Decyzja Go/No Go – co to jest i jak działa w zarządzaniu projektami?

Zarządzanie projektami to trudna sprawa, najmniejsze zaniedbanie z Twojej strony może wywołać reakcję łańcuchową, która ostatecznie zakończy się niepowodzeniem. Aby upewnić się, że wszystko jest solidne i poprawne, możesz użyć decyzji Go/No Go.

Decyzja Go/No Go określa, czy projekt jest wart całego wysiłku i inwestycji, czy też powinien zostać wstrzymany. Kryterium decyzji ustala sama organizacja i jest dostosowane do potrzeb biznesu. Wynik procesu określa, czy firma będzie kontynuować proces, czy nie.

W przypadku projektów przyrostowych analiza „go no go” służy jako ostateczna lista kontrolna, która określa, czy projekt powinien przejść do następnego kroku, czy nie. Decyzja jest zwykle podejmowana pod koniec etapu.

Chociaż różne firmy mają różne kryteria, które decydują o powodzeniu całego projektu, a także konkretnego zadania w projekcie, kryteria te są prawie zawsze nieformalne. Listy kontrolne zmieniają się wraz z każdym projektem i nie ma ustalonych standardów oceny wydajności w czasie.

Analiza „go no go” jest jednak formalnym procesem z ustaloną listą kontrolną. Lista kontrolna jest nieco zmieniana dla każdego kolejnego projektu, ale główne punkty pozostają takie same. Ta lista kontrolna jest stosowana w całej organizacji i jest częścią procesu decyzyjnego.

W kolejnych rozdziałach przedstawiamy przegląd decyzji typu „go no go”, czynników decydujących o zastosowaniu procesu decyzyjnego, ćwiczenia decyzyjnego typu „go no go” w celu rozpoczęcia projektu oraz najlepszych praktyk w procesie podejmowania decyzji.

Lista kontrolna dotycząca decyzji typu Go/No Go:

Zamiast rozpoczynać nowy dla każdego kolejnego projektu, firmy zwykle wybierają z góry ustaloną listę kontrolną opartą na wcześniejszych doświadczeniach, najlepszych praktykach i opiniach użytkowników. Możesz także dostosować listę kontrolną dla każdego nowego projektu, aby upewnić się, że odpowiada na wszystkie pytania związane z tym konkretnym projektem.

Lista kontrolna nie jest samym decydentem; jest tylko po to, by poprowadzić cię we właściwym kierunku. Wszystkie pola na liście kontrolnej nie muszą być zaznaczone, aby decyzja została podjęta. To tylko pomaga upewnić się, że nie ma luk w oczach i wszystko przebiega zgodnie z planem.

Osoba podejmująca decyzję musi również wziąć pod uwagę inne zmienne, aby upewnić się, że wszystkie aspekty projektu zostały dokładnie rozważone, a wszystkie problemy zostały rozwiązane.

Należy pamiętać, że nieudana decyzja nie oznacza niepowodzenia projektu, ale jest okazją do poprawy. Jeśli problem zostanie rozwiązany, projekt zostanie wznowiony, a produkty końcowe zostaną pomyślnie dostarczone (nawet jeśli dostawa jest opóźniona), to jest to zwycięstwo zespołu.

W tym procesie eliminowanie zagrożeń i problemów zajmuje pierwsze miejsce, a dotrzymywanie terminów ma drugorzędne znaczenie. Dostarczanie wartości użytkownikom ma pierwszorzędne znaczenie, wszystko inne zajmuje tylne siedzenie.

Decyzja „go no go” daje pewność, że wszystko jest idealne i gotowe do następnego kroku.

Czynniki determinujące proces podejmowania decyzji:

Jak zdajesz sobie sprawę, że Twój projekt wymaga analizy go/no go? Oto kilka czynników, które mogą pomóc w ustaleniu, czy Twój projekt wymaga analizy, czy nie:

• Rodzaj projektów: Rodzaj projektów, które podejmujesz, jest głównym czynnikiem decydującym o tym, czy proces decyzyjny jest realnym rozwiązaniem dla Twojego zespołu, czy nie. Jeśli projekt obejmuje etapy przyrostowe i prognozowanie potrzeb, analiza może pomóc w podjęciu właściwych decyzji dla Twojej firmy. Na przykład projekty zwinne czasami zawierają listę kontrolną, która pomaga zespołom upewnić się, że zmierzają we właściwym kierunku.
• Typ produktu: Odgrywa również istotną rolę w określaniu realizacji procesu decyzyjnego w projekcie. Jeśli rozwój produktu obejmuje różne etapy, to za pomocą listy kontrolnej możesz poprosić o zgodę użytkownika na końcu każdego etapu i przed rozpoczęciem kolejnego etapu.
• Cykl życia projektu: Cykl życia projektu to oś czasu projektu od początku do końca. Cykl życia projektu ma zwykle różne fazy. Dzięki decyzjom „go no go” można upewnić się, czy każdy krok kończy się tak, jak powinien, czy też proces wymaga zmian.
• Zasady i przepisy: Zasady i przepisy Twojej firmy należy również wziąć pod uwagę przy ustalaniu, czy Twój projekt wymaga takiego procesu decyzyjnego. Ograniczenia korporacji mogą również odgrywać rolę przy podejmowaniu tej decyzji.

Wymienione powyżej czynniki odgrywają ogromną rolę w sposobie realizacji procesów w Twojej firmie. To, czy zdecydujesz się na użycie go no go, zależy ostatecznie od tych czynników, a także od twoich własnych preferencji dotyczących projektu.

Podejmowanie decyzji typu „go/nie” przy inicjowaniu projektu:

Rozpoczęcie nowego projektu wymaga wielu starannych rozważań i obliczeń. Każdy etap procesu może dla ciebie zrobić lub zepsuć grę, więc musisz być cały czas czujny. Decyzje „idź, nie idź” są skutecznym sposobem sprawdzenia, czy dany projekt jest wart wszystkich kłopotów, czy też należy go po prostu opuścić.

Oto Twoja własna lista kontrolna, która pomoże Ci podjąć decyzję, czy powinieneś podjąć się projektu, czy nie:

1. Uzasadnienie: Jakie jest Twoje uzasadnienie rozpoczęcia projektu? Pewne czynniki mają kluczowe znaczenie przy ustalaniu, czy projekt powinien zostać rozpoczęty, czy nie. Na przykład możesz przeprowadzić analizę finansową, aby obliczyć, czy projekt będzie dla Ciebie korzystny, czy nie. Jeśli koszty przeważają nad zyskami, to projekt po prostu nie jest tego wart i na odwrót.
2. Wykonalność : projekt, który chcesz podjąć, czy jest wykonalny? Czy Twoja firma ma wystarczające zasoby, finanse, narzędzia itp., aby zrealizować plan projektu i doprowadzić go do końca? Czy masz to, czego potrzeba do prawidłowego wykonania projektu? Jeśli tak, powinieneś przejść do następnego punktu na liście kontrolnej, w przeciwnym razie projekt jest zdecydowanie odrzucony.
3. Znajdź właściwe rozwiązanie: po ustaleniu, że projekt jest wykonalny i ma odpowiednie uzasadnienie, następnym krokiem będzie znalezienie odpowiedniego rozwiązania. Przez właściwe rozwiązanie rozumiemy określenie zasobów wymaganych do realizacji projektu, potrzebnych środków finansowych i wszystko inne, co pomoże w rozpoczęciu. Upewnij się, że masz wszystko, czego potrzebujesz wraz z zespołem, który pomoże Ci osiągnąć Twoje cele.
4. Zidentyfikuj alternatywy: na początku tego posta powiedzieliśmy, że zarządzanie projektami to trudna sprawa, a to dlatego, że wiąże się z różnymi zagrożeniami na każdym etapie. Trzeba być zawsze gotowym na napotkanie problemów i radzenie sobie z nimi. Żaden problem w tym procesie nie powinien zmylić Cię z kursu. Musisz być na bieżąco z całym zespołem, aby upewnić się, że proces przebiega sprawnie. Aby to zrobić, musisz mieć alternatywne rozwiązania dla każdego etapu procesu i każdego możliwego problemu, który może utrudnić twój postęp. Ponadto, ogólnie rzecz biorąc, posiadanie opcji daje swobodę wyboru najbardziej odpowiedniego dla Twojej firmy.
5. Wybierz odpowiednią alternatywę: Teraz, gdy masz już kilka rozwiązań dla swojego projektu, możesz dokładnie przeanalizować, które z nich będzie najlepiej pasować do Twojego projektu. Możesz sprawdzić każde rozwiązanie pod kątem jego zdolności do pomocy w spełnieniu wymagań projektu, a następnie wybrać to, które najlepiej pasuje.

Gdy pomyślnie zaznaczysz wszystkie pola listy kontrolnej, będziesz gotowy do rozpoczęcia projektu. Na każdym etapie procesu decyzyjnego zadaj sobie i członkom zespołu pytanie, czy jest to możliwe, czy można iść dalej, w przeciwnym razie zatrzymaj proces i poszukaj lepszych rozwiązań.

Przechodzimy do najlepszych praktyk podczas korzystania z analizy go-no-go dla Twojej firmy.

Najlepsze praktyki dla procesu Go No Go:

Chociaż możesz mieć mnóstwo narzędzi do śledzenia i sprawdzania, ostatecznie sam podejmiesz decyzje. Problem polega na tym, że masz znikome miejsce na błędy, więc każda twoja decyzja musi być prawie perfekcyjna, zwłaszcza jeśli zajmujesz wyższe stanowisko.

Pracując z decyzjami go no go, możesz zastosować następujące praktyki, aby upewnić się, że jesteś na dobrej drodze:

• Nie trać z oczu swoich celów: jasne zrozumienie wymagań projektu i celów końcowych może mieć duży wpływ na to, jak sobie radzisz. Przez cały czas musisz mieć na uwadze całościowy obraz. Chociaż każdy krok przybliża Cię do końca, musisz upewnić się, że w żaden sposób Cię to nie krępuje i nie wydasz na ten krok wszystkich swoich zasobów. Właśnie dlatego posiadanie swoich celów na widoku pomaga ci przez cały czas.
• Zaufaj procesowi: Decyzje o niepodejmowaniu decyzji obejmują standardowe procedury, które są przestrzegane w całej organizacji, ale to nie wyklucza możliwości, że niektórzy pracownicy mogą nie zgadzać się z procesem. Proces ten może też zostać poddany manipulacji przez niektórych pracowników. Aby wyeliminować tę możliwość, upewnij się, że każda osoba w Twoim zespole i wszyscy pracownicy firmy rozumieją, że proces jest wykorzystywany dla ich łatwości i ostatecznie przyniesie im korzyści.
• Nie polegaj tylko na liczbach: dane, fakty i liczby są ważne, ale nie powinny być decydującymi czynnikami dla projektu. Dane kierują Twoją decyzją; nie ma wywoływać decyzji. Wykorzystaj dane, aby tworzyć inteligentniejsze i wydajniejsze rozwiązania. Uwzględnij także emocje i pasje. Emocjonalna strona rzeczy jest tak samo ważna jak druga strona. Nie lekceważ więc myśli, uczuć, emocji i siebie pracowników.
• Zachęcaj do komunikacji i współpracy : sukces projektu jest bezpośrednio związany z komunikatywnością zespołu. Im więcej zespół się komunikuje, tym lepsze będą wyniki. Jeśli w opozycji zespół cierpi z powodu braku komunikacji lub przerw w interakcji, może stanąć przed straszliwymi konsekwencjami. Dobra komunikacja to znak rozpoznawczy dobrej pracy, więc zachęcaj swoich pracowników.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w procesie podejmowania decyzji.

To okład!

To wszystko jest od nas dzisiaj w sprawie decyzji o niepodejmowaniu. Jaka jest Twoja opinia na temat procesu? Czy jest coś jeszcze, co chciałbyś o tym wiedzieć? Jeśli tak, napisz do nas na adres [email protected]. Odezwiemy się tak szybko, jak to możliwe!

Do następnego razu, Adios!

Sprawdź te:

• 13 najlepszych platform danych klientów dla zespołów zwinnych

• Co to jest uczenie się oparte na projektach (PBL)? Twój przewodnik wprowadzający do roku 2022

• Czym jest plan projektu w biznesie?

• 8 najlepszych programów do zarządzania pracownikami z 2022 r

• Punkty wysiłku Scrum – czym są i ich znaczenie w spotkaniach Story Point

• 10 nakazów i zakazów zarządzania kosztami projektu

• Szybki przewodnik po tworzeniu niesamowitych diagramów przepływu pracy dla Twoich projektów