnują czasu na wyszukiwanie informacji związanych z ich pracą w segregatorach lub zadawanie pytań innym osobom. Jednocześnie mogą łatwo uruchomić system zarządzania dokumentami i uzyskać to, czego chcą w ciągu kilku sekund.

Wniosek

To był nasz przewodnik po systemach zarządzania dokumentami, czym one są, jak działają i jakie korzyści możesz uzyskać, zatrudniając jeden dla siebie i swojego zespołu. Jeśli uważasz, że coś powinno zostać dodane do tego przewodnika, daj nam znać.