Sistem Manajemen Dokumen – Bagaimana Cara Kerjanya dan Apa Manfaatnya?

Ini adalah abad ke ^- 21, dan informasi adalah raja. Organisasi di seluruh dunia bergantung pada sejumlah besar dokumen dari pemangku kepentingan, karyawan, dan semua sumber daya lain yang terkait dengan perusahaan untuk memastikan bahwa bisnis mereka berjalan dengan lancar dan tidak ada kesenjangan informasi.

Meskipun banyak perusahaan di seluruh dunia bersumpah dan menjauh dari kertas, masih banyak organisasi yang mengandalkan penciptaan, penerimaan, dan berbagi informasi.

Perlu Anda pahami bahwa membuat dan menyusun segudang informasi dalam bentuk dokumen relatif mudah.

Masalah muncul ketika harus menyimpan dan mengaturnya agar mudah diakses oleh siapa saja di masa depan yang menginginkannya, yang relatif rumit.

Inilah sebabnya, dalam artikel ini, kita akan berbicara tentang sistem manajemen dokumen, bagaimana perusahaan dapat menggunakannya untuk keuntungan mereka, dan bagaimana sebenarnya sistem manajemen dokumen ini bekerja dalam paradigma organisasi.

Apa itu Manajemen Dokumen?

Ketika kita berbicara tentang manajemen dokumen, kita berbicara tentang bagaimana berbagai perusahaan atau individu di seluruh dunia menggunakan, menyimpan, dan mengelola dokumen yang berbeda untuk bisnis atau penggunaan pribadi mereka.

Mereka memastikan bahwa dokumen-dokumen ini dirawat dengan baik, jika tidak, akan ada banyak masalah di jalan ketika mereka membutuhkan informasi itu, dan itu tidak dapat ditemukan di mana pun.

Dokumen-dokumen yang dimaksud dapat berupa PDF, video, klip audio, gambar dari berbagai jenis, spreadsheet, dan bahkan paket kode yang terkait dengan perangkat lunak, dll.

Anda harus mencatat bahwa ada banyak bentuk sistem manajemen dokumen yang berbeda di pasaran saat ini.

Beberapa dari sistem manajemen dokumen ini fokus pada file digital untuk menyimpannya dan memakai enkripsi digital.

Sementara beberapa sistem manajemen dokumen lain pada spektrum fokus pada penyimpanan dokumen fisik di dalamnya atau bahkan menyimpan kombinasi salinan fisik atau digital dari informasi yang sama.

Sistem manajemen dokumen akan selalu bertindak sebagai sumber kebenaran bagi penjaga keamanan informasi. Jika sesuatu yang buruk terjadi pada perusahaan suatu hari nanti dan orang-orang menginginkan jawaban, mereka akan tahu siapa yang harus dicari mengenai informasi dan arsip perusahaan.

Jadi, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki sistem manajemen dokumen yang memenuhi kebutuhan dan persyaratan Anda kapan dan di mana mereka muncul.

Hal penting lainnya yang perlu Anda pahami adalah bahwa ketika Anda mulai menggunakan sistem manajemen dokumen, ini akan membantu Anda menyederhanakan sebagian besar proses manajemen siklus hidup dokumen untuk dengan mudah memahami proses dan tidak meraba-raba dengannya.

Dengan menggunakan sistem manajemen dokumen ini, Anda dapat dengan mudah mengatur alur kerja otomatis yang berbeda untuk dokumen Anda, proses yang berbeda untuk mengelola data baru dan yang sudah ada, dan memperbarui dokumen saat datang dan pergi.

Sistem manajemen dokumen ini juga membantu dalam memelihara,

• Efisiensi sistem dan alur kerja yang terkait dengan dokumen
• Kerahasiaan atau privasi dengan semua mitra, pelanggan, dan tim yang terlibat dengan perusahaan yang bersangkutan
• Kepatuhan terhadap semua otoritas pengatur yang terkait dengan perusahaan dan dengan standar industri yang harus dipatuhi perusahaan

Bagaimana cara kerja Sistem Manajemen Dokumen?

Sistem manajemen dokumen mengatur semua dokumen berbeda yang telah Anda simpan di antarmukanya dengan berbagai cara. Berbagai cara untuk mengatur dokumen Anda adalah sebagai berikut:

• Tipe data
• Tingkat prioritas
• Tingkat keamanan
• Jenis berkas

Ketika dokumen baru yang Anda atau perusahaan Anda coba kelola dibuat, mereka disimpan dengan sangat hati-hati sehingga informasi disimpan dan kemudian dipindahkan ke database utama, di mana mereka dapat disimpan tanpa batas waktu.

Sistem manajemen dokumen yang Anda coba gunakan mungkin secara otomatis menambahkan lebih banyak informasi ke file itu sendiri, misalnya, label, tag internal, dan metadata. Namun, Anda harus hati-hati melihat ke dalamnya dan memilih sistem dengan hati-hati untuk menyelesaikan pekerjaan Anda.

Anda juga harus mencatat bahwa sistem manajemen dokumen di pasar saat ini dapat menyimpan dan mengurutkan dokumen baru berdasarkan aturan yang mungkin telah Anda tetapkan sebelumnya untuk dokumen lain yang Anda tangani menggunakan sistem yang sama.

Tujuan Rencana Aksi Untuk Manajemen Dokumen

Ketika Anda mulai menerapkan sistem manajemen dokumen baru untuk perusahaan Anda atau diri Anda sendiri, atau bahkan jika Anda memperbarui sistem manajemen dokumen yang ada, Anda harus merencanakan bagaimana proses harus mengalir mengenai seluruh proses manajemen dokumen.

Anda ingin melakukan ini karena Anda ingin menjadi jelas tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan informasi, termasuk bagaimana informasi itu ditambahkan, disimpan, diatur, dan diambil oleh pihak terkait.

Jika Anda berada di posisi manajerial, Anda harus memastikan bahwa semua orang di tim Anda tahu tentang proses manajemen dokumen yang Anda coba terapkan.

Ketika Anda membagikan informasi itu dengan anggota geng lainnya, mereka akan mengetahui semua aturan dan pedoman yang harus mereka ikuti untuk maju dalam program ini.

Rencana tindakan Anda harus mencakup informasi tentang mengelola dokumen yang ada atau dibuat dari awal jika keduanya merupakan salinan fisik atau digital dari keduanya.

Satu hal lain yang mungkin harus Anda pastikan adalah untuk menguji rencana tindakan pengelolaan dokumen Anda dalam skala kecil sehingga ketika Anda menggulungnya ke seluruh struktur organisasi, Anda tidak mendapatkan masalah.

Gudang Dokumen

Repositori dokumen adalah bagian penting dari keseluruhan sistem manajemen dokumen yang harus Anda ketahui secara menyeluruh. Tujuan utama dari penyimpanan dokumen adalah menyimpan dokumen, tetapi Anda harus melihatnya lebih dari sekadar lemari arsip sederhana.

Repositori ini mengamankan akses ke semua dokumen yang coba dibatasi secara internal oleh perusahaan. Mereka melakukannya dengan memberikan beberapa tingkat izin berjenjang ke database yang bertanggung jawab untuk secara tepat memberikan izin yang berbeda kepada karyawan yang berbeda sesuai dengan tingkat gaji mereka.

Ini mungkin tampak agak tidak adil, tetapi repositori dokumen adalah penyelamat hidup dari sudut pandang manajerial. Terutama karena repositori ini membantu meminimalkan data yang kontradiktif saat tim bekerja dan mungkin menikmati sesuatu yang tidak terlihat oleh mata mereka.

Repositori dokumen ini juga memastikan bahwa database dokumen Anda dibersihkan dan diperbarui secara otomatis sambil juga memastikan tidak ada redundansi dan entri duplikat dalam database.

Manfaat Sistem Manajemen Dokumen

Karena nilai pasar dari semua sistem manajemen dokumen yang berbeda diperkirakan mencapai $6,78 miliar pada tahun 2023, kami pikir adalah ide yang baik untuk memberi tahu Anda tentang semua manfaat berbeda yang dapat Anda peroleh dari sistem manajemen dokumen Anda.

• Salah satu hal terbaik tentang sistem manajemen dokumen adalah bahwa mereka memiliki protokol keamanan yang sangat ditingkatkan untuk mengamankan data Anda. Ini berarti bahwa semua informasi atau dokumen yang masuk atau keluar dari organisasi Anda disimpan dengan aman dalam database terpusat, di mana mereka dapat dengan mudah diakses oleh semua pemangku kepentingan yang berbeda yang mencoba melihat informasi tersebut.
• Manfaat kedua dari sistem manajemen dokumen adalah bahwa ada fungsi pencarian yang luar biasa yang dibangun oleh para insinyur yang membuat sistem ini untuk memastikan bahwa setiap orang yang ingin mengakses database dan ingin melihat bagian tertentu dari informasi yang terkait dengan perusahaan, mereka dapat dengan mudah melakukannya dengan mengetikkan kata kunci yang diinginkan dan menunggu beberapa detik hingga hasilnya muncul
• Hal hebat lainnya tentang sistem manajemen dokumen adalah setiap orang dapat melihat informasi terbaru yang dikeluarkan perusahaan. Ini berarti bahwa sistem manajemen dokumen yang ada di pasar memastikan bahwa ada tingkat tertentu peningkatan kolaborasi dan kerja tim di antara anggota tim sehingga tidak ada kesenjangan dalam hal informasi tentang perusahaan atau pekerjaan yang mereka lakukan. untuk perusahaan
• Sistem manajemen dokumen juga memastikan bahwa dokumen yang mereka coba kelola memiliki riwayatnya disimpan dengan aman. Riwayat ini membantu memastikan bahwa dokumen tersebut asli dan informasi yang disimpan di dalam dokumen tidak dirusak. Ini sangat penting bagi perusahaan, karena riwayat yang terdokumentasi ini sering digunakan dalam praktik kepatuhan industri dan ketika bisnis berdiri saat mereka diaudit.
• Salah satu hal terbaik tentang sistem manajemen dokumen adalah mereka memastikan peningkatan tingkat produktivitas di antara anggota tim perusahaan. Peningkatan produktivitas ini karena karyawan yang bekerja sama tidak membuang waktu untuk mencari informasi terkait pekerjaannya di binder atau bertanya kepada orang lain. Pada saat yang sama, mereka dapat dengan mudah menjalankan sistem manajemen dokumen dan mendapatkan apa yang mereka inginkan dalam hitungan detik.

Kesimpulan

Ini adalah panduan kami untuk sistem manajemen dokumen, apa itu, cara kerjanya, dan manfaat apa yang dapat Anda peroleh dengan menggunakannya untuk diri sendiri dan tim Anda. Jika menurut Anda ada yang perlu ditambahkan ke panduan ini, beri tahu kami.