8 Herausforderungen im Ressourcenmanagement, die jeder PM kennen muss

Sie würden mir zustimmen, dass das größte Kapital eines Unternehmens seine Ressourcen sind. Unabhängig von der Größe treten jedoch ganz natürlich Herausforderungen beim Ressourcenmanagement auf.

Ein perfektes Gleichgewicht zwischen Ihren Teammitgliedern und den aufeinanderfolgenden Projekten zu halten, kann eine Hektik sein. Meistens hinterlassen wir am Ende unzufriedene und unglückliche Mitarbeiter.

Folglich wirkt sich dies stark auf die Erfolgsquote des Projekts und das Wachstum des Unternehmens aus.

Untersuchungen zufolge kann das Engagement Ihrer Mitarbeiter die Rentabilität von Unternehmen auf 21 % steigern. Daher müssen Manager aktiv mit ihren Mitarbeitern interagieren, um deren Loyalität und Produktivität zu steigern.

Dazu müssen Sie Ihre Mitarbeiter vollständig verstehen und sich der Herausforderungen bewusst sein, die die Leistung Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen könnten.

Daher lesen Sie in diesem Artikel die 8 größten Herausforderungen beim Ressourcenmanagement, die jeder PM kennen muss.

Fangen wir also an!

Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement kann definiert werden als: „Der Prozess der effektiven Planung, Zuweisung und Terminierung von Ressourcen zur Maximierung der Effizienz“.

Somit ist eine Ressource die Task Force, die Sie benötigen, um Ihr Projekt abzuschließen. Sie sind unerlässlich, damit Sie Ihr Ziel erreichen und die Anforderungen der Stakeholder erfüllen können.

Glücklicherweise gibt es jetzt verschiedene Projektmanagement-Software, die Ihnen helfen können, Ihre Ressourcen effektiv zu verwalten.

Allerdings muss man sich fragen, warum Ressourcenmanagement überhaupt wichtig ist?

Bedeutung des Ressourcenmanagements

Ressourcenmanagement ist entscheidend, um mit weniger mehr zu erreichen. Als Projektmanager möchten Sie Ihr Budget nicht verschwenden, indem Sie Ressourcen zuweisen, die unzureichend oder nicht in der Lage sind, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

Daher ist es zu Beginn des Projekts notwendig, sich eine Auszeit zu nehmen, um Ihre Ressourcen zu verwalten.

Ressourcenmanagement hat viele Vorteile. Einige von ihnen sind:

• Erhöhen Sie die Transparenz: Ein effektives Ressourcenmanagement kann dazu beitragen, die Transparenz zwischen Abteilungen sowie zwischen Manager und Mitarbeiter zu erhöhen. Sie kennen die Bandbreite des Teams und planen entsprechend.
• Vermeiden Sie unvorhergesehene Probleme: Wenn Sie die Kapazitäten und Fähigkeiten Ihres Teams genau kennen, können Sie alle Prozesse entsprechend planen. Dies hilft, unvorhergesehene Engpässe zu vermeiden und Probleme im Voraus vorherzusagen.
• Vermeiden Sie Überlastung Ihres Teams: Ressourcenmanagement hilft auch dabei, Ihr Team nicht mit mehreren Aufgaben zu überlasten und zu belasten. Zu Beginn des Projekts wissen Sie, wie viel Arbeit Ihr Team leisten kann, und planen alles, was danach kommt.
• Misst die Effizienz des Teams: Mit einer effektiven Ressourcenmanagement-Software können Sie den Fortschritt und die Hürden Ihres Teams messen und dies wirkt sich effektiv auf den ROI aus. Solche Berechnungen würden Ihnen helfen, Ihren zukünftigen Prozess zu verbessern und aus Ihren Fehlern zu lernen.

Wie wir bereits erwähnt haben, kann die Verwaltung Ihrer Ressourcen jedoch schwierig sein. Meistens verstehen Projektmanager nicht, warum ihre Projekte scheitern.

Da Ihre Ressource Ihr größtes Kapital ist, ist ein guter Umgang mit ihnen der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt.

Nachfolgend haben wir die häufigsten Herausforderungen aufgeführt, denen sich Projektmanager bei der Verwaltung ihrer Ressourcen gegenübersehen.

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Die 11 besten Ressourcenmanagement-Software des Jahres 2022

Ressourcenmanagement-Herausforderungen, die jeder PM kennen muss

Hier ist eine Liste der 8 größten Herausforderungen im Ressourcenmanagement, die jeder Projektmanager kennen muss!

Verzweifeln Sie nicht beim Lesen der Herausforderungen, denn am Ende haben wir auch einige Tipps gegeben, wie Sie damit umgehen können!

Fordern Sie sich also heraus, um die Herausforderungen zu meistern.

Auf geht's!

1. Schlechtes Ressourcenkapazitätsmanagement

Die Kapazitätsplanung ist eine der größten Herausforderungen im Ressourcenmanagement. Das Wort Kapazität gibt die verfügbaren Ressourcen an, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

Die meisten Unternehmen messen dem Kapazitätsmanagement keine große Bedeutung bei und sind mit Projektverzögerungen konfrontiert.

Häufiger gehen uns die Ressourcen aus oder wir weisen die falschen Ressourcen für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe zu. Daher schaffen wir es nicht, ein Projekt innerhalb des Budgets rechtzeitig zu liefern.

Dies ist einer der anfänglichen Prozesse der Projektplanung, und ein schlechtes Ressourcenkapazitätsmanagement führt zu einer schlechten Ressourcenallokation.

Glücklicherweise müssen Sie sich darüber keine großen Gedanken machen. Mit einer Projektmanagement-Software können Sie diese Herausforderung leicht meistern.

Mit einer guten Software können Sie Ihre Ressourcen entsprechend dem Projektumfang und den Anforderungen effektiv zuweisen.

Nehmen Sie daher als Projektleiter das Ressourcenkapazitätsmanagement niemals auf die leichte Schulter!

2. Zu viel verlangen

Arbeit! Arbeit! Arbeit!

Eine weitere Herausforderung für das Ressourcenmanagement in unserer Liste sind Projektmanager, die zu viel von ihren Teams verlangen.

Damit Sie Ihre Ressourcen effektiv verwalten können, sollten Sie Ihr Team als Menschen und nicht als Maschinen behandeln.

Die Überlastung Ihres Teams führt zu vielen Nachteilen. Es wirkt sich auf ihr Produktivitätsniveau und ihre Moral aus und erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.

Das Einbringen neuer Projekte fordert energisch das Team unvorbereitet. Daher sollten Sie als kompetenter Projektleiter in der Lage sein, die Aufgaben zu priorisieren und Ihrem Team eine erträgliche Anzahl an Aufgaben zu geben.

Laut einer statistischen Übersicht fühlten sich 82 % der Mitarbeiter im Jahr 2019 überfordert und überarbeitet. Dies schlägt sich allmählich auf andere Bereiche des Unternehmens wie Mitarbeiterleistung, Moral und Kundenbindung nieder.

Daher ist die Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter direkt proportional zur Zuweisung der richtigen Anzahl von Aufgaben.

3. Keine Backup-Ressourcen

Es gibt zwei Dinge, die Sie niemals tun sollten!

Gehen Sie niemals ohne Notfall-Erste-Hilfe weiter und starten Sie niemals ein Projekt ohne Backup-Ressourcen.

Unsicherheiten sind daher im Projektmanagement vorherrschend; Es ist immer ratsam, einen Plan B zu haben.

Einverstanden, oder?

Wenn Sie also vor einer Herausforderung stehen, bei der Ihre Ressource nicht in der Lage ist, eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen oder mit persönlichen Problemen konfrontiert ist, sollten Sie:

• Genügend Backup-Ressourcen haben, um seinen Platz einzunehmen
• Planen und priorisieren Sie Aufgaben so, dass andere Teammitglieder einige Aufgaben übernehmen können, ohne sich überfordert zu fühlen.

4. Festlegung unrealistischer Fristen und Zeitpläne

Meistens neigen Projektmanager dazu, Deadlines zu setzen wie: „Baue ein dreistöckiges Haus in 7 Tagen“. Im Gegensatz zu unserem traditionellen Gedanken, dass die Herausforderung sie dazu bringen soll, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen, führt sie dazu, dass sie aus der Bahn geworfen und gestresst werden.

Daher ist es eine der größten Herausforderungen im Ressourcenmanagement. Enge Fristen und Zeitpläne sollten um jeden Preis vermieden werden.

Profi-Tipp: Planen Sie eine bestimmte Deadline vor der eigentlichen Deadline ein, um den Überblick zu behalten.

Darüber hinaus sollten Sie vor dem Festlegen von Fristen und Zeitplänen immer:

• Bewerten Sie die Fähigkeit des Teams, eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen
• Unterteilen Sie das Projekt in Aufgaben und Unteraufgaben
• Berücksichtigen Sie unsichere Ereignisse und Ereignisse
• Verwenden Sie ein Aufgabenverwaltungstool, um Aufgaben zuzuweisen und angemessene Fristen festzulegen.

5. Dezentrales Ressourcenmanagement

Mehrere Inline-Berichtsmanager zu haben, ist entscheidend für die effektive Verwaltung Ihrer Ressourcen.

Dezentrales Ressourcenmanagement führt zu einer eingeschränkten Sicht auf Projekte und Ressourcenzuweisungen.

Darüber hinaus führt dies auch zu einem ungesunden Arbeitsbereich, in dem sich verschiedene Manager um eine einzelne Ressource streiten oder nicht über alles auf dem Laufenden sind.

Um das Auftreten solcher Konflikte und Verwirrungen zu vermeiden, sollte daher ein zentralisiertes Ressourcenverwaltungssystem eingerichtet werden.

Ein zentralisiertes Ressourcenmanagementsystem bietet die folgenden Vorteile:

• Verbessern Sie die Ressourcenplanung
• Interne Abläufe verbessern
• Datenstandardisierung und -konsistenz
• Erhöhte Transparenz
• Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit

6. Kurzfristige Planung

Die meisten Projektmanager neigen dazu, für den Tag zu planen, anstatt einen langfristigen Plan für das gesamte Projekt zu erstellen. Dringende Projekte, plötzliche Änderungen und zusätzliche Kundenanforderungen von Kunden können Ihr Team in Stress versetzen.

Daher ist eine langfristige Planung entscheidend für die Bewältigung solcher Herausforderungen im Ressourcenmanagement.

Eine gut geplante langfristige Strategie hilft dabei, alle Geschäftsprozesse effektiv aufeinander abzustimmen und das Team besser zu führen. Ihr Team wird wissen, was es tun soll und wie viel Zeit es hat, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

So werden Transparenz und Effizienz mit einer langfristigen Strategie erreicht.

7. Eingeschränkte Verwendung von Bewertungsmetriken

Heutzutage, wo die gesamte Arbeit auf Online-Systeme verlagert wurde, ist es unerlässlich, die Leistung Ihres Teams von Zeit zu Zeit zu bewerten.

Dies ist eine der schwierigsten Herausforderungen auf der Liste der Ressourcenmanagement-Herausforderungen. Als Projektmanager begegnen Sie oft einer Situation, in der Sie wissen, dass es im Projekt eine Diskrepanz gegeben hat, aber nicht wissen, woher diese kam.

Unabhängig davon, ob es sich um ein Remote-Team oder ein physisches Team handelt, sollten Sie sie daher regelmäßig bewerten. Auch hier empfiehlt sich der Einsatz von Projektmanagement-Software.

Software wie nTask ermöglicht es Ihnen, die Zeit, die ein Mitarbeiter für eine Aufgabe aufwendet, sowie seine Stundenzettel auszuwerten und individuelle Berichte über seinen Fortschritt zu erhalten.

Daher ist es eine großartige Möglichkeit, Ihr Team dazu zu bringen, sein Bestes zu geben, und es in seinen Schwächen zu schulen.

Denn ein gutes Team ist gleichbedeutend mit einem erfolgreichen Projekt.

8. Mangel an Zusammenarbeit

Ein weiterer wichtiger Aspekt für die effektive Verwaltung Ihrer Ressourcen erfordert eine konsequente Teamzusammenarbeit. Die meisten Teams erbringen ihre Leistung nicht, weil sie nicht gut über ihre Aufgaben informiert sind.

Daher ist eine kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen dem Team und den Managern unerlässlich, um das gesamte Team an Bord zu halten und miteinander zu synchronisieren.

Das Beste daran ist, dass Sie dafür jetzt eine Projektmanagement-Software verwenden können. Es wird Ihrem Team helfen, unter einem Dach zusammenzuarbeiten, Ideen auszutauschen, den Fortschritt zu sehen und Dateien gemeinsam zu nutzen.

Sie können die kostenlose 14-Tage-Testversion ausprobieren oder eine Demo mit nTask buchen, um Ihre Prozesse zu optimieren und Ihr Team viel effektiver zu verwalten.

Tipps zur Bewältigung der Ressourcenmanagement-Herausforderungen

Werfen wir einen Blick auf einige der Tipps, die Ihnen helfen, die Herausforderungen zu meistern!

1. Verwenden Sie Projektmanagement-Software wie nTask , um Ihr Ressourcenmanagement zu evaluieren, zu bewerten und effektiv zu planen. Es wird Ihnen helfen, Aufgaben zu automatisieren und Dinge effektiver zu handhaben.
2. Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters klar.
3. Planen und planen Sie im Voraus, um Abweichungen und Probleme in letzter Minute zu vermeiden.
4. Arbeiten Sie häufig mit Ihrem Team zusammen.
5. Seien Sie nicht zu verklemmt und hart zu Ihren Mitarbeitern.
6. Seien Sie flexibel und freundlich, um Ihr Team besser einzubinden.
7. Schätzen Sie ihre Arbeit und belohnen Sie sie, um ihre Moral zu stärken.
8. Ermutigen Sie das Gruppen-Brainstorming und den Austausch neuer Ideen.
9. Haben Sie ein angemessenes Verwaltungs- und Berichtssystem.
10. Behalten Sie das Gleichgewicht zwischen Ihrem Team und den Stakeholdern bei. Überfordern Sie sie nicht durch endlose Anforderungen von Stakeholdern.

Sie können auch die 10 besten Projektmanagementfähigkeiten für 2022 überprüfen, um mehr zu erfahren.

Anschnallen!

Fazit: Ihre Ressourcen sind das Rückgrat Ihres Unternehmens. Daher sollten Sie alles versuchen, um sich mit ihnen zu verbinden und sie gut zu behandeln.

Die Verwaltung von Ressourcen kann schwierig sein, aber die Verwendung eines Tools ist eine Möglichkeit, viele Prozesse zu vereinfachen. Darüber hinaus können Sie versuchen, sich selbst zu fördern und sich mit Ihrem Team zu verbinden.

Schließlich ist ein glückliches Team direkt proportional zu einem großartigen Unternehmen mit zufriedenen Kunden.

Folgen Sie also der richtigen Richtung, um Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen.

Wünsche dir viel Glück!