Sistemi di gestione dei documenti: come funzionano e quali sono i vantaggi?

Siamo nel 21 ^° secolo e l'informazione la fa da padrone. Le organizzazioni di tutto il mondo fanno affidamento su enormi quantità di documenti dai loro stakeholder, dipendenti e tutte le altre risorse associate all'azienda per assicurarsi che la loro attività funzioni senza intoppi e che non vi siano lacune nelle informazioni.

Anche se molte aziende in tutto il mondo stanno giurando e abbandonando la carta, ci sono ancora molte organizzazioni che fanno affidamento sulla creazione, ricezione e condivisione di informazioni.

Devi capire che creare e compilare montagne di informazioni sotto forma di documenti è relativamente facile.

Il problema sorge quando si tratta di archiviarli e organizzarli in modo che siano facilmente accessibili a chiunque in futuro li desideri, il che è relativamente complicato.

Ecco perché, in questo articolo, parleremo dei sistemi di gestione dei documenti, di come le aziende possono utilizzarli a proprio vantaggio e di come funzionano effettivamente questi sistemi di gestione dei documenti nel paradigma organizzativo.

Che cos'è la gestione dei documenti?

Quando parliamo di gestione dei documenti, parliamo di come diverse aziende o individui in tutto il mondo utilizzano, archiviano e gestiscono documenti diversi per il proprio uso aziendale o personale.

Si assicurano che questi documenti siano ben curati, altrimenti ci saranno molti problemi lungo la strada quando avranno bisogno di tali informazioni e non si troveranno da nessuna parte.

Questi documenti in questione possono essere PDF, video, clip audio, immagini di diverso tipo, fogli di calcolo e persino pacchetti di codice relativi a software, ecc.

Dovresti notare che ci sono molte forme diverse di sistemi di gestione dei documenti là fuori sul mercato in questo momento.

Alcuni di questi sistemi di gestione dei documenti si concentrano su file digitali per archiviarli e inserirli nella crittografia digitale.

Mentre alcuni degli altri sistemi di gestione dei documenti dello spettro si concentrano sulla memorizzazione dei documenti fisici al loro interno o addirittura sulla memorizzazione di una combinazione di copie fisiche o digitali delle stesse informazioni.

I sistemi di gestione dei documenti agiranno sempre come una fonte di verità per il custode delle informazioni. Se un giorno accade qualcosa di brutto all'azienda e le persone vogliono risposte, sapranno chi cercare per quanto riguarda le informazioni e gli archivi dell'azienda.

Quindi, dovresti assicurarti di avere i sistemi di gestione dei documenti in atto che soddisfino le tue esigenze e requisiti quando e dove si presentano.

Un'altra cosa importante che devi capire è che quando inizi a utilizzare un sistema di gestione dei documenti, ti aiuterà a semplificare in larga misura il processo di gestione del ciclo di vita dei documenti per comprendere facilmente il processo e non armeggiare con esso.

Utilizzando questi sistemi di gestione dei documenti, puoi impostare facilmente diversi flussi di lavoro automatizzati per i tuoi documenti, diversi processi per gestire dati nuovi ed esistenti e aggiornare i documenti man mano che vanno e vengono.

Questi sistemi di gestione dei documenti aiutano anche a mantenere,

• L'efficienza dei sistemi e dei flussi di lavoro associati ai documenti
• Riservatezza o privacy con tutti i partner, clienti e team coinvolti con l'azienda in questione
• Conformità con tutte le autorità di regolamentazione relative all'azienda e con gli standard del settore a cui l'azienda deve aderire

Come funziona un sistema di gestione dei documenti?

Un sistema di gestione dei documenti organizza tutti i diversi documenti che hai archiviato nella sua interfaccia in molti modi diversi. Questi diversi modi per organizzare i tuoi documenti sono i seguenti:

• Tipo di dati
• Livello di priorità
• Livello di sicurezza
• Tipo di file

Quando i nuovi documenti che tu o la tua azienda state cercando di gestire vengono creati, vengono archiviati con molta attenzione in modo che le informazioni vengano archiviate e quindi spostate nel database principale, dove possono essere archiviate a tempo indeterminato.

Il sistema di gestione dei documenti che stai cercando di utilizzare potrebbe aggiungere automaticamente ulteriori informazioni al file stesso, ad esempio etichette, tag interni e metadati. Tuttavia, devi esaminarlo attentamente e scegliere attentamente il sistema per portare a termine il tuo lavoro.

Dovresti anche notare che i sistemi di gestione dei documenti sul mercato in questo momento possono archiviare e ordinare il nuovo documento in base alle regole che potresti aver impostato in precedenza per qualsiasi altro documento che hai gestito utilizzando lo stesso sistema.

Scopo di un piano d'azione per la gestione dei documenti

Quando inizi a implementare un nuovo sistema di gestione dei documenti per la tua azienda o per te stesso, o anche se stai aggiornando un sistema di gestione dei documenti esistente, dovresti pianificare come dovrebbe scorrere il processo per quanto riguarda l'intero processo di gestione dei documenti.

Vuoi farlo perché vuoi essere chiaro su tutto ciò che riguarda le informazioni, incluso il modo in cui vengono aggiunte, archiviate, organizzate e recuperate dalle parti interessate.

Se ricopri una posizione manageriale, dovresti assicurarti che tutti i membri del tuo team siano a conoscenza del processo di gestione dei documenti che stai cercando di far rispettare.

Quando condividi queste informazioni con il resto della banda, conosceranno tutte le regole e le linee guida che devono seguire per andare avanti nel programma.

Il tuo piano d'azione dovrebbe includere informazioni sulla gestione dei documenti esistenti o sulla creazione da zero se sono copie fisiche o digitali di entrambi.

Un'altra cosa di cui probabilmente dovresti assicurarti è testare il tuo piano d'azione per la gestione dei documenti su piccola scala in modo che quando lo trasferisci sull'intera struttura organizzativa, non si verifichino problemi.

Archivio documenti

Un repository di documenti è una parte cruciale del sistema generale di gestione dei documenti che dovresti conoscere a fondo. Lo scopo principale del repository di documenti è archiviare i documenti, ma devi vederlo come qualcosa di più di un semplice schedario.

Questi repository garantiscono l'accesso a tutti i documenti che l'azienda sta cercando di limitare internamente. Lo fanno fornendo diversi livelli di autorizzazione a più livelli al database responsabile per assegnare in modo appropriato autorizzazioni diverse a dipendenti diversi in base al loro grado di retribuzione.

Questo potrebbe sembrare un po' ingiusto, ma i repository di documenti sono un salvavita dal punto di vista gestionale. Principalmente perché questi repository aiutano a ridurre al minimo eventuali dati contraddittori mentre il team sta lavorando e potrebbero indulgere in qualcosa che non è visibile ai loro occhi.

Questi archivi di documenti assicurano inoltre che il database dei documenti venga pulito e aggiornato automaticamente, assicurando al contempo che non vi siano ridondanze e voci duplicate nel database.

Vantaggi dei sistemi di gestione dei documenti

Poiché il valore di mercato di tutti i diversi sistemi di gestione dei documenti è stimato in 6,78 miliardi di dollari entro il 2023, riteniamo che sia una buona idea informarti di tutti i diversi vantaggi che puoi ottenere dai tuoi sistemi di gestione dei documenti.

• Una delle cose migliori dei sistemi di gestione dei documenti è che hanno protocolli di sicurezza sorprendentemente avanzati per proteggere i tuoi dati. Ciò significa che tutte le informazioni o i documenti che entrano o escono dalla tua organizzazione sono archiviati in modo sicuro in un database centralizzato, dove sono facilmente accessibili a tutte le diverse parti interessate che stanno cercando di vedere tali informazioni
• Il secondo vantaggio dei sistemi di gestione dei documenti è che c'è una straordinaria funzionalità di ricerca integrata dagli ingegneri che creano questi sistemi per assicurarsi che ogni singola persona che vuole accedere al database e vuole vedere una specifica informazione relativa al azienda, possono farlo facilmente digitando la parola chiave desiderata e attendere un paio di secondi prima che i risultati vengano visualizzati
• Un'altra cosa grandiosa dei sistemi di gestione dei documenti è che tutti possono vedere le informazioni più recenti che l'azienda sta pubblicando. Ciò significa che i sistemi di gestione dei documenti presenti sul mercato garantiscono un certo livello di migliore collaborazione e lavoro di squadra tra i membri del team in modo che non vi siano lacune quando si tratta di informazioni sull'azienda o sul lavoro che stanno svolgendo per la compagnia
• I sistemi di gestione dei documenti garantiscono inoltre che il documento che stanno cercando di gestire abbia la sua cronologia archiviata in modo sicuro. Questa cronologia aiuta a garantire che il documento sia autentico e che le informazioni memorizzate all'interno del documento non siano state manomesse. Questo è di fondamentale importanza per le aziende, poiché questa storia documentata viene spesso utilizzata nelle pratiche di conformità del settore e quando le aziende sono presenti mentre vengono verificate.
• Una delle cose migliori dei sistemi di gestione dei documenti è che garantiscono un livello crescente di produttività tra i membri del team aziendale. Questo aumento di produttività è dovuto al fatto che i dipendenti che lavorano insieme non stanno perdendo tempo a trovare informazioni relative al loro lavoro in raccoglitori oa chiedere ad altre persone. Allo stesso tempo, possono facilmente avviare il sistema di gestione dei documenti e ottenere ciò che vogliono in pochi secondi.

Conclusione

Questa è stata la nostra guida ai sistemi di gestione dei documenti, cosa sono, come funzionano e quali vantaggi puoi ottenere impiegandone uno per te e il tuo team. Se pensi che debba essere aggiunto qualcosa a questa guida, faccelo sapere.