Решение «идти/не идти» — что это такое и как оно работает в управлении проектами?

Управление проектами — дело непростое, малейшая небрежность с вашей стороны может вызвать цепную реакцию, в конечном итоге закончившуюся провалом. Чтобы убедиться, что все чисто и правильно насквозь, вы можете использовать решение Go/No Go.

Решение Go/No Go определяет, стоит ли проект всех усилий и инвестиций, или его следует остановить. Критерий принятия решения устанавливается самой организацией и подстраивается под нужды бизнеса. Результат процесса определяет, будет ли компания двигаться вперед в этом процессе или нет.

Для добавочных проектов анализ «годен-не-годен» служит окончательным контрольным списком, который определяет, должен ли проект переходить к следующему шагу или нет. Решение обычно принимается в конце фазы.

Хотя разные компании имеют разные критерии, определяющие успех всего проекта, а также успеха конкретной задачи в проекте, эти критерии почти всегда неформальны. Контрольные списки меняются с каждым проектом, и нет установленных стандартов для оценки производительности за определенный период времени.

Однако анализ «годен-не годен» — это формальный процесс с установленным контрольным списком. Контрольный список немного меняется для каждого следующего проекта, но основные пункты остаются прежними. Этот контрольный список используется во всей организации и является частью процесса принятия решений.

В следующих разделах мы даем обзор решений «да-нет», факторов, определяющих, используется ли процесс принятия решений, упражнений по принятию решений «го-нет» для инициации проекта и лучших практик для процесса принятия решений.

Контрольный список для принятия решения «Да/Нет»:

Вместо того, чтобы начинать новый для каждого следующего проекта, компании обычно используют заранее определенный контрольный список, основанный на прошлом опыте, лучших практиках и отзывах пользователей. Вы также можете настроить контрольный список для каждого нового проекта, чтобы убедиться, что он отвечает на все вопросы, связанные с этим конкретным проектом.

Контрольный список сам по себе не является лицом, принимающим решения; оно существует только для того, чтобы направить вас в правильном направлении. Все поля в контрольном списке не обязательно должны быть отмечены галочками, чтобы это было принятым решением. Это только помогает убедиться, что в глазах нет пробелов и все идет по плану.

Тот, кто принимает решение, должен учитывать и другие переменные, чтобы убедиться, что все аспекты проекта тщательно рассмотрены и все проблемы решены.

Имейте в виду, что решение «не идти» не означает провала проекта, но дает возможность для улучшения. Если проблема решена, проект возобновлен и конечные продукты успешно доставлены (даже если доставка задерживается), то это победа команды.

В этом процессе устранение рисков и проблем выходит на первый план, а соблюдение сроков имеет второстепенное значение. Предоставление ценности пользователям имеет первостепенное значение, все остальное отходит на второй план.

Решение «идти-не-идти» гарантирует, что все идеально и готово к следующему шагу.

Определяющие факторы процесса принятия решений:

Как понять, нужен ли вашему проекту анализ «годен/не годен»? Что ж, вот некоторые факторы, которые могут помочь вам определить, нуждается ли ваш проект в анализе или нет:

• Тип проектов . Тип проектов, которые вы выполняете, является основным фактором, определяющим, является ли процесс принятия решений жизнеспособным решением для вашей команды или нет. Если проект включает в себя дополнительные этапы и требует прогнозирования, то анализ может помочь вам принять правильные решения для вашего бизнеса. Agile-проекты, например, иногда включают контрольный список, который помогает командам убедиться, что они движутся в правильном направлении.
• Тип продукта: также играет важную роль в определении реализации процесса принятия решений в проекте. Если разработка продукта включает в себя разные этапы, то с помощью контрольного списка вы можете запросить одобрение пользователя в конце каждого этапа и перед началом следующего этапа.
• Жизненный цикл проекта: Жизненный цикл проекта — это временная шкала проекта от начала до конца. Жизненный цикл проекта обычно состоит из нескольких фаз. Принимая решения «годен-не-гоу», можно убедиться, что каждый шаг выполняется должным образом или процесс нуждается в изменениях.
• Правила и положения . Правила и положения вашей компании также следует учитывать при определении того, нуждается ли ваш проект в таком процессе принятия решений. Ограничения корпорации также могут сыграть роль при принятии этого решения.

Перечисленные выше факторы играют огромную роль в том, как вы продвигаете процессы в своей компании. Применяете ли вы решение «годен-не-гоу», в конечном счете, зависит от этих факторов, а также от ваших собственных предпочтений в отношении проекта.

Принятие решения «годен/не годен» для инициации проекта:

Начало нового проекта требует тщательного обдумывания и расчетов. Каждый шаг процесса может решить для вас игру или разрушить ее, поэтому вы всегда должны быть бдительны. Решения «идти-не-идти» — это эффективный способ выяснить, стоит ли проект всех хлопот или вам следует просто оставить его.

Вот ваш собственный контрольный список, который поможет вам принять решение о том, следует ли вам браться за проект или нет:

1. Обоснование: Каково ваше обоснование начала проекта? Определенные факторы имеют ключевое значение при принятии решения о том, следует ли инициировать проект или нет. Например, вы можете провести финансовый анализ, чтобы рассчитать, будет ли проект для вас выгодным или нет. Если затраты преобладают над прибылью, то проект просто не окупается, и наоборот.
2. Осуществимость : проект, который вы хотите осуществить, выполним? Достаточно ли у вашей компании ресурсов, финансов, инструментов и т. д., чтобы реализовать план проекта и довести его до конца? Есть ли у вас все необходимое для надлежащего выполнения проекта? Если да, то вы должны перейти к следующему пункту в контрольном списке, иначе проект определенно не пойдет.
3. Найдите правильное решение: как только вы установили, что проект осуществим и имеет надлежащее обоснование, следующим шагом будет поиск правильного решения. Под правильным решением мы подразумеваем определение ресурсов, необходимых для проекта, необходимых финансов и все остальное, что поможет при старте. Убедитесь, что у вас есть все необходимое вместе с командой, которая поможет вам достичь ваших целей.
4. Определите альтернативы. В начале этого поста мы сказали, что управление проектами — непростое дело, потому что на каждом этапе оно сопряжено с различными рисками. Вы должны быть всегда готовы столкнуться с проблемами и решить их. Любая проблема в процессе не должна сбивать вас с пути. Вы должны быть в напряжении всей команды, чтобы убедиться, что процесс проходит гладко. А для этого у вас должны быть альтернативные решения для каждого этапа процесса и каждой возможной проблемы, которая может помешать вашему прогрессу. Кроме того, наличие вариантов, как правило, дает вам свободу выбора наиболее подходящего для вашего бизнеса.
5. Выберите правильную альтернативу: теперь, когда у вас есть множество решений для вашего проекта, вы можете тщательно проанализировать, какое из них лучше всего подойдет для вашего проекта. Вы можете проверить каждое решение на его способность помочь вам с требованиями проекта, а затем выбрать то, которое подходит лучше всего.

Когда вы успешно отметите все поля контрольного списка, вы будете готовы к началу проекта. На каждом этапе процесса принятия решений спрашивайте себя и членов своей команды, возможен ли этот шаг, если да, то двигайтесь вперед, в противном случае остановите процесс и ищите лучшие решения.

Переходим к рекомендациям по использованию анализа «годен-нет» для вашего бизнеса.

Лучшие практики для процесса Go No Go:

Хотя у вас может быть множество инструментов для отслеживания и проверки, в конечном итоге вы будете принимать решения самостоятельно. Проблема в том, что у вас ничтожно мало права на ошибку, поэтому каждое ваше решение должно быть почти идеальным, особенно если вы занимаете руководящую должность.

Работая с решениями «идти-не-идти», вы можете использовать следующие методы, чтобы убедиться, что вы на правильном пути:

• Не упускайте из виду свои цели: четкое понимание требований вашего проекта и конечных целей может сильно повлиять на то, как вы будете действовать. Вы всегда должны иметь в виду общую картину. Хотя каждый шаг приближает вас к концу, вы должны убедиться, что он вас никоим образом не сковывает, и вы не тратите все свои ресурсы именно на этот шаг. Именно поэтому видение ваших целей помогает вам на всем пути.
• Доверяйте процессу. Решения «Нет» включают стандартные процедуры, которые соблюдаются во всей организации, но это не исключает возможности того, что некоторые сотрудники могут не согласиться с процессом. Кроме того, процесс может подвергаться манипулированию со стороны определенных сотрудников. Чтобы исключить эту возможность, убедитесь, что каждый человек в вашей команде и все сотрудники компании понимают, что процесс используется для их облегчения и в конечном итоге принесет им пользу.
• Не полагайтесь только на цифры: данные, факты и цифры важны, но не должны быть решающими факторами для проекта. Данные определяют ваше решение; он не должен принимать решения. Используйте данные для создания более разумных и эффективных решений. Также учитывайте эмоции и страсти. Эмоциональная сторона вещей так же важна, как и другая сторона. Поэтому не игнорируйте мысли, чувства, эмоции и себя сотрудников.
• Поощряйте общение и сотрудничество . Успех проекта напрямую зависит от того, насколько общительна команда. Чем больше команда общается, тем лучше будут результаты. Если в оппозиции команда страдает от недостатка общения или упущений во взаимодействии, то ей, возможно, придется столкнуться с разрушительными последствиями. Хорошая коммуникация является отличительной чертой хорошей работы, поэтому поощряйте своих сотрудников.

Это были некоторые советы, которые помогут вам в процессе принятия решений.

Это обертка!

Это все от нас сегодня о принятии решений. Каково ваше мнение о процессе? Есть ли что-то еще, что вы хотите знать об этом? Если да, напишите нам по адресу [email protected]. Мы свяжемся с вами, как только сможем!

До следующего раза, адиос!

Проверьте это:

• 13 лучших платформ клиентских данных для Agile-команд

• Что такое проектное обучение (PBL)? Ваше руководство по началу работы в 2022 году

• Что такое план проекта в бизнесе?

• 8 лучших программ для управления персоналом 2022 года

• Scrum Effort Points — что это такое и какова их важность на собраниях Story Point

• 10 правил управления стоимостью проекта

• Краткое руководство по созданию потрясающих диаграмм рабочего процесса для ваших проектов