8 sfide di gestione delle risorse che ogni PM deve conoscere

Saresti d'accordo con me sul fatto che la più grande risorsa di un'azienda sono le sue risorse. Tuttavia, indipendentemente dalle dimensioni, è naturale che si verifichino sfide di gestione delle risorse.

Mantenere un perfetto equilibrio tra i membri del tuo team e i progetti back-to-back può essere un trambusto. La maggior parte delle volte finiamo per lasciare dipendenti insoddisfatti e infelici.

Di conseguenza, ciò influisce notevolmente sul tasso di successo del progetto e sulla crescita dell'azienda.

Secondo una ricerca, coinvolgere i dipendenti può aumentare il livello di redditività delle aziende fino al 21%. Pertanto, richiede che i manager siano attivamente coinvolti con i propri dipendenti per aumentare la loro lealtà e produttività.

Per questo, devi comprendere appieno i tuoi dipendenti ed essere consapevole delle sfide che potrebbero ostacolare le prestazioni dei tuoi dipendenti.

Pertanto, in questo articolo, leggerai le 8 maggiori sfide di gestione delle risorse che ogni PM deve conoscere.

Quindi, iniziamo!

Che cos'è la gestione delle risorse?

La gestione delle risorse può essere definita come: "Il processo di pianificazione, allocazione e programmazione delle risorse in modo efficace per massimizzare l'efficienza".

Pertanto, una risorsa è la task force di cui avresti bisogno per completare il tuo progetto. Sono essenziali per aiutarti a raggiungere il tuo obiettivo e soddisfare i requisiti degli stakeholder.

Fortunatamente, ora ci sono vari software di gestione dei progetti che possono aiutarti a gestire efficacemente le tue risorse.

Tuttavia, c'è da chiedersi perché la gestione delle risorse è comunque importante?

Importanza della gestione delle risorse

La gestione delle risorse è fondamentale per ottenere di più con meno. Come project manager, non vuoi sprecare il tuo budget allocando risorse che sono inadeguate o incapaci di portare a termine un determinato compito.

Pertanto, all'inizio del progetto, è necessario prendersi del tempo per gestire le proprie risorse.

La gestione delle risorse ha molti vantaggi. Alcuni di loro sono:

• Aumentare la trasparenza: un'efficace gestione delle risorse può aiutare ad aumentare la trasparenza tra i reparti, nonché tra un manager e un dipendente. Sarai a conoscenza della larghezza di banda del team e pianificherai di conseguenza.
• Evita problemi imprevisti: avendo piena conoscenza delle capacità e delle competenze del tuo team, puoi pianificare tutti i processi di conseguenza. Questo aiuta a evitare colli di bottiglia imprevisti e prevedere i problemi in anticipo.
• Evita di sovraccaricare il tuo team: la gestione delle risorse aiuta anche a evitare di sovraccaricare il tuo team con più attività e di stressarlo. All'inizio del progetto, sapresti quanto lavoro può svolgere il tuo team e pianificheresti tutto in seguito.
• Misura l'efficienza del team: con un software di gestione delle risorse efficace, puoi misurare i progressi, gli ostacoli del tuo team e influisce sul ROI in modo efficace. Tali calcoli ti aiuterebbero a migliorare il tuo processo futuro e ad imparare dai tuoi errori.

Tuttavia, come accennato in precedenza, la gestione delle risorse può essere difficile. La maggior parte delle volte i project manager non riescono a capire perché i loro progetti stanno fallendo.

Poiché la tua risorsa è la tua risorsa più grande, quindi, gestirla bene è una chiave per un progetto di successo.

Di seguito abbiamo elencato le sfide più comuni affrontate dai project manager nella gestione delle proprie risorse.

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Sfide di gestione delle risorse che ogni PM deve conoscere

Ecco un elenco delle 8 maggiori sfide di gestione delle risorse che ogni Project Manager deve conoscere!

Non impazzire nel leggere le sfide perché, alla fine, abbiamo anche dato alcuni consigli su come gestirle!

Quindi, sfida te stesso per superare le sfide.

Eccoci qui!

1. Scarsa gestione della capacità delle risorse

La pianificazione della capacità è una delle maggiori sfide di gestione delle risorse. La parola capacità indica le risorse disponibili per completare un compito specifico.

La maggior parte delle organizzazioni non attribuisce molta importanza alla gestione della capacità e deve affrontare ritardi nei progetti.

Più spesso, esauriamo le risorse o assegniamo le risorse sbagliate per il completamento di un'attività specifica. Pertanto, non riusciamo a consegnare un progetto nei tempi previsti dal budget.

È uno dei processi iniziali di pianificazione del progetto e la scarsa gestione della capacità delle risorse porterà a una cattiva allocazione delle risorse.

Fortunatamente, non devi preoccuparti molto. Puoi affrontare questa sfida facilmente utilizzando il software di gestione dei progetti.

Un buon software ti consentirà di allocare le tue risorse in modo efficace in base all'ambito e ai requisiti del progetto.

Pertanto, come project manager, non prendere mai alla leggera la gestione della capacità delle risorse!

2. Chiedere troppo

Opera! Opera! Opera!

Un'altra delle sfide di gestione delle risorse nel nostro elenco sono i project manager che chiedono troppo ai loro team.

Per gestire le tue risorse in modo efficace, dovresti trattare il tuo team come esseri umani e non come macchine.

Sovraccaricare la tua squadra porta a molti aspetti negativi. Colpisce il loro livello di produttività, morale e aumenta le possibilità di errori.

Portare nuovi progetti richiede vigorosamente, mette la squadra alla sprovvista. Pertanto, come project manager competente, dovresti essere in grado di dare la priorità ai compiti e dare al tuo team un numero accettabile di compiti.

Secondo una panoramica delle statistiche, nel 2019 l'82% dei dipendenti si è sentito sovraccarico e sovraccarico di lavoro. Ciò si è gradualmente esteso ad altre aree dell'azienda, come le prestazioni dei dipendenti, il morale e la fidelizzazione dei clienti.

Pertanto, mantenere i dipendenti produttivi e felici è direttamente proporzionale all'assegnazione del giusto numero di attività.

3. Nessuna risorsa di backup

Ci sono due cose che non dovresti mai fare!

Non viaggiare mai senza un pronto soccorso di emergenza e non iniziare mai un progetto senza risorse di backup.

Le incertezze sono quindi predominanti nella gestione dei progetti; è sempre saggio avere un piano B.

D'accordo, vero?

Pertanto, se ti trovi di fronte a una sfida in cui la tua risorsa non è in grado di svolgere un determinato compito o affrontare alcuni problemi personali, dovresti:

• Avere sufficienti risorse di riserva per prendere il suo posto
• Riprogrammare e assegnare priorità alle attività in modo tale che altri membri del team possano assumersi alcune mansioni senza sentirsi sovraccaricati.

4. Impostazione di scadenze e programmi non realistici

Il più delle volte, i project manager tendono a fissare scadenze come "Costruisci una casa a tre piani in 7 giorni". A differenza del nostro pensiero tradizionale che la sfida li spingerà a ottenere di più in meno tempo, finisce per lasciarli fuori bordo e stressati.

Pertanto, è una delle maggiori sfide di gestione delle risorse. Scadenze e orari ravvicinati dovrebbero essere evitati a tutti i costi.

Suggerimento per professionisti: pianifica una scadenza specifica prima della scadenza effettiva per mantenere le cose in carreggiata.

Inoltre, prima di fissare scadenze e orari, dovresti sempre:

• Valutare la capacità del team di svolgere un determinato compito
• Dividi il progetto in compiti e sotto-compiti
• Prendere in considerazione eventi ed eventi incerti
• Utilizzare uno strumento di gestione delle attività per assegnare attività e impostare scadenze adeguate.

5. Gestione decentralizzata delle risorse

Avere più gestori di report in linea è fondamentale per gestire le tue risorse in modo efficace.

La gestione decentralizzata delle risorse porta a una visione limitata dei progetti e delle assegnazioni delle risorse.

Inoltre, porta anche a uno spazio di lavoro malsano con vari manager che litigano per una singola risorsa o non vengono aggiornati su tutto.

Pertanto, per evitare che si verifichino tali conflitti e confusione, dovrebbe essere messo in atto un sistema centralizzato di gestione delle risorse.

Un sistema centralizzato di gestione delle risorse fornirà i seguenti vantaggi:

• Migliora la pianificazione delle risorse
• Migliora le operazioni interne
• Standardizzazione e coerenza dei dati
• Maggiore trasparenza
• Migliore comunicazione e collaborazione

6. Pianificazione a breve termine

La maggior parte dei project manager tende a pianificare per la giornata invece di un piano a lungo termine dell'intero progetto. Progetti urgenti, cambiamenti improvvisi e requisiti aggiuntivi dei clienti da parte dei clienti possono lasciare il tuo team stressato.

Pertanto, la pianificazione a lungo termine è fondamentale per superare tali sfide di gestione delle risorse.

Una strategia a lungo termine ben pianificata aiuta ad allineare tutti i processi aziendali in modo efficace ea gestire meglio il team. Il tuo team sarà consapevole di ciò che dovrebbe fare e di quanto tempo ha a disposizione per completare un'attività specifica.

Pertanto, trasparenza ed efficienza si ottengono con una strategia a lungo termine.

7. Uso limitato delle metriche di valutazione

Al giorno d'oggi, quando tutto il lavoro è stato spostato sui sistemi online, è fondamentale valutare di volta in volta le prestazioni del proprio team.

Questa è una delle sfide più difficili nell'elenco delle sfide di gestione delle risorse. Come project manager, ti imbatti spesso in una situazione in cui sai che c'è stata una discrepanza nel progetto ma non sai da dove viene.

Pertanto, che si tratti di un team remoto o di un team fisico, dovresti valutarli frequentemente. Anche in questo caso, si consiglia l'uso di software di gestione dei progetti.

Software come nTask ti consente di valutare il tempo che un dipendente dedica a un'attività, le schede attività e ottenere rapporti individuali sui loro progressi.

Pertanto, è un ottimo modo per spingere la tua squadra a fare del proprio meglio e allenarla nelle loro debolezze.

Dopotutto, una buona squadra è uguale a un progetto di successo.

8. Mancanza di collaborazione

Un altro aspetto importante per una gestione efficace delle risorse richiede una rigorosa collaborazione in team. La maggior parte delle squadre non riesce a dare le proprie prestazioni perché non è stata informata bene sui propri doveri.

Pertanto, la collaborazione continua tra il team e i manager è essenziale per mantenere l'intero team a bordo e sincronizzato tra loro.

La parte migliore è che ora puoi utilizzare il software di gestione dei progetti per farlo. Aiuterà il tuo team a collaborare, condividere idee, vedere i propri progressi e condividere file sotto lo stesso tetto.

Puoi provare la prova gratuita di 14 giorni o prenotare una demo con nTask, per ottimizzare i tuoi processi e gestire il tuo team in modo molto più efficace.

Suggerimenti per superare le sfide della gestione delle risorse

Diamo un'occhiata ad alcuni dei suggerimenti per aiutarti a superare le sfide!

1. Utilizza un software di gestione dei progetti come nTask per valutare, valutare e pianificare in modo efficace la gestione delle risorse. Ti aiuterà ad automatizzare le attività e a gestire le cose in modo più efficace.
2. Definire chiaramente i ruoli e le responsabilità di ciascun dipendente.
3. Pianifica e programma in anticipo per evitare discrepanze e problemi dell'ultimo minuto.
4. Collabora frequentemente con il tuo team.
5. Non essere troppo rigido e duro con i tuoi dipendenti.
6. Sii flessibile e amichevole per coinvolgere meglio il tuo team.
7. Apprezza il loro lavoro e premiali per aumentare il loro morale.
8. Incoraggiare il brainstorming di gruppo e la condivisione di nuove idee.
9. Avere un adeguato sistema di gestione e reporting.
10. Mantieni un equilibrio tra il tuo team e le parti interessate. Non sovraccaricarli a causa delle richieste senza fine da parte delle parti interessate.

Puoi anche controllare le 10 migliori abilità di gestione dei progetti per il 2022 per saperne di più.

Allaccia le cinture!

Per concludere, le tue risorse sono la spina dorsale della tua azienda. Pertanto, dovresti provare di tutto per connetterti con loro e trattarli bene.

La gestione delle risorse può essere difficile, tuttavia, l'utilizzo di uno strumento è un modo per semplificare molti processi. In aggiunta a ciò, puoi provare a coltivare te stesso e ad associarti alla tua squadra.

Dopotutto, una squadra felice è direttamente proporzionale a una grande azienda con clienti felici.

Quindi, segui la giusta direzione per mettere la tua squadra sulla strada del successo e del successo.

Ti auguro buona fortuna!