8 تحديات إدارة الموارد التي يحتاج كل مدير لمعرفتها
نشرت: 2022-02-16أنت تتفق معي في أن أكبر أصول الشركة هي مواردها. ومع ذلك ، بغض النظر عن حجمها ، من الطبيعي أن تحدث تحديات إدارة الموارد.
يمكن أن يكون الحفاظ على توازن مثالي بين أعضاء فريقك والمشاريع المتتالية أمرًا صعبًا. في معظم الأوقات ينتهي بنا الأمر بترك موظفين غير راضين وغير سعداء.
وبالتالي ، فإن هذا يؤثر بشكل كبير على معدل نجاح المشروع ونمو الشركة.
وفقًا للبحث ، يمكن أن يؤدي استمرار مشاركة موظفيك إلى زيادة مستوى ربحية الشركات إلى 21٪. وبالتالي ، يتطلب الأمر من المديرين الانخراط بنشاط مع موظفيهم لزيادة ولائهم وإنتاجيتهم.
لذلك ، تحتاج إلى فهم موظفيك تمامًا وإدراك التحديات التي قد تعيق أداء موظفيك.
وبالتالي ، في هذه المقالة ، ستقرأ أكبر 8 تحديات لإدارة الموارد يحتاج كل مدير إلى معرفتها.
لذا ، لنبدأ!
ما هي إدارة الموارد؟
يمكن تعريف إدارة الموارد على أنها: "عملية تخطيط الموارد وتخصيصها وجدولتها بفعالية لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة".
وبالتالي ، فإن المورد هو فريق العمل الذي تحتاجه لإكمال مشروعك. إنها ضرورية لمساعدتك في الوصول إلى هدفك وتلبية متطلبات أصحاب المصلحة.
لحسن الحظ ، يوجد الآن العديد من برامج إدارة المشاريع التي يمكن أن تساعدك على إدارة مواردك بشكل فعال.
ومع ذلك ، يجب على المرء أن يتساءل عن سبب أهمية إدارة الموارد على أي حال؟
أهمية إدارة الموارد
تعد إدارة الموارد أمرًا محوريًا لتحقيق المزيد في القليل. بصفتك مدير مشروع ، لا تريد إضاعة ميزانيتك من خلال تخصيص موارد غير كافية أو غير قادرة على إكمال مهمة معينة.
وبالتالي ، في بداية المشروع ، من الضروري قضاء بعض الوقت لإدارة مواردك.
إدارة الموارد لديها الكثير من الفوائد. البعض منهم:
- زيادة الشفافية: يمكن أن تساعد الإدارة الفعالة للموارد في زيادة الشفافية عبر الإدارات وكذلك بين المدير والموظف. ستكون على دراية بعرض النطاق الترددي للفريق وتخطط وفقًا لذلك.
- تجنب المشكلات غير المتوقعة: من خلال معرفة كاملة بقدرات ومهارات فريقك ، يمكنك تخطيط جميع العمليات وفقًا لذلك. هذا يساعد على تجنب أي اختناقات غير متوقعة والتنبؤ بالمشكلات مقدمًا.
- تجنب إثقال كاهل فريقك: تساعد إدارة الموارد أيضًا على تجنب إثقال كاهل فريقك بمهام متعددة وإجهادهم. في بداية المشروع ، ستعرف مقدار العمل الذي يمكن لفريقك القيام به وجدولة كل شيء يتبعه.
- يقيس كفاءة الفريق: مع وجود برنامج فعال لإدارة الموارد ، يمكنك قياس تقدم فريقك والعقبات ويؤثر على عائد الاستثمار بشكل فعال. ستساعدك هذه الحسابات على تحسين عمليتك المستقبلية والتعلم من أخطائك.
ومع ذلك ، كما ذكرنا سابقًا ، قد تكون إدارة مواردك صعبة. يفشل مدراء المشاريع في معظم الأوقات في فهم سبب فشل مشاريعهم.
نظرًا لأن الموارد الخاصة بك هي أكبر أصولك ، فإن التعامل معها بشكل جيد يعد مفتاحًا لمشروع ناجح.
أدرجنا أدناه التحديات الأكثر شيوعًا التي يواجهها مديرو المشاريع في إدارة مواردهم.
متعلق ب:
أفضل 11 برنامج لإدارة الموارد لعام 2022
تحديات إدارة الموارد التي يحتاج كل مدير إلى معرفتها
فيما يلي قائمة بأكبر 8 تحديات لإدارة الموارد يحتاج كل مدير مشروع إلى معرفتها!
لا تفزع من قراءة التحديات لأننا في النهاية قدمنا أيضًا بعض النصائح حول كيفية التعامل معها!
لذا ، تحدى نفسك للتغلب على التحديات.
ها نحن ذا!
1. ضعف إدارة قدرة الموارد
يعد تخطيط القدرات أحد أكبر تحديات إدارة الموارد. تشير سعة الكلمة إلى الموارد المتاحة لإكمال مهمة محددة.
لا تولي معظم المنظمات أهمية كبيرة لإدارة السعة وتواجه تأخيرات في المشروع.
في كثير من الأحيان ، تنقصنا الموارد أو نخصص موارد خاطئة لإكمال مهمة معينة. وبالتالي ، نفشل في تسليم المشروع في الوقت المحدد ضمن الميزانية.
إنها إحدى العمليات الأولية لتخطيط المشروع وسيؤدي ضعف إدارة قدرة الموارد إلى سوء تخصيص الموارد.
لحسن الحظ ، لا داعي للقلق بشأن ذلك كثيرًا. يمكنك مواجهة هذا التحدي بسهولة باستخدام برنامج إدارة المشاريع.
سيسمح لك البرنامج الجيد بتخصيص مواردك بشكل فعال وفقًا لنطاق المشروع ومتطلباته.
لذلك ، بصفتك مدير مشروع ، لا تأخذ إدارة قدرة الموارد على محمل الجد!
2. طلب الكثير
عمل! عمل! عمل!
أحد تحديات إدارة الموارد الأخرى في قائمتنا هو مطالبة مديري المشاريع بالكثير من فرقهم.
لكي تتمكن من إدارة مواردك بشكل فعال ، يجب أن تعامل فريقك كبشر وليس آلات.
إن إثقال كاهل فريقك يؤدي إلى العديد من الجوانب السلبية. إنه يؤثر على مستوى إنتاجيتهم ومعنوياتهم ويزيد من فرص الأخطاء.
يتطلب إدخال مشاريع جديدة بقوة ، ويضع الفريق على حين غرة. لذلك ، بصفتك مدير مشروع مختصًا ، يجب أن تكون قادرًا على تحديد أولويات المهام وإعطاء فريقك عددًا محتملاً من المهام.
وفقًا لإحصاءات عامة ، شعر 82٪ من الموظفين بأنهم مثقلون بالأعباء ويعملون فوق طاقتهم في عام 2019. هذه الكرات الثلجية تدريجيًا في مناطق أخرى من الشركة ، مثل أداء الموظفين والمعنويات والاحتفاظ بالعملاء.
لذلك ، فإن إبقاء موظفيك منتجين وسعداء يتناسب طرديًا مع تخصيص العدد الصحيح من المهام لهم.
3. لا توجد موارد احتياطية
هناك شيئان لا يجب عليك القيام بهما!
لا تسافر أبدًا بدون الإسعافات الأولية الطارئة ولا تبدأ مشروعًا بدون موارد احتياطية.
لذلك فإن عدم اليقين هو السائد في إدارة المشروع ؛ من الحكمة دائمًا أن يكون لديك خطة ب.
متفق عليه ، أليس كذلك؟
وبالتالي ، إذا كنت تواجه تحديًا حيث لا يكون موردك قادرًا على أداء مهمة معينة أو مواجهة بعض المشكلات الشخصية ، فيجب عليك:
- لديك موارد احتياطية كافية لتحل محله
- إعادة جدولة المهام وتحديد أولوياتها بطريقة يمكن لأعضاء الفريق الآخرين القيام ببعض الواجبات دون الشعور بالأعباء الزائدة.
4. تحديد مواعيد نهائية وجداول زمنية غير واقعية
في معظم الأوقات ، يميل مديرو المشاريع إلى تحديد مواعيد نهائية مثل ، "قم ببناء منزل من ثلاثة طوابق في 7 أيام". على عكس تفكيرنا التقليدي بأن التحدي يجب أن يدفعهم لتحقيق المزيد في وقت أقل ، ينتهي بهم الأمر إلى تركهم خارج اللعبة والتوتر.
وبالتالي ، فهو أحد أكبر تحديات إدارة الموارد. يجب تجنب المواعيد النهائية والجداول الزمنية الضيقة بأي ثمن.
نصيحة للمحترفين: خطط لموعد نهائي محدد قبل الموعد النهائي الفعلي لإبقاء الأمور على المسار الصحيح.
علاوة على ذلك ، قبل تحديد المواعيد النهائية والجداول الزمنية ، يجب عليك دائمًا:
- قم بتقييم قدرة الفريق على أداء مهمة معينة
- قسّم المشروع إلى مهام ومهام فرعية
- ضع الأحداث والأحداث غير المؤكدة في الاعتبار
- استخدم أداة إدارة المهام لتعيين المهام وتحديد المواعيد النهائية المناسبة.
5. إدارة الموارد اللامركزية
يعد وجود العديد من مديري التقارير المباشرة أمرًا بالغ الأهمية لإدارة مواردك بفعالية.
تؤدي الإدارة اللامركزية للموارد إلى رؤية محدودة للمشاريع وتخصيصات الموارد.
علاوة على ذلك ، فإنه يؤدي أيضًا إلى مساحة عمل غير صحية حيث يتقاتل العديد من المديرين على مورد واحد أو لا يتم تحديثهم في كل شيء.
لذلك ، لتجنب حدوث مثل هذا التعارض والارتباك ، يجب وضع نظام مركزي لإدارة الموارد.
سيوفر نظام إدارة الموارد المركزي الفوائد التالية:
- تحسين تخطيط الموارد
- تحسين العمليات الداخلية
- توحيد البيانات واتساقها
- زيادة الشفافية
- تواصل وتعاون أفضل
6. التخطيط قصير المدى
يميل معظم مديري المشاريع إلى التخطيط لليوم بدلاً من خطة طويلة الأجل للمشروع بأكمله. يمكن للمشاريع العاجلة والتغييرات المفاجئة ومتطلبات العملاء الإضافية من قبل العملاء أن تترك فريقك مجهداً.
لذلك ، يعد التخطيط طويل المدى أمرًا محوريًا للتغلب على تحديات إدارة الموارد هذه.
تساعد الإستراتيجية طويلة المدى جيدة التخطيط على مواءمة جميع العمليات التجارية بشكل فعال وإدارة الفريق بشكل أفضل. سيكون فريقك على دراية بما يفترض أن يفعلوه ومقدار الوقت المتاح لهم لإكمال مهمة محددة.
وبالتالي ، يتم تحقيق الشفافية والكفاءة من خلال استراتيجية طويلة الأجل.
7. الاستخدام المحدود لمقاييس التقييم
في الوقت الحاضر ، عندما تم تحويل كل العمل إلى أنظمة عبر الإنترنت ، فمن الضروري تقييم أداء فريقك من وقت لآخر.
هذا هو أحد أصعب التحديات في قائمة تحديات إدارة الموارد. بصفتك مدير مشروع ، غالبًا ما تواجه موقفًا تعلم فيه أن هناك تناقضًا في المشروع ولكنك لن تعرف من أين أتى.
لذلك ، سواء كان فريقًا عن بُعد أو فريقًا فعليًا ، يجب عليك تقييمه بشكل متكرر. مرة أخرى ، يوصى باستخدام برنامج إدارة المشاريع.
يسمح لك برنامج مثل nTask بتقييم الوقت الذي يقضيه الموظف في مهمة ، والجداول الزمنية الخاصة به ، والحصول على تقارير فردية عن تقدمه.
وبالتالي ، فهي طريقة رائعة لدفع فريقك لبذل قصارى جهدهم وتدريبهم على نقاط ضعفهم.
بعد كل شيء ، الفريق الجيد يساوي مشروعًا ناجحًا.
8. قلة التعاون
هناك جانب مهم آخر لإدارة مواردك بشكل فعال يتطلب تعاونًا صارمًا مع الفريق. تفشل معظم الفرق في تقديم أدائها لأنها لم تكن على علم جيد بواجباتها.
وبالتالي ، فإن التعاون المستمر بين الفريق والمديرين ضروري لإبقاء الفريق بأكمله على متن الطائرة ومزامنة مع بعضهم البعض.
أفضل جزء هو أنه يمكنك الآن استخدام برنامج إدارة المشاريع للقيام بذلك. سيساعد فريقك على التعاون ومشاركة الأفكار ومشاهدة تقدمهم ومشاركة الملفات كلها تحت سقف واحد.
يمكنك تجربة الإصدار التجريبي المجاني لمدة 14 يومًا أو حجز عرض توضيحي باستخدام nTask لتحسين العمليات وإدارة فريقك بشكل أكثر فعالية.
نصائح للتغلب على تحديات إدارة الموارد
دعنا نلقي نظرة على بعض النصائح لمساعدتك في التغلب على التحديات!
- استخدم برنامج إدارة المشاريع مثل nTask لتقييم إدارة الموارد الخاصة بك وتقييمها والتخطيط لها بشكل فعال. سيساعدك على أتمتة المهام والتعامل مع الأشياء بشكل أكثر فعالية.
- حدد أدوار ومسؤوليات كل موظف بشكل واضح.
- خطط وجدول زمني مسبقًا لتجنب أي تناقضات ومشاكل اللحظة الأخيرة.
- تعاون مع فريقك بشكل متكرر.
- لا تكن متوترًا جدًا وقاسيًا على موظفيك.
- كن مرنًا وودودًا لإشراك فريقك بشكل أفضل.
- تقدير عملهم ومكافأتهم لرفع معنوياتهم.
- شجع العصف الذهني الجماعي وتبادل الأفكار الجديدة.
- لديك نظام إدارة وإعداد تقارير مناسب.
- حافظ على التوازن بين فريقك وأصحاب المصلحة. لا تثقل كاهلهم بسبب المطالب التي لا تنتهي من أصحاب المصلحة.
يمكنك أيضًا التحقق من أفضل 10 مهارات لإدارة المشاريع لعام 2022 لمعرفة المزيد.
ربط حزام الأمان!
في الختام ، مواردك هي العمود الفقري لشركتك. وبالتالي ، يجب أن تجرب كل شيء للتواصل معهم والتعامل معهم بشكل جيد.
قد تكون إدارة الموارد صعبة ، ومع ذلك ، فإن استخدام أداة هو إحدى الطرق لمساعدتك على تسهيل العديد من العمليات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك محاولة رعاية نفسك والارتباط بفريقك.
بعد كل شيء ، يتناسب الفريق السعيد بشكل مباشر مع شركة رائعة بها عملاء سعداء.
لذلك ، اتبع الاتجاه الصحيح لوضع فريقك على مسار النجاح والإنجاز.
اتمنى لك حظ سعيد!