Decisione Go/No Go: che cos'è e come funziona nella gestione dei progetti?

La gestione dei progetti è un affare complicato, la minima negligenza da parte tua può innescare una reazione a catena che alla fine si conclude con un fallimento. Per assicurarti che tutto sia perfetto e corretto fino in fondo, puoi utilizzare la decisione Go/No Go.

La decisione Go/No Go determina se un progetto vale tutti gli sforzi e gli investimenti o se deve essere interrotto. Il criterio per la decisione è stabilito dall'organizzazione stessa ed è adattato alle esigenze dell'azienda. Il risultato del processo determina se un'azienda andrà avanti con il processo o meno.

Per i progetti incrementali, l'analisi go no go funge da lista di controllo finale che determina se il progetto deve entrare o meno nella fase successiva. La decisione viene generalmente presa alla fine di una fase.

Sebbene aziende diverse abbiano criteri diversi che determinano il successo dell'intero progetto e quello di una particolare attività nel progetto, questi criteri sono quasi sempre informali. Le liste di controllo cambiano ad ogni progetto e non ci sono standard definiti per valutare le prestazioni in un periodo di tempo.

L'analisi go no go, tuttavia, è un processo formale con una lista di controllo prestabilita. L'elenco di controllo è leggermente modificato per ogni progetto successivo, ma i punti principali rimangono gli stessi. Questa checklist viene seguita in tutta l'organizzazione e fa parte del processo decisionale.

Nelle sezioni del procedimento, viene fornita una panoramica delle decisioni di non attivazione, dei fattori che determinano se il processo decisionale viene impiegato, dell'esercizio decisionale di non attivazione per l'avvio del progetto e delle migliori pratiche per il processo decisionale.

Lista di controllo per le decisioni Go/No Go:

Invece di avviarne uno nuovo per ogni progetto successivo, le aziende di solito scelgono una lista di controllo predeterminata basata su esperienze passate, best practice e recensioni degli utenti. Puoi anche personalizzare la checklist per ogni nuovo progetto per assicurarti che risponda a tutte le domande relative a quel progetto specifico.

La checklist non è il decisore stesso; è lì solo per guidarti nella giusta direzione. Non è necessario che tutte le caselle nell'elenco di controllo siano contrassegnate per essere una decisione valida. Aiuta solo ad assicurarsi che non ci siano spazi vuoti che ti abbagliano negli occhi e che tutto stia procedendo come previsto.

Chi prende la decisione deve tenere conto anche di altre variabili per assicurarsi che tutti gli aspetti del progetto siano considerati attentamente e che tutti i problemi vengano affrontati.

Tieni presente che una decisione no-go non implica il fallimento di un progetto ma è un'opportunità di miglioramento. Se il problema viene risolto, il progetto riprende e i prodotti finali vengono consegnati correttamente (anche se la consegna viene ritardata), allora questa è una vittoria per il team.

In questo processo, l'eliminazione dei rischi e dei problemi passa in primo piano e il rispetto delle scadenze è di secondaria importanza. Fornire valore agli utenti è di primaria importanza, tutto il resto passa in secondo piano.

La decisione go no go assicura che tutto sia perfetto e pronto per il passaggio successivo.

Fattori determinanti per il processo decisionale:

Come ti rendi conto se il tuo progetto ha bisogno di un'analisi go/no go? Bene, ecco alcuni fattori che possono aiutarti a determinare se il tuo progetto necessita dell'analisi o meno:

• Tipo di progetti: il tipo di progetti che intraprendi è un fattore fondamentale che determina se il processo decisionale è una soluzione praticabile per il tuo team o meno. Se il progetto include fasi incrementali e necessita di previsioni, l'analisi potrebbe aiutarti a prendere le decisioni giuste per la tua azienda. I progetti agili, ad esempio, a volte comportano una checklist di non accesso che aiuta i team ad assicurarsi che si stiano dirigendo nella giusta direzione.
• Tipo di prodotto: svolge anche un ruolo significativo nel determinare l'attuazione del processo decisionale in un progetto. Se lo sviluppo del prodotto prevede diverse fasi, allora con una checklist è possibile richiedere l'approvazione dell'utente al termine di ogni fase e prima dell'inizio della fase successiva.
• Ciclo di vita del progetto : il ciclo di vita del progetto è una sequenza temporale del progetto dall'inizio alla fine. Il ciclo di vita di un progetto di solito ha diverse fasi. Con le decisioni no go, è possibile assicurarsi che ogni passaggio venga completato come dovrebbe o se il processo necessita di modifiche.
• Regole e regolamenti: anche le regole e i regolamenti della tua azienda devono essere presi in considerazione nel determinare se il tuo progetto necessita di un tale processo decisionale. Anche i vincoli della società possono svolgere un ruolo nel prendere tale decisione.

I fattori sopra elencati svolgono un ruolo enorme nel modo in cui procedi con i processi nella tua azienda. Il fatto che tu utilizzi l'uso di decisioni no go dipende in definitiva da questi fattori, così come dalle tue preferenze per il progetto.

Processo decisionale Go/No Go per l'avvio del progetto:

L'avvio di un nuovo progetto richiede molte riflessioni e calcoli accurati. Ogni fase del processo può creare o distruggere il gioco per te, quindi devi essere sempre vigile. Le decisioni "go no go" sono un modo efficace per scoprire se un progetto vale tutti i problemi o se dovresti semplicemente lasciarlo.

Ecco una tua lista di controllo per non andare che ti aiuterà a decidere se accettare o meno un progetto:

1. Motivazione: Qual è la tua giustificazione per avviare il progetto? Alcuni fattori sono di fondamentale importanza per determinare se il progetto deve essere avviato o meno. Ad esempio, puoi condurre un'analisi finanziaria per calcolare se il progetto sarà vantaggioso per te o meno. Se i costi prevalgono sui profitti, il progetto semplicemente non ne vale la pena e viceversa.
2. Fattibilità : il progetto che vuoi intraprendere, è fattibile? La tua azienda dispone di risorse, finanze, strumenti, ecc. sufficienti per implementare il piano del progetto e portarlo a termine? Hai quello che serve per la corretta esecuzione del progetto? In caso affermativo, dovresti passare al punto successivo nella lista di controllo, altrimenti il ​​​​progetto è decisamente un no.
3. Trova la soluzione giusta: una volta stabilito che il progetto è fattibile e ha una giustificazione adeguata, il passo successivo sarebbe trovare la soluzione giusta. Per soluzione giusta, intendiamo identificare le risorse necessarie per il progetto, le finanze necessarie e tutto il resto che aiuterà con il calcio d'inizio. Assicurati di avere tutto ciò di cui hai bisogno insieme al team che ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi.
4. Identifica le alternative: all'inizio di questo post, abbiamo detto che la gestione dei progetti è un'attività complicata e questo perché comporta vari rischi in ogni fase del processo. Devi essere sempre pronto ad affrontare i problemi e ad affrontarli. Qualsiasi problema nel processo non dovrebbe portarti fuori strada. Devi essere all'erta con l'intero team per assicurarti che il processo si svolga senza intoppi. E per farlo, devi avere soluzioni alternative per ogni fase del processo e ogni possibile problema che potrebbe ostacolare i tuoi progressi. Inoltre, avere opzioni, in generale, ti dà la libertà di selezionare quella più appropriata per la tua attività.
5. Scegli l'alternativa giusta: ora che hai un sacco di soluzioni per il tuo progetto, puoi analizzare attentamente quale si adatta meglio al tuo progetto. Puoi verificare ogni soluzione per la sua capacità di aiutarti con i requisiti del progetto e quindi scegliere quella che si adatta meglio.

Dopo aver spuntato con successo tutte le caselle dell'elenco di controllo, ti ritroverai pronto per l'avvio del progetto. In ogni fase del processo decisionale, chiedi a te stesso e ai membri del tuo team se il passaggio è possibile, se lo è poi vai avanti, altrimenti interrompi il processo e cerca soluzioni migliori.

Passa alle best practice quando utilizzi l'analisi go-no-go per la tua azienda.

Migliori pratiche per il processo Go No Go:

Sebbene tu possa disporre di tonnellate di strumenti di monitoraggio e controllo, alla fine sarai tu a prendere le decisioni. Il problema è che hai un margine di errore trascurabile, quindi ogni tua decisione deve essere quasi perfetta, specialmente se ricopri una posizione di alto livello.

Mentre lavori con le decisioni di non andare, puoi utilizzare le seguenti pratiche per assicurarti di essere sulla strada giusta:

• Non perdere di vista i tuoi obiettivi: avere una chiara comprensione di ciò che il tuo progetto richiede e degli obiettivi finali può influenzare fortemente il modo in cui affronti le cose. Devi avere sempre in mente il quadro generale. Sebbene ogni passo ti porti più vicino alla fine, devi assicurarti che non ti incateni in alcun modo e non finirai per spendere tutte le tue risorse proprio in quel passo. Questo è esattamente il motivo per cui avere i tuoi obiettivi in ​​vista ti aiuta lungo tutto il percorso.
• Fidati del processo: le decisioni di non adesione implicano procedure standard seguite in tutta l'organizzazione, ma ciò non esclude la possibilità che alcuni dipendenti potrebbero non essere d'accordo con il processo. Inoltre, il processo potrebbe essere soggetto a manipolazioni da parte di determinati dipendenti. Per eliminare questa possibilità, assicurati che ogni individuo del tuo team e tutti i dipendenti dell'azienda comprendano che il processo viene utilizzato per loro facilità e alla fine ne trarrà vantaggio.
• Non fare affidamento solo sui numeri: dati, fatti e cifre sono importanti ma non dovrebbero essere i fattori decisivi per un progetto. I dati guidano la tua decisione; non dovrebbe produrre decisioni. Usa i dati per creare soluzioni più intelligenti ed efficienti. Inoltre, considera le emozioni e le passioni. Il lato emotivo delle cose è importante quanto l'altro lato. Quindi, non trascurare i pensieri, i sentimenti, le emozioni e te stesso dei tuoi dipendenti.
• Incoraggiare la comunicazione e la collaborazione : il successo del progetto è direttamente correlato a quanto è comunicativo un team. Più una squadra comunica, migliori saranno i risultati. Se all'opposizione, una squadra soffre di una mancanza di comunicazione o di errori di interazione, potrebbe dover affrontare conseguenze devastanti. Una buona comunicazione è il segno distintivo di un buon lavoro, quindi incoraggia i tuoi dipendenti.

Questi sono stati alcuni suggerimenti che ti aiuteranno nel processo decisionale.

È un involucro!

Questo è tutto da noi oggi sulle decisioni di andare no go. Qual è la tua opinione sul processo? C'è qualcos'altro che vuoi sapere a riguardo? Se sì, scrivici a [email protected]. Ti ricontatteremo il prima possibile!

Alla prossima volta, Adios!

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