8 desafíos de gestión de recursos que todo PM debe conocer
Publicado: 2022-02-16Estaría de acuerdo conmigo en que el mayor activo de una empresa son sus recursos. Sin embargo, sin importar su tamaño, es natural que ocurran desafíos de gestión de recursos.
Mantener un equilibrio perfecto entre los miembros de su equipo y los proyectos consecutivos puede ser un ajetreo. La mayoría de las veces terminamos dejando empleados insatisfechos e infelices.
En consecuencia, esto afecta en gran medida la tasa de éxito del proyecto y el crecimiento de la empresa.
Según una investigación, mantener a sus empleados comprometidos puede aumentar el nivel de rentabilidad de las empresas en un 21 %. Por lo tanto, requiere que los gerentes se comprometan activamente con sus empleados para aumentar su lealtad y productividad.
Para eso, debe comprender completamente a sus empleados y ser consciente de los desafíos que podrían obstaculizar el desempeño de sus empleados.
Por lo tanto, en este artículo, leerá los 8 mayores desafíos de administración de recursos que todo PM debe conocer.
¡Vamos a empezar!
¿Qué es la gestión de recursos?
La gestión de recursos se puede definir como: "El proceso de planificación, asignación y programación de recursos de manera efectiva para maximizar la eficiencia".
Por lo tanto, un recurso es el grupo de trabajo que necesitaría para completar su proyecto. Son esenciales para ayudarlo a alcanzar su objetivo y cumplir con los requisitos de las partes interesadas.
Afortunadamente, ahora hay varios software de gestión de proyectos que pueden ayudarlo a administrar sus recursos de manera efectiva.
Sin embargo, uno debe preguntarse por qué la gestión de recursos es importante de todos modos.
Importancia de la gestión de recursos
La gestión de recursos es fundamental para lograr más con menos. Como gerente de proyecto, no desea desperdiciar su presupuesto asignando recursos que son inadecuados o incapaces de completar una determinada tarea.
Por lo tanto, al comienzo del proyecto, es necesario tomarse un tiempo para administrar sus recursos.
La gestión de recursos tiene muchos beneficios. Algunos de ellos son:
- Aumentar la transparencia: la gestión eficaz de los recursos puede ayudar a aumentar la transparencia entre los departamentos, así como entre un gerente y un empleado. Conocerá el ancho de banda del equipo y planificará en consecuencia.
- Evita imprevistos: Teniendo pleno conocimiento de la capacidad y habilidades de tu equipo, puedes planificar todos los procesos en consecuencia. Esto ayuda a evitar cuellos de botella imprevistos y a predecir problemas con anticipación.
- Evite sobrecargar a su equipo: la gestión de recursos también ayuda a evitar sobrecargar a su equipo con múltiples tareas y estresarlo. Al comienzo del proyecto, sabrá cuánto trabajo puede realizar su equipo y programará todo lo que sigue.
- Mide la eficiencia del equipo: con un software de administración de recursos efectivo, puede medir el progreso de su equipo, los obstáculos y cómo afecta el ROI de manera efectiva. Dichos cálculos lo ayudarían a mejorar su proceso futuro y aprender de sus errores.
Sin embargo, como mencionamos anteriormente, administrar sus recursos puede ser difícil. La mayoría de las veces, los gerentes de proyectos no logran comprender por qué sus proyectos están fallando.
Dado que su recurso es su mayor activo, manejarlo bien es la clave para un proyecto exitoso.
A continuación, enumeramos los desafíos más comunes que enfrentan los gerentes de proyectos en la administración de sus recursos.
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Desafíos de la gestión de recursos que todo PM debe conocer
¡Aquí hay una lista de los 8 mayores desafíos de gestión de recursos que todo gerente de proyecto debe conocer!
¡No te asustes leyendo los desafíos porque, al final, también hemos dado algunos consejos sobre cómo manejarlos!
Entonces, desafíate a ti mismo para superar los desafíos.
¡Aquí vamos!
1. Gestión deficiente de la capacidad de los recursos
La planificación de la capacidad es uno de los mayores desafíos de gestión de recursos. La palabra capacidad indica los recursos disponibles para completar una tarea específica.
La mayoría de las organizaciones no le dan mucha importancia a la gestión de la capacidad y se enfrentan a retrasos en los proyectos.
Más a menudo, nos quedamos sin recursos o asignamos los recursos incorrectos para completar una tarea específica. Por lo tanto, no podemos entregar un proyecto a tiempo dentro del presupuesto.
Es uno de los procesos iniciales de la planificación de proyectos y una mala gestión de la capacidad de recursos conducirá a una mala asignación de recursos.
Afortunadamente, no tienes que preocuparte mucho por eso. Puede hacer frente a este desafío fácilmente mediante el uso de software de gestión de proyectos.
Un buen software le permitirá asignar sus recursos de manera efectiva de acuerdo con el alcance y los requisitos del proyecto.
Por lo tanto, como gerente de proyecto, ¡nunca tome a la ligera la administración de la capacidad de los recursos!
2. Pedir demasiado
¡Trabajar! ¡Trabajar! ¡Trabajar!
Otro de los desafíos de gestión de recursos en nuestra lista es que los gerentes de proyecto piden demasiado a sus equipos.
Para que pueda administrar sus recursos de manera efectiva, debe tratar a su equipo como humanos y no como máquinas.
Sobrecargar a su equipo conduce a muchas desventajas. Afecta su nivel de productividad, la moral y aumenta las posibilidades de errores.
Introducir nuevas demandas de proyectos con fuerza, pone al equipo desprevenido. Por lo tanto, como gerente de proyecto competente, debe poder priorizar las tareas y darle a su equipo un número soportable de tareas.
Según una descripción general de las estadísticas, el 82 % de los empleados se sintió sobrecargado y con exceso de trabajo en 2019. Esto gradualmente se expande hacia otras áreas de la empresa, como el desempeño de los empleados, la moral y la retención de clientes.
Por lo tanto, mantener a sus empleados productivos y felices es directamente proporcional a asignarles la cantidad adecuada de tareas.
3. Sin recursos de respaldo
¡Hay dos cosas que nunca debes hacer!
Nunca sigas viajando sin primeros auxilios de emergencia y nunca inicies un proyecto sin recursos de respaldo.
Las incertidumbres son predominantes en la gestión de proyectos por lo tanto; Siempre es sabio tener un plan B.
De acuerdo, ¿verdad?
Por lo tanto, si se enfrenta a un desafío en el que su recurso no es capaz de cumplir con una determinada tarea o se enfrenta a algunos problemas personales, debe:
- Tener suficientes recursos de respaldo para tomar su lugar
- Reprograme y priorice las tareas de tal manera que otros miembros del equipo puedan asumir algunas tareas sin sentirse sobrecargados.
4. Establecer plazos y horarios poco realistas
La mayoría de las veces, los gerentes de proyecto tienden a establecer plazos como "Construir una casa de tres pisos en 7 días". A diferencia de nuestro pensamiento tradicional de que el desafío los empujará a lograr más en menos tiempo, termina dejándolos fuera de juego y estresados.
Por lo tanto, es uno de los mayores desafíos de gestión de recursos. Deben evitarse a toda costa plazos y horarios ajustados.
Consejo profesional: planifique una fecha límite específica antes de la fecha límite real para mantener las cosas en orden.
Además, antes de fijar plazos y horarios, siempre debes:
- Evaluar la capacidad del equipo para cumplir con una determinada tarea.
- Dividir el proyecto en tareas y subtareas
- Tener en cuenta eventos y sucesos inciertos
- Utilice una herramienta de gestión de tareas para asignar tareas y establecer plazos adecuados.
5. Gestión de recursos descentralizada
Tener múltiples administradores de informes en línea es fundamental para administrar sus recursos de manera efectiva.
La gestión de recursos descentralizada conduce a una visión limitada de los proyectos y las asignaciones de recursos.
Además, también conduce a un espacio de trabajo poco saludable con varios gerentes peleando por un solo recurso o sin estar actualizados en todo.
Por lo tanto, para evitar que ocurra tal conflicto y confusión, se debe implementar un sistema centralizado de gestión de recursos.
Un sistema centralizado de gestión de recursos proporcionará los siguientes beneficios:
- Mejore la planificación de recursos
- Mejorar las operaciones internas
- Estandarización y consistencia de datos
- Mayor transparencia
- Mejor comunicación y colaboración
6. Planificación a corto plazo
La mayoría de los gerentes de proyectos tienden a planificar para el día en lugar de un plan a largo plazo de todo el proyecto. Los proyectos urgentes, los cambios repentinos y los requisitos adicionales de los clientes pueden estresar a su equipo.
Por lo tanto, la planificación a largo plazo es fundamental para superar tales desafíos de gestión de recursos.
Una estrategia a largo plazo bien planificada ayuda a alinear todos los procesos comerciales de manera efectiva y a administrar mejor el equipo. Su equipo sabrá qué se supone que deben hacer y cuánto tiempo tienen para completar una tarea específica.
Así, la transparencia y la eficiencia se logran con una estrategia a largo plazo.
7. Uso limitado de métricas de evaluación
Hoy en día, cuando todo el trabajo se ha trasladado a los sistemas en línea, es fundamental evaluar el desempeño de su equipo de vez en cuando.
Este es uno de los desafíos más difíciles en la lista de desafíos de gestión de recursos. Como gerente de proyecto, a menudo se encuentra con una situación en la que sabe que ha habido una discrepancia en el proyecto, pero no sabe de dónde proviene.
Por lo tanto, ya sea un equipo remoto o un equipo físico, debes evaluarlos con frecuencia. Una vez más, se recomienda el uso de software de gestión de proyectos.
Software como nTask le permite evaluar el tiempo que un empleado dedica a una tarea, sus hojas de tiempo y obtener informes individuales sobre su progreso.
Por lo tanto, es una excelente manera de empujar a su equipo a dar lo mejor de sí y entrenarlos en sus debilidades.
Después de todo, un buen equipo es igual a un proyecto exitoso.
8. Falta de colaboración
Otro aspecto importante para la gestión eficaz de sus recursos requiere una colaboración rigurosa en equipo. La mayoría de los equipos no dan su rendimiento porque no han sido bien informados sobre sus funciones.
Por lo tanto, la colaboración continua entre el equipo y los gerentes es esencial para mantener a todo el equipo a bordo y sincronizado entre sí.
La mejor parte es que ahora puede usar el software de gestión de proyectos para hacer eso. Ayudará a su equipo a colaborar, compartir ideas, ver su progreso y compartir archivos, todo bajo un mismo techo.
Puede probar la prueba gratuita de 14 días o reservar una demostración con nTask, para optimizar sus procesos y administrar su equipo de manera mucho más efectiva.
Consejos para superar los desafíos de la gestión de recursos
¡Echemos un vistazo a algunos de los consejos que te ayudarán a superar los desafíos!
- Utilice un software de gestión de proyectos como nTask para evaluar, valorar y planificar de forma eficaz su gestión de recursos. Le ayudará a automatizar tareas y manejar las cosas de manera más efectiva.
- Definir claramente los roles y responsabilidades de cada empleado.
- Planifique y programe con anticipación para evitar discrepancias y problemas de última hora.
- Colabora con tu equipo con frecuencia.
- No sea demasiado tenso y duro con sus empleados.
- Sea flexible y amigable para involucrar mejor a su equipo.
- Aprecie su trabajo y recompénselos para levantarles la moral.
- Fomente la lluvia de ideas en grupo y el intercambio de nuevas ideas.
- Disponer de un adecuado sistema de gestión y reporting.
- Mantenga un equilibrio entre su equipo y las partes interesadas. No los sobrecargue debido a las interminables demandas de las partes interesadas.
También puede consultar las 10 mejores habilidades de gestión de proyectos para 2022 para obtener más información.
¡Cinturón de seguridad!
Para concluir, sus recursos son la columna vertebral de su empresa. Por lo tanto, debes probar todo para conectar con ellos y tratarlos bien.
Administrar recursos puede ser difícil, sin embargo, usar una herramienta es una forma de ayudarlo a facilitar muchos procesos. Además de eso, puedes tratar de nutrirte y asociarte con tu equipo.
Después de todo, un equipo feliz es directamente proporcional a una gran empresa con clientes felices.
Por lo tanto, siga la dirección correcta para encaminar a su equipo hacia el éxito y los logros.
¡Te deseo buena suerte!