모든 PM이 알아야 할 8가지 리소스 관리 과제

회사의 가장 큰 자산은 자원이라는 데 동의할 것입니다. 그러나 규모에 관계없이 자원 관리 문제는 자연스럽게 발생합니다.

팀 구성원과 연속적인 프로젝트 간의 완벽한 균형을 유지하는 것은 힘든 일이 될 수 있습니다. 대부분의 경우 우리는 불만족스럽고 불행한 직원을 떠나게 됩니다.

결과적으로 이는 프로젝트의 성공률과 회사의 성장에 큰 영향을 미칩니다.

연구에 따르면 직원의 참여를 유지하면 회사의 수익성 수준을 21%까지 높일 수 있습니다. 따라서 관리자는 직원의 충성도와 생산성을 높이기 위해 직원과 적극적으로 참여해야 합니다.

이를 위해서는 직원을 완전히 이해하고 직원의 성과를 저해할 수 있는 문제를 인식해야 합니다.

따라서 이 기사에서는 모든 PM이 알아야 하는 8가지 가장 큰 리소스 관리 문제를 읽을 것입니다.

자, 시작하겠습니다!

리소스 관리란 무엇입니까?

자원 관리는 "효율성을 극대화하기 위해 자원을 효과적으로 계획, 할당 및 스케줄링하는 프로세스"로 정의할 수 있습니다.

따라서 리소스는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 태스크 포스입니다. 목표를 달성하고 이해 관계자의 요구 사항을 충족하는 데 도움이 됩니다.

다행히 이제 자원을 효과적으로 관리하는 데 도움이 되는 다양한 프로젝트 관리 소프트웨어가 있습니다.

그러나 어쨌든 리소스 관리가 왜 중요한지 궁금해야 합니다.

자원 관리의 중요성

자원 관리는 더 적은 비용으로 더 많은 것을 달성하는 데 중요합니다. 프로젝트 관리자는 특정 작업을 완료하는 데 부적절하거나 불가능한 리소스를 할당하여 예산을 낭비하고 싶지 않습니다.

따라서 프로젝트 초기에는 리소스를 관리하는 데 시간을 할애할 필요가 있습니다.

리소스 관리에는 많은 이점이 있습니다. 그 중 일부는 다음과 같습니다.

• 투명성 증대: 효과적인 자원 관리는 부서 간은 물론 관리자와 직원 간의 투명성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 팀의 대역폭을 알고 그에 따라 계획할 수 있습니다.
• 예상치 못한 문제 방지: 팀의 능력과 기술에 대한 완전한 지식이 있으면 그에 따라 모든 프로세스를 계획할 수 있습니다. 이는 예상치 못한 병목 현상을 피하고 문제를 미리 예측하는 데 도움이 됩니다.
• 팀에 과도한 부담을 주지 마십시오. 리소스 관리는 또한 여러 작업으로 팀에 과도한 부담을 주고 스트레스를 주는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트를 시작할 때 팀에서 수행할 수 있는 작업의 양을 알고 그에 따른 모든 일정을 계획할 수 있습니다.
• 팀의 효율성 측정: 효과적인 리소스 관리 소프트웨어를 사용하면 팀의 진행 상황, 장애물을 측정할 수 있으며 이는 ROI에 효과적으로 영향을 미칩니다. 그러한 계산은 미래 프로세스를 개선하고 실수로부터 배우는 데 도움이 될 것입니다.

그러나 앞서 언급했듯이 리소스를 관리하는 것은 어려울 수 있습니다. 대부분의 경우 프로젝트 관리자는 프로젝트가 실패하는 이유를 이해하지 못합니다.

리소스는 가장 큰 자산이므로 이를 잘 처리하는 것이 성공적인 프로젝트의 핵심입니다.

아래에는 프로젝트 관리자가 리소스를 관리할 때 직면하는 가장 일반적인 문제가 나열되어 있습니다.

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모든 PM이 알아야 하는 리소스 관리 문제

다음은 모든 프로젝트 관리자가 알아야 하는 8가지 가장 큰 리소스 관리 과제 목록입니다!

문제를 읽는 데 놀라지 마세요. 마지막에 문제를 처리하는 방법에 대한 몇 가지 팁도 제공했기 때문입니다!

따라서 도전을 극복하기 위해 자신에게 도전하십시오.

여기 우리가 간다!

1. 열악한 자원 용량 관리

용량 계획은 가장 큰 리소스 관리 과제 중 하나입니다. 용량이라는 단어는 특정 작업을 완료하는 데 사용할 수 있는 리소스를 나타냅니다.

대부분의 조직은 용량 관리에 큰 중요성을 두지 않으며 프로젝트 지연에 직면합니다.

더 자주, 우리는 특정 작업을 완료하기 위해 리소스가 부족하거나 잘못된 리소스를 할당합니다. 따라서 우리는 예산 내에서 프로젝트를 제 시간에 제공하지 못합니다.

이는 프로젝트 계획의 초기 프로세스 중 하나이며 리소스 용량 관리가 부실하면 리소스 할당이 제대로 이루어지지 않습니다.

다행히 크게 걱정할 필요는 없습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 이 문제를 쉽게 해결할 수 있습니다.

좋은 소프트웨어를 사용하면 프로젝트 범위와 요구 사항에 따라 리소스를 효과적으로 할당할 수 있습니다.

따라서 프로젝트 관리자로서 리소스 용량 관리를 결코 가볍게 여기지 마십시오!

2. 너무 많은 것을 요구하기

일하다! 일하다! 일하다!

우리 목록에 있는 리소스 관리 문제 중 또 다른 하나는 프로젝트 관리자가 팀에게 너무 많은 것을 요구한다는 것입니다.

자원을 효과적으로 관리하려면 팀을 기계가 아닌 사람으로 대해야 합니다.

팀에 과부하가 걸리면 많은 단점이 생깁니다. 그것은 생산성 수준, 사기에 영향을 미치고 오류 가능성을 높입니다.

새로운 프로젝트 요구 사항을 적극적으로 도입하면 팀이 방심할 수 있습니다. 따라서 유능한 프로젝트 관리자는 작업의 우선 순위를 지정하고 팀에 감당할 수 있는 작업 수를 할당할 수 있어야 합니다.

통계 개요에 따르면 2019년에 직원의 82%가 과중함과 과로를 느꼈습니다. 이는 직원 성과, 사기 및 고객 유지와 같은 회사의 다른 영역으로 점차적으로 눈덩이처럼 불어납니다.

따라서 직원의 생산성과 행복을 유지하는 것은 직원에게 적절한 수의 작업을 할당하는 것과 정비례합니다.

3. 백업 리소스 없음

절대 하지 말아야 할 두 가지!

응급 처치 없이 여행을 떠나지 말고 백업 리소스 없이 프로젝트를 시작하지 마십시오.

따라서 프로젝트 관리에서 불확실성이 지배적입니다. 항상 플랜 B를 갖는 것이 현명합니다.

동의, 그렇지?

따라서 리소스가 특정 작업을 수행할 수 없거나 개인적인 문제에 직면해 있는 문제에 직면한 경우 다음을 수행해야 합니다.

• 그의 자리를 대신할 충분한 백업 자원 확보
• 다른 팀 구성원이 부담을 느끼지 않고 일부 임무를 수행할 수 있도록 작업 일정을 조정하고 우선 순위를 지정합니다.

4. 비현실적인 기한 및 일정 설정

대부분의 경우 프로젝트 관리자는 "7일 만에 3층짜리 집 짓기"와 같이 마감일을 정하는 경향이 있습니다. 도전이 더 짧은 시간에 더 많은 것을 성취하도록 밀어붙이는 우리의 전통적인 생각과 달리, 그것은 결국 그들을 외면하고 스트레스를 받게 만듭니다.

따라서 가장 큰 자원 관리 과제 중 하나입니다. 빡빡한 마감일과 일정은 어떤 대가를 치르더라도 피해야 합니다.

전문가 팁: 실제 마감일 전에 특정 마감일을 계획하여 일정을 유지하세요.

또한 마감일과 일정을 설정하기 전에 항상 다음을 수행해야 합니다.

• 특정 작업을 수행할 수 있는 팀의 능력을 평가합니다.
• 프로젝트를 작업과 하위 작업으로 나눕니다.
• 불확실한 사건과 사건을 고려
• 작업 관리 도구를 사용하여 작업을 할당하고 적절한 마감일을 설정합니다.

5. 분산 자원 관리

여러 인라인 보고 관리자를 보유하는 것은 리소스를 효과적으로 관리하는 데 중요합니다.

분산된 리소스 관리는 프로젝트 및 리소스 할당에 대한 제한된 보기로 이어집니다.

또한 단일 리소스를 놓고 다투거나 모든 것이 업데이트되지 않는 다양한 관리자가 있는 비정상적 작업 공간으로 이어집니다.

따라서 이러한 갈등과 혼란이 발생하지 않도록 중앙 집중식 자원 관리 시스템을 구축해야 합니다.

중앙 집중식 자원 관리 시스템은 다음과 같은 이점을 제공합니다.

• 리소스 계획 개선
• 내부 운영 개선
• 데이터 표준화 및 일관성
• 향상된 투명도
• 더 나은 커뮤니케이션과 협업

6. 단기 계획

대부분의 프로젝트 관리자는 전체 프로젝트의 장기 계획 대신 하루 동안 계획하는 경향이 있습니다. 긴급한 프로젝트, 갑작스러운 변경 및 클라이언트의 추가 클라이언트 요구 사항으로 인해 팀이 스트레스를 받을 수 있습니다.

따라서 장기 계획은 이러한 자원 관리 문제를 극복하는 데 중요합니다.

잘 계획된 장기 전략은 모든 비즈니스 프로세스를 효과적으로 조정하고 팀을 더 잘 관리하는 데 도움이 됩니다. 당신의 팀은 그들이 해야 할 일과 특정 작업을 완료하는 데 얼마나 많은 시간이 필요한지 알게 될 것입니다.

따라서 장기 전략으로 투명성과 효율성을 달성합니다.

7. 평가 지표의 제한된 사용

모든 업무가 온라인 시스템으로 옮겨가는 요즘에는 팀의 성과를 수시로 평가하는 것이 필수적입니다.

이것은 리소스 관리 과제 목록에서 가장 어려운 과제 중 하나입니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트에 불일치가 있다는 것을 알지만 어디에서 왔는지 알지 못하는 상황을 자주 접하게 됩니다.

따라서 원격 팀이든 실제 팀이든 자주 평가해야 합니다. 다시 말하지만, 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 좋습니다.

nTask와 같은 소프트웨어를 사용하면 직원이 작업에 소요하는 시간, 작업표를 평가하고 진행 상황에 대한 개별 보고서를 얻을 수 있습니다.

따라서 팀이 최선을 다하도록 압박하고 약점을 훈련시키는 좋은 방법입니다.

결국, 좋은 팀은 성공적인 프로젝트와 같습니다.

8. 협업 부족

자원을 효과적으로 관리하기 위한 또 다른 중요한 측면은 엄격한 팀 협업이 필요합니다. 대부분의 팀은 임무에 대해 잘 알지 못하기 때문에 성과를 내지 못합니다.

따라서 팀과 관리자 간의 지속적인 협업은 전체 팀을 유지하고 서로 동기화하는 데 필수적입니다.

가장 좋은 점은 이제 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 이를 수행할 수 있다는 것입니다. 팀이 한 지붕 아래에서 협업하고, 아이디어를 공유하고, 진행 상황을 확인하고, 파일을 공유하는 데 도움이 됩니다.

14일 무료 평가판을 사용하거나 nTask로 데모를 예약하여 프로세스를 최적화하고 팀을 훨씬 더 효과적으로 관리할 수 있습니다.

리소스 관리 문제를 극복하기 위한 팁

어려움을 극복하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁을 살펴보겠습니다!

1. nTask 와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 자원 관리를 평가, 평가 및 효과적으로 계획하십시오. 작업을 자동화하고 보다 효과적으로 처리하는 데 도움이 됩니다.
2. 각 직원의 역할과 책임을 명확하게 정의하십시오.
3. 불일치 및 막판 문제를 방지하기 위해 미리 계획하고 일정을 잡습니다.
4. 팀과 자주 협업하십시오.
5. 직원들에게 너무 초조하고 가혹하지 마십시오.
6. 유연하고 친근하게 대처하여 팀의 참여도를 높이세요.
7. 그들의 일에 감사하고 그들의 사기를 북돋아 주기 위해 보상하십시오.
8. 그룹 브레인스토밍과 새로운 아이디어의 공유를 장려합니다.
9. 적절한 관리 및 보고 시스템을 갖추고 있습니다.
10. 팀과 이해 관계자 간의 균형을 유지하십시오. 이해 관계자의 끝없는 요구로 인해 과도한 부담을 갖지 마십시오.

2022년 상위 10개 프로젝트 관리 기술을 확인하여 자세히 알아볼 수도 있습니다.

안전 벨트 매세요!

결론적으로 리소스는 회사의 중추입니다. 따라서 그들과 연결되고 잘 대우하기 위해 모든 것을 시도해야합니다.

리소스를 관리하는 것은 어려울 수 있지만 도구를 사용하는 것은 많은 프로세스를 쉽게 하는 데 도움이 되는 한 가지 방법입니다. 그 외에도 자신을 키우고 팀과 어울리도록 노력할 수 있습니다.

결국 행복한 팀은 행복한 고객이 있는 훌륭한 회사에 정비례합니다.

따라서 팀이 성공과 성취를 이룰 수 있도록 올바른 방향을 따르십시오.

행운을 빕니다!