8 ความท้าทายในการจัดการทรัพยากรที่ PM ทุกคนต้องรู้

คุณคงเห็นด้วยกับฉันว่าทรัพย์สินที่ใหญ่ที่สุดของบริษัทคือทรัพยากรของบริษัท อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าขนาดของมันจะเป็นอย่างไร ความท้าทายในการจัดการทรัพยากรก็เกิดขึ้นได้ตามธรรมชาติ

การรักษาสมดุลที่สมบูรณ์แบบระหว่างสมาชิกในทีมของคุณและโครงการแบบแบ็คทูแบ็คอาจเป็นเรื่องเร่งรีบ ส่วนใหญ่แล้วเราจะทิ้งพนักงานที่ไม่พอใจและไม่มีความสุข

ส่งผลอย่างมากต่ออัตราความสำเร็จของโครงการและการเติบโตของบริษัท

จากการวิจัยพบว่า การรักษาพนักงานให้มีส่วนร่วมสามารถเพิ่มระดับผลกำไรของบริษัทได้ถึง 21% ดังนั้น ผู้จัดการจึงต้องมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันกับพนักงานเพื่อเพิ่มความภักดีและประสิทธิภาพการทำงาน

เพื่อที่คุณจะต้องเข้าใจพนักงานของคุณอย่างเต็มที่และตระหนักถึงความท้าทายที่อาจขัดขวางการปฏิบัติงานของพนักงานของคุณ

ดังนั้น ในบทความนี้ คุณจะได้อ่าน 8 ความท้าทายด้านการจัดการทรัพยากรที่ใหญ่ที่สุดที่ PM ทุกคนจำเป็นต้องรู้

เริ่มกันเลย!

การจัดการทรัพยากรคืออะไร?

การจัดการทรัพยากรสามารถกำหนดเป็น: "กระบวนการของการวางแผน การจัดสรร และการจัดกำหนดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด"

ดังนั้น ทรัพยากรจึงเป็นหน่วยงานที่คุณต้องการเพื่อให้โครงการของคุณเสร็จสมบูรณ์ สิ่งเหล่านี้จำเป็นต่อการช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายและตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

โชคดีที่ตอนนี้มีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการต่างๆ ที่สามารถช่วยคุณจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตาม ต้องสงสัยว่าทำไมการจัดการทรัพยากรจึงมีความสำคัญอยู่แล้ว?

ความสำคัญของการจัดการทรัพยากร

การจัดการทรัพยากรเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการบรรลุผลสำเร็จมากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณไม่ต้องการเปลืองงบประมาณของคุณด้วยการจัดสรรทรัพยากรที่ไม่เพียงพอหรือไม่สามารถทำงานบางอย่างให้เสร็จสิ้นได้

ดังนั้น ในช่วงเริ่มต้นของโครงการ คุณต้องใช้เวลาพอสมควรในการจัดการทรัพยากรของคุณ

การจัดการทรัพยากรมีประโยชน์มากมาย บางส่วนของพวกเขาคือ:

• เพิ่มความโปร่งใส: การจัดการทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยเพิ่มความโปร่งใสในแผนกต่างๆ รวมทั้งระหว่างผู้จัดการและพนักงาน คุณจะทราบแบนด์วิดท์ของทีมและวางแผนตามนั้น
• หลีกเลี่ยงปัญหาที่ไม่คาดฝัน: เมื่อมีความรู้อย่างเต็มที่เกี่ยวกับความสามารถและทักษะของทีม คุณสามารถวางแผนกระบวนการทั้งหมดได้ตามนั้น ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดที่คาดไม่ถึงและคาดการณ์ปัญหาล่วงหน้า
• หลีกเลี่ยงการทำให้ทีมของคุณทำงานหนักเกินไป: การจัดการทรัพยากรยังช่วยหลีกเลี่ยงการทำให้ทีมของคุณมีภาระงานหลายอย่างมากเกินไปและทำให้เครียด ในตอนเริ่มต้นของโครงการ คุณจะรู้ว่าทีมของคุณสามารถดำเนินการได้มากเพียงใดและกำหนดเวลาทุกอย่างที่ตามมา
• วัดประสิทธิภาพของทีม: ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถวัดความคืบหน้าของทีม อุปสรรค์ และส่งผลต่อ ROI ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การคำนวณดังกล่าวจะช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการในอนาคตและเรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณ

อย่างไรก็ตาม ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วก่อนหน้านี้ การจัดการทรัพยากรของคุณอาจเป็นเรื่องยาก ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่ไม่เข้าใจว่าทำไมโครงการของพวกเขาจึงล้มเหลว

เนื่องจากทรัพยากรของคุณเป็นทรัพย์สินที่ใหญ่ที่สุด ดังนั้นการจัดการให้ดีจึงเป็นกุญแจสำคัญสู่โครงการที่ประสบความสำเร็จ

ด้านล่างนี้ เราได้เกณฑ์ความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญในการจัดการทรัพยากรของตน

ที่เกี่ยวข้อง:

11 ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่ดีที่สุดในปี 2022

ความท้าทายด้านการจัดการทรัพยากรที่ PM ทุกคนจำเป็นต้องรู้

นี่คือรายการความท้าทายด้านการจัดการทรัพยากรที่ใหญ่ที่สุด 8 ข้อที่ผู้จัดการโครงการทุกคนต้องรู้!

อย่าเพิ่งวิตกกับการอ่านคำท้าเพราะในที่สุด เราก็ได้ให้คำแนะนำวิธีจัดการกับมันด้วย!

ดังนั้น ท้าทายตัวเองเพื่อเอาชนะความท้าทาย

ไปเลย!

1. การจัดการความจุทรัพยากรไม่ดี

การวางแผนกำลังการผลิตเป็นหนึ่งในความท้าทายด้านการจัดการทรัพยากรที่ใหญ่ที่สุด ความจุของคำบ่งชี้ถึงทรัพยากรที่พร้อมใช้งานเพื่อทำงานเฉพาะให้เสร็จสมบูรณ์

องค์กรส่วนใหญ่ไม่ให้ความสำคัญกับการจัดการความจุและเผชิญกับความล่าช้าของโครงการมากนัก

บ่อยครั้งที่เราใช้ทรัพยากรไม่เพียงพอหรือมอบหมายทรัพยากรที่ไม่ถูกต้องเพื่อให้งานเฉพาะเสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นเราจึงล้มเหลวในการส่งมอบโครงการตรงเวลาภายในงบประมาณ

มันเป็นหนึ่งในกระบวนการเริ่มต้นของการวางแผนโครงการและการจัดการความสามารถทรัพยากรที่ไม่ดีจะนำไปสู่การจัดสรรทรัพยากรที่ไม่ดี

โชคดีที่คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเรื่องนี้มากนัก คุณสามารถจัดการกับความท้าทายนี้ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ซอฟต์แวร์ที่ดีจะช่วยให้คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพตามขอบเขตและข้อกำหนดของโครงการ

ดังนั้น ในฐานะผู้จัดการโครงการ อย่าใช้การจัดการความจุของทรัพยากรอย่างไม่ใส่ใจ!

2. ขอมากเกินไป

ทำงาน! ทำงาน! ทำงาน!

ความท้าทายด้านการจัดการทรัพยากรอีกอย่างหนึ่งในรายการของเราคือผู้จัดการโครงการขอมากเกินไปจากทีมของพวกเขา

เพื่อให้คุณสามารถจัดการทรัพยากรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณควรปฏิบัติต่อทีมของคุณในฐานะมนุษย์ ไม่ใช่เครื่องจักร

การเพิ่มภาระให้กับทีมของคุณนำไปสู่ข้อเสียมากมาย ส่งผลต่อระดับผลผลิต ขวัญกำลังใจ และเพิ่มโอกาสของข้อผิดพลาด

การนำโปรเจ็กต์ใหม่เข้ามามีความต้องการอย่างมาก ทำให้ทีมไม่ระวัง ดังนั้น ในฐานะผู้จัดการโครงการที่มีความสามารถ คุณควรสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานและมอบงานจำนวนที่พอรับได้ให้กับทีมของคุณ

จากภาพรวมของสถิติ 82% ของพนักงานรู้สึกว่ามีภาระงานหนักเกินไปและทำงานหนักเกินไปในปี 2019 สิ่งนี้ค่อยๆ ขยายไปสู่ส่วนอื่นๆ ของบริษัท เช่น ประสิทธิภาพของพนักงาน ขวัญกำลังใจ และการรักษาลูกค้า

ดังนั้น การรักษาพนักงานให้มีประสิทธิผลและมีความสุขจึงเป็นสัดส่วนโดยตรงกับการกำหนดจำนวนงานที่เหมาะสม

3. ไม่มีทรัพยากรสำรอง

มีสองสิ่งที่คุณไม่ควรทำ!

อย่าเดินทางต่อไปโดยไม่มีการปฐมพยาบาลฉุกเฉินและอย่าเริ่มโครงการโดยไม่มีทรัพยากรสำรอง

ความไม่แน่นอนจึงเป็นปัจจัยสำคัญในการบริหารจัดการโครงการ คุณควรมีแผนบีเสมอ

ตกลงใช่มั้ย?

ดังนั้น หากคุณต้องเผชิญกับความท้าทายที่ทรัพยากรของคุณไม่สามารถทำงานบางอย่างหรือประสบปัญหาส่วนตัวได้ คุณควร:

• มีทรัพยากรสำรองเพียงพอเพื่อใช้แทนเขา
• จัดตารางเวลาใหม่และจัดลำดับความสำคัญของงานในลักษณะที่สมาชิกในทีมคนอื่นๆ สามารถทำหน้าที่บางอย่างได้โดยไม่รู้สึกว่ามีภาระหนักเกินไป

4. การกำหนดเวลาและกำหนดการที่ไม่สมจริง

ส่วนใหญ่ ผู้จัดการโครงการมักจะกำหนดเส้นตายเช่น "สร้างบ้านสามชั้นใน 7 วัน" ต่างจากความคิดเดิมๆ ของเราที่ว่าความท้าทายจะผลักดันพวกเขาให้บรรลุผลสำเร็จมากขึ้นในเวลาที่น้อยลง แต่กลับจบลงด้วยการทิ้งพวกเขาไว้นอกกระดานและเครียด

ดังนั้นจึงเป็นหนึ่งในความท้าทายด้านการจัดการทรัพยากรที่ยิ่งใหญ่ที่สุด ควรหลีกเลี่ยงกำหนดเวลาและกำหนดเวลาที่แน่นหนาในทุกกรณี

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: วางแผนกำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงก่อนถึงกำหนดส่งจริงเพื่อให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผน

นอกจากนี้ ก่อนกำหนดเส้นตายและกำหนดการ คุณควร:

• ประเมินความสามารถของทีมในการบรรลุภารกิจบางอย่าง
• แบ่งโครงการออกเป็นงานและงานย่อย
• พิจารณาเหตุการณ์และเหตุการณ์ที่ไม่แน่นอน
• ใช้เครื่องมือการจัดการงานเพื่อมอบหมายงานและกำหนดเส้นตายที่เหมาะสม

5. การจัดการทรัพยากรแบบกระจายอำนาจ

การมีผู้จัดการการรายงานแบบอินไลน์หลายคนมีความสำคัญต่อการจัดการทรัพยากรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการทรัพยากรแบบกระจายอำนาจนำไปสู่มุมมองที่จำกัดของโครงการและการกำหนดทรัพยากร

นอกจากนี้ยังนำไปสู่พื้นที่ทำงานที่ไม่แข็งแรงด้วยผู้จัดการหลายคนต่อสู้เพื่อทรัพยากรเดียวหรือไม่ได้รับการอัปเดตในทุกสิ่ง

ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งและความสับสนจากที่เกิดขึ้น จึงควรวางระบบการจัดการทรัพยากรแบบรวมศูนย์

ระบบการจัดการทรัพยากรแบบรวมศูนย์จะให้ประโยชน์ดังต่อไปนี้:

• ปรับปรุงการวางแผนทรัพยากร
• ปรับปรุงการดำเนินงานภายใน
• การกำหนดมาตรฐานและความสม่ำเสมอของข้อมูล
• เพิ่มความโปร่งใส
• การสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น

6. การวางแผนระยะสั้น

ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่มักจะวางแผนสำหรับวันนี้ แทนที่จะเป็นแผนระยะยาวของทั้งโครงการ โครงการเร่งด่วน การเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหัน และความต้องการของลูกค้าเพิ่มเติมโดยลูกค้าอาจทำให้ทีมของคุณเครียด

ดังนั้นการวางแผนระยะยาวจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเอาชนะความท้าทายด้านการจัดการทรัพยากรดังกล่าว

กลยุทธ์ระยะยาวที่วางแผนไว้อย่างดีจะช่วยจัดกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพและจัดการทีมได้ดียิ่งขึ้น ทีมของคุณจะทราบถึงสิ่งที่พวกเขาควรทำและใช้เวลาเท่าไรในการทำงานเฉพาะให้เสร็จ

ดังนั้นความโปร่งใสและประสิทธิภาพจึงเกิดขึ้นได้ด้วยกลยุทธ์ระยะยาว

7. การใช้ตัวชี้วัดการประเมินอย่างจำกัด

ทุกวันนี้ เมื่องานทั้งหมดเปลี่ยนไปใช้ระบบออนไลน์ การประเมินประสิทธิภาพของทีมเป็นครั้งคราวจึงเป็นสิ่งสำคัญ

นี่เป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยากที่สุดในรายการความท้าทายในการจัดการทรัพยากร ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณมักจะพบกับสถานการณ์ที่คุณรู้ว่ามีความคลาดเคลื่อนในโครงการแต่ไม่รู้ว่ามันมาจากไหน

ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นทีมระยะไกลหรือทีมกายภาพ คุณควรประเมินพวกเขาบ่อยๆ ขอแนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอีกครั้ง

ซอฟต์แวร์อย่าง nTask ช่วยให้คุณประเมินเวลาที่พนักงานใช้ไปกับงาน ตารางเวลา และรับรายงานความคืบหน้าของแต่ละบุคคล

ดังนั้นจึงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการผลักดันทีมของคุณให้ทำงานอย่างเต็มที่และฝึกฝนพวกเขาในจุดอ่อนของพวกเขา

หลังจากที่ทุกทีมที่ดีเท่ากับโครงการที่ประสบความสำเร็จ

8. ขาดความร่วมมือ

สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งสำหรับการจัดการทรัพยากรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพนั้นต้องการความร่วมมือในทีมอย่างเข้มงวด ทีมส่วนใหญ่ล้มเหลวในการแสดงเพราะพวกเขาไม่ได้รับแจ้งอย่างดีเกี่ยวกับหน้าที่ของตน

ดังนั้น การทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่องระหว่างทีมและผู้จัดการจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรักษาให้ทั้งทีมทำงานร่วมกันและซิงค์กัน

ส่วนที่ดีที่สุดคือตอนนี้คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อทำสิ่งนั้นได้ มันจะช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกัน แบ่งปันความคิด ดูความคืบหน้า และแบ่งปันไฟล์ทั้งหมดภายใต้หลังคาเดียวกัน

คุณสามารถทดลองใช้งานฟรี 14 วันหรือจองการสาธิตกับ nTask เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของคุณและจัดการทีมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เคล็ดลับในการเอาชนะความท้าทายด้านการจัดการทรัพยากร

มาดูเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณเอาชนะความท้าทายต่างๆ กัน!

1. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น nTask เพื่อประเมิน ประเมิน และวางแผนการจัดการทรัพยากรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ มันจะช่วยให้คุณทำงานอัตโนมัติและจัดการสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคนอย่างชัดเจน
3. วางแผนและกำหนดเวลาล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงความคลาดเคลื่อนและปัญหาในนาทีสุดท้าย
4. ทำงานร่วมกับทีมของคุณบ่อยๆ
5. อย่าตึงเครียดกับพนักงานมากเกินไป
6. ยืดหยุ่นและเป็นมิตรเพื่อให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมได้ดียิ่งขึ้น
7. ชื่นชมงานของพวกเขาและให้รางวัลพวกเขาเพื่อเพิ่มขวัญกำลังใจ
8. ส่งเสริมการระดมความคิดแบบกลุ่มและแบ่งปันแนวคิดใหม่ๆ
9. มีระบบการจัดการและการรายงานที่เหมาะสม
10. รักษาสมดุลระหว่างทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ อย่าสร้างภาระมากเกินไปเนื่องจากความต้องการที่ไม่มีวันสิ้นสุดจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

คุณสามารถตรวจสอบทักษะการจัดการโครงการ 10 อันดับแรกสำหรับปี 2565 เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

หัวเข็มขัดขึ้น!

สรุป ทรัพยากรของคุณคือกระดูกสันหลังของบริษัทของคุณ ดังนั้นคุณควรลองทุกอย่างเพื่อเชื่อมต่อกับพวกเขาและปฏิบัติต่อพวกเขาอย่างดี

การจัดการทรัพยากรอาจเป็นเรื่องยาก อย่างไรก็ตาม การใช้เครื่องมือเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้คุณลดขั้นตอนต่างๆ ลงได้ นอกจากนั้น คุณสามารถพยายามหล่อเลี้ยงตัวเองและเชื่อมโยงกับทีมของคุณ

ท้ายที่สุดแล้ว ทีมที่มีความสุขย่อมเป็นสัดส่วนโดยตรงกับบริษัทที่ยอดเยี่ยมและลูกค้าที่มีความสุข

ดังนั้น ปฏิบัติตามทิศทางที่ถูกต้องเพื่อให้ทีมของคุณติดตามความสำเร็จและความสำเร็จ

ขอให้คุณโชคดี!