Keputusan Go/No Go – Apa Itu dan Bagaimana Cara Kerjanya dalam Manajemen Proyek?

Manajemen proyek adalah bisnis yang rumit, kelalaian sekecil apa pun di pihak Anda dapat memicu reaksi berantai yang akhirnya berakhir dengan kegagalan. Untuk memastikan semuanya rapi dan benar, Anda dapat menggunakan keputusan Go/No Go.

Keputusan Go/No Go menentukan apakah suatu proyek sepadan dengan semua upaya dan investasi atau harus dihentikan. Kriteria keputusan ditetapkan oleh organisasi itu sendiri dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Hasil dari proses menentukan apakah sebuah perusahaan akan maju dengan proses tersebut atau tidak.

Untuk proyek inkremental, analisis go no go berfungsi sebagai daftar periksa akhir yang menentukan apakah proyek harus memasuki langkah berikutnya atau tidak. Keputusan biasanya diambil pada akhir fase.

Meskipun perusahaan yang berbeda memiliki kriteria berbeda yang menentukan keberhasilan keseluruhan proyek serta tugas tertentu dalam proyek, kriteria ini hampir selalu bersifat informal. Daftar periksa berubah dengan setiap proyek dan tidak ada standar yang ditetapkan untuk mengukur kinerja selama periode waktu tertentu.

Analisis go no go, bagaimanapun, adalah proses formal dengan daftar periksa yang ditetapkan. Daftar periksa sedikit diubah untuk setiap proyek berikutnya, tetapi poin utama tetap sama. Daftar periksa ini diikuti di seluruh organisasi dan merupakan bagian dari proses pengambilan keputusan.

Di bagian selanjutnya, kami memberikan gambaran umum tentang keputusan yang harus diambil, faktor-faktor yang menentukan apakah proses pengambilan keputusan digunakan, latihan pengambilan keputusan yang tidak boleh dilakukan untuk inisiasi proyek, dan praktik terbaik untuk proses pengambilan keputusan.

Daftar Periksa Untuk Keputusan Go/No Go:

Daripada memulai yang baru untuk setiap proyek berikutnya, perusahaan biasanya memilih daftar periksa yang telah ditentukan berdasarkan pengalaman masa lalu, praktik terbaik, dan ulasan pengguna. Anda juga dapat menyesuaikan daftar periksa untuk setiap proyek baru untuk memastikannya menjawab semua pertanyaan yang terkait dengan proyek tertentu.

Daftar periksa bukanlah pembuat keputusan itu sendiri; itu hanya ada untuk mengarahkan Anda ke arah yang benar. Semua kotak di daftar periksa tidak harus dicentang untuk menjadi keputusan pergi. Ini hanya membantu memastikan bahwa tidak ada celah yang mencolok di mata Anda dan semuanya berjalan sesuai rencana.

Orang yang membuat keputusan harus mempertimbangkan variabel lain juga untuk memastikan semua aspek proyek dipertimbangkan dengan cermat, dan semua masalah ditangani.

Ingatlah bahwa keputusan tidak melanjutkan tidak menyiratkan kegagalan proyek tetapi merupakan peluang untuk perbaikan. Jika masalah teratasi, proyek dilanjutkan dan produk akhir berhasil dikirimkan (bahkan jika pengiriman tertunda), maka itu adalah kemenangan bagi tim.

Dalam proses ini, menghilangkan risiko dan masalah mengambil posisi terdepan dan mengikuti tenggat waktu adalah kepentingan kedua. Memberikan nilai kepada pengguna adalah yang paling penting, segala sesuatu yang lain mengambil kursi belakang.

Keputusan go no go memastikan bahwa semuanya sempurna dan siap untuk langkah berikutnya.

Faktor Penentu untuk Proses Pengambilan Keputusan:

Bagaimana Anda menyadari jika proyek Anda membutuhkan analisis go/no go? Nah, berikut adalah beberapa faktor yang dapat membantu Anda menentukan apakah proyek Anda memerlukan analisis atau tidak:

• Jenis proyek: Jenis proyek yang Anda lakukan adalah faktor utama yang menentukan apakah proses pengambilan keputusan merupakan solusi yang layak untuk tim Anda atau tidak. Jika proyek mencakup fase tambahan dan perkiraan kebutuhan, maka analisis dapat membantu Anda membuat keputusan yang tepat untuk bisnis Anda. Proyek tangkas, misalnya, terkadang melibatkan daftar periksa yang membantu tim memastikan bahwa mereka menuju ke arah yang benar.
• Jenis produk: Juga memainkan peran penting dalam menentukan pelaksanaan proses pengambilan keputusan dalam suatu proyek. Jika pengembangan produk melibatkan langkah-langkah yang berbeda, maka dengan daftar periksa, Anda dapat meminta persetujuan pengguna di akhir setiap langkah dan sebelum dimulainya fase berikutnya.
• Siklus hidup proyek : Siklus hidup proyek adalah garis waktu proyek dari awal hingga akhir. Siklus hidup proyek biasanya memiliki fase yang berbeda. Dengan keputusan go no go, seseorang dapat memastikan apakah setiap langkah diselesaikan sebagaimana mestinya atau jika prosesnya perlu diubah.
• Aturan dan Regulasi: Aturan dan regulasi perusahaan Anda juga harus dipertimbangkan saat menentukan apakah proyek Anda memerlukan proses pengambilan keputusan semacam itu. Kendala korporasi juga dapat berperan ketika membuat keputusan itu.

Faktor-faktor yang tercantum di atas memainkan peran besar dalam bagaimana Anda melanjutkan proses di perusahaan Anda. Apakah Anda menggunakan penggunaan go no go keputusan pada akhirnya tergantung pada faktor-faktor ini, serta preferensi Anda sendiri untuk proyek tersebut.

Go/No Go Pengambilan Keputusan untuk Inisiasi Proyek:

Memulai proyek baru membutuhkan banyak pertimbangan dan perhitungan yang cermat. Setiap langkah dari proses dapat membuat atau menghancurkan permainan untuk Anda, jadi Anda harus waspada setiap saat. Keputusan tidak jalan adalah cara yang efisien untuk mengetahui apakah suatu proyek sepadan dengan semua masalahnya atau apakah Anda harus meninggalkannya.

Berikut adalah daftar periksa Anda sendiri yang akan membantu Anda membuat keputusan apakah Anda harus menerima proyek atau tidak:

1. Justifikasi: Apa justifikasi Anda untuk memulai proyek? Faktor-faktor tertentu sangat penting ketika menentukan apakah proyek harus dimulai atau tidak. Misalnya, Anda dapat melakukan analisis keuangan untuk menghitung apakah proyek tersebut akan bermanfaat bagi Anda atau tidak. Jika biaya mengalahkan keuntungan, maka proyek tersebut sama sekali tidak layak dan sebaliknya.
2. Kelayakan : Proyek yang ingin Anda kerjakan, apakah bisa dilakukan? Apakah perusahaan Anda memiliki sumber daya, keuangan, alat, dll yang cukup untuk mengimplementasikan rencana proyek dan membawanya sampai akhir? Apakah Anda memiliki apa yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek yang tepat? Jika ya, maka Anda harus melanjutkan ke poin berikutnya dalam daftar periksa jika tidak, proyek ini pasti tidak akan berjalan.
3. Temukan solusi yang tepat: setelah Anda menetapkan bahwa proyek tersebut layak dan memiliki justifikasi yang tepat, langkah selanjutnya adalah menemukan solusi yang tepat. Dengan solusi yang tepat, kami bermaksud mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk proyek, keuangan yang dibutuhkan dan segala sesuatu yang lain yang akan membantu dengan kick-off. Pastikan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan bersama dengan tim yang akan membantu Anda mencapai tujuan Anda.
4. Identifikasi alternatif: Pada awal posting ini, kami mengatakan manajemen proyek adalah bisnis yang rumit, dan itu karena melibatkan berbagai risiko di setiap langkah. Anda harus selalu siap menghadapi masalah dan menghadapinya. Masalah apa pun dalam prosesnya seharusnya tidak membuat Anda keluar jalur. Anda harus waspada terhadap seluruh tim untuk memastikan prosesnya berjalan lancar. Dan untuk melakukannya, Anda harus memiliki solusi alternatif untuk setiap langkah dalam proses dan setiap kemungkinan masalah yang dapat menghambat kemajuan Anda. Juga, memiliki opsi, secara umum, memberi Anda kebebasan untuk memilih yang paling tepat untuk bisnis Anda.
5. Pilih alternatif yang tepat: Sekarang setelah Anda memiliki banyak solusi untuk proyek Anda, Anda dapat dengan hati-hati menganalisis mana yang paling sesuai dengan proyek Anda. Anda dapat memeriksa setiap solusi untuk kemampuannya membantu Anda dengan persyaratan proyek dan kemudian memilih salah satu yang paling sesuai.

Ketika Anda berhasil mencentang semua kotak daftar centang, Anda akan menemukan diri Anda siap untuk inisiasi proyek. Pada setiap langkah proses pengambilan keputusan, tanyakan pada diri Anda dan anggota tim Anda apakah langkah itu memungkinkan, jika kemudian lanjutkan, jika tidak hentikan proses dan cari solusi yang lebih baik.

Beralih ke praktik terbaik saat menggunakan analisis go-no-go untuk bisnis Anda.

Praktik Terbaik untuk Proses Go No Go:

Meskipun Anda mungkin memiliki banyak alat pelacakan dan pemeriksaan, Anda pada akhirnya akan membuat keputusan sendiri. Masalahnya adalah Anda memiliki ruang kesalahan yang dapat diabaikan, jadi setiap keputusan Anda harus mendekati sempurna, terutama jika Anda berada di posisi senior.

Saat bekerja dengan keputusan go no go, Anda dapat menerapkan praktik berikut untuk memastikan Anda berada di jalur yang benar:

• Jangan melupakan tujuan Anda: Memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang dituntut proyek Anda dan tujuan jangka akhir dapat sangat memengaruhi cara Anda melakukan berbagai hal. Anda harus memiliki gambaran besar dalam pikiran setiap saat. Meskipun setiap langkah membawa Anda lebih dekat ke akhir, Anda harus memastikan bahwa itu tidak membelenggu Anda dengan cara apa pun, dan Anda tidak menghabiskan semua sumber daya Anda pada langkah itu. Itulah mengapa memiliki tujuan Anda terlihat membantu Anda sepanjang jalan.
• Percayai prosesnya: Keputusan tidak boleh melibatkan prosedur standar yang diikuti di seluruh organisasi, tetapi itu tidak menutup kemungkinan bahwa beberapa karyawan mungkin tidak setuju dengan proses tersebut. Juga, proses tersebut mungkin mengalami manipulasi di tangan karyawan tertentu. Untuk menghilangkan kemungkinan ini, pastikan bahwa setiap individu di tim Anda dan semua karyawan perusahaan memahami bahwa proses tersebut digunakan untuk kemudahan mereka dan pada akhirnya akan menguntungkan mereka.
• Jangan mengandalkan angka saja: Data, fakta, dan angka memang penting tetapi tidak boleh menjadi faktor penentu untuk sebuah proyek. Data memandu keputusan Anda; itu tidak seharusnya menghasilkan keputusan. Gunakan data untuk membuat solusi yang lebih cerdas dan efisien. Juga, faktor emosi dan gairah. Sisi emosional dari segala sesuatu sama pentingnya dengan sisi lainnya. Jadi, jangan abaikan pikiran, perasaan, emosi, dan diri karyawan Anda.
• Mendorong komunikasi dan kolaborasi : Keberhasilan proyek berhubungan langsung dengan seberapa komunikatif sebuah tim. Semakin banyak tim berkomunikasi, semakin baik hasilnya. Jika dalam oposisi, tim menderita dari kurangnya komunikasi atau penyimpangan dalam interaksi, maka mungkin harus menghadapi konsekuensi yang menghancurkan. Komunikasi yang baik adalah ciri kerja yang baik, jadi doronglah karyawan Anda.

Ini adalah beberapa tips yang akan membantu Anda dalam proses pengambilan keputusan.

Ini Bungkus!

Ini semua dari kami hari ini, keputusan tanpa perjalanan. Apa pendapat Anda tentang prosesnya? Apakah ada hal lain yang ingin Anda ketahui tentangnya? Jika ya, hubungi kami di [email protected]. Kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin!

Sampai jumpa lagi, Adios!

Lihat ini:

• 13 Platform Data Pelanggan Terbaik Untuk Tim Agile

• Apa itu Pembelajaran Berbasis Proyek (PBL)? Panduan Memulai 2022 Anda

• Apa itu Rencana Proyek dalam Bisnis?

• 8 Perangkat Lunak Manajemen Tenaga Kerja Teratas Tahun 2022

• Poin Upaya Scrum – Apa Itu dan Kepentingannya dalam Pertemuan Poin Cerita

• 10 Do's & Don'ts dari Manajemen Biaya Proyek

• Panduan Cepat untuk Membuat Diagram Alur Kerja yang Luar Biasa untuk Proyek Anda