8 provocări în managementul resurselor pe care fiecare PM trebuie să le cunoască

Ai fi de acord cu mine că cel mai mare atu al unei companii sunt resursele sale. Cu toate acestea, indiferent de dimensiunea acesteia, provocările legate de managementul resurselor sunt naturale să apară.

Păstrarea unui echilibru perfect între membrii echipei și proiectele consecutive poate fi o agitație. De cele mai multe ori ajungem să lăsăm angajați nemulțumiți și nemulțumiți.

În consecință, acest lucru afectează foarte mult rata de succes a proiectului și creșterea companiei.

Potrivit cercetărilor, menținerea angajaților tăi poate crește nivelul de profitabilitate al companiilor la 21%. Astfel, este necesar ca managerii să fie implicați activ cu angajații lor pentru a le crește loialitatea și productivitatea.

Pentru asta, trebuie să-ți înțelegi pe deplin angajații și să fii conștient de provocările care ar putea împiedica performanța angajaților tăi.

Astfel, în acest articol, veți citi cele mai mari 8 provocări de gestionare a resurselor pe care fiecare PM trebuie să le cunoască.

Deci, să începem!

Ce este managementul resurselor?

Managementul resurselor poate fi definit ca: „Procesul de planificare, alocare și programare eficientă a resurselor pentru a maximiza eficiența”.

Astfel, o resursă este grupul de lucru de care ai nevoie pentru a-ți finaliza proiectul. Ele sunt esențiale pentru a vă ajuta să vă atingeți obiectivul și să îndepliniți cerințele părților interesate.

Din fericire, acum există diverse software de management de proiect care vă pot ajuta să vă gestionați eficient resursele.

Cu toate acestea, trebuie să ne întrebăm de ce este important gestionarea resurselor?

Importanța managementului resurselor

Managementul resurselor este esențial pentru a obține mai mult în mai puțin. Ca manager de proiect, nu vrei să-ți irosești bugetul prin alocarea de resurse care sunt inadecvate sau incapabile să ducă la bun sfârșit o anumită sarcină.

Astfel, la începutul proiectului, este necesar să vă acordați un timp liber pentru a vă gestiona resursele.

Managementul resurselor are o mulțime de beneficii. Unii dintre ei sunt:

• Creșteți transparența: gestionarea eficientă a resurselor poate ajuta la creșterea transparenței între departamente, precum și între manager și angajat. Veți fi la curent cu lățimea de bandă a echipei și veți planifica în consecință.
• Evitați problemele neprevăzute: Având cunoștințe complete despre capacitatea și abilitățile echipei dvs., puteți planifica toate procesele în consecință. Acest lucru ajută la evitarea oricăror blocaje neprevăzute și la anticiparea problemelor în avans.
• Evitați supraîncărcarea echipei dvs.: gestionarea resurselor ajută, de asemenea, să evitați suprasolicitarea echipei cu sarcini multiple și stresarea acestora. La începutul proiectului, ai ști cât de multă muncă poate desfășura echipa ta și ai programa tot ce urmează.
• Măsoară eficiența echipei: Cu un software eficient de gestionare a resurselor, puteți măsura progresul echipei, obstacolele și acesta afectează eficient rentabilitatea investiției. Astfel de calcule te-ar ajuta să-ți îmbunătățești procesul viitor și să înveți din greșelile tale.

Cu toate acestea, așa cum am menționat mai devreme, gestionarea resurselor poate fi dificilă. De cele mai multe ori, managerii de proiect nu reușesc să înțeleagă de ce proiectele lor eșuează.

Deoarece resursa dvs. este cel mai mare atu al dvs., astfel, gestionarea lor bine este cheia unui proiect de succes.

Mai jos am enumerat cele mai frecvente provocări cu care se confruntă managerii de proiect în gestionarea resurselor lor.

Legate de:

Cel mai bun 11 software de management al resurselor din 2022

Provocări în managementul resurselor pe care fiecare PM trebuie să le cunoască

Iată o listă cu cele mai mari 8 provocări legate de managementul resurselor pe care fiecare manager de proiect trebuie să le cunoască!

Nu te speria citind provocările pentru că, în cele din urmă, am dat și câteva sfaturi despre cum să le rezolvi!

Deci, provocați-vă să depășiți provocările.

Începem!

1. Management slab al capacității de resurse

Planificarea capacității este una dintre cele mai mari provocări în managementul resurselor. Cuvântul capacitate indică resursele disponibile pentru a îndeplini o anumită sarcină.

Majoritatea organizațiilor nu acordă prea multă importanță managementului capacității și se confruntă cu întârzieri ale proiectelor.

Mai des, rămânem lipsiți de resurse sau atribuim resurse greșite pentru îndeplinirea unei anumite sarcini. Astfel, nu reușim să livrăm un proiect la timp, în limita bugetului.

Este unul dintre procesele inițiale de planificare a proiectelor, iar managementul slab al capacității resurselor va duce la o alocare slabă a resurselor.

Din fericire, nu trebuie să vă îngrijorați prea mult. Puteți face față cu ușurință acestei provocări folosind software-ul de management de proiect.

Un software bun vă va permite să vă alocați resursele în mod eficient în funcție de sfera și cerințele proiectului.

Prin urmare, ca manager de proiect, nu luați niciodată cu ușurință gestionarea capacității resurselor!

2. Cererea prea mult

Muncă! Muncă! Muncă!

O altă dintre provocările de management al resurselor din lista noastră este managerii de proiect care cer prea mult de la echipele lor.

Pentru a vă gestiona resursele în mod eficient, ar trebui să vă tratați echipa ca pe oameni și nu ca pe mașini.

Supraîncărcarea echipei dvs. duce la multe dezavantaje. Le afectează nivelul de productivitate, moralul și crește șansele de erori.

Aducerea de proiecte noi solicită în mod energic, pune echipa pe garda jos. Prin urmare, în calitate de manager de proiect competent, ar trebui să puteți prioritiza sarcinile și să oferi echipei dvs. un număr suportabil de sarcini.

Conform unei statistici de ansamblu, 82% dintre angajați s-au simțit suprasolicitați și suprasolicitați în 2019. Acest lucru ajunge treptat în alte domenii ale companiei, cum ar fi performanța angajaților, moralul și păstrarea clienților.

Prin urmare, menținerea angajaților tăi productivi și fericiți este direct proporțională cu alocarea numărului potrivit de sarcini.

3. Fără resurse de rezervă

Sunt două lucruri pe care nu ar trebui să le faci niciodată!

Nu continuați niciodată să călătoriți fără un prim ajutor de urgență și nu începeți niciodată un proiect fără resurse de rezervă.

Prin urmare, incertitudinile sunt predominante în managementul proiectelor; este întotdeauna înțelept să ai un plan B.

De acord, nu?

Astfel, dacă te confrunți cu o provocare în care resursa ta nu este capabilă să îndeplinească o anumită sarcină sau să te confrunți cu unele probleme personale, ar trebui să:

• Aveți suficiente resurse de rezervă pentru a-i lua locul
• Reprogramați și prioritizați sarcinile în așa fel încât alți membri ai echipei să își poată asuma anumite sarcini fără a se simți suprasolicitați.

4. Stabilirea de termene și programe nerealiste

De cele mai multe ori, managerii de proiect tind să stabilească termene precum „Construiți o casă cu trei etaje în 7 zile”. Spre deosebire de gândirea noastră tradițională că provocarea îi va împinge să obțină mai mult în mai puțin timp, sfârșește prin a-i lăsa în afara bordului și stresați.

Astfel, este una dintre cele mai mari provocări în managementul resurselor. Termenele și programele strânse ar trebui evitate cu orice preț.

Sfat profesionist: planificați un anumit termen limită înainte de termenul limită real pentru a menține lucrurile pe drumul cel bun.

Mai mult decât atât, înainte de a stabili termene și programe, ar trebui să:

• Evaluează capacitatea echipei de a îndeplini o anumită sarcină
• Împărțiți proiectul în sarcini și sub-sarcini
• Luați în considerare evenimentele și evenimentele incerte
• Utilizați un instrument de gestionare a sarcinilor pentru a atribui sarcini și pentru a stabili termene limită adecvate.

5. Managementul descentralizat al resurselor

A avea mai mulți manageri de raportare în linie este esențial pentru gestionarea eficientă a resurselor.

Gestionarea descentralizată a resurselor duce la o vedere limitată a proiectelor și a alocărilor de resurse.

Mai mult decât atât, duce și la un spațiu de lucru nesănătos, cu diverși manageri care se luptă pentru o singură resursă sau nu sunt actualizați cu totul.

Prin urmare, pentru a evita apariția unui astfel de conflict și confuzie, ar trebui implementat un sistem centralizat de management al resurselor.

Un sistem centralizat de management al resurselor va oferi următoarele beneficii:

• Îmbunătățiți planificarea resurselor
• Îmbunătățiți operațiunile interne
• Standardizarea și coerența datelor
• Transparență sporită
• O mai bună comunicare și colaborare

6. Planificare pe termen scurt

Majoritatea managerilor de proiect tind să planifice ziua în loc de un plan pe termen lung al întregului proiect. Proiectele urgente, schimbările bruște și cerințele suplimentare ale clienților vă pot lăsa echipa stresată.

Prin urmare, planificarea pe termen lung este esențială pentru a depăși astfel de provocări legate de managementul resurselor.

O strategie pe termen lung bine planificată ajută la alinierea eficientă a tuturor proceselor de afaceri și la gestionarea mai bună a echipei. Echipa ta va fi conștientă de ceea ce ar trebui să facă și de cât timp au la dispoziție pentru a îndeplini o anumită sarcină.

Astfel, transparența și eficiența sunt realizate cu o strategie pe termen lung.

7. Utilizarea limitată a Valorilor de Evaluare

În zilele noastre, când toată munca a fost transferată către sisteme online, este esențial să evaluezi performanța echipei din când în când.

Aceasta este una dintre cele mai grele provocări de pe lista provocărilor legate de managementul resurselor. În calitate de manager de proiect, ai întâlni adesea o situație în care știi că a existat o discrepanță în proiect, dar nu știi de unde a venit.

Prin urmare, fie că este o echipă la distanță sau o echipă fizică, ar trebui să le evaluați frecvent. Din nou, se recomandă utilizarea unui software de management de proiect.

Software precum nTask vă permite să evaluați timpul petrecut de un angajat pentru o sarcină, foile de pontaj și să obțineți rapoarte individuale despre progresul lor.

Astfel, este o modalitate excelentă de a-ți împinge echipa să facă tot posibilul și de a le antrena în punctele lor slabe.

La urma urmei, o echipă bună este egală cu un proiect de succes.

8. Lipsa de colaborare

Un alt aspect important pentru gestionarea eficientă a resurselor necesită o colaborare riguroasă în echipă. Majoritatea echipelor nu reușesc să-și dea performanța pentru că nu au fost bine informate cu privire la sarcinile lor.

Astfel, colaborarea continuă între echipă și manageri este esențială pentru menținerea întregii echipe la bord și în sincronizare între ele.

Cea mai bună parte este că acum puteți utiliza software de management de proiect pentru a face asta. Vă va ajuta echipa să colaboreze, să împărtășească idei, să le vadă progresul și să partajeze fișiere sub un singur acoperiș.

Puteți încerca versiunea de încercare gratuită de 14 zile sau puteți rezerva o demonstrație cu nTask, pentru a vă optimiza procesele și a vă gestiona echipa mult mai eficient.

Sfaturi pentru a depăși provocările legate de managementul resurselor

Să aruncăm o privire la câteva dintre sfaturile care vă vor ajuta să depășiți provocările!

1. Utilizați software de management de proiect precum nTask pentru a evalua, evalua și planifica eficient gestionarea resurselor. Vă va ajuta să automatizați sarcinile și să gestionați lucrurile mai eficient.
2. Definiți în mod clar rolurile și responsabilitățile fiecărui angajat.
3. Planificați și programați în avans pentru a evita orice discrepanțe și probleme de ultim moment.
4. Colaborează frecvent cu echipa ta.
5. Nu fi prea încordat și dur cu angajații tăi.
6. Fii flexibil și prietenos pentru a-ți implica mai bine echipa.
7. Apreciază-le munca și recompensează-i pentru a-și ridica moralul.
8. Încurajați brainstormingul de grup și împărtășirea de idei noi.
9. Să aibă un sistem adecvat de management și raportare.
10. Menține un echilibru între echipa ta și părțile interesate. Nu le suprasolicitați din cauza cerințelor nesfârșite din partea părților interesate.

De asemenea, puteți verifica primele 10 abilități de management de proiect pentru 2022 pentru a afla mai multe.

Încleștă-te!

În concluzie, resursele tale sunt coloana vertebrală a companiei tale. Astfel, ar trebui să încerci totul pentru a te conecta cu ei și a-i trata bine.

Gestionarea resurselor poate fi dificilă, totuși, utilizarea unui instrument este o modalitate de a vă ajuta să ușurați multe procese. În plus, poți încerca să te hrănești și să te asociezi cu echipa ta.

La urma urmei, o echipă fericită este direct proporțională cu o companie grozavă cu clienți fericiți.

Deci, urmați direcția corectă pentru a vă pune echipa pe calea succesului și a realizării.

Iti doresc noroc bun!