8 проблем управления ресурсами, о которых должен знать каждый PM

Вы согласитесь со мной, что самым большим активом компании являются ее ресурсы. Однако, независимо от его размера, проблемы с управлением ресурсами возникают естественным образом.

Поддержание идеального баланса между членами вашей команды и параллельными проектами может быть непростой задачей. Большую часть времени мы заканчиваем тем, что увольняем неудовлетворенных и несчастных сотрудников.

Следовательно, это сильно влияет на успешность проекта и рост компании.

Согласно исследованиям, вовлечение ваших сотрудников может повысить уровень прибыльности компаний до 21%. Таким образом, требуется, чтобы менеджеры активно взаимодействовали со своими сотрудниками, чтобы повысить их лояльность и производительность.

Для этого вам необходимо полностью понимать своих сотрудников и знать о проблемах, которые могут помешать их работе.

Таким образом, в этой статье вы прочтете 8 самых больших проблем управления ресурсами, о которых должен знать каждый PM.

Итак, начнем!

Что такое управление ресурсами?

Управление ресурсами можно определить как «процесс эффективного планирования, распределения и планирования ресурсов с целью максимизации эффективности».

Таким образом, ресурс — это целевая группа, которая вам понадобится для завершения вашего проекта. Они необходимы, чтобы помочь вам достичь своей цели и удовлетворить требования заинтересованных сторон.

К счастью, сейчас есть различное программное обеспечение для управления проектами, которое может помочь вам эффективно управлять своими ресурсами.

Однако следует задаться вопросом, почему управление ресурсами так или иначе важно?

Важность управления ресурсами

Управление ресурсами имеет решающее значение для достижения большего с меньшими затратами. Как руководитель проекта, вы не хотите растрачивать свой бюджет, выделяя ресурсы, которые недостаточны или неспособны выполнить определенную задачу.

Таким образом, в начале проекта необходимо выделить некоторое время для управления своими ресурсами.

Управление ресурсами имеет много преимуществ. Некоторые из них:

• Повышение прозрачности. Эффективное управление ресурсами может помочь повысить прозрачность между отделами, а также между менеджером и сотрудником. Вы будете знать о пропускной способности команды и планировать соответственно.
• Избегайте непредвиденных проблем: имея полную информацию о возможностях и навыках вашей команды, вы можете соответствующим образом планировать все процессы. Это помогает избежать любых непредвиденных узких мест и заранее прогнозировать проблемы.
• Избегайте перегрузки вашей команды: управление ресурсами также помогает не перегружать вашу команду несколькими задачами и не напрягать их. В начале проекта вы должны знать, какой объем работы может выполнить ваша команда, и планировать все последующее.
• Измерение эффективности команды. Имея эффективное программное обеспечение для управления ресурсами, вы можете измерять прогресс своей команды, препятствия и эффективно влиять на рентабельность инвестиций. Такие расчеты помогут вам улучшить ваш будущий процесс и учиться на своих ошибках.

Однако, как мы упоминали ранее, управление ресурсами может быть сложным. В большинстве случаев менеджеры проектов не понимают, почему их проекты терпят неудачу.

Поскольку ваш ресурс является вашим самым большим активом, поэтому правильное обращение с ним является ключом к успешному проекту.

Ниже мы перечислили наиболее распространенные проблемы, с которыми сталкиваются руководители проектов при управлении своими ресурсами.

Связанный:

11 лучших программ для управления ресурсами 2022 года

Проблемы управления ресурсами, которые должен знать каждый PM

Вот список из 8 самых больших проблем управления ресурсами, о которых должен знать каждый руководитель проекта!

Не сходите с ума, читая задания, потому что, в конце концов, мы также дали несколько советов, как с ними справиться!

Итак, бросьте себе вызов, чтобы преодолеть проблемы.

Вот так!

1. Плохое управление ресурсами

Планирование мощностей — одна из самых больших проблем управления ресурсами. Слово «мощность» указывает на ресурсы, доступные для выполнения конкретной задачи.

Большинство организаций не придают большого значения управлению мощностями и сталкиваются с задержками проектов.

Чаще нам не хватает ресурсов или мы назначаем неправильные ресурсы для выполнения конкретной задачи. Таким образом, мы не можем сдать проект вовремя в рамках бюджета.

Это один из начальных процессов планирования проекта, и плохое управление ресурсами приведет к неправильному распределению ресурсов.

К счастью, вам не нужно об этом сильно беспокоиться. Вы легко справитесь с этой задачей, используя программное обеспечение для управления проектами.

Хорошее программное обеспечение позволит вам эффективно распределять ресурсы в соответствии с объемом проекта и требованиями.

Поэтому, как руководитель проекта, никогда не относитесь легкомысленно к управлению мощностями ресурсов!

2. Просить слишком много

Работа! Работа! Работа!

Еще одна проблема управления ресурсами в нашем списке — менеджеры проектов требуют слишком многого от своих команд.

Чтобы вы могли эффективно управлять своими ресурсами, вы должны относиться к своей команде как к людям, а не машинам.

Перегрузка вашей команды приводит ко многим недостаткам. Это влияет на уровень их производительности, моральный дух и увеличивает вероятность ошибок.

Привлечение новых проектов требует энергичных действий, заставит команду врасплох. Поэтому, как компетентный руководитель проекта, вы должны уметь расставлять приоритеты и давать своей команде сносное количество задач.

Согласно обзору статистики, 82% сотрудников чувствовали себя перегруженными и переутомленными в 2019 году. Это постепенно снежным комом распространяется на другие области компании, такие как производительность сотрудников, моральный дух и удержание клиентов.

Таким образом, поддержание продуктивности и счастья ваших сотрудников прямо пропорционально назначению им правильного количества задач.

3. Нет резервных ресурсов

Есть две вещи, которые вы никогда не должны делать!

Никогда не отправляйтесь в путешествие без экстренной помощи и никогда не начинайте проект без резервных ресурсов.

Поэтому в управлении проектами преобладают неопределенности; всегда разумно иметь план Б.

Согласен, верно?

Таким образом, если вы столкнулись с проблемой, когда ваш ресурс не может выполнить определенную задачу или столкнулся с некоторыми личными проблемами, вам следует:

• Иметь достаточно резервных ресурсов, чтобы занять его место
• Перепланируйте и расставьте приоритеты задач таким образом, чтобы другие члены команды могли взять на себя некоторые обязанности, не чувствуя себя перегруженными.

4. Установка нереальных сроков и графиков

В большинстве случаев менеджеры проектов склонны устанавливать сроки вроде «Построить трехэтажный дом за 7 дней». В отличие от нашего традиционного представления о том, что вызов должен подтолкнуть их к достижению большего за меньшее время, это в конечном итоге оставляет их за бортом и вызывает стресс.

Таким образом, это одна из самых больших проблем управления ресурсами. Жестких сроков и графиков следует избегать любой ценой.

Совет для профессионалов: запланируйте конкретный срок до фактического срока, чтобы все было в порядке.

Более того, прежде чем устанавливать сроки и графики, всегда следует:

• Оценить способность команды выполнить определенную задачу
• Разделите проект на задачи и подзадачи
• Принимать во внимание неопределенные события и явления
• Используйте инструмент управления задачами, чтобы назначать задачи и устанавливать правильные сроки.

5. Децентрализованное управление ресурсами

Наличие нескольких встроенных менеджеров отчетов имеет решающее значение для эффективного управления вашими ресурсами.

Децентрализованное управление ресурсами приводит к ограниченному обзору проектов и назначений ресурсов.

Более того, это также приводит к нездоровому рабочему пространству, когда различные менеджеры борются за один ресурс или не получают обновлений обо всем.

Следовательно, чтобы избежать подобных конфликтов и путаницы, необходимо внедрить централизованную систему управления ресурсами.

Централизованная система управления ресурсами обеспечит следующие преимущества:

• Улучшить планирование ресурсов
• Улучшить внутренние операции
• Стандартизация и согласованность данных
• Повышенная прозрачность
• Лучшее общение и сотрудничество

6. Краткосрочное планирование

Большинство менеджеров проектов склонны планировать на день, а не на долгосрочный план всего проекта. Срочные проекты, внезапные изменения и дополнительные требования клиентов могут вызвать стресс у вашей команды.

Таким образом, долгосрочное планирование имеет решающее значение для преодоления таких проблем управления ресурсами.

Хорошо спланированная долгосрочная стратегия помогает эффективно выстроить все бизнес-процессы и лучше управлять командой. Ваша команда будет знать, что они должны делать и сколько времени у них есть для выполнения конкретной задачи.

Таким образом, прозрачность и эффективность достигаются при наличии долгосрочной стратегии.

7. Ограниченное использование метрик оценки

В наше время, когда вся работа перенесена в онлайн-системы, важно время от времени оценивать работу своей команды.

Это одна из самых сложных задач в списке задач управления ресурсами. Как руководитель проекта, вы часто сталкиваетесь с ситуацией, когда вы знаете, что в проекте есть несоответствие, но не знаете, откуда оно взялось.

Поэтому, будь то удаленная команда или физическая команда, вы должны часто оценивать их. Опять же, рекомендуется использовать программное обеспечение для управления проектами.

Программное обеспечение, такое как nTask, позволяет вам оценивать время, которое сотрудник тратит на задачу, его табели учета рабочего времени и получать индивидуальные отчеты об их прогрессе.

Таким образом, это отличный способ подтолкнуть вашу команду к работе и обучить ее слабым сторонам.

Ведь хорошая команда – залог успешного проекта.

8. Отсутствие сотрудничества

Еще один важный аспект эффективного управления ресурсами требует тесного сотрудничества в команде. Большинство команд не могут показать себя с лучшей стороны, потому что они не были хорошо информированы о своих обязанностях.

Таким образом, постоянное сотрудничество между командой и менеджерами необходимо для того, чтобы вся команда была на борту и синхронизировалась друг с другом.

Самое приятное то, что теперь вы можете использовать для этого программное обеспечение для управления проектами. Это поможет вашей команде сотрудничать, обмениваться идеями, видеть их прогресс и обмениваться файлами под одной крышей.

Вы можете попробовать бесплатную 14-дневную пробную версию или заказать демонстрацию с nTask, чтобы оптимизировать свои процессы и более эффективно управлять своей командой.

Советы по преодолению проблем управления ресурсами

Давайте посмотрим на некоторые советы, которые помогут вам преодолеть трудности!

1. Используйте программное обеспечение для управления проектами, такое как nTask , для оценки, оценки и эффективного планирования управления ресурсами. Это поможет вам автоматизировать задачи и работать с ними более эффективно.
2. Четко определите роли и обязанности каждого сотрудника.
3. Планируйте и планируйте заранее, чтобы избежать любых несоответствий и проблем в последнюю минуту.
4. Часто сотрудничайте со своей командой.
5. Не будьте слишком напряжены и суровы со своими сотрудниками.
6. Будьте гибкими и дружелюбными, чтобы лучше вовлечь свою команду.
7. Цените их работу и вознаграждайте их, чтобы поднять их боевой дух.
8. Поощряйте групповой мозговой штурм и обмен новыми идеями.
9. Иметь надлежащую систему управления и отчетности.
10. Поддерживайте баланс между вашей командой и заинтересованными сторонами. Не перегружайте их бесконечными требованиями заинтересованных сторон.

Вы также можете проверить 10 лучших навыков управления проектами на 2022 год, чтобы узнать больше.

Пристегнитесь!

В заключение, ваши ресурсы являются основой вашей компании. Таким образом, вы должны попробовать все, чтобы связаться с ними и хорошо с ними обращаться.

Управление ресурсами может быть сложным, однако использование инструмента — это один из способов упростить многие процессы. В дополнение к этому вы можете попытаться развивать себя и общаться со своей командой.

Ведь счастливая команда прямо пропорциональна отличной компании с довольными клиентами.

Итак, следуйте правильному направлению, чтобы поставить свою команду на путь успеха и достижений.

Желаем вам удачи!