قرار Go / No Go - ما هو وكيف يعمل في إدارة المشروع؟

إدارة المشروع عمل صعب ، أدنى إهمال من جانبك يمكن أن يؤدي إلى سلسلة من ردود الفعل تنتهي في النهاية بالفشل. للتأكد من أن كل شيء سليم وسليم من خلال وعبر ، يمكنك استخدام قرار Go / No Go.

يحدد قرار Go / No Go ما إذا كان المشروع يستحق كل الجهد والاستثمار أم يجب إيقافه. يتم تحديد معيار القرار من قبل المنظمة نفسها وهو مصمم خصيصًا لاحتياجات العمل. تحدد نتيجة العملية ما إذا كانت الشركة ستمضي قدمًا في العملية أم لا.

بالنسبة للمشاريع المتزايدة ، يعمل تحليل go no go كقائمة مراجعة نهائية تحدد ما إذا كان المشروع يجب أن يدخل الخطوة التالية أم لا. عادة ما يتم اتخاذ القرار في نهاية المرحلة.

على الرغم من أن الشركات المختلفة لديها معايير مختلفة تحدد نجاح المشروع بأكمله بالإضافة إلى نجاح مهمة معينة في المشروع ، إلا أن هذه المعايير تكون دائمًا غير رسمية تقريبًا. تتغير قوائم المراجعة مع كل مشروع ولا توجد معايير محددة لقياس الأداء خلال فترة زمنية.

ومع ذلك ، فإن تحليل عدم الذهاب هو عملية رسمية مع قائمة مراجعة محددة. يتم تغيير قائمة المراجعة بشكل طفيف لكل مشروع تالٍ ، ولكن تظل النقاط الرئيسية كما هي. يتم اتباع قائمة التحقق هذه في جميع أنحاء المنظمة وهي جزء من عملية صنع القرار.

في أقسام الإجراءات ، نقدم نظرة عامة على قرارات عدم التنفيذ والعوامل التي تحدد ما إذا كانت عملية صنع القرار تعمل أم لا ، وتمرين اتخاذ القرار دون تنفيذ لبدء المشروع ، وأفضل الممارسات لعملية صنع القرار.

قائمة التحقق لقرارات Go / No Go:

بدلاً من بدء مشروع جديد لكل مشروع تالٍ ، عادةً ما تختار الشركات قائمة مرجعية محددة مسبقًا بناءً على الخبرات السابقة وأفضل الممارسات ومراجعات المستخدمين. يمكنك أيضًا تخصيص قائمة التحقق لكل مشروع جديد للتأكد من أنه يجيب على جميع الأسئلة المتعلقة بهذا المشروع المحدد.

القائمة المرجعية ليست صانع القرار نفسه ؛ إنه موجود فقط ليوجهك في الاتجاه الصحيح. لا يلزم وضع علامة على جميع المربعات في قائمة التحقق حتى تكون قرارًا جاهزًا. إنه يساعد فقط على التأكد من عدم وجود ثغرات تحدق في عينيك وأن كل شيء يسير كما هو مخطط له.

يجب على الشخص الذي يتخذ القرار أن يأخذ في الاعتبار المتغيرات الأخرى أيضًا للتأكد من مراعاة جميع جوانب المشروع بعناية ، ومعالجة جميع المشكلات.

ضع في اعتبارك أن قرار عدم التنفيذ لا يعني فشل المشروع ولكنه فرصة للتحسين. إذا تم حل المشكلة ، يتم استئناف المشروع وتسليم المنتجات النهائية بنجاح (حتى إذا تأخر التسليم) ، فهذا يعد انتصارًا للفريق.

في هذه العملية ، يتصدر القضاء على المخاطر والقضايا المقعد الأمامي ، كما أن المواعيد النهائية التالية لها أهمية ثانوية. يعد تقديم القيمة للمستخدمين أمرًا في غاية الأهمية ، حيث يحتل كل شيء آخر المقعد الخلفي.

يضمن قرار go no go أن كل شيء مثالي وجاهز للخطوة التالية.

تحديد عوامل عملية صنع القرار:

كيف تدرك ما إذا كان مشروعك يحتاج إلى تحليل go / no go؟ حسنًا ، إليك بعض العوامل التي يمكن أن تساعدك في تحديد ما إذا كان مشروعك يحتاج إلى التحليل أم لا:

• نوع المشاريع: يعد نوع المشاريع التي تقوم بها عاملاً رئيسياً يحدد ما إذا كانت عملية اتخاذ القرار حلاً قابلاً للتطبيق لفريقك أم لا. إذا كان المشروع يتضمن مراحل تدريجية ويحتاج إلى التنبؤ ، فقد يساعدك التحليل في اتخاذ القرارات الصحيحة لعملك. المشاريع الرشيقة ، على سبيل المثال ، تتضمن أحيانًا قائمة مراجعة "عدم التنفيذ" تساعد الفرق على التأكد من أنها تسير في الاتجاه الصحيح.
• نوع المنتج: يلعب أيضًا دورًا مهمًا في تحديد تنفيذ عملية صنع القرار في المشروع. إذا كان تطوير المنتج يتضمن خطوات مختلفة ، فعند استخدام قائمة التحقق ، يمكنك طلب موافقة المستخدم في نهاية كل خطوة وقبل بدء المرحلة التالية.
• دورة حياة المشروع: دورة حياة المشروع عبارة عن مخطط زمني للمشروع من البداية حتى النهاية. عادة ما تكون لدورة حياة المشروع مراحل مختلفة. مع اتخاذ قرارات "go no go" ، يمكن للمرء أن يتأكد مما إذا كانت كل خطوة قد اكتملت كما ينبغي أو إذا كانت العملية تحتاج إلى تغييرات.
• القواعد واللوائح: يجب أيضًا مراعاة القواعد واللوائح الخاصة بشركتك عند تحديد ما إذا كان مشروعك يحتاج إلى عملية صنع القرار هذه. يمكن أن تلعب قيود الشركة أيضًا دورًا عند اتخاذ هذا القرار.

تلعب العوامل المذكورة أعلاه دورًا كبيرًا في كيفية متابعة العمليات في شركتك. يعتمد ما إذا كنت تستخدم قرارات go no go في النهاية على هذه العوامل ، بالإضافة إلى تفضيلك الخاص للمشروع.

Go / No Go اتخاذ القرار لبدء المشروع:

يتطلب بدء مشروع جديد الكثير من المداولات الدقيقة والحسابات. يمكن أن تؤدي كل خطوة في العملية إلى نجاح اللعبة أو كسرها ، لذلك يجب أن تكون متيقظًا في جميع الأوقات. تعد قرارات Go no go طريقة فعالة لمعرفة ما إذا كان المشروع يستحق كل العناء أو إذا كان عليك تركه.

في ما يلي قائمة مرجعية خاصة بك ، ستساعدك على اتخاذ قرار بشأن ما إذا كان ينبغي عليك قبول مشروع أم لا:

1. المبرر: ما هو مبرركم لبدء المشروع؟ هناك عوامل معينة لها أهمية أساسية عند تحديد ما إذا كان ينبغي بدء المشروع أم لا. على سبيل المثال ، يمكنك إجراء تحليل مالي لحساب ما إذا كان المشروع سيكون مفيدًا لك أم لا. إذا تجاوزت التكاليف الأرباح ، فإن المشروع ببساطة لا يستحق كل هذا العناء والعكس صحيح.
2. الجدوى : المشروع الذي تريد القيام به ، هل هو قابل للتنفيذ؟ هل تمتلك شركتك ما يكفي من الموارد والتمويل والأدوات وما إلى ذلك لتنفيذ خطة المشروع والوصول بها إلى النهاية؟ هل لديك ما يلزم للتنفيذ السليم للمشروع؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فعليك المضي قدمًا إلى النقطة التالية في قائمة المراجعة وإلا فإن المشروع بالتأكيد محظور.
3. ابحث عن الحل المناسب: بمجرد إثبات أن المشروع ممكن ولديه مبرر مناسب ، ستكون الخطوة التالية هي إيجاد الحل الصحيح ، نعني بالحل الصحيح تحديد الموارد المطلوبة للمشروع ، والموارد المالية اللازمة و كل شيء آخر سيساعد في انطلاق المباراة. تأكد من أن لديك كل ما تحتاجه جنبًا إلى جنب مع الفريق الذي سيساعدك على تحقيق أهدافك.
4. تحديد البدائل: في بداية هذا المنشور ، قلنا أن إدارة المشروع هي عمل صعب ، وذلك لأنها تنطوي على مخاطر مختلفة في كل خطوة على الطريق. عليك أن تكون مستعدًا دائمًا لمواجهة المشاكل والتعامل معها. يجب ألا تخرجك أي مشكلة في العملية عن المسار الصحيح. عليك أن تكون على أهبة الاستعداد للفريق بأكمله للتأكد من أن العملية تسير بسلاسة. وللقيام بذلك ، يجب أن يكون لديك حلول بديلة لكل خطوة في العملية وكل مشكلة محتملة قد تعيق تقدمك. أيضًا ، يمنحك امتلاك الخيارات ، بشكل عام ، حرية اختيار الخيار الأنسب لعملك.
5. اختر البديل الصحيح: الآن بعد أن أصبح لديك مجموعة من الحلول لمشروعك ، يمكنك تحليل أي منها يناسب مشروعك بشكل أفضل. يمكنك التحقق من كل حل لمعرفة قدرته على مساعدتك في تلبية متطلبات المشروع ثم اختيار الحل الأنسب.

عند تحديد جميع خانات قائمة الاختيار بنجاح ، ستجد نفسك جاهزًا لبدء المشروع. في كل خطوة من خطوات عملية اتخاذ القرار ، اسأل نفسك وأعضاء فريقك عما إذا كانت هذه الخطوة ممكنة ، وما إذا كانت قد تم المضي قدمًا ، وإلا أوقف العملية وابحث عن حلول أفضل.

الانتقال إلى أفضل الممارسات عند استخدام تحليل go-no-go لعملك.

أفضل الممارسات لعملية Go No Go:

على الرغم من أنه قد يكون لديك الكثير من أدوات التتبع والتحقق ، إلا أنك ستتخذ القرارات بنفسك في النهاية. تكمن المشكلة في أن لديك مساحة ضئيلة للخطأ ، لذا يجب أن يكون كل قرار تتخذه قريبًا من الكمال ، خاصة إذا كنت في منصب رفيع.

أثناء العمل مع قرارات عدم الذهاب ، يمكنك استخدام الممارسات التالية للتأكد من أنك على المسار الصحيح:

• لا تغفل عن أهدافك: إن وجود فهم واضح لما يتطلبه مشروعك والأهداف النهائية يمكن أن يؤثر بقوة على كيفية قيامك بالأشياء. يجب أن تضع في اعتبارك الصورة الكبيرة في جميع الأوقات. على الرغم من أن كل خطوة تقربك من النهاية ، إلا أنه يجب عليك التأكد من أنها لا تقيدك بأي شكل من الأشكال ، ولن ينتهي بك الأمر إلى إنفاق كل مواردك على هذه الخطوة بالذات. هذا هو بالضبط السبب في أن وجود أهدافك في الأفق يساعدك على طول الطريق.
• ثق في العملية: تتضمن قرارات Go-no إجراءات قياسية يتم اتباعها في جميع أنحاء المنظمة ، ولكن هذا لا يستبعد احتمال أن بعض الموظفين قد لا يتفقون مع العملية. أيضًا ، قد تتعرض العملية للتلاعب من قبل بعض الموظفين. للتخلص من هذا الاحتمال ، تأكد من أن كل فرد في فريقك وجميع موظفي الشركة يفهمون أن العملية تُستخدم لسهولة استخدامها وستفيدهم في النهاية.
• لا تعتمد على الأرقام فقط: البيانات والحقائق والأرقام مهمة ولكن لا ينبغي أن تكون العوامل الحاسمة للمشروع. البيانات توجه قرارك ؛ ليس من المفترض أن تنتج قرارات. استخدم البيانات لإنشاء حلول أكثر ذكاءً وفعالية. أيضًا ، عامل المشاعر والأحاسيس. الجانب العاطفي للأشياء لا يقل أهمية عن الجانب الآخر. لذلك ، لا تتجاهل أفكار موظفيك ومشاعرهم وعواطفهم ونفسك.
• تشجيع التواصل والتعاون : يرتبط نجاح المشروع ارتباطًا مباشرًا بمدى قدرة الفريق على التواصل. كلما تواصل الفريق أكثر ، كانت النتائج أفضل. إذا كان الفريق في المعارضة يعاني من نقص في التواصل أو ثغرات في التفاعل ، فقد يتعين عليه مواجهة عواقب وخيمة. التواصل الجيد هو السمة المميزة للعمل الجيد ، لذا شجع موظفيك.

كانت هذه بعض النصائح التي ستساعدك في عملية اتخاذ القرار.

انها التفاف!

هذا كل شيء منا اليوم بشأن قرارات عدم الذهاب. ما هو رأيك بالعملية؟ هل هناك أي شيء آخر تريد معرفته عنها؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فاكتب إلينا على [email protected]. سنعود إليك في أقرب وقت ممكن!

حتى المرة القادمة ، وداعا!

تحقق من هذه:

• أفضل 13 نظامًا أساسيًا لبيانات العملاء لفرق Agile

• ما هو التعلم المعتمد على المشاريع (PBL)؟ دليل الخطوات الأولى لعام 2022

• ما هي خطة المشروع في العمل؟

• أفضل 8 برامج لإدارة القوى العاملة لعام 2022

• نقاط جهد سكروم - ما هي وأهميتها في اجتماعات نقطة القصة

• 10 ما يفعل وما يترك لإدارة تكلفة المشروع

• دليل سريع لإنشاء مخططات سير عمل رائعة لمشاريعك