Her PM'nin Bilmesi Gereken 8 Kaynak Yönetimi Zorluğu

Bir şirketin en büyük varlığının kaynakları olduğu konusunda benimle aynı fikirdesiniz. Bununla birlikte, boyutu ne olursa olsun, kaynak yönetimi zorluklarının ortaya çıkması doğaldır.

Ekip üyeleriniz ve arka arkaya projeler arasında mükemmel bir denge sağlamak zor olabilir. Çoğu zaman tatminsiz ve mutsuz çalışanlardan ayrılırız.

Sonuç olarak, bu, projenin başarı oranını ve şirketin büyümesini büyük ölçüde etkiler.

Araştırmaya göre, çalışanlarınızı bağlı tutmak, şirketlerin karlılık seviyesini %21'e kadar artırabilir. Bu nedenle, yöneticilerin bağlılıklarını ve üretkenliklerini artırmak için çalışanlarıyla aktif olarak ilgilenmelerini gerektirir.

Bunun için çalışanlarınızı tam olarak anlamanız ve çalışanlarınızın performansını engelleyebilecek zorlukların farkında olmanız gerekir.

Bu nedenle, bu makalede, her PM'nin bilmesi gereken en büyük 8 kaynak yönetimi sorununu okuyacaksınız.

Öyleyse başlayalım!

Kaynak Yönetimi Nedir?

Kaynak Yönetimi şu şekilde tanımlanabilir: “Verimliliği en üst düzeye çıkarmak için kaynakları etkili bir şekilde planlama, tahsis etme ve programlama süreci”.

Bu nedenle, bir kaynak, projenizi tamamlamak için ihtiyaç duyacağınız görev gücüdür. Hedefinize ulaşmanıza ve paydaşların gereksinimlerini karşılamanıza yardımcı olmak için gereklidirler.

Neyse ki, artık kaynaklarınızı etkin bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilecek çeşitli proje yönetimi yazılımları var.

Ancak, yine de kaynak yönetiminin neden önemli olduğunu merak etmek gerekir?

Kaynak Yönetiminin Önemi

Kaynak Yönetimi, daha azıyla daha fazlasını başarmak için çok önemlidir. Bir proje yöneticisi olarak, yetersiz veya belirli bir görevi tamamlayamayacak kaynaklar tahsis ederek bütçenizi boşa harcamak istemezsiniz.

Bu nedenle, projenin başında kaynaklarınızı yönetmek için biraz zaman ayırmanız gerekir.

Kaynak Yönetiminin birçok faydası vardır. Onlardan bazıları:

• Şeffaflığı artırın: Etkili kaynak yönetimi, bir yönetici ile çalışan arasında olduğu kadar departmanlar arasında da şeffaflığın artırılmasına yardımcı olabilir. Ekibin bant genişliğinin farkında olacak ve buna göre plan yapacaksınız.
• Öngörülemeyen sorunlardan kaçının: Ekibinizin kapasitesi ve becerileri hakkında tam bilgi sahibi olarak tüm süreçleri buna göre planlayabilirsiniz. Bu, öngörülemeyen darboğazlardan kaçınmaya ve sorunları önceden tahmin etmeye yardımcı olur.
• Ekibinize aşırı yük bindirmekten kaçının: Kaynak yönetimi, ekibinize birden fazla görev yüklemekten ve onları strese sokmaktan kaçınmanıza da yardımcı olur. Projenin başında, ekibinizin ne kadar iş yapabileceğini bilir ve onu takip eden her şeyi planlarsınız.
• Ekibin Verimliliğini Ölçer: Etkili kaynak yönetimi yazılımı ile ekibinizin ilerlemesini, engellerini ölçebilir ve yatırım getirisini etkin bir şekilde etkiler. Bu tür hesaplamalar, gelecekteki sürecinizi iyileştirmenize ve hatalarınızdan ders çıkarmanıza yardımcı olacaktır.

Ancak, daha önce de belirttiğimiz gibi, kaynaklarınızı yönetmek zor olabilir. Proje yöneticileri çoğu zaman projelerinin neden başarısız olduğunu anlayamazlar.

Kaynağınız en büyük varlığınız olduğundan, onları iyi kullanmak başarılı bir projenin anahtarıdır.

Aşağıda, proje yöneticilerinin kaynaklarını yönetirken karşılaştıkları en yaygın zorlukları listeledik.

İlişkili:

2022'nin En İyi 11 Kaynak Yönetimi Yazılımı

Her PM'nin Bilmesi Gereken Kaynak Yönetimi Zorlukları

İşte her Proje Yöneticisinin bilmesi gereken en büyük 8 kaynak yönetimi zorluğunun bir listesi!

Zorlukları okurken korkmayın çünkü sonunda, bunlarla nasıl başa çıkılacağına dair bazı ipuçları da verdik!

Bu nedenle, zorlukların üstesinden gelmek için kendinize sorun.

İşte başlıyoruz!

1. Zayıf Kaynak Kapasite Yönetimi

Kapasite planlaması, en büyük kaynak yönetimi zorluklarından biridir. Kapasite kelimesi, belirli bir görevi tamamlamak için mevcut kaynakları belirtir.

Çoğu kuruluş, kapasite yönetimine fazla önem vermez ve proje gecikmeleriyle karşı karşıya kalır.

Daha sık olarak, kaynak sıkıntısı çekiyoruz veya belirli bir görevin tamamlanması için yanlış kaynaklar atadık. Bu nedenle, bütçe dahilinde bir projeyi zamanında teslim edemiyoruz.

Proje planlamasının ilk süreçlerinden biridir ve zayıf kaynak kapasitesi yönetimi, kaynakların yetersiz dağılımına yol açacaktır.

Neyse ki, bunun için fazla endişelenmenize gerek yok. Proje yönetimi yazılımını kullanarak bu zorluğun üstesinden kolayca gelebilirsiniz.

İyi bir yazılım, kaynaklarınızı proje kapsamına ve gereksinimine göre etkin bir şekilde tahsis etmenizi sağlayacaktır.

Bu nedenle, bir proje yöneticisi olarak kaynak kapasite yönetimini asla hafife almayın!

2. Çok şey istemek

İş! İş! İş!

Listemizdeki kaynak yönetimi zorluklarından bir diğeri de proje yöneticilerinin ekiplerinden çok fazla şey istemesidir.

Kaynaklarınızı etkin bir şekilde yönetebilmeniz için ekibinize makine değil insan olarak davranmalısınız.

Ekibinize aşırı yüklenmek birçok olumsuzluğa yol açar. Verimlilik düzeylerini, morallerini etkiler ve hata olasılığını artırır.

Yeni proje taleplerini güçlü bir şekilde getirmek, ekibi hazırlıksız yakalar. Bu nedenle, yetkin bir proje yöneticisi olarak, görevleri öncelik sırasına koyabilmeli ve ekibinize katlanılabilir sayıda görev verebilmelisiniz.

İstatistiklere genel bir bakışa göre, 2019'da çalışanların %82'si aşırı yüklenmiş ve aşırı çalışmış hissetti. Bu, yavaş yavaş şirketin çalışan performansı, morali ve müşteriyi elde tutma gibi diğer alanlarına kartopu gibi düşüyor.

Bu nedenle çalışanlarınızı verimli ve mutlu tutmak, onlara doğru sayıda görev vermekle doğru orantılıdır.

3. Yedek Kaynak Yok

Asla yapmaman gereken iki şey var!

Acil bir ilk yardım olmadan asla seyahate çıkmayın ve asla yedek kaynaklar olmadan bir projeye başlamayın.

Bu nedenle proje yönetiminde belirsizlikler hakimdir; bir B planına sahip olmak her zaman akıllıcadır.

Anlaştık, değil mi?

Bu nedenle, kaynağınızın belirli bir görevi yerine getiremediği veya bazı kişisel sorunlarla karşı karşıya kaldığı bir zorlukla karşı karşıya kalırsanız, şunları yapmalısınız:

• Onun yerini almak için yeterli yedek kaynağa sahip olun
• Görevleri, diğer ekip üyelerinin aşırı yük hissetmeden bazı görevleri üstlenebilecekleri şekilde yeniden planlayın ve önceliklendirin.

4. Gerçekçi olmayan son tarihler ve programlar belirlemek

Çoğu zaman, proje yöneticileri “7 günde üç katlı bir ev inşa et” gibi son tarihler belirleme eğilimindedir. Zorlukların onları daha kısa sürede daha fazlasını başarmaya zorlayacağına dair geleneksel düşüncemizin aksine, onları işin dışında bırakıyor ve strese sokuyor.

Bu nedenle, en büyük kaynak yönetimi zorluklarından biridir. Her ne pahasına olursa olsun, sıkı teslim tarihlerinden ve programlardan kaçınılmalıdır.

Profesyonel ipucu: İşleri yolunda tutmak için gerçek son tarihten önce belirli bir son tarih planlayın.

Ayrıca, son teslim tarihlerini ve programları belirlemeden önce her zaman şunları yapmalısınız:

• Takımın belirli bir görevi yerine getirme kapasitesini değerlendirin
• Projeyi görevlere ve alt görevlere ayırın
• Belirsiz olayları ve oluşumları dikkate alın
• Görevleri atamak ve uygun son tarihleri ​​belirlemek için bir görev yönetimi aracı kullanın.

5. Merkezi Olmayan Kaynak Yönetimi

Birden çok satır içi raporlama yöneticisine sahip olmak, kaynaklarınızı etkin bir şekilde yönetmek için çok önemlidir.

Merkezi olmayan kaynak yönetimi, projelerin ve kaynak atamalarının sınırlı bir görünümüne yol açar.

Ayrıca, çeşitli yöneticilerin tek bir kaynak için savaştığı veya her konuda güncellenmediği sağlıksız bir çalışma alanına da yol açar.

Bu nedenle, bu tür çatışma ve karışıklığın oluşmasını önlemek için merkezi bir kaynak yönetim sistemi devreye alınmalıdır.

Merkezi bir kaynak yönetim sistemi aşağıdaki faydaları sağlayacaktır:

• Kaynak planlamasını iyileştirin
• Dahili operasyonları iyileştirin
• Veri standardizasyonu ve tutarlılığı
• Artan şeffaflık
• Daha iyi iletişim ve işbirliği

6. Kısa vadeli planlama

Çoğu proje yöneticisi, tüm projenin uzun vadeli bir planı yerine günü planlama eğilimindedir. Acil projeler, ani değişiklikler ve müşterilerin ek müşteri gereksinimleri, ekibinizi strese sokabilir.

Bu nedenle, bu tür kaynak yönetimi zorluklarının üstesinden gelmek için uzun vadeli planlama çok önemlidir.

İyi planlanmış uzun vadeli bir strateji, tüm iş süreçlerini etkin bir şekilde hizalamaya ve ekibi daha iyi yönetmeye yardımcı olur. Ekibiniz ne yapmaları gerektiğinin ve belirli bir görevi tamamlamak için ne kadar zamanları olduğunun farkında olacaktır.

Böylece uzun vadeli bir strateji ile şeffaflık ve verimlilik sağlanmaktadır.

7. Değerlendirme Metriklerinin Sınırlı Kullanımı

Tüm işlerin online sistemlere taşındığı günümüzde, takımınızın performansını zaman zaman değerlendirmek elzemdir.

Bu, kaynak yönetimi zorlukları listesindeki en zorlu zorluklardan biridir. Bir proje yöneticisi olarak, projede bir tutarsızlık olduğunu bildiğiniz ancak nereden geldiğini bilmediğiniz bir durumla sık sık karşılaşırsınız.

Bu nedenle ister uzak bir ekip, ister fiziksel bir ekip olsun, onları sık sık değerlendirmelisiniz. Yine, proje yönetim yazılımının kullanılması tavsiye edilir.

nTask gibi yazılımlar, bir çalışanın bir görev için harcadığı zamanı, zaman çizelgelerini değerlendirmenize ve ilerlemeleri hakkında bireysel raporlar almanıza olanak tanır.

Bu nedenle, ekibinizi ellerinden gelenin en iyisini yapmaya zorlamak ve onları zayıf yönleri konusunda eğitmek için harika bir yoldur.

Sonuçta, iyi bir ekip başarılı bir projeye eşittir.

8. İşbirliği Eksikliği

Kaynaklarınızı etkin bir şekilde yönetmenin bir diğer önemli yönü de sıkı ekip işbirliğini gerektirir. Çoğu takım, görevlerini iyi bilmedikleri için performanslarını gösteremezler.

Bu nedenle, tüm ekibi gemide ve birbirleriyle senkronize tutmak için ekip ve yöneticiler arasında sürekli işbirliği esastır.

En iyi yanı, artık bunu yapmak için proje yönetimi yazılımını kullanabilmenizdir. Ekibinizin tek bir çatı altında işbirliği yapmasına, fikirleri paylaşmasına, ilerlemelerini görmesine ve dosyaları paylaşmasına yardımcı olacaktır.

Süreçlerinizi optimize etmek ve ekibinizi çok daha etkin bir şekilde yönetmek için 14 günlük ücretsiz denemeyi deneyebilir veya nTask ile bir demo rezervasyonu yapabilirsiniz.

Kaynak Yönetimi Zorluklarının üstesinden gelmek için ipuçları

Zorlukların üstesinden gelmenize yardımcı olacak bazı ipuçlarına bir göz atalım!

1. Kaynak yönetiminizi değerlendirmek, değerlendirmek ve etkili bir şekilde planlamak için nTask gibi Proje yönetimi yazılımlarını kullanın. Görevleri otomatikleştirmenize ve işleri daha etkin bir şekilde halletmenize yardımcı olacaktır.
2. Her çalışanın rollerini ve sorumluluklarını net bir şekilde tanımlayın.
3. Herhangi bir tutarsızlıktan ve son dakika sorunlarından kaçınmak için önceden planlayın ve programlayın.
4. Ekibinizle sık sık işbirliği yapın.
5. Çalışanlarınıza karşı çok gergin ve sert olmayın.
6. Ekibinizle daha iyi etkileşim kurmak için esnek ve arkadaş canlısı olun.
7. Çalışmalarını takdir edin ve morallerini yükseltmek için onları ödüllendirin.
8. Grup beyin fırtınasını ve yeni fikirlerin paylaşılmasını teşvik edin.
9. Uygun bir yönetim ve raporlama sistemine sahip olun.
10. Ekibiniz ve paydaşlarınız arasında bir denge sağlayın. Paydaşlardan gelen bitmek bilmeyen talepler nedeniyle onlara aşırı yüklenmeyin.

Daha fazla bilgi edinmek için 2022 için en iyi 10 proje yönetimi becerisine de göz atabilirsiniz.

Kemer bağlamak!

Sonuç olarak, kaynaklarınız şirketinizin bel kemiğidir. Bu nedenle, onlarla bağlantı kurmak ve onlara iyi davranmak için her şeyi denemelisiniz.

Kaynakları yönetmek zor olabilir, ancak bir araç kullanmak birçok işlemi kolaylaştırmanıza yardımcı olacak bir yoldur. Buna ek olarak, kendinizi beslemeye ve ekibinizle ilişki kurmaya çalışabilirsiniz.

Sonuçta mutlu bir ekip, mutlu müşterilere sahip harika bir şirketle doğru orantılıdır.

Bu nedenle, ekibinizi başarı ve başarı yoluna koymak için doğru yönü takip edin.

Size iyi şanslar diliyorum!