Decizia Go/No Go - Ce este și cum funcționează în managementul de proiect?

Managementul proiectelor este o afacere dificilă, cea mai mică neglijență din partea dvs. poate declanșa o reacție în lanț care se termină în cele din urmă cu un eșec. Pentru a vă asigura că totul este corect și corect până la capăt, puteți utiliza decizia Go/No Go.

Decizia Go/No Go determină dacă un proiect merită tot efortul și investiția sau dacă ar trebui oprit. Criteriul de decizie este stabilit de organizația însăși și este adaptat nevoilor afacerii. Rezultatul procesului determină dacă o companie va continua procesul sau nu.

Pentru proiectele incrementale, analiza go no go servește ca o listă de verificare finală care determină dacă proiectul ar trebui să intre în următorul pas sau nu. Decizia este de obicei luată la sfârșitul unei faze.

Deși diferite companii au criterii diferite care determină succesul întregului proiect, precum și cel al unei anumite sarcini din proiect, aceste criterii sunt aproape întotdeauna informale. Listele de verificare se schimbă cu fiecare proiect și nu există standarde stabilite pentru a evalua performanța într-o perioadă de timp.

Cu toate acestea, analiza Go no go este un proces formal cu o listă de verificare stabilită. Lista de verificare este ușor modificată pentru fiecare proiect următor, dar punctele majore rămân aceleași. Această listă de verificare este urmată în întreaga organizație și face parte din procesul de luare a deciziilor.

În secțiunile de procedură, oferim o privire de ansamblu asupra deciziilor de interzicere, factori care determină dacă procesul de luare a deciziilor este utilizat, exercițiul de luare a deciziilor pentru inițierea proiectului și cele mai bune practici pentru procesul de luare a deciziilor.

Lista de verificare pentru deciziile Go/No Go:

În loc să înceapă unul nou pentru fiecare proiect următor, companiile optează de obicei pentru o listă de verificare predeterminată, bazată pe experiențele anterioare, cele mai bune practici și recenziile utilizatorilor. De asemenea, puteți personaliza lista de verificare pentru fiecare proiect nou, pentru a vă asigura că răspunde la toate întrebările legate de acel proiect specific.

Lista de verificare nu este decidentul în sine; este acolo doar pentru a te îndruma în direcția corectă. Toate casetele din lista de verificare nu trebuie să fie bifate pentru ca aceasta să fie o decizie de plecare. Vă ajută doar să vă asigurați că nu există goluri care vă privesc în ochi și că totul decurge conform planului.

Cel care ia decizia trebuie să ia în considerare și alte variabile pentru a se asigura că toate aspectele proiectului sunt luate în considerare cu atenție și că toate problemele sunt abordate.

Rețineți că o decizie de interzicere nu implică eșecul unui proiect, ci este o oportunitate de îmbunătățire. Dacă problema este rezolvată, proiectul este reluat și produsele finale sunt livrate cu succes (chiar dacă livrarea este întârziată), atunci aceasta este o victorie pentru echipă.

În acest proces, eliminarea riscurilor și problemelor ocupă primul loc, iar respectarea termenelor limită este de o importanță secundară. Oferirea de valoare utilizatorilor este de o importanță primordială, orice altceva ia un ban în spate.

Decizia de a nu merge se asigură că totul este perfect și pregătit pentru următorul pas.

Factori determinanți pentru procesul de luare a deciziilor:

Cum îți dai seama dacă proiectul tău are nevoie de o analiză „go/no go”? Ei bine, iată câțiva factori care vă pot ajuta să determinați dacă proiectul dvs. are nevoie de analiză sau nu:

• Tipul de proiecte: Tipul de proiecte pe care le întreprindeți este un factor primordial care determină dacă procesul de luare a deciziilor este o soluție viabilă pentru echipa dumneavoastră sau nu. Dacă proiectul include faze incrementale și estimarea nevoilor, atunci analiza vă poate ajuta să luați deciziile potrivite pentru afacerea dvs. Proiectele agile, de exemplu, implică uneori o listă de verificare, care ajută echipele să se asigure că se îndreaptă în direcția corectă.
• Tip de produs: De asemenea, joacă un rol semnificativ în determinarea implementării procesului decizional într-un proiect. Dacă dezvoltarea produsului implică diferiți pași, atunci cu o listă de verificare, puteți cere aprobarea utilizatorului la sfârșitul fiecărui pas și înainte de începerea fazei următoare.
• Ciclul de viață al proiectului : ciclul de viață al proiectului este o cronologie a proiectului de la început până la sfârșit. Ciclul de viață al unui proiect are de obicei diferite faze. Cu deciziile de „go no go”, te poți asigura dacă fiecare pas este finalizat așa cum ar trebui sau dacă procesul are nevoie de schimbări.
• Reguli și reglementări: Regulile și reglementările companiei dumneavoastră trebuie, de asemenea, să fie luate în considerare atunci când determinați dacă proiectul dumneavoastră are nevoie de un astfel de proces de luare a deciziilor. Constrângerile corporației pot juca, de asemenea, un rol în luarea acestei decizii.

Factorii enumerați mai sus joacă un rol important în modul în care procedați cu procesele din compania dumneavoastră. Indiferent dacă folosiți deciziile go no go depinde în cele din urmă de acești factori, precum și de propria preferință pentru proiect.

Luarea deciziilor Go/No Go pentru inițierea proiectului:

Inițierea unui nou proiect necesită multă deliberare atentă și calcule. Fiecare pas al procesului poate face sau distruge jocul pentru tine, așa că trebuie să fii vigilent în orice moment. Deciziile de a nu merge sunt o modalitate eficientă de a afla dacă un proiect merită toată problema sau dacă ar trebui să-l părăsiți.

Iată o listă de verificare proprie care vă va ajuta să luați o decizie dacă ar trebui să acceptați un proiect sau nu:

1. Justificare: Care este justificarea dumneavoastră pentru inițierea proiectului? Anumiți factori sunt de importanță centrală atunci când se determină dacă proiectul trebuie inițiat sau nu. De exemplu, puteți efectua o analiză financiară pentru a calcula dacă proiectul vă va fi benefic sau nu. Dacă costurile depășesc profiturile, atunci proiectul pur și simplu nu merită și invers.
2. Fezabilitate : Proiectul pe care doriți să îl întreprindeți, este realizabil? Compania dumneavoastră are suficiente resurse, finanțe, instrumente etc. pentru a implementa planul de proiect și a-l duce până la capăt? Aveți ceea ce este necesar pentru execuția corectă a proiectului? Dacă da, atunci ar trebui să treceți la următorul punct din lista de verificare, altfel proiectul este cu siguranță un interzis.
3. Găsiți soluția potrivită: odată ce ați stabilit că proiectul este fezabil și are o justificare adecvată, următorul pas ar fi găsirea soluției potrivite. Prin soluție corectă, înțelegem să identificăm resursele necesare proiectului, finanțele necesare și orice altceva care va ajuta la lansarea startului. Asigurați-vă că aveți tot ce aveți nevoie împreună cu echipa care vă va ajuta să vă îndepliniți obiectivele.
4. Identificați alternative: La începutul acestei postări, am spus că managementul de proiect este o afacere dificilă și asta pentru că implică diverse riscuri la fiecare pas. Trebuie să fii mereu pregătit să întâlnești probleme și să le faci față. Orice problemă în acest proces nu ar trebui să vă dea de la capăt. Trebuie să fii atent cu toată echipa pentru a te asigura că procesul se desfășoară fără probleme. Și pentru a face acest lucru, trebuie să aveți soluții alternative pentru fiecare pas din proces și pentru fiecare problemă posibilă care vă poate împiedica progresul. De asemenea, a avea opțiuni, în general, îți oferă libertatea de a o selecta pe cea mai potrivită pentru afacerea ta.
5. Alegeți alternativa potrivită: Acum că aveți o mulțime de soluții pentru proiectul dvs., puteți analiza cu atenție care dintre ele se va potrivi cel mai bine proiectului dvs. Puteți verifica fiecare soluție pentru capacitatea sa de a vă ajuta cu cerințele proiectului și apoi alegeți-o pe cea care se potrivește cel mai bine.

Când bifați cu succes toate casetele listei de verificare, vă veți găsi pregătit pentru inițierea proiectului. La fiecare pas al procesului de luare a deciziilor, întreabă-te pe tine și pe membrii echipei tale dacă pasul este posibil, dacă este apoi să mergi mai departe, altfel opriți procesul și căutați soluții mai bune.

Trecerea la cele mai bune practici atunci când utilizați analiza go-no-go pentru afacerea dvs.

Cele mai bune practici pentru procesul Go No Go:

Deși este posibil să aveți o mulțime de instrumente de urmărire și verificare, în cele din urmă veți lua singur deciziile. Problema este că ai un spațiu neglijabil pentru eroare, așa că fiecare decizie a ta trebuie să fie aproape perfectă, mai ales dacă te afli într-o poziție de conducere.

În timp ce lucrați cu decizii de refuz, puteți utiliza următoarele practici pentru a vă asigura că sunteți pe drumul cel bun:

• Nu pierdeți din vedere obiectivele dvs.: înțelegerea clară a ceea ce necesită proiectul dvs. și a obiectivelor pe termen final poate influența puternic modul în care procedați. Trebuie să ai în minte imaginea de ansamblu în orice moment. Deși fiecare pas te duce mai aproape de sfârșit, trebuie să te asiguri că nu te încarcă în niciun fel și nu ajungi să-ți cheltuiești toate resursele chiar pe acel pas. Tocmai de aceea, a avea obiectivele la vedere te ajută pe tot parcursul drumului.
• Aveți încredere în proces: deciziile de tip „Go-no” implică proceduri standard care sunt urmate în întreaga organizație, dar asta nu exclude posibilitatea ca unii angajați să nu fie de acord cu procesul. De asemenea, procesul poate fi supus manipulării din partea anumitor angajați. Pentru a elimina această posibilitate, asigurați-vă că fiecare individ din echipa dumneavoastră și toți angajații companiei înțeleg că procesul este folosit pentru ușurința lor și, în cele din urmă, îi va aduce beneficii.
• Nu vă bazați doar pe cifre: datele, faptele și cifrele sunt importante, dar nu ar trebui să fie factorii decisivi pentru un proiect. Datele vă ghidează decizia; nu trebuie să producă decizii. Utilizați datele pentru a crea soluții mai inteligente și mai eficiente. De asemenea, luați în considerare emoțiile și pasiunile. Partea emoțională a lucrurilor este la fel de importantă ca și cealaltă parte. Așadar, nu ignora gândurile, sentimentele, emoțiile angajaților și pe tine însuți.
• Încurajează comunicarea și colaborarea : succesul proiectului este direct legat de cât de comunicativă este o echipă. Cu cât o echipă comunică mai mult, cu atât rezultatele vor fi mai bune. Dacă în opoziție, o echipă suferă de o lipsă de comunicare sau de lipsuri în interacțiune, atunci ar putea fi nevoită să facă față unor consecințe devastatoare. Comunicarea bună este semnul distinctiv al unei bune lucrări, așa că încurajați-vă angajații.

Acestea au fost câteva sfaturi care vă vor ajuta în procesul de luare a deciziilor.

Este o folie!

Toate acestea sunt de la noi astăzi, în deciziile neprevăzute. Ce părere aveți despre proces? Mai este ceva ce vrei să știi despre asta? Dacă da, scrieți-ne la [email protected]. Vă vom reveni cât mai curând posibil!

Până data viitoare, Adios!

Verificați acestea:

• 13 cele mai bune platforme de date despre clienți pentru echipe Agile

• Ce este învățarea bazată pe proiecte (PBL)? Ghidul dvs. de pornire pentru 2022

• Ce este un plan de proiect în afaceri?

• Top 8 software de management al forței de muncă din 2022

• Puncte de efort Scrum – Ce sunt acestea și importanța lor în întâlnirile Story Point

• 10 lucruri de făcut și de ce nu trebuie făcute în managementul costurilor de proiect

• Un ghid rapid pentru crearea de diagrame minunate de flux de lucru pentru proiectele dvs