Decisión Go/No Go: ¿Qué es y cómo funciona en la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es un negocio complicado, la más mínima negligencia de su parte puede desencadenar una reacción en cadena que finalmente termine en un fracaso. Para asegurarse de que todo sea correcto y correcto de principio a fin, puede usar la decisión Go/No Go.

La decisión Go/No Go determina si un proyecto vale todo el esfuerzo y la inversión o si debe detenerse. El criterio para la decisión lo marca la propia organización y se adapta a las necesidades del negocio. El resultado del proceso determina si una empresa seguirá adelante con el proceso o no.

Para los proyectos incrementales, el análisis de avance no avance sirve como una lista de verificación final que determina si el proyecto debe pasar al siguiente paso o no. La decisión se toma generalmente al final de una fase.

Aunque diferentes empresas tienen diferentes criterios que determinan el éxito de todo el proyecto, así como el de una tarea particular en el proyecto, estos criterios casi siempre son informales. Las listas de verificación cambian con cada proyecto y no hay estándares establecidos para medir el desempeño durante un período de tiempo.

Sin embargo, el análisis de go no go es un proceso formal con una lista de verificación establecida. La lista de verificación se modifica ligeramente para cada proyecto siguiente, pero los puntos principales siguen siendo los mismos. Esta lista de verificación se sigue en toda la organización y es parte del proceso de toma de decisiones.

En las secciones siguientes, brindamos una descripción general de las decisiones de no continuar, los factores que determinan si se emplea el proceso de toma de decisiones, el ejercicio de toma de decisiones de no continuar para el inicio del proyecto y las mejores prácticas para el proceso de toma de decisiones.

Lista de verificación para las decisiones de continuar/no continuar:

En lugar de comenzar uno nuevo para cada próximo proyecto, las empresas generalmente optan por una lista de verificación predeterminada basada en experiencias pasadas, mejores prácticas y reseñas de usuarios. También puede personalizar la lista de verificación para cada nuevo proyecto para asegurarse de que responda todas las preguntas relacionadas con ese proyecto específico.

La lista de verificación no es el tomador de decisiones en sí mismo; solo está ahí para guiarlo en la dirección correcta. No es necesario marcar todas las casillas de la lista de verificación para que se tome una decisión. Solo ayuda a asegurarse de que no haya espacios que lo miren a los ojos y que todo se desarrolle según lo planeado.

El que toma la decisión también tiene que tener en cuenta otras variables para asegurarse de que todos los aspectos del proyecto se consideren cuidadosamente y se aborden todos los problemas.

Tenga en cuenta que una decisión de no continuar no implica el fracaso de un proyecto, sino una oportunidad de mejora. Si se resuelve el problema, se reanuda el proyecto y los productos finales se entregan con éxito (incluso si la entrega se retrasa), eso es una victoria para el equipo.

En este proceso, la eliminación de riesgos y problemas ocupa el primer lugar y el cumplimiento de los plazos es secundario. Brindar valor a los usuarios es de suma importancia, todo lo demás pasa a un segundo plano.

La decisión de no continuar asegura que todo sea perfecto y esté listo para el siguiente paso.

Factores determinantes para el proceso de toma de decisiones:

¿Cómo se da cuenta si su proyecto necesita un análisis de pasa/no pasa? Bueno, aquí hay algunos factores que pueden ayudarlo a determinar si su proyecto necesita el análisis o no:

• Tipo de proyectos: El tipo de proyectos que emprendes es un factor primordial que determina si el proceso de toma de decisiones es una solución viable para tu equipo o no. Si el proyecto incluye fases incrementales y previsión de necesidades, entonces el análisis podría ayudarlo a tomar las decisiones correctas para su negocio. Los proyectos ágiles, por ejemplo, a veces implican una lista de control de ir o no ir que ayuda a los equipos a asegurarse de que van en la dirección correcta.
• Tipo de producto: también juega un papel importante en la determinación de la implementación del proceso de toma de decisiones en un proyecto. Si el desarrollo del producto involucra diferentes pasos, entonces con una lista de verificación, puede solicitar la aprobación del usuario al final de cada paso y antes del inicio de la siguiente fase.
• Ciclo de vida del proyecto : el ciclo de vida del proyecto es una línea de tiempo del proyecto desde el principio hasta el final. El ciclo de vida de un proyecto suele tener diferentes fases. Con las decisiones de no continuar, uno puede asegurarse de que cada paso se complete como debería o si el proceso necesita cambios.
• Normas y reglamentos: Las normas y reglamentos de su empresa también deben tenerse en cuenta al determinar si su proyecto necesita un proceso de toma de decisiones de este tipo. Las limitaciones de la corporación también pueden desempeñar un papel al tomar esa decisión.

Los factores enumerados anteriormente juegan un papel muy importante en la forma en que procede con los procesos en su empresa. El hecho de que emplee el uso de decisiones de ir o no ir depende en última instancia de estos factores, así como de su propia preferencia por el proyecto.

Toma de decisiones Go/No Go para el inicio del proyecto:

Iniciar un nuevo proyecto requiere mucha deliberación y cálculos cuidadosos. Cada paso del proceso puede hacer o deshacer el juego para ti, por lo que debes estar atento en todo momento. Las decisiones de ir o no continuar son una forma eficiente de averiguar si un proyecto vale la pena o si simplemente debe dejarlo.

Aquí hay una lista de verificación propia que lo ayudará a tomar una decisión sobre si debe aceptar un proyecto o no:

1. Justificación: ¿Cuál es su justificación para iniciar el proyecto? Ciertos factores son de vital importancia a la hora de determinar si el proyecto debe iniciarse o no. Por ejemplo, puede realizar un análisis financiero para calcular si el proyecto será beneficioso para usted o no. Si los costos superan las ganancias, entonces el proyecto simplemente no vale la pena y viceversa.
2. Viabilidad : El proyecto que quieres emprender, ¿es factible? ¿Tiene su empresa suficientes recursos, finanzas, herramientas, etc. para implementar el plan del proyecto y llevarlo hasta el final? ¿Tienes lo necesario para la correcta ejecución del proyecto? En caso afirmativo, debe avanzar al siguiente punto de la lista de verificación; de lo contrario, el proyecto definitivamente no se llevará a cabo.
3. Encuentre la solución correcta: una vez que haya establecido que el proyecto es factible y tiene una justificación adecuada, el siguiente paso sería encontrar la solución correcta. Por solución correcta, nos referimos a identificar los recursos necesarios para el proyecto, las finanzas necesarias y todo lo demás que ayudará con el saque inicial. Asegúrate de tener todo lo que necesitas junto con el equipo que te ayudará a lograr tus objetivos.
4. Identifique alternativas: al comienzo de esta publicación, dijimos que la gestión de proyectos es un negocio complicado, y eso se debe a que implica varios riesgos en cada paso del camino. Tienes que estar siempre listo para encontrar problemas y lidiar con ellos. Cualquier problema en el proceso no debería despistarlo. Tienes que estar alerta con todo el equipo para asegurarte de que el proceso se desarrolle sin problemas. Y para hacerlo, debe tener soluciones alternativas para cada paso del proceso y cada posible problema que pueda obstaculizar su progreso. Además, tener opciones, en general, te da la libertad de seleccionar la más adecuada para tu negocio.
5. Elija la alternativa correcta: ahora que tiene un montón de soluciones para su proyecto, puede analizar cuidadosamente cuál se adaptará mejor a su proyecto. Puede verificar cada solución por su capacidad para ayudarlo con los requisitos del proyecto y luego elegir la que mejor se adapte.

Cuando marque con éxito todas las casillas de la lista de verificación, estará listo para iniciar el proyecto. En cada paso del proceso de toma de decisiones, pregúntese a sí mismo y a los miembros de su equipo si el paso es posible, si es así, siga adelante, de lo contrario, detenga el proceso y busque mejores soluciones.

Pasando a las mejores prácticas al usar análisis go-no-go para su negocio.

Mejores prácticas para el proceso Go No Go:

Aunque es posible que tenga toneladas de herramientas de seguimiento y verificación, en última instancia, usted mismo tomará las decisiones. El problema es que tiene un margen insignificante para el error, por lo que cada decisión que tome tiene que ser casi perfecta, especialmente si está en una posición de alto nivel.

Mientras trabaja con decisiones de no continuar, puede emplear las siguientes prácticas para asegurarse de que está en el camino correcto:

• No pierdas de vista tus objetivos: tener una comprensión clara de lo que exige tu proyecto y los objetivos a largo plazo puede influir mucho en la forma en que haces las cosas. Tienes que tener el panorama general en mente en todo momento. Aunque cada paso te lleva más cerca del final, debes asegurarte de que no te encadene de ninguna manera, y no termines gastando todos tus recursos en ese mismo paso. Es exactamente por eso que tener tus objetivos a la vista te ayuda a lo largo del camino.
• Confíe en el proceso: las decisiones de no continuar implican procedimientos estándar que se siguen en toda la organización, pero eso no descarta la posibilidad de que algunos empleados no estén de acuerdo con el proceso. Además, el proceso puede estar sujeto a manipulación por parte de ciertos empleados. Para eliminar esta posibilidad, asegúrese de que todos los miembros de su equipo y todos los empleados de la empresa entiendan que el proceso se utiliza para su comodidad y, en última instancia, los beneficiará.
• No confíe solo en números: los datos, los hechos y las cifras son importantes, pero no deben ser los factores decisivos para un proyecto. Los datos guían su decisión; no se supone que produzca decisiones. Utilice los datos para crear soluciones más inteligentes y eficientes. Además, tenga en cuenta las emociones y las pasiones. El lado emocional de las cosas es tan importante como el otro lado. Por lo tanto, no ignore los pensamientos, sentimientos, emociones y usted mismo de sus empleados.
• Fomentar la comunicación y la colaboración : el éxito del proyecto está directamente relacionado con la capacidad de comunicación de un equipo. Cuanto más se comunique un equipo, mejores serán los resultados. Si en oposición, un equipo sufre de falta de comunicación o fallas en la interacción, entonces podría tener que enfrentar consecuencias devastadoras. La buena comunicación es el sello distintivo del buen trabajo, así que anime a sus empleados.

Estos fueron algunos consejos que te ayudarán en el proceso de toma de decisiones.

¡Es una envoltura!

Esto es todo de nosotros hoy sobre las decisiones de ir o no seguir. ¿Cuál es su opinión sobre el proceso? ¿Hay algo más que quieras saber al respecto? En caso afirmativo, escríbanos a [email protected]. ¡Nos pondremos en contacto con usted tan pronto como podamos!

¡Hasta la próxima, adiós!

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