Systèmes de gestion de documents - Comment fonctionnent-ils et quels sont les avantages ?

Nous sommes au 21 ^e siècle et l'information est reine. Les organisations du monde entier s'appuient sur des quantités massives de documents provenant de leurs parties prenantes, de leurs employés et de toutes les autres ressources associées à l'entreprise pour s'assurer que leurs activités fonctionnent correctement et qu'il n'y a pas de lacunes dans les informations.

Même si de nombreuses entreprises à travers le monde s'engagent et s'éloignent du papier, il existe encore de nombreuses organisations qui comptent sur la création, la réception et le partage d'informations.

Vous devez comprendre qu'il est relativement facile de créer et de compiler des montagnes d'informations sous forme de documents.

Le problème se pose lorsqu'il s'agit de les stocker et de les organiser pour qu'ils soient facilement accessibles à quiconque dans le futur qui les souhaite, ce qui est relativement compliqué.

C'est pourquoi, dans cet article, nous parlerons des systèmes de gestion de documents, de la manière dont les entreprises peuvent les utiliser à leur avantage et de la manière dont ces systèmes de gestion de documents fonctionnent réellement dans le paradigme organisationnel.

Qu'est-ce que la gestion documentaire ?

Lorsque nous parlons de gestion de documents, nous parlons de la manière dont différentes entreprises ou individus dans le monde utilisent, stockent et gèrent différents documents pour leur usage professionnel ou personnel.

Ils s'assurent que ces documents sont bien pris en charge, sinon il y aura beaucoup de problèmes plus tard lorsqu'ils auront besoin de ces informations, et elles sont introuvables.

Ces documents en question peuvent être des PDF, des vidéos, des clips audio, des images de différentes sortes, des feuilles de calcul et même des packages de code liés à des logiciels, etc.

Vous devez noter qu'il existe actuellement de nombreuses formes différentes de systèmes de gestion de documents sur le marché.

Certains de ces systèmes de gestion de documents se concentrent sur les fichiers numériques pour les stocker et les chiffrer numériquement.

Alors que certains des autres systèmes de gestion de documents du spectre se concentrent sur le stockage des documents physiques à l'intérieur ou même sur le stockage d'une combinaison de copies physiques ou numériques des mêmes informations.

Les systèmes de gestion de documents agiront toujours comme une source de vérité pour le gardien de l'information. Si quelque chose de grave arrive un jour à l'entreprise et que les gens veulent des réponses, ils sauront à qui s'adresser en ce qui concerne les informations et les archives de l'entreprise.

Vous devez donc vous assurer que vous disposez des systèmes de gestion de documents qui répondent à vos besoins et exigences quand et où ils se présentent.

Une autre chose importante que vous devez comprendre est que lorsque vous commencez à utiliser un système de gestion de documents, cela vous aidera à simplifier dans une large mesure le processus de gestion du cycle de vie des documents pour comprendre facilement le processus et ne pas tâtonner avec.

À l'aide de ces systèmes de gestion de documents, vous pouvez facilement configurer différents flux de travail automatisés pour vos documents, différents processus pour gérer les données nouvelles et existantes, et mettre à jour les documents au fur et à mesure qu'ils arrivent et disparaissent.

Ces systèmes de gestion de documents aident également à maintenir,

• L'efficacité des systèmes et des workflows associés aux documents
• Confidentialité ou vie privée avec tous les partenaires, clients et équipes impliqués dans l'entreprise en question
• Conformité avec toutes les autorités réglementaires liées à l'entreprise et avec les normes de l'industrie auxquelles l'entreprise doit se conformer

Comment fonctionne un système de gestion de documents ?

Un système de gestion de documents organise tous les différents documents que vous avez stockés dans son interface de différentes manières. Ces différentes manières d'organiser vos documents sont les suivantes :

• Type de données
• Niveau de priorité
• Niveau de sécurité
• Type de fichier

Lorsque les nouveaux documents que vous ou votre entreprise essayez de gérer sont créés, ils sont stockés très soigneusement afin que les informations soient stockées puis transférées dans la base de données principale, où elles peuvent être stockées indéfiniment.

Le système de gestion de documents que vous essayez d'utiliser peut automatiquement ajouter plus d'informations au fichier lui-même, par exemple, des étiquettes, des balises internes et des métadonnées. Pourtant, vous devez l'examiner attentivement et choisir le système avec soin pour faire votre travail.

Vous devez également noter que les systèmes de gestion de documents actuellement sur le marché peuvent stocker et trier le nouveau document en fonction des règles que vous avez éventuellement définies précédemment pour tout autre document que vous avez géré à l'aide du même système.

Objectif d'un plan d'action pour la gestion des documents

Lorsque vous commencez à mettre en œuvre un nouveau système de gestion de documents pour votre entreprise ou pour vous-même, ou même si vous mettez à jour un système de gestion de documents existant, vous devez planifier le déroulement du processus concernant l'ensemble du processus de gestion de documents.

Vous voulez faire cela parce que vous voulez être clair sur tout ce qui concerne les informations, y compris la façon dont elles sont ajoutées, stockées, organisées et récupérées par les parties concernées.

Si vous occupez un poste de direction, vous devez vous assurer que tous les membres de votre équipe connaissent le processus de gestion des documents que vous essayez d'appliquer.

Lorsque vous partagez ces informations avec le reste du gang, ils connaissent toutes les règles et directives qu'ils doivent suivre pour avancer dans le programme.

Votre plan d'action doit inclure des informations sur la gestion des documents existants ou sur leur création à partir de zéro s'il s'agit de copies physiques ou numériques des deux.

Une autre chose dont vous devriez probablement vous assurer est de tester votre plan d'action de gestion de documents à petite échelle afin que lorsque vous le mettez en place sur l'ensemble de la structure organisationnelle, vous n'ayez aucun problème.

Référentiel de documents

Un référentiel de documents est un élément crucial du système global de gestion de documents que vous devez bien connaître. L'objectif principal du référentiel de documents est de stocker des documents, mais vous devez le voir comme plus qu'un simple classeur.

Ces référentiels sécurisent l'accès à tous les documents que l'entreprise tente de restreindre en interne. Pour ce faire, ils fournissent plusieurs niveaux d'autorisation à la base de données chargée d'attribuer de manière appropriée différentes autorisations à différents employés en fonction de leur niveau de rémunération.

Cela peut sembler un peu injuste, mais les référentiels de documents sont une bouée de sauvetage d'un point de vue managérial. Principalement parce que ces référentiels aident à minimiser les données contradictoires pendant que l'équipe travaille et peuvent se livrer à quelque chose qui n'est pas à leurs yeux.

Ces référentiels de documents garantissent également que votre base de données de documents est automatiquement nettoyée et mise à jour tout en garantissant l'absence de redondances et d'entrées en double dans la base de données.

Avantages des systèmes de gestion de documents

Comme la valeur marchande de tous les différents systèmes de gestion de documents est estimée à 6,78 milliards de dollars d'ici 2023, nous pensons que c'est une bonne idée de vous informer de tous les différents avantages que vous pouvez tirer de vos systèmes de gestion de documents.

• L'une des meilleures choses à propos des systèmes de gestion de documents est qu'ils disposent de protocoles de sécurité étonnamment améliorés pour sécuriser vos données. Cela signifie que toutes les informations ou les documents qui entrent ou sortent de votre organisation sont stockés en toute sécurité dans une base de données centralisée, où ils sont facilement accessibles à toutes les différentes parties prenantes qui tentent de voir ces informations.
• Le deuxième avantage des systèmes de gestion de documents est qu'il existe une fonctionnalité de recherche incroyable intégrée par les ingénieurs qui créent ces systèmes pour s'assurer que chaque personne qui souhaite accéder à la base de données et souhaite voir une information spécifique liée à la entreprise, ils peuvent facilement le faire en tapant le mot-clé souhaité et en attendant quelques secondes pour que les résultats s'affichent
• Un autre avantage des systèmes de gestion de documents est que tout le monde peut voir les informations les plus récentes publiées par l'entreprise. Cela signifie que les systèmes de gestion de documents qui sont sur le marché garantissent un certain niveau de collaboration et de travail d'équipe améliorés entre les membres de l'équipe afin qu'il n'y ait pas de lacunes en ce qui concerne les informations sur l'entreprise ou le travail qu'ils effectuent. pour la compagnie
• Les systèmes de gestion de documents garantissent également que l'historique du document qu'ils tentent de gérer est stocké en toute sécurité. Cet historique permet de s'assurer que le document est authentique et que les informations stockées dans le document n'ont pas été falsifiées. Ceci est d'une importance cruciale pour les entreprises, car cet historique documenté est souvent utilisé dans les pratiques de conformité de l'industrie et lorsque les entreprises sont à la barre pendant qu'elles sont auditées.
• L'une des meilleures choses à propos des systèmes de gestion de documents est qu'ils garantissent un niveau de productivité croissant parmi les membres de l'équipe de l'entreprise. Cette augmentation de la productivité est due au fait que les employés qui travaillent ensemble ne perdent pas leur temps à trouver des informations liées à leur travail dans des classeurs ou à demander à d'autres personnes. En même temps, ils peuvent facilement lancer le système de gestion de documents et obtenir ce qu'ils veulent en quelques secondes.

Conclusion

C'était notre guide sur les systèmes de gestion de documents, ce qu'ils sont, comment ils fonctionnent et quels avantages vous pouvez gagner en en utilisant un pour vous et votre équipe. Si vous pensez que quelque chose devrait être ajouté à ce guide, faites-le nous savoir.