8 wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami, które każdy kierownik projektu musi znać

Zgodzisz się ze mną, że największym atutem firmy są jej zasoby. Jednak bez względu na jej wielkość, naturalne są wyzwania związane z zarządzaniem zasobami.

Zachowanie idealnej równowagi między członkami zespołu a projektami nawzajem może być kłopotliwe. Przez większość czasu zostawiamy niezadowolonych i nieszczęśliwych pracowników.

W konsekwencji ma to duży wpływ na wskaźnik sukcesu projektu i rozwój firmy.

Według badań utrzymanie zaangażowania pracowników może zwiększyć rentowność firm do 21%. W związku z tym wymaga od menedżerów aktywnego zaangażowania ze swoimi pracownikami, aby zwiększyć ich lojalność i produktywność.

W tym celu musisz w pełni zrozumieć swoich pracowników i zdawać sobie sprawę z wyzwań, które mogą utrudniać ich wydajność.

Dlatego w tym artykule przeczytasz 8 największych wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami, które każdy kierownik projektu musi znać.

Więc zacznijmy!

Co to jest zarządzanie zasobami?

Zarządzanie zasobami można zdefiniować jako: „Proces skutecznego planowania, alokacji i harmonogramowania zasobów w celu maksymalizacji wydajności”.

W ten sposób zasób jest zespołem zadaniowym, którego potrzebujesz do ukończenia swojego projektu. Są niezbędne, aby pomóc Ci osiągnąć cel i spełnić wymagania interesariuszy.

Na szczęście teraz istnieje wiele programów do zarządzania projektami, które mogą pomóc w efektywnym zarządzaniu zasobami.

Jednak trzeba się zastanawiać, dlaczego tak ważne jest zarządzanie zasobami?

Znaczenie zarządzania zasobami

Zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia więcej za mniej. Jako kierownik projektu nie chcesz marnować swojego budżetu, przydzielając zasoby, które są niewystarczające lub niezdolne do wykonania określonego zadania.

Dlatego na początku projektu trzeba poświęcić trochę czasu na zarządzanie swoimi zasobami.

Zarządzanie zasobami ma wiele zalet. Niektórzy z nich są:

• Większa przejrzystość: Efektywne zarządzanie zasobami może pomóc w zwiększeniu przejrzystości między działami, a także między menedżerem a pracownikiem. Będziesz świadomy przepustowości zespołu i odpowiednio zaplanuj.
• Unikaj nieprzewidzianych problemów: mając pełną wiedzę na temat zdolności i umiejętności swojego zespołu, możesz odpowiednio zaplanować wszystkie procesy. Pomaga to uniknąć nieprzewidzianych wąskich gardeł i przewidywać problemy z wyprzedzeniem.
• Unikaj przeciążania zespołu: Zarządzanie zasobami pomaga również uniknąć przeciążania zespołu wieloma zadaniami i ich stresowania. Na początku projektu wiedziałbyś, ile pracy może wykonać Twój zespół i zaplanować wszystko po nim.
• Mierzy wydajność zespołu: dzięki skutecznemu oprogramowaniu do zarządzania zasobami możesz mierzyć postępy zespołu, przeszkody i skutecznie wpływać na ROI. Takie obliczenia pomogłyby ci usprawnić swój przyszły proces i uczyć się na błędach.

Jednak, jak wspomnieliśmy wcześniej, zarządzanie zasobami może być trudne. Przez większość czasu kierownicy projektów nie rozumieją, dlaczego ich projekty kończą się niepowodzeniem.

Ponieważ twój zasób jest twoim największym atutem, dobre obchodzenie się z nim jest kluczem do udanego projektu.

Poniżej wymieniliśmy najczęstsze wyzwania stojące przed kierownikami projektów w zarządzaniu swoimi zasobami.

Związane z:

11 najlepszych programów do zarządzania zasobami w 2022 r

Wyzwania związane z zarządzaniem zasobami, które każdy kierownik projektu musi znać

Oto lista 8 największych wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami, które każdy kierownik projektu musi znać!

Nie przerażaj się czytaniem wyzwań, ponieważ w końcu podaliśmy też kilka wskazówek, jak sobie z nimi radzić!

Więc rzuć sobie wyzwanie, aby przezwyciężyć wyzwania.

No to ruszamy!

1. Słabe zarządzanie pojemnością zasobów

Planowanie wydajności to jedno z największych wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami. Słowo pojemność wskazuje zasoby dostępne do wykonania określonego zadania.

Większość organizacji nie przywiązuje dużej wagi do zarządzania wydajnością i boryka się z opóźnieniami projektów.

Częściej brakuje nam zasobów lub przydzielamy niewłaściwe zasoby do wykonania określonego zadania. Tym samym nie udaje nam się dostarczyć projektu na czas w ramach budżetu.

Jest to jeden z początkowych procesów planowania projektu, a słabe zarządzanie zdolnością gospodarowania zasobami doprowadzi do złej alokacji zasobów.

Na szczęście nie musisz się tym specjalnie martwić. Możesz łatwo sprostać temu wyzwaniu, korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami.

Dobre oprogramowanie pozwoli Ci efektywnie alokować zasoby zgodnie z zakresem i wymaganiami projektu.

Dlatego jako kierownik projektu nigdy nie lekceważ zarządzania wydajnością zasobów!

2. Proszenie o zbyt wiele

Praca! Praca! Praca!

Kolejnym z wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami na naszej liście jest to, że kierownicy projektów żądają zbyt wiele od swoich zespołów.

Aby efektywnie zarządzać swoimi zasobami, powinieneś traktować swój zespół jak ludzi, a nie maszyny.

Przeciążanie zespołu prowadzi do wielu wad. Wpływa na ich poziom produktywności, morale i zwiększa szanse na błędy.

Energiczne wprowadzanie nowych projektów zaskakuje zespół. Dlatego jako kompetentny kierownik projektu powinieneś umieć priorytetyzować zadania i dawać swojemu zespołowi znośną liczbę zadań.

Według statystyk, 82% pracowników czuło się przeciążonych i przepracowanych w 2019 roku. To stopniowo przenosi się na inne obszary firmy, takie jak wydajność pracowników, morale i utrzymanie klientów.

Dlatego utrzymanie produktywności i zadowolenia pracowników jest wprost proporcjonalne do przydzielenia im odpowiedniej liczby zadań.

3. Brak zasobów zapasowych

Są dwie rzeczy, których nigdy nie powinieneś robić!

Nigdy nie jedź w podróż bez pierwszej pomocy w nagłych wypadkach i nigdy nie rozpoczynaj projektu bez zasobów zapasowych.

W związku z tym w zarządzaniu projektami dominuje niepewność; zawsze mądrze jest mieć plan B.

Zgoda, prawda?

Dlatego jeśli staniesz przed wyzwaniem, w którym Twój zasób nie jest w stanie wykonać określonego zadania lub stawić czoła pewnym osobistym problemom, powinieneś:

• Mieć wystarczającą ilość zasobów zapasowych, aby zająć jego miejsce
• Zmień harmonogram i priorytety zadań w taki sposób, aby inni członkowie zespołu mogli przejąć niektóre obowiązki bez poczucia przeciążenia.

4. Ustalanie nierealistycznych terminów i harmonogramów

Przez większość czasu kierownicy projektów wyznaczają terminy typu „Zbuduj trzypiętrowy dom w 7 dni”. W przeciwieństwie do naszej tradycyjnej myśli, że wyzwanie skłoni ich do osiągnięcia więcej w krótszym czasie, kończy się to pozostawieniem ich poza planem i zestresowaniem.

Jest to więc jedno z największych wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami. Za wszelką cenę należy unikać napiętych terminów i harmonogramów.

Wskazówka dla profesjonalistów: zaplanuj konkretny termin przed rzeczywistym terminem, aby wszystko przebiegać zgodnie z planem.

Ponadto przed ustaleniem terminów i harmonogramów należy zawsze:

• Oceń zdolność zespołu do wykonania określonego zadania
• Podziel projekt na zadania i podzadania
• Weź pod uwagę niepewne zdarzenia i zdarzenia
• Użyj narzędzia do zarządzania zadaniami, aby przydzielać zadania i ustalać odpowiednie terminy.

5. Zdecentralizowane zarządzanie zasobami

Posiadanie wielu menedżerów raportowania w linii ma kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania zasobami.

Zdecentralizowane zarządzanie zasobami prowadzi do ograniczonego widoku projektów i przydziałów zasobów.

Co więcej, prowadzi to również do niezdrowego miejsca pracy, w którym różni menedżerowie walczą o jeden zasób lub nie są aktualizowani o wszystko.

Dlatego też, aby uniknąć takiego konfliktu i zamieszania przed wystąpieniem, należy wprowadzić scentralizowany system zarządzania zasobami.

Scentralizowany system zarządzania zasobami zapewni następujące korzyści:

• Popraw planowanie zasobów
• Usprawnij operacje wewnętrzne
• Standaryzacja i spójność danych
• Zwiększona przejrzystość
• Lepsza komunikacja i współpraca

6. Planowanie krótkoterminowe

Większość kierowników projektów ma tendencję do planowania dnia zamiast długoterminowego planu całego projektu. Pilne projekty, nagłe zmiany i dodatkowe wymagania klientów mogą sprawić, że Twój zespół będzie zestresowany.

Dlatego planowanie długoterminowe ma kluczowe znaczenie dla przezwyciężenia takich wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami.

Dobrze zaplanowana długoterminowa strategia pozwala na efektywne zestrojenie wszystkich procesów biznesowych i lepsze zarządzanie zespołem. Twój zespół będzie świadomy tego, co ma robić i ile czasu ma na wykonanie określonego zadania.

W ten sposób przejrzystość i wydajność osiąga się dzięki długoterminowej strategii.

7. Ograniczone wykorzystanie wskaźników oceny

W dzisiejszych czasach, gdy cała praca została przeniesiona do systemów online, niezbędna jest od czasu do czasu ocena wydajności zespołu.

To jedno z najtrudniejszych wyzwań na liście wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami. Jako kierownik projektu często spotykasz się z sytuacją, w której wiesz, że w projekcie wystąpiła rozbieżność, ale nie wiesz, skąd się ona wzięła.

Dlatego też, niezależnie od tego, czy jest to zespół zdalny, czy zespół fizyczny, należy je często oceniać. Ponownie, zalecane jest użycie oprogramowania do zarządzania projektami.

Oprogramowanie takie jak nTask pozwala ocenić czas, jaki pracownik spędza na zadaniu, jego grafik i uzyskać indywidualne raporty o postępach.

W ten sposób jest to świetny sposób, aby popchnąć swój zespół, aby dawał z siebie wszystko i trenował go w jego słabościach.

W końcu dobry zespół to udany projekt.

8. Brak współpracy

Kolejny ważny aspekt skutecznego zarządzania zasobami wymaga rygorystycznej współpracy zespołowej. Większość zespołów nie daje wyników, ponieważ nie zostały dobrze poinformowane o swoich obowiązkach.

Dlatego ciągła współpraca między zespołem a menedżerami jest niezbędna, aby cały zespół był na pokładzie i zsynchronizowany ze sobą.

Najlepsze jest to, że teraz możesz to zrobić za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami. Pomoże to Twojemu zespołowi współpracować, dzielić się pomysłami, obserwować ich postępy i udostępniać pliki pod jednym dachem.

Możesz wypróbować bezpłatny 14-dniowy okres próbny lub zarezerwować demo z nTask, aby zoptymalizować swoje procesy i znacznie efektywniej zarządzać zespołem.

Wskazówki, jak przezwyciężyć wyzwania związane z zarządzaniem zasobami

Przyjrzyjmy się kilku wskazówkom, które pomogą Ci przezwyciężyć wyzwania!

1. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak nTask , aby oceniać, oceniać i efektywnie planować zarządzanie zasobami. Pomoże Ci zautomatyzować zadania i skuteczniej zajmować się sprawami.
2. Jasno określ role i obowiązki każdego pracownika.
3. Planuj i planuj z wyprzedzeniem, aby uniknąć rozbieżności i problemów w ostatniej chwili.
4. Często współpracuj ze swoim zespołem.
5. Nie bądź zbyt spięty i surowy dla swoich pracowników.
6. Bądź elastyczny i przyjazny, aby lepiej zaangażować swój zespół.
7. Doceń ich pracę i nagradzaj ich, aby podnieść ich morale.
8. Zachęcaj do grupowej burzy mózgów i dzielenia się nowymi pomysłami.
9. Posiadać odpowiedni system zarządzania i raportowania.
10. Zachowaj równowagę między zespołem a interesariuszami. Nie przeciążaj ich niekończącymi się żądaniami interesariuszy.

Możesz również sprawdzić 10 najlepszych umiejętności zarządzania projektami na 2022, aby dowiedzieć się więcej.

Brać się do rzeczy!

Podsumowując, Twoje zasoby są kręgosłupem Twojej firmy. Dlatego powinieneś spróbować wszystkiego, aby się z nimi połączyć i dobrze je traktować.

Zarządzanie zasobami może być trudne, jednak używanie narzędzia jest jednym ze sposobów na ułatwienie wielu procesów. Oprócz tego możesz spróbować pielęgnować siebie i współpracować ze swoim zespołem.

W końcu szczęśliwy zespół jest wprost proporcjonalny do świetnej firmy z zadowolonymi klientami.

Dlatego podążaj we właściwym kierunku, aby poprowadzić swój zespół na ścieżce sukcesu i osiągnięć.

Życzę Ci szczęścia!