8 Tantangan Manajemen Sumber Daya Yang Perlu Diketahui Setiap PM

Anda akan setuju dengan saya bahwa aset terbesar perusahaan adalah sumber dayanya. Namun, sebesar apa pun, tantangan pengelolaan sumber daya adalah hal yang wajar terjadi.

Menjaga keseimbangan sempurna antara anggota tim Anda dan proyek back-to-back bisa menjadi hal yang sulit. Sebagian besar waktu kita akhirnya meninggalkan karyawan yang tidak puas dan tidak bahagia.

Akibatnya, hal ini sangat mempengaruhi tingkat keberhasilan proyek dan pertumbuhan perusahaan.

Menurut penelitian, menjaga keterlibatan karyawan Anda dapat meningkatkan tingkat profitabilitas perusahaan hingga 21%. Dengan demikian, menuntut manajer untuk secara aktif terlibat dengan karyawan mereka untuk meningkatkan loyalitas dan produktivitas mereka.

Untuk itu, Anda perlu memahami karyawan Anda sepenuhnya dan menyadari tantangan yang mungkin menghambat kinerja karyawan Anda.

Jadi, dalam artikel ini, Anda akan membaca 8 tantangan manajemen sumber daya terbesar yang perlu diketahui oleh setiap PM.

Jadi, mari kita mulai!

Apa itu Manajemen Sumber Daya?

Manajemen Sumber Daya dapat didefinisikan sebagai: “Proses perencanaan, pengalokasian dan penjadwalan sumber daya secara efektif untuk memaksimalkan efisiensi”.

Dengan demikian, sumber daya adalah gugus tugas yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek Anda. Mereka penting untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda dan memenuhi persyaratan pemangku kepentingan.

Untungnya, sekarang ada berbagai perangkat lunak manajemen proyek yang dapat membantu Anda mengelola sumber daya secara efektif.

Namun, orang pasti bertanya-tanya mengapa pengelolaan sumber daya itu penting?

Pentingnya Manajemen Sumber Daya

Manajemen Sumber Daya sangat penting untuk mencapai lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Sebagai manajer proyek, Anda tidak ingin membuang anggaran Anda dengan mengalokasikan sumber daya yang tidak memadai atau tidak mampu menyelesaikan tugas tertentu.

Jadi, pada awal proyek, Anda perlu meluangkan waktu untuk mengelola sumber daya Anda.

Manajemen Sumber Daya memiliki banyak manfaat. Beberapa dari mereka adalah:

• Meningkatkan transparansi: Manajemen sumber daya yang efektif dapat membantu meningkatkan transparansi lintas departemen serta antara manajer dan karyawan. Anda akan mengetahui bandwidth tim dan merencanakannya dengan tepat.
• Hindari masalah yang tidak terduga: Memiliki pengetahuan penuh tentang kapasitas dan keterampilan tim Anda, Anda dapat merencanakan semua proses yang sesuai. Ini membantu menghindari kemacetan yang tidak terduga dan memprediksi masalah sebelumnya.
• Hindari membebani tim Anda: Manajemen sumber daya juga membantu menghindari membebani tim Anda dengan banyak tugas dan membuat mereka stres. Di awal proyek, Anda akan tahu berapa banyak pekerjaan yang dapat dilakukan tim Anda dan menjadwalkan semua yang mengikutinya.
• Mengukur Efisiensi Tim: Dengan perangkat lunak manajemen sumber daya yang efektif, Anda dapat mengukur kemajuan, rintangan, dan hal itu memengaruhi ROI tim Anda secara efektif. Perhitungan tersebut akan membantu Anda untuk meningkatkan proses masa depan Anda dan belajar dari kesalahan Anda.

Namun, seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, mengelola sumber daya Anda bisa jadi sulit. Sebagian besar waktu manajer proyek gagal untuk memahami mengapa proyek mereka gagal.

Karena sumber daya Anda adalah aset terbesar Anda, maka, menanganinya dengan baik adalah kunci keberhasilan proyek.

Di bawah ini kami telah mendaftarkan tantangan paling umum yang dihadapi oleh manajer proyek dalam mengelola sumber daya mereka.

Terkait:

11 Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya Terbaik 2022

Tantangan Manajemen Sumber Daya Yang Perlu Diketahui Setiap PM

Berikut adalah daftar 8 tantangan manajemen sumber daya terbesar yang perlu diketahui oleh setiap Manajer Proyek!

Jangan panik membaca tantangannya karena pada akhirnya, kami juga memberikan beberapa tips tentang cara menanganinya!

Jadi, tantang diri Anda untuk mengatasi tantangan.

Ini dia!

1. Manajemen Kapasitas Sumber Daya yang Buruk

Perencanaan kapasitas adalah salah satu tantangan manajemen sumber daya terbesar. Kata kapasitas menunjukkan sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Sebagian besar organisasi tidak terlalu mementingkan manajemen kapasitas dan menghadapi penundaan proyek.

Lebih sering, kami kekurangan sumber daya atau menetapkan sumber daya yang salah untuk menyelesaikan tugas tertentu. Dengan demikian, kami gagal menyelesaikan proyek tepat waktu sesuai anggaran.

Ini adalah salah satu proses awal perencanaan proyek dan manajemen kapasitas sumber daya yang buruk akan menyebabkan alokasi sumber daya yang buruk.

Untungnya, Anda tidak perlu terlalu mengkhawatirkannya. Anda dapat mengatasi tantangan ini dengan mudah dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek.

Perangkat lunak yang baik akan memungkinkan Anda untuk mengalokasikan sumber daya Anda secara efektif sesuai dengan ruang lingkup dan kebutuhan proyek.

Oleh karena itu, sebagai manajer proyek, jangan pernah menganggap enteng manajemen kapasitas sumber daya!

2. Meminta terlalu banyak

Kerja! Kerja! Kerja!

Salah satu tantangan manajemen sumber daya lainnya dalam daftar kami adalah manajer proyek meminta terlalu banyak dari tim mereka.

Agar Anda dapat mengelola sumber daya secara efektif, Anda harus memperlakukan tim Anda sebagai manusia dan bukan mesin.

Membebani tim Anda menyebabkan banyak kerugian. Ini mempengaruhi tingkat produktivitas mereka, moral dan meningkatkan kemungkinan kesalahan.

Membawa tuntutan proyek baru dengan penuh semangat, membuat tim lengah. Oleh karena itu, sebagai manajer proyek yang kompeten, Anda harus dapat memprioritaskan tugas dan memberi tim Anda sejumlah tugas yang dapat ditanggung.

Menurut ikhtisar statistik, 82% karyawan merasa terbebani dan terlalu banyak bekerja pada tahun 2019. Hal ini secara bertahap meluas ke area lain perusahaan, seperti kinerja karyawan, moral, dan retensi pelanggan.

Oleh karena itu, menjaga karyawan Anda tetap produktif dan bahagia berbanding lurus dengan memberi mereka jumlah tugas yang tepat.

3. Tidak Ada Sumber Daya Cadangan

Ada dua hal yang tidak boleh Anda lakukan!

Jangan pernah bepergian tanpa pertolongan pertama darurat dan jangan pernah memulai proyek tanpa sumber daya cadangan.

Ketidakpastian dominan dalam manajemen proyek karena itu; selalu bijaksana untuk memiliki rencana B.

Setuju, kan?

Jadi, jika Anda menghadapi tantangan di mana sumber daya Anda tidak mampu memenuhi tugas tertentu atau menghadapi beberapa masalah pribadi, Anda harus:

• Miliki sumber daya cadangan yang cukup untuk menggantikannya
• Jadwalkan ulang dan prioritaskan tugas sedemikian rupa sehingga anggota tim lain dapat melakukan beberapa tugas tanpa merasa terbebani.

4. Menetapkan tenggat waktu dan jadwal yang tidak realistis

Sebagian besar waktu, manajer proyek cenderung menetapkan tenggat waktu seperti, "Bangun rumah tiga lantai dalam 7 hari". Tidak seperti pemikiran tradisional kita bahwa tantangan akan mendorong mereka untuk mencapai lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat, hal itu akhirnya membuat mereka keluar dari papan dan stres.

Dengan demikian, ini adalah salah satu tantangan pengelolaan sumber daya terbesar. Tenggat waktu dan jadwal yang ketat harus dihindari dengan segala cara.

Kiat pro: Rencanakan tenggat waktu tertentu sebelum tenggat waktu yang sebenarnya untuk menjaga segala sesuatunya tetap pada jalurnya.

Selain itu, sebelum menetapkan tenggat waktu dan jadwal, Anda harus selalu:

• Menilai kapasitas tim untuk memenuhi tugas tertentu
• Bagi proyek menjadi tugas dan subtugas
• Mempertimbangkan peristiwa dan kejadian yang tidak pasti
• Gunakan alat manajemen tugas untuk menetapkan tugas dan menetapkan tenggat waktu yang tepat.

5. Manajemen Sumber Daya Terdesentralisasi

Memiliki beberapa manajer pelaporan in-line sangat penting untuk mengelola sumber daya Anda secara efektif.

Manajemen sumber daya yang terdesentralisasi menyebabkan pandangan terbatas tentang proyek dan penugasan sumber daya.

Selain itu, ini juga mengarah ke ruang kerja yang tidak sehat dengan berbagai manajer memperebutkan satu sumber daya atau tidak diperbarui dalam segala hal.

Oleh karena itu, untuk menghindari terjadinya konflik dan kebingungan seperti itu, sistem manajemen sumber daya terpusat harus diterapkan.

Sistem manajemen sumber daya yang terpusat akan memberikan manfaat sebagai berikut:

• Tingkatkan perencanaan sumber daya
• Tingkatkan operasi internal
• Standarisasi dan konsistensi data
• Peningkatan transparansi
• Komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik

6. Perencanaan jangka pendek

Kebanyakan manajer proyek cenderung membuat rencana untuk hari itu daripada rencana jangka panjang dari keseluruhan proyek. Proyek mendesak, perubahan mendadak, dan persyaratan klien tambahan oleh klien dapat membuat tim Anda stres.

Oleh karena itu, perencanaan jangka panjang sangat penting untuk mengatasi tantangan pengelolaan sumber daya tersebut.

Strategi jangka panjang yang terencana dengan baik membantu menyelaraskan semua proses bisnis secara efektif dan mengelola tim dengan lebih baik. Tim Anda akan mengetahui apa yang seharusnya mereka lakukan dan berapa banyak waktu yang mereka miliki untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Dengan demikian, transparansi dan efisiensi dicapai dengan strategi jangka panjang.

7. Penggunaan Metrik Evaluasi yang terbatas

Saat ini, ketika semua pekerjaan telah dialihkan ke sistem online, penting untuk mengevaluasi kinerja tim Anda dari waktu ke waktu.

Ini adalah salah satu tantangan terberat dalam daftar tantangan pengelolaan sumber daya. Sebagai manajer proyek, Anda akan sering menghadapi situasi di mana Anda tahu ada ketidaksesuaian dalam proyek tetapi tidak tahu dari mana asalnya.

Oleh karena itu, apakah itu tim jarak jauh atau tim fisik, Anda harus sering mengevaluasinya. Sekali lagi, penggunaan perangkat lunak manajemen proyek dianjurkan.

Perangkat lunak seperti nTask memungkinkan Anda mengevaluasi waktu yang dihabiskan karyawan untuk suatu tugas, lembar waktu mereka, dan mendapatkan laporan individual tentang kemajuan mereka.

Jadi, ini adalah cara yang bagus untuk mendorong tim Anda melakukan yang terbaik dan melatih kelemahan mereka.

Bagaimanapun, tim yang baik sama dengan proyek yang sukses.

8. Kurangnya Kolaborasi

Aspek penting lainnya untuk mengelola sumber daya Anda secara efektif memerlukan kolaborasi tim yang ketat. Sebagian besar tim gagal memberikan kinerja mereka karena mereka belum diinformasikan dengan baik tentang tugas mereka.

Dengan demikian, kolaborasi berkelanjutan antara tim dan manajer sangat penting untuk menjaga agar seluruh tim tetap berada di papan dan sinkron satu sama lain.

Bagian terbaiknya adalah sekarang Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk melakukannya. Ini akan membantu tim Anda untuk berkolaborasi, berbagi ide, melihat kemajuan mereka, dan berbagi file di bawah satu atap.

Anda dapat mencoba uji coba 14 hari gratis atau memesan demo dengan nTask, untuk mengoptimalkan proses dan mengelola tim Anda dengan lebih efektif.

Kiat untuk mengatasi Tantangan Manajemen Sumber Daya

Mari kita lihat beberapa tips untuk membantu Anda mengatasi tantangan!

1. Gunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti nTask untuk mengevaluasi, menilai, dan merencanakan manajemen sumber daya Anda secara efektif. Ini akan membantu Anda untuk mengotomatisasi tugas dan menangani berbagai hal dengan lebih efektif.
2. Tentukan peran dan tanggung jawab setiap karyawan dengan jelas.
3. Rencanakan dan jadwalkan sebelumnya untuk menghindari perbedaan dan masalah menit terakhir.
4. Berkolaborasilah dengan tim Anda sesering mungkin.
5. Jangan terlalu tegang dan keras pada karyawan Anda.
6. Bersikaplah fleksibel dan ramah untuk melibatkan tim Anda dengan lebih baik.
7. Hargai pekerjaan mereka dan hadiahi mereka untuk meningkatkan moral mereka.
8. Mendorong brainstorming kelompok dan berbagi ide-ide baru.
9. Memiliki sistem manajemen dan pelaporan yang baik.
10. Pertahankan keseimbangan antara tim Anda dan pemangku kepentingan. Jangan membebani mereka karena tuntutan yang tidak ada habisnya dari para pemangku kepentingan.

Anda juga dapat memeriksa 10 keterampilan manajemen proyek teratas untuk tahun 2022 untuk mempelajari lebih lanjut.

Sabuk pengaman!

Kesimpulannya, sumber daya Anda adalah tulang punggung perusahaan Anda. Jadi, Anda harus mencoba segalanya untuk terhubung dengan mereka dan memperlakukan mereka dengan baik.

Mengelola sumber daya bisa jadi sulit, namun, menggunakan alat adalah salah satu cara untuk membantu Anda mempermudah banyak proses. Selain itu, Anda dapat mencoba untuk memelihara diri sendiri dan bergaul dengan tim Anda.

Bagaimanapun, tim yang bahagia berbanding lurus dengan perusahaan hebat dengan pelanggan yang bahagia.

Jadi, ikuti arah yang benar untuk menempatkan tim Anda di jalur kesuksesan dan pencapaian.

Semoga Anda beruntung!