8 desafios de gerenciamento de recursos que todo PM precisa conhecer

Você concorda comigo que o maior patrimônio de uma empresa são seus recursos. No entanto, não importa o tamanho, os desafios de gerenciamento de recursos são naturais.

Manter um equilíbrio perfeito entre os membros de sua equipe e os projetos consecutivos pode ser uma tarefa difícil. Na maioria das vezes acabamos deixando funcionários insatisfeitos e infelizes.

Consequentemente, isso afeta muito a taxa de sucesso do projeto e o crescimento da empresa.

De acordo com a pesquisa, manter seus funcionários engajados pode aumentar o nível de lucratividade das empresas para 21%. Assim, exige que os gerentes estejam ativamente engajados com seus funcionários para aumentar sua lealdade e produtividade.

Para isso, você precisa entender seus colaboradores de forma completa e estar atento aos desafios que podem prejudicar o desempenho de seus colaboradores.

Assim, neste artigo, você lerá os 8 maiores desafios de gerenciamento de recursos que todo PM precisa conhecer.

Então, vamos começar!

O que é Gestão de Recursos?

O Gerenciamento de Recursos pode ser definido como: “O processo de planejar, alocar e programar recursos de forma eficaz para maximizar a eficiência”.

Assim, um recurso é a força-tarefa necessária para concluir seu projeto. Eles são essenciais para ajudá-lo a atingir sua meta e atender aos requisitos das partes interessadas.

Felizmente, agora existem vários softwares de gerenciamento de projetos que podem ajudá-lo a gerenciar seus recursos com eficiência.

No entanto, deve-se perguntar por que o gerenciamento de recursos é importante de qualquer maneira?

Importância do Gerenciamento de Recursos

A gestão de recursos é fundamental para conseguir mais com menos. Como gerente de projeto, você não quer desperdiçar seu orçamento alocando recursos inadequados ou incapazes de concluir uma determinada tarefa.

Assim, no início do projeto, é necessário reservar um tempo para gerenciar seus recursos.

A gestão de recursos tem muitos benefícios. Alguns deles são:

• Aumente a transparência: o gerenciamento eficaz de recursos pode ajudar a aumentar a transparência entre os departamentos, bem como entre um gerente e um funcionário. Você estará ciente da largura de banda da equipe e planejará adequadamente.
• Evite imprevistos: Tendo pleno conhecimento da capacidade e habilidades de sua equipe, você pode planejar todos os processos de acordo. Isso ajuda a evitar gargalos imprevistos e prever problemas com antecedência.
• Evite sobrecarregar sua equipe: o gerenciamento de recursos também ajuda a evitar sobrecarregar sua equipe com várias tarefas e estressá-las. No início do projeto, você saberia quanto trabalho sua equipe pode realizar e agendar tudo depois.
• Mede a eficiência da equipe: Com um software de gerenciamento de recursos eficaz, você pode medir o progresso da equipe, os obstáculos e isso afeta o ROI de maneira eficaz. Esses cálculos ajudariam você a melhorar seu processo futuro e aprender com seus erros.

No entanto, como mencionamos anteriormente, gerenciar seus recursos pode ser difícil. Na maioria das vezes, os gerentes de projeto não conseguem compreender por que seus projetos estão falhando.

Como seu recurso é seu maior patrimônio, manejá-lo bem é a chave para um projeto de sucesso.

Abaixo listamos os desafios mais comuns enfrentados pelos gerentes de projeto no gerenciamento de seus recursos.

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Desafios de gerenciamento de recursos que todo PM precisa conhecer

Aqui está uma lista dos 8 maiores desafios de gerenciamento de recursos que todo Gerente de Projeto precisa conhecer!

Não se desespere ao ler os desafios porque, no final, também demos algumas dicas de como lidar com eles!

Então, desafie-se a superar os desafios.

Aqui vamos nós!

1. Gestão deficiente da capacidade de recursos

O planejamento de capacidade é um dos maiores desafios de gerenciamento de recursos. A palavra capacidade indica os recursos disponíveis para concluir uma tarefa específica.

A maioria das organizações não dá muita importância ao gerenciamento de capacidade e enfrenta atrasos nos projetos.

Mais frequentemente, ficamos sem recursos ou atribuímos os recursos errados para a conclusão de uma tarefa específica. Assim, deixamos de entregar um projeto no prazo e dentro do orçamento.

É um dos processos iniciais de planejamento do projeto e a má gestão da capacidade de recursos levará a uma má alocação de recursos.

Felizmente, você não precisa se preocupar muito com isso. Você pode enfrentar esse desafio facilmente usando um software de gerenciamento de projetos.

Um bom software permitirá que você aloque seus recursos de forma eficaz de acordo com o escopo e os requisitos do projeto.

Portanto, como gerente de projeto, nunca leve o gerenciamento de capacidade de recursos de ânimo leve!

2. Pedir demais

Trabalhar! Trabalhar! Trabalhar!

Outro dos desafios de gerenciamento de recursos em nossa lista são os gerentes de projeto pedindo demais de suas equipes.

Para você gerenciar seus recursos de forma eficaz, você deve tratar sua equipe como humanos e não como máquinas.

Sobrecarregar sua equipe leva a muitas desvantagens. Isso afeta seu nível de produtividade, moral e aumenta as chances de erros.

Trazer novas demandas de projetos com vigor deixa a equipe desprevenida. Portanto, como um gerente de projeto competente, você deve ser capaz de priorizar as tarefas e dar à sua equipe um número suportável de tarefas.

De acordo com uma visão geral das estatísticas, 82% dos funcionários se sentiram sobrecarregados e sobrecarregados em 2019. Isso gradualmente se espalha em outras áreas da empresa, como desempenho dos funcionários, moral e retenção de clientes.

Portanto, manter seus funcionários produtivos e felizes é diretamente proporcional a atribuir a eles o número certo de tarefas.

3. Sem recursos de backup

Há duas coisas que você nunca deve fazer!

Nunca continue viajando sem um pronto-socorro de emergência e nunca inicie um projeto sem recursos de backup.

Portanto, as incertezas são predominantes no gerenciamento de projetos; é sempre bom ter um plano B.

Acordado, certo?

Assim, se você se deparar com um desafio em que seu recurso não é capaz de cumprir uma determinada tarefa ou enfrentar alguns problemas pessoais, você deve:

• Tenha recursos de backup suficientes para ocupar o lugar dele
• Reprograme e priorize tarefas de forma que outros membros da equipe possam assumir algumas tarefas sem se sentir sobrecarregados.

4. Definir prazos e cronogramas irreais

Na maioria das vezes, os gerentes de projeto tendem a definir prazos como “Construir uma casa de três andares em 7 dias”. Ao contrário do nosso pensamento tradicional de que o desafio deve empurrá-los para conseguir mais em menos tempo, acaba deixando-os desorientados e estressados.

Assim, é um dos maiores desafios da gestão de recursos. Prazos e horários apertados devem ser evitados a todo custo.

Dica profissional: planeje um prazo específico antes do prazo real para manter as coisas nos trilhos.

Além disso, antes de definir prazos e horários, você deve sempre:

• Avaliar a capacidade da equipe para cumprir uma determinada tarefa
• Divida o projeto em tarefas e subtarefas
• Leve eventos e ocorrências incertas em consideração
• Use uma ferramenta de gerenciamento de tarefas para atribuir tarefas e definir prazos adequados.

5. Gestão Descentralizada de Recursos

Ter vários gerentes de relatórios em linha é fundamental para gerenciar seus recursos de forma eficaz.

O gerenciamento de recursos descentralizado leva a uma visão limitada de projetos e atribuições de recursos.

Além disso, também leva a um espaço de trabalho insalubre com vários gerentes brigando por um único recurso ou não sendo atualizado sobre tudo.

Portanto, para evitar que tais conflitos e confusão ocorram, um sistema centralizado de gerenciamento de recursos deve ser implementado.

Um sistema de gerenciamento de recursos centralizado fornecerá os seguintes benefícios:

• Melhore o planejamento de recursos
• Melhore as operações internas
• Padronização e consistência de dados
• Maior transparência
• Melhor comunicação e colaboração

6. Planejamento de curto prazo

A maioria dos gerentes de projeto tende a planejar para o dia em vez de um plano de longo prazo de todo o projeto. Projetos urgentes, mudanças repentinas e requisitos adicionais dos clientes podem deixar sua equipe estressada.

Portanto, o planejamento de longo prazo é fundamental para superar esses desafios de gerenciamento de recursos.

Uma estratégia de longo prazo bem planejada ajuda a alinhar todos os processos de negócios de forma eficaz e gerenciar melhor a equipe. Sua equipe estará ciente do que eles devem fazer e quanto tempo eles têm para concluir uma tarefa específica.

Assim, a transparência e a eficiência são alcançadas com uma estratégia de longo prazo.

7. Uso limitado de Métricas de Avaliação

Hoje em dia, quando todo o trabalho foi deslocado para sistemas online, é fundamental avaliar o desempenho da sua equipe de tempos em tempos.

Este é um dos desafios mais difíceis na lista de desafios de gerenciamento de recursos. Como gerente de projeto, muitas vezes você se depara com uma situação em que sabe que houve uma discrepância no projeto, mas não sabe de onde ela veio.

Portanto, seja uma equipe remota ou uma equipe física, você deve avaliá-los com frequência. Novamente, o uso de software de gerenciamento de projetos é recomendado.

Softwares como o nTask permitem avaliar o tempo que um funcionário gasta em uma tarefa, suas planilhas de horas e obter relatórios individuais sobre seu progresso.

Assim, é uma ótima maneira de empurrar sua equipe para dar o seu melhor e treiná-los em suas fraquezas.

Afinal, uma boa equipe é igual a um projeto de sucesso.

8. Falta de colaboração

Outro aspecto importante para o gerenciamento eficaz de seus recursos requer uma colaboração rigorosa da equipe. A maioria das equipes deixa de dar seu desempenho porque não foi bem informada sobre suas funções.

Assim, a colaboração contínua entre a equipe e os gestores é essencial para manter toda a equipe a bordo e em sincronia entre si.

A melhor parte é que agora você pode usar um software de gerenciamento de projetos para fazer isso. Isso ajudará sua equipe a colaborar, compartilhar ideias, ver seu progresso e compartilhar arquivos sob o mesmo teto.

Você pode experimentar o teste gratuito de 14 dias ou agendar uma demonstração com nTask, para otimizar seus processos e gerenciar sua equipe com muito mais eficiência.

Dicas para superar os desafios de gerenciamento de recursos

Vamos dar uma olhada em algumas das dicas para ajudá-lo a superar os desafios!

1. Use um software de gerenciamento de projetos como o nTask para avaliar, avaliar e planejar efetivamente seu gerenciamento de recursos. Ele irá ajudá-lo a automatizar tarefas e lidar com as coisas de forma mais eficaz.
2. Defina claramente as funções e responsabilidades de cada funcionário.
3. Planeje e agende com antecedência para evitar discrepâncias e problemas de última hora.
4. Colabore com sua equipe com frequência.
5. Não seja muito tenso e duro com seus funcionários.
6. Seja flexível e amigável para envolver melhor sua equipe.
7. Aprecie seu trabalho e recompense-os para aumentar sua moral.
8. Incentive o brainstorming em grupo e o compartilhamento de novas ideias.
9. Ter um sistema de gestão e relatórios adequados.
10. Mantenha um equilíbrio entre sua equipe e as partes interessadas. Não os sobrecarregue devido a demandas intermináveis ​​das partes interessadas.

Você também pode verificar as 10 principais habilidades de gerenciamento de projetos para 2022 para saber mais.

Preparar-se!

Para concluir, seus recursos são a espinha dorsal de sua empresa. Assim, você deve tentar de tudo para se conectar com eles e tratá-los bem.

Gerenciar recursos pode ser difícil, no entanto, usar uma ferramenta é uma maneira de ajudá-lo a facilitar muitos processos. Além disso, você pode tentar se nutrir e se associar à sua equipe.

Afinal, uma equipe feliz é diretamente proporcional a uma grande empresa com clientes satisfeitos.

Portanto, siga a direção certa para colocar sua equipe no caminho do sucesso e da realização.

Desejo boa sorte!