每個 PM 都需要知道的 8 個資源管理挑戰

你會同意我的觀點，公司最大的資產是它的資源。 然而，無論規模大小，資源管理挑戰都是自然而然會發生的。

在團隊成員和背靠背項目之間保持完美平衡可能很麻煩。 大多數時候，我們最終會留下不滿意和不開心的員工。

因此，這極大地影響了項目的成功率和公司的發展。

根據研究，保持員工敬業度可以將公司的盈利水平提高到 21%。 因此，它要求管理者積極與員工互動，以提高他們的忠誠度和生產力。

為此，您需要充分了解您的員工，並意識到可能阻礙員工績效的挑戰。

因此，在本文中，您將閱讀每個 PM 需要了解的 8 個最大的資源管理挑戰。

那麼，讓我們開始吧！

什麼是資源管理？

資源管理可以定義為： “有效地規劃、分配和調度資源以最大限度地提高效率的過程”。

因此，資源是您完成項目所需的工作組。 它們對於幫助您實現目標和滿足利益相關者的要求至關重要。

幸運的是，現在有各種項目管理軟件可以幫助您有效地管理您的資源。

然而，人們一定想知道為什麼資源管理仍然很重要？

資源管理的重要性

資源管理是實現事半功倍的關鍵。 作為項目經理，您不希望通過分配不足或無法完成某項任務的資源來浪費您的預算。

因此，在項目開始時，有必要花一些時間來管理您的資源。

資源管理有很多好處。 他們之中有一些是：

• 提高透明度：有效的資源管理有助於提高跨部門以及經理和員工之間的透明度。 您將了解團隊的帶寬並做出相應的計劃。
• 避免不可預見的問題：充分了解團隊的能力和技能，您可以相應地規劃所有流程。 這有助於避免任何不可預見的瓶頸並提前預測問題。
• 避免讓您的團隊負擔過重：資源管理還有助於避免讓您的團隊因多項任務而負擔過重並給他們帶來壓力。 在項目開始時，您會知道您的團隊可以執行多少工作並安排接下來的所有工作。
• 衡量團隊的效率：借助有效的資源管理軟件，您可以衡量團隊的進度、障礙並有效地影響投資回報率。 這樣的計算將幫助您改進未來的流程並從錯誤中吸取教訓。

但是，正如我們之前提到的，管理您的資源可能很困難。 大多數時候，項目經理無法理解他們的項目失敗的原因。

由於您的資源是您最大的資產，因此，妥善處理它們是項目成功的關鍵。

下面我們列出了項目經理在管理資源時面臨的最常見挑戰。

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每個 PM 都需要知道的資源管理挑戰

這是每個項目經理都需要知道的 8 個最大的資源管理挑戰的列表！

不要害怕閱讀挑戰，因為最後，我們還提供了一些關於如何處理它們的提示！

因此，挑戰自己以克服挑戰。

開始了！

1、資源容量管理不善

容量規劃是最大的資源管理挑戰之一。 容量一詞表示可用於完成特定任務的資源。

大多數組織不太重視容量管理並面臨項目延遲。

更常見的是，我們缺乏資源或分配了錯誤的資源來完成特定任務。 因此，我們未能在預算範圍內按時交付項目。

它是項目規劃的初始過程之一，資源容量管理不善會導致資源分配不善。

幸運的是，您不必擔心太多。 您可以使用項目管理軟件輕鬆應對這一挑戰。

好的軟件將允許您根據項目範圍和要求有效地分配資源。

所以，作為項目經理，千萬不要掉以輕心！

2.要求太多

工作！ 工作！ 工作！

我們列表中的另一個資源管理挑戰是項目經理對他們的團隊要求太多。

為了有效地管理資源，您應該將團隊視為人而不是機器。

讓您的團隊負擔過重會導致許多不利因素。 它會影響他們的生產力水平、士氣並增加出錯的機會。

新項目需求的大力引進，讓團隊措手不及。 因此，作為一名稱職的項目經理，您應該能夠確定任務的優先級，並為您的團隊分配可以承受的任務數量。

根據統計概覽，82% 的員工在 2019 年感到負擔過重和過度勞累。這逐漸滾雪球到公司的其他領域，如員工績效、士氣和客戶保留率。

因此，讓您的員工保持高效和快樂與為他們分配正確數量的任務成正比。

3.沒有後備資源

有兩件事絕對不能做！

永遠不要在沒有緊急急救的情況下繼續旅行，也不要在沒有備用資源的情況下啟動項目。

因此，不確定性在項目管理中占主導地位； 制定 B 計劃總是明智的。

同意，對吧？

因此，如果您面臨資源無法完成特定任務或面臨一些個人問題的挑戰，您應該：

• 有足夠的後備資源來取代他的位置
• 重新安排任務並確定優先級，以便其他團隊成員可以承擔一些職責而不會感到負擔過重。

4. 設定不切實際的截止日期和時間表

大多數時候，項目經理傾向於設定截止日期，例如“在 7 天內建造一座三層樓的房子”。 與我們傳統的想法不同，挑戰會促使他們在更短的時間內取得更大的成就，但最終會讓他們感到厭煩和壓力。

因此，這是最大的資源管理挑戰之一。 應不惜一切代價避免緊迫的期限和時間表。

專業提示：在實際截止日期之前計劃一個特定的截止日期，以使事情保持在正軌。

此外，在設定最後期限和時間表之前，您應該始終：

• 評估團隊完成特定任務的能力
• 將項目劃分為任務和子任務
• 考慮不確定的事件和事件
• 使用任務管理工具分配任務並設置適當的截止日期。

5. 去中心化資源管理

擁有多個在線報告經理對於有效管理您的資源至關重要。

分散的資源管理導致對項目和資源分配的看法有限。

此外，它還導致工作空間不健康，各種經理爭奪單一資源或沒有更新所有內容。

因此，為了避免這種衝突和混亂的發生，應該建立一個集中的資源管理系統。

集中式資源管理系統將提供以下好處：

• 改進資源規劃
• 改善內部運營
• 數據標準化和一致性
• 增加透明度
• 更好的溝通和協作

6. 短期規劃

大多數項目經理傾向於為一天做計劃，而不是為整個項目制定長期計劃。 緊急項目、突然變化和客戶的額外客戶要求可能會讓您的團隊壓力山大。

因此，長期規劃對於克服此類資源管理挑戰至關重要。

精心策劃的長期戰略有助於有效地調整所有業務流程並更好地管理團隊。 您的團隊將知道他們應該做什麼以及他們需要多少時間來完成特定任務。

因此，透明度和效率是通過長期戰略實現的。

7. 評估指標的有限使用

如今，當所有工作都轉移到在線系統上時，不時評估團隊的績效至關重要。

這是資源管理挑戰列表中最嚴峻的挑戰之一。 作為項目經理，您經常會遇到這樣一種情況：您知道項目中存在差異，但不知道它來自哪裡。

因此，無論是遠程團隊還是實體團隊，都應該經常對其進行評估。 同樣，建議使用項目管理軟件。

像 nTask 這樣的軟件可以讓您評估員工在任務上花費的時間、他們的時間表，並獲得關於他們進度的個人報告。

因此，這是推動您的團隊盡力而為並針對弱點進行培訓的好方法。

畢竟，一個好的團隊就等於一個成功的項目。

8. 缺乏合作

有效管理資源的另一個重要方面需要嚴格的團隊協作。 大多數團隊未能提供他們的表現，因為他們沒有很好地了解他們的職責。

因此，團隊和經理之間的持續協作對於保持整個團隊的參與和彼此同步至關重要。

最好的部分是現在您可以使用項目管理軟件來做到這一點。 它將幫助您的團隊在一個屋簷下進行協作、分享想法、查看他們的進度以及共享文件。

您可以嘗試 14 天免費試用或使用 nTask 預訂演示，以優化您的流程並更有效地管理您的團隊。

克服資源管理挑戰的技巧

讓我們來看看一些技巧，以幫助您克服挑戰！

1. 使用nTask等項目管理軟件來評估、評估和有效規劃您的資源管理。 它將幫助您自動化任務並更有效地處理事情。
2. 明確定義每個員工的角色和職責。
3. 提前計劃和安排，以避免任何差異和最後一刻的問題。
4. 經常與您的團隊合作。
5. 不要對你的員工過於緊張和苛刻。
6. 保持靈活和友好，以更好地參與您的團隊。
7. 欣賞他們的工作並獎勵他們以提高他們的士氣。
8. 鼓勵集體頭腦風暴和分享新想法。
9. 有適當的管理和報告製度。
10. 保持團隊和利益相關者之間的平衡。 不要因為利益相關者的永無止境的要求而使他們負擔過重。

您還可以查看 2022 年十大項目管理技能以了解更多信息。

係好安全帶！

總而言之，您的資源是您公司的支柱。 因此，您應該盡一切努力與他們建立聯繫並善待他們。

管理資源可能很困難，但是，使用工具是幫助您簡化許多流程的一種方法。 除此之外，您可以嘗試培養自己並與您的團隊建立聯繫。

畢竟，快樂的團隊與擁有快樂客戶的偉大公司成正比。

因此，請遵循正確的方向，讓您的團隊走上成功和成就的軌道。

祝你好運！