ระบบการจัดการเอกสาร – ทำงานอย่างไรและมีประโยชน์อย่างไร?

มันคือศตวรรษที่ 21 และข้อมูลคือ ^ราชา องค์กรทั่วโลกพึ่งพาเอกสารจำนวนมหาศาลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พนักงาน และทรัพยากรอื่นๆ ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของพวกเขาดำเนินไปอย่างราบรื่นและไม่มีช่องว่างในข้อมูล

แม้ว่าบริษัทหลายแห่งทั่วโลกจะสาบานและย้ายออกจากกระดาษ แต่ก็ยังมีองค์กรจำนวนมากที่ต้องพึ่งพาการสร้าง รับ และแบ่งปันข้อมูล

คุณต้องเข้าใจว่าการสร้างและรวบรวมข้อมูลภูเขาในรูปแบบของเอกสารนั้นค่อนข้างง่าย

ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อจัดเก็บและจัดระเบียบให้ทุกคนที่ต้องการเข้าถึงได้ง่ายในอนาคต ซึ่งค่อนข้างซับซ้อน

ด้วยเหตุนี้ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงระบบการจัดการเอกสาร วิธีที่บริษัทต่างๆ สามารถใช้ระบบเหล่านี้ให้เกิดประโยชน์ และระบบการจัดการเอกสารเหล่านี้ทำงานอย่างไรในกระบวนทัศน์ขององค์กร

การจัดการเอกสารคืออะไร?

เมื่อเราพูดถึงการจัดการเอกสาร เราพูดถึงวิธีที่บริษัทหรือบุคคลต่างๆ ทั่วโลกใช้ จัดเก็บ และจัดการเอกสารต่างๆ สำหรับธุรกิจหรือการใช้งานส่วนตัว

พวกเขาตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารเหล่านี้ได้รับการดูแลอย่างดี ไม่เช่นนั้น จะมีปัญหามากมายตามมาเมื่อพวกเขาต้องการข้อมูลนั้น และไม่มีที่ไหนที่จะพบได้

เอกสารที่เป็นปัญหาเหล่านี้อาจเป็น PDF, วิดีโอ, คลิปเสียง, รูปภาพประเภทต่างๆ, สเปรดชีต และแม้แต่แพ็คเกจโค้ดที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์ ฯลฯ

คุณควรทราบว่าขณะนี้มีรูปแบบต่างๆ ของระบบการจัดการเอกสารที่มีอยู่ในตลาด

ระบบการจัดการเอกสารเหล่านี้บางระบบมุ่งเน้นไปที่ไฟล์ดิจิทัลเพื่อจัดเก็บและเข้ารหัสดิจิทัล

ในขณะที่ระบบการจัดการเอกสารอื่น ๆ บางส่วนในสเปกตรัมมุ่งเน้นไปที่การจัดเก็บเอกสารทางกายภาพภายในหรือแม้แต่การจัดเก็บสำเนาทางกายภาพหรือดิจิทัลของข้อมูลเดียวกัน

ระบบการจัดการเอกสารจะทำหน้าที่เป็นแหล่งความจริงสำหรับผู้รักษาข้อมูลเสมอ หากวันหนึ่งมีสิ่งเลวร้ายเกิดขึ้นกับบริษัทและผู้คนต้องการคำตอบ พวกเขาจะรู้ว่าควรมองหาใครเกี่ยวกับข้อมูลและเอกสารสำคัญของบริษัท

ดังนั้น คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบการจัดการเอกสารที่ตอบสนองความต้องการและข้อกำหนดของคุณได้ทุกที่ทุกเวลา

สิ่งสำคัญอีกประการที่คุณต้องเข้าใจคือ เมื่อคุณเริ่มใช้ระบบการจัดการเอกสาร ระบบจะช่วยให้คุณลดความซับซ้อนของกระบวนการจัดการวงจรชีวิตเอกสารได้ในระดับมาก เพื่อให้เข้าใจกระบวนการได้ง่ายและไม่คลำหา

เมื่อใช้ระบบการจัดการเอกสารเหล่านี้ คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติต่างๆ สำหรับเอกสารของคุณ กระบวนการต่างๆ เพื่อจัดการข้อมูลใหม่และที่มีอยู่ และอัปเดตเอกสารเมื่อมีเข้ามา

ระบบการจัดการเอกสารเหล่านี้ยังช่วยในการรักษา

• ประสิทธิภาพของระบบและเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร
• การรักษาความลับหรือความเป็นส่วนตัวกับคู่ค้า ลูกค้า และทีมงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบริษัทที่เป็นปัญหา
• การปฏิบัติตามหน่วยงานกำกับดูแลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบริษัทและมาตรฐานอุตสาหกรรมที่บริษัทต้องปฏิบัติตาม

ระบบจัดการเอกสารทำงานอย่างไร?

ระบบการจัดการเอกสารจะจัดระเบียบเอกสารต่างๆ ทั้งหมดที่คุณจัดเก็บไว้ในอินเทอร์เฟซด้วยวิธีต่างๆ วิธีต่างๆ เหล่านี้ในการจัดระเบียบเอกสารของคุณมีดังนี้:

• ประเภทข้อมูล
• ระดับความสำคัญ
• ระดับความปลอดภัย
• ประเภทไฟล์

เมื่อมีการสร้างเอกสารใหม่ที่คุณหรือบริษัทของคุณพยายามจัดการ เอกสารเหล่านั้นจะถูกเก็บไว้อย่างระมัดระวังเพื่อให้ข้อมูลถูกจัดเก็บและย้ายไปยังฐานข้อมูลหลัก ซึ่งสามารถจัดเก็บได้อย่างไม่มีกำหนด

ระบบการจัดการเอกสารที่คุณพยายามใช้อาจเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมลงในไฟล์โดยอัตโนมัติ เช่น ป้ายกำกับ แท็กภายใน และข้อมูลเมตา ถึงกระนั้น คุณต้องพิจารณาอย่างรอบคอบและเลือกระบบอย่างรอบคอบเพื่อให้งานของคุณสำเร็จลุล่วง

คุณควรทราบด้วยว่าระบบการจัดการเอกสารในตลาดตอนนี้สามารถจัดเก็บและจัดเรียงเอกสารใหม่ตามกฎที่คุณอาจเคยตั้งไว้ก่อนหน้านี้สำหรับเอกสารอื่นๆ ที่คุณจัดการโดยใช้ระบบเดียวกัน

วัตถุประสงค์ของแผนปฏิบัติการสำหรับการจัดการเอกสาร

เมื่อคุณเริ่มใช้ระบบการจัดการเอกสารใหม่สำหรับบริษัทของคุณหรือตัวคุณเอง หรือแม้แต่คุณกำลังปรับปรุงระบบการจัดการเอกสารที่มีอยู่ คุณควรวางแผนว่ากระบวนการควรดำเนินไปอย่างไรเกี่ยวกับกระบวนการจัดการเอกสารทั้งหมด

คุณต้องการทำเช่นนี้เพราะคุณต้องการความชัดเจนเกี่ยวกับทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล รวมถึงวิธีการเพิ่ม จัดเก็บ จัดระเบียบ และดึงข้อมูลโดยผู้ที่เกี่ยวข้อง

หากคุณอยู่ในตำแหน่งผู้บริหาร คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณทราบเกี่ยวกับกระบวนการจัดการเอกสารที่คุณพยายามบังคับใช้

เมื่อคุณแชร์ข้อมูลนั้นกับแก๊งที่เหลือ พวกเขาจะรู้กฎเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติทั้งหมดที่พวกเขาต้องปฏิบัติตามในโปรแกรมต่อไป

แผนปฏิบัติการของคุณควรมีข้อมูลเกี่ยวกับการจัดการเอกสารที่มีอยู่หรือสร้างขึ้นใหม่ทั้งหมดหากเป็นสำเนาจริงหรือดิจิทัลของทั้งสองฉบับ

อีกสิ่งหนึ่งที่คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจก็คือการทดสอบแผนปฏิบัติการการจัดการเอกสารของคุณในระดับเล็กๆ เพื่อที่ว่าเมื่อคุณนำไปใช้กับโครงสร้างองค์กรทั้งหมด คุณจะไม่มีปัญหาใดๆ

ที่เก็บเอกสาร

ที่เก็บเอกสารเป็นส่วนสำคัญของระบบการจัดการเอกสารโดยรวมที่คุณน่าจะคุ้นเคยเป็นอย่างดี วัตถุประสงค์หลักของที่เก็บเอกสารคือการจัดเก็บเอกสาร แต่คุณต้องมองว่าเป็นมากกว่าตู้เก็บเอกสารธรรมดา

ที่เก็บเหล่านี้จะรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสารทั้งหมดที่บริษัทพยายามจำกัดภายใน พวกเขาทำเช่นนั้นโดยให้ระดับการอนุญาตหลายระดับแก่ฐานข้อมูลที่รับผิดชอบเพื่อกำหนดสิทธิ์ที่แตกต่างกันให้กับพนักงานที่แตกต่างกันอย่างเหมาะสมตามระดับค่าจ้างของพวกเขา

นี้อาจดูเหมือนไม่ยุติธรรมเล็กน้อย แต่ที่เก็บเอกสารเป็นเครื่องช่วยชีวิตจากมุมมองของการจัดการ สาเหตุหลักมาจากที่เก็บข้อมูลเหล่านี้ช่วยลดข้อมูลที่ขัดแย้งในขณะที่ทีมกำลังทำงานและอาจหลงระเริงในสิ่งที่ไม่สามารถมองเห็นได้

ที่เก็บเอกสารเหล่านี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลเอกสารของคุณได้รับการทำความสะอาดและอัปเดตโดยอัตโนมัติ ในขณะเดียวกันก็ทำให้มั่นใจว่าไม่มีการซ้ำซ้อนและรายการที่ซ้ำกันในฐานข้อมูล

ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสาร

เนื่องจากมูลค่าตลาดของระบบการจัดการเอกสารที่แตกต่างกันทั้งหมดคาดว่าจะอยู่ที่ 6.78 พันล้านดอลลาร์ในปี 2566 เราจึงคิดว่าควรแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับประโยชน์ต่างๆ ทั้งหมดที่คุณจะได้รับจากระบบการจัดการเอกสารของคุณ

• หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารก็คือ พวกมันมีโปรโตคอลความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุงอย่างน่าอัศจรรย์เพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลทั้งหมดหรือเอกสารที่เข้าหรือออกจากองค์กรของคุณจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยในฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่าง ๆ ทั้งหมดที่พยายามจะดูข้อมูลนั้น
• ประโยชน์ที่สองของระบบการจัดการเอกสารคือมีฟังก์ชันการค้นหาที่น่าทึ่งในตัวโดยวิศวกรที่สร้างระบบเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่ต้องการเข้าถึงฐานข้อมูลและต้องการดูข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท สามารถทำได้โดยการพิมพ์คำหลักที่ต้องการและรอสองสามวินาทีเพื่อให้ผลลัพธ์ปรากฏขึ้น
• สิ่งที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารก็คือ ทุกคนจะได้เห็นข้อมูลล่าสุดที่บริษัทนำเสนอ ซึ่งหมายความว่าระบบการจัดการเอกสารที่อยู่ในตลาดทำให้มั่นใจได้ว่ามีการทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีมที่ดีขึ้นในหมู่สมาชิกในทีมเพื่อไม่ให้มีช่องว่างเมื่อพูดถึงข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท หรืองานที่พวกเขาทำ สำหรับบริษัท
• ระบบการจัดการเอกสารยังช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารที่พวกเขากำลังพยายามจัดการมีการจัดเก็บประวัติไว้อย่างปลอดภัย ประวัตินี้ช่วยให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นเป็นของแท้และข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเอกสารจะไม่ถูกดัดแปลง สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งยวดสำหรับบริษัทต่างๆ เนื่องจากเอกสารประวัตินี้มักใช้ในแนวปฏิบัติด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรม และเมื่อธุรกิจต่างๆ อยู่ในจุดยืนในขณะที่พวกเขากำลังตรวจสอบ
• สิ่งที่ดีที่สุดประการหนึ่งเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารคือช่วยให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมของบริษัทจะมีระดับการผลิตเพิ่มขึ้น ผลผลิตที่เพิ่มขึ้นนี้เป็นเพราะพนักงานที่ทำงานร่วมกันไม่เสียเวลาในการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขาในแฟ้มหรือถามผู้อื่น ในเวลาเดียวกัน พวกเขาสามารถเปิดระบบการจัดการเอกสารได้อย่างง่ายดาย และได้รับสิ่งที่พวกเขาต้องการในไม่กี่วินาที

บทสรุป

นี่คือคำแนะนำของเราเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสาร มันคืออะไร วิธีการทำงาน และประโยชน์ที่คุณจะได้รับจากการใช้ระบบนี้สำหรับตัวคุณเองและทีมของคุณ หากคุณคิดว่าควรเพิ่มบางสิ่งในคู่มือนี้ โปรดแจ้งให้เราทราบ