文檔管理系統——它們是如何工作的，有什麼好處？

²¹世紀，信息為王。 世界各地的組織都依賴於來自其利益相關者、員工以及與公司相關的所有其他資源的大量文件，以確保其業務順利運行並且信息沒有缺口。

儘管世界各地的許多公司都在發誓並遠離紙質，但仍有許多組織依賴於創建、接收和共享信息。

您需要了解以文檔的形式創建和編譯大量信息相對容易。

當存儲它們並組織它們以便將來任何需要它們的人都可以輕鬆訪問時，就會出現問題，這相對複雜。

這就是為什麼在本文中，我們將討論文檔管理系統，公司如何使用它們來為自己謀利，以及這些文檔管理系統實際上是如何在組織範式中工作的。

什麼是文檔管理？

當我們談論文檔管理時，我們談論的是全球不同的公司或個人如何使用、存儲和管理不同的文檔以供其業務或個人使用。

他們確保這些文件得到很好的照顧，否則，當他們需要這些信息時，會出現很多問題，而且無處可尋。

這些有問題的文檔可以是 PDF、視頻、音頻剪輯、不同類型的圖像、電子表格，甚至是與軟件相關的代碼包等。

您應該注意到，目前市場上有許多不同形式的文檔管理系統。

其中一些文檔管理系統專注於數字文件以存儲它們並進行數字加密。

而其他一些文檔管理系統則專注於將物理文檔存儲在其中，甚至存儲相同信息的物理或數字副本的組合。

文檔管理系統將始終充當信息安全保管人的真實來源。 如果有一天公司發生了不好的事情，人們想要答案，他們就會知道該找誰來了解公司信息和檔案。

因此，您應該確保您擁有適當的文檔管理系統，以滿足您在何時何地出現的需求和要求。

您需要了解的另一件重要的事情是，當您開始使用文檔管理系統時，它將在很大程度上幫助您簡化文檔生命週期管理流程，以便輕鬆理解流程而不是摸索它。

使用這些文檔管理系統，您可以輕鬆地為文檔設置不同的自動化工作流程、管理新數據和現有數據的不同流程，並在文檔來來去去時對其進行更新。

這些文件管理系統還有助於維護，

• 與文件相關的系統和工作流程的效率
• 與相關公司相關的所有合作夥伴、客戶和團隊的機密或隱私
• 遵守與公司相關的所有監管機構以及公司必須遵守的行業標準

文檔管理系統如何工作？

文檔管理系統以多種不同方式組織您存儲在其界面中的所有不同文檔。 這些組織文檔的不同方式如下：

• 數據類型
• 優先級
• 安全級別
• 文件類型

當您或您的公司試圖管理的新文檔被創建時，它們會被非常仔細地存儲，以便將信息存儲起來，然後轉移到主數據庫中，在那裡可以無限期地存儲它們。

您嘗試使用的文檔管理系統可能會自動向文件本身添加更多信息，例如標籤、內部標籤和元數據。 不過，您必須仔細研究並仔細選擇系統才能完成工作。

您還應該注意，目前市場上的文檔管理系統可以根據您之前為使用同一系統處理的任何其他文檔設置的規則來存儲和分類新文檔。

文檔管理行動計劃的目的

當您開始為您的公司或您自己實施新的文檔管理系統時，或者即使您正在更新現有的文檔管理系統，您也應該計劃整個文檔管理流程的流程。

您想要這樣做是因為您想要清楚與信息相關的所有內容，包括相關方如何添加、存儲、組織和檢索信息。

如果您處於管理職位，您應該確保團隊中的每個人都知道您正在嘗試執行的文檔管理流程。

當您與該團伙的其他成員分享該信息時，他們將了解在該計劃中前進時必須遵循的所有規則和準則。

您的行動計劃應包括有關管理現有文檔或從頭開始創建的信息（如果它們是兩者的物理或數字副本）。

您可能應該確保的另一件事是在小範圍內測試您的文檔管理行動計劃，以便當您將其應用於整個組織結構時，您不會遇到任何問題。

文檔庫

文檔存儲庫是您應該完全熟悉的整個文檔管理系統的關鍵部分。 文檔存儲庫的主要目的是存儲文檔，但您必須將其視為不僅僅是一個簡單的文件櫃。

這些存儲庫可以保護對公司試圖在內部限制的所有文檔的訪問。 他們通過為負責的數據庫提供幾個分層的權限級別來做到這一點，以根據他們的薪酬等級為不同的員工適當地分配不同的權限。

這似乎有點不公平，但從管理的角度來看，文檔存儲庫是救命稻草。 主要是因為這些存儲庫有助於在團隊工作時最大限度地減少任何矛盾的數據，並且可能會沉迷於他們眼睛看不到的東西。

這些文檔存儲庫還確保您的文檔數據庫自動清理和更新，同時還確保數據庫中沒有冗餘和重複條目。

文檔管理系統的好處

由於到 2023 年所有不同文檔管理系統的市場價值估計為 $6.78b，我們認為讓您了解您可以從文檔管理系統中獲得的所有不同好處是一個好主意。

• 文檔管理系統最好的事情之一是它們具有驚人的增強安全協議來保護您的數據。 這意味著所有進出您組織的信息或文件都安全地存儲在一個集中的數據庫中，所有試圖查看該信息的不同利益相關者都可以輕鬆訪問它們
• 文檔管理系統的第二個好處是創建這些系統的工程師內置了驚人的搜索功能，以確保每個想要訪問數據庫並希望查看與文檔相關的特定信息的人公司，他們可以通過輸入他們想要的關鍵字來輕鬆地做到這一點，然後等待幾秒鐘以顯示結果
• 文檔管理系統的另一個好處是每個人都可以看到公司發布的最新信息。 這意味著市場上正確的文檔管理系統可確保團隊成員之間的協作和團隊合作得到一定程度的改善，以便在有關公司或他們正在執行的工作的信息方面沒有差距為公司
• 文檔管理系統還確保他們嘗試管理的文檔安全地存儲其歷史記錄。 此歷史記錄有助於確保文檔是真實的，並且文檔中存儲的信息未被篡改。 這對公司來說至關重要，因為這些記錄在案的歷史通常用於行業合規實踐以及企業在接受審計時站在立場上的情況。
• 文檔管理系統最好的事情之一是它們確保公司團隊成員的生產力水平不斷提高。 這種生產力的提高是因為一起工作的員工沒有浪費時間在活頁夾中尋找與他們的工作相關的信息或詢問其他人。 同時，他們可以輕鬆啟動文檔管理系統，並在幾秒鐘內得到他們想要的東西。

結論

這是我們對文檔管理系統的指南，它們是什麼，它們是如何工作的，以及通過為自己和您的團隊使用一個系統可以獲得哪些好處。 如果您認為應該在本指南中添加一些內容，請告訴我們。