每个 PM 都需要知道的 8 个资源管理挑战

你会同意我的观点，公司最大的资产是它的资源。 然而，无论规模大小，资源管理挑战都是自然而然会发生的。

在团队成员和背靠背项目之间保持完美平衡可能很麻烦。 大多数时候，我们最终会留下不满意和不开心的员工。

因此，这极大地影响了项目的成功率和公司的发展。

根据研究，保持员工敬业度可以将公司的盈利水平提高到 21%。 因此，它要求管理者积极与员工互动，以提高他们的忠诚度和生产力。

为此，您需要充分了解您的员工，并意识到可能阻碍员工绩效的挑战。

因此，在本文中，您将阅读每个 PM 需要了解的 8 个最大的资源管理挑战。

那么，让我们开始吧！

什么是资源管理？

资源管理可以定义为： “有效地规划、分配和调度资源以最大限度地提高效率的过程”。

因此，资源是您完成项目所需的工作组。 它们对于帮助您实现目标和满足利益相关者的要求至关重要。

幸运的是，现在有各种项目管理软件可以帮助您有效地管理您的资源。

然而，人们一定想知道为什么资源管理仍然很重要？

资源管理的重要性

资源管理是实现事半功倍的关键。 作为项目经理，您不希望通过分配不足或无法完成某项任务的资源来浪费您的预算。

因此，在项目开始时，有必要花一些时间来管理您的资源。

资源管理有很多好处。 他们之中有一些是：

• 提高透明度：有效的资源管理有助于提高跨部门以及经理和员工之间的透明度。 您将了解团队的带宽并做出相应的计划。
• 避免不可预见的问题：充分了解团队的能力和技能，您可以相应地规划所有流程。 这有助于避免任何不可预见的瓶颈并提前预测问题。
• 避免让您的团队负担过重：资源管理还有助于避免让您的团队因多项任务而负担过重并给他们带来压力。 在项目开始时，您会知道您的团队可以执行多少工作并安排接下来的所有工作。
• 衡量团队的效率：借助有效的资源管理软件，您可以衡量团队的进度、障碍并有效地影响投资回报率。 这样的计算将帮助您改进未来的流程并从错误中吸取教训。

但是，正如我们之前提到的，管理您的资源可能很困难。 大多数时候，项目经理无法理解他们的项目失败的原因。

由于您的资源是您最大的资产，因此，妥善处理它们是项目成功的关键。

下面我们列出了项目经理在管理资源时面临的最常见挑战。

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每个 PM 都需要知道的资源管理挑战

这是每个项目经理都需要知道的 8 个最大的资源管理挑战的列表！

不要害怕阅读挑战，因为最后，我们还提供了一些关于如何处理它们的提示！

因此，挑战自己以克服挑战。

开始了！

1、资源容量管理不善

容量规划是最大的资源管理挑战之一。 容量一词表示可用于完成特定任务的资源。

大多数组织不太重视容量管理并面临项目延迟。

更常见的是，我们缺乏资源或分配了错误的资源来完成特定任务。 因此，我们未能在预算范围内按时交付项目。

它是项目规划的初始过程之一，资源容量管理不善会导致资源分配不善。

幸运的是，您不必担心太多。 您可以使用项目管理软件轻松应对这一挑战。

好的软件将允许您根据项目范围和要求有效地分配资源。

所以，作为项目经理，千万不要掉以轻心！

2.要求太多

工作！ 工作！ 工作！

我们列表中的另一个资源管理挑战是项目经理对他们的团队要求太多。

为了有效地管理资源，您应该将团队视为人而不是机器。

让您的团队负担过重会导致许多不利因素。 它会影响他们的生产力水平、士气并增加出错的机会。

新项目需求的大力引进，让团队措手不及。 因此，作为一名称职的项目经理，您应该能够确定任务的优先级，并为您的团队分配可以承受的任务数量。

根据统计概览，82% 的员工在 2019 年感到负担过重和过度劳累。这逐渐滚雪球到公司的其他领域，如员工绩效、士气和客户保留率。

因此，让您的员工保持高效和快乐与为他们分配正确数量的任务成正比。

3.没有后备资源

有两件事绝对不能做！

永远不要在没有紧急急救的情况下继续旅行，也不要在没有备用资源的情况下启动项目。

因此，不确定性在项目管理中占主导地位； 制定 B 计划总是明智的。

同意，对吧？

因此，如果您面临资源无法完成特定任务或面临一些个人问题的挑战，您应该：

• 有足够的后备资源来取代他的位置
• 重新安排任务并确定优先级，以便其他团队成员可以承担一些职责而不会感到负担过重。

4. 设定不切实际的截止日期和时间表

大多数时候，项目经理倾向于设定截止日期，例如“在 7 天内建造一座三层楼的房子”。 与我们传统的想法不同，挑战会促使他们在更短的时间内取得更大的成就，但最终会让他们感到厌烦和压力。

因此，这是最大的资源管理挑战之一。 应不惜一切代价避免紧迫的期限和时间表。

专业提示：在实际截止日期之前计划一个特定的截止日期，以使事情保持在正轨。

此外，在设定最后期限和时间表之前，您应该始终：

• 评估团队完成特定任务的能力
• 将项目划分为任务和子任务
• 考虑不确定的事件和事件
• 使用任务管理工具分配任务并设置适当的截止日期。

5. 去中心化资源管理

拥有多个在线报告经理对于有效管理您的资源至关重要。

分散的资源管理导致对项目和资源分配的看法有限。

此外，它还导致工作空间不健康，各种经理争夺单一资源或没有更新所有内容。

因此，为了避免这种冲突和混乱的发生，应该建立一个集中的资源管理系统。

集中式资源管理系统将提供以下好处：

• 改进资源规划
• 改善内部运营
• 数据标准化和一致性
• 增加透明度
• 更好的沟通和协作

6. 短期规划

大多数项目经理倾向于为一天做计划，而不是为整个项目制定长期计划。 紧急项目、突然变化和客户的额外客户要求可能会让您的团队压力山大。

因此，长期规划对于克服此类资源管理挑战至关重要。

精心策划的长期战略有助于有效地调整所有业务流程并更好地管理团队。 您的团队将知道他们应该做什么以及他们需要多少时间来完成特定任务。

因此，透明度和效率是通过长期战略实现的。

7. 评估指标的有限使用

如今，当所有工作都转移到在线系统上时，不时评估团队的绩效至关重要。

这是资源管理挑战列表中最严峻的挑战之一。 作为项目经理，您经常会遇到这样一种情况：您知道项目中存在差异，但不知道它来自哪里。

因此，无论是远程团队还是实体团队，都应该经常对其进行评估。 同样，建议使用项目管理软件。

像 nTask 这样的软件可以让您评估员工在任务上花费的时间、他们的时间表，并获得关于他们进度的个人报告。

因此，这是推动您的团队尽力而为并针对弱点进行培训的好方法。

毕竟，一个好的团队就等于一个成功的项目。

8. 缺乏合作

有效管理资源的另一个重要方面需要严格的团队协作。 大多数团队未能提供他们的表现，因为他们没有很好地了解他们的职责。

因此，团队和经理之间的持续协作对于保持整个团队的参与和彼此同步至关重要。

最好的部分是现在您可以使用项目管理软件来做到这一点。 它将帮助您的团队在一个屋檐下进行协作、分享想法、查看他们的进度以及共享文件。

您可以尝试 14 天免费试用或使用 nTask 预订演示，以优化您的流程并更有效地管理您的团队。

克服资源管理挑战的技巧

让我们来看看一些技巧，以帮助您克服挑战！

1. 使用nTask等项目管理软件来评估、评估和有效规划您的资源管理。 它将帮助您自动化任务并更有效地处理事情。
2. 明确定义每个员工的角色和职责。
3. 提前计划和安排，以避免任何差异和最后一刻的问题。
4. 经常与您的团队合作。
5. 不要对你的员工过于紧张和苛刻。
6. 保持灵活和友好，以更好地参与您的团队。
7. 欣赏他们的工作并奖励他们以提高他们的士气。
8. 鼓励集体头脑风暴和分享新想法。
9. 有适当的管理和报告制度。
10. 保持团队和利益相关者之间的平衡。 不要因为利益相关者的永无止境的要求而使他们负担过重。

您还可以查看 2022 年十大项目管理技能以了解更多信息。

系好安全带！

总而言之，您的资源是您公司的支柱。 因此，您应该尽一切努力与他们建立联系并善待他们。

管理资源可能很困难，但是，使用工具是帮助您简化许多流程的一种方法。 除此之外，您可以尝试培养自己并与您的团队建立联系。

毕竟，快乐的团队与拥有快乐客户的伟大公司成正比。

因此，请遵循正确的方向，让您的团队走上成功和成就的轨道。

祝你好运！