Doküman Yönetim Sistemleri – Nasıl Çalışırlar ve Faydaları Nelerdir?

^21. yüzyıl ve bilgi kraldır. Dünya çapındaki kuruluşlar, işlerinin sorunsuz bir şekilde yürüdüğünden ve bilgi boşlukları olmadığından emin olmak için paydaşlarından, çalışanlarından ve şirketle ilişkili tüm diğer kaynaklardan gelen çok miktarda belgeye güvenir.

Dünya çapında birçok şirket yemin edip kağıttan uzaklaşıyor olsa da, hala bilgi oluşturmaya, almaya ve paylaşmaya güvenen birçok kuruluş var.

Belgeler biçiminde dağlarca bilgi oluşturmanın ve derlemenin nispeten kolay olduğunu anlamalısınız.

Sorun, bunları depolamak ve gelecekte isteyen herkesin kolayca erişebileceği şekilde organize etmek söz konusu olduğunda ortaya çıkar ki bu nispeten karmaşıktır.

Bu nedenle bu yazımızda doküman yönetim sistemlerinden, şirketlerin bunları kendi çıkarları için nasıl kullanabileceğinden ve bu doküman yönetim sistemlerinin organizasyonel paradigmada gerçekte nasıl çalıştığından bahsedeceğiz.

Doküman Yönetimi Nedir?

Belge yönetimi hakkında konuştuğumuzda, dünya çapında farklı şirketlerin veya bireylerin farklı belgeleri iş veya kişisel kullanımları için nasıl kullandıkları, depoladıkları ve yönettikleri hakkında konuşuyoruz.

Bu belgelere iyi bakılmasını sağlarlar, aksi takdirde bu bilgilere ihtiyaç duyduklarında yolda çok fazla sorun olacak ve hiçbir yerde bulunamayacak.

Söz konusu bu belgeler PDF'ler, videolar, ses klipleri, farklı türden görüntüler, elektronik tablolar ve hatta yazılımla ilgili kod paketleri vb. olabilir.

Şu anda piyasada birçok farklı belge yönetim sistemi biçimi olduğunu unutmamalısınız.

Bu belge yönetim sistemlerinden bazıları, onları depolamak ve dijital şifrelemeye koymak için dijital dosyalara odaklanır.

Spektrumdaki diğer belge yönetim sistemlerinden bazıları, fiziksel belgeleri içlerinde depolamaya veya hatta aynı bilgilerin fiziksel veya dijital kopyalarının bir kombinasyonunu depolamaya odaklanır.

Belge yönetim sistemleri, bilgi koruyucusu için her zaman bir gerçek kaynağı olarak hareket edecektir. Bir gün şirkete kötü bir şey olursa ve insanlar cevap isterse, şirket bilgileri ve arşivleri konusunda kimi arayacaklarını bileceklerdir.

Bu nedenle, ihtiyaçlarınızı ve gereksinimlerinizi ne zaman ve nerede ortaya çıktıklarını karşılayan belge yönetim sistemlerine sahip olduğunuzdan emin olmalısınız.

Anlamanız gereken bir diğer önemli şey de, bir belge yönetim sistemini kullanmaya başladığınızda, belge yaşam döngüsü yönetimi sürecini büyük ölçüde basitleştirmenize, süreci kolayca anlamanıza ve onunla uğraşmamanıza yardımcı olacağıdır.

Bu doküman yönetim sistemlerini kullanarak dokümanlarınız için farklı otomatik iş akışlarını, yeni ve mevcut verileri yönetmek için farklı süreçleri kolayca kurabilir ve dokümanları geldikçe güncelleyebilirsiniz.

Bu belge yönetim sistemleri ayrıca,

• Belgelerle ilişkili sistemlerin ve iş akışlarının verimliliği
• Söz konusu şirketle ilgili tüm ortaklar, müşteriler ve ekiplerle gizlilik veya mahremiyet
• Şirketle ilgili tüm düzenleyici otoritelere ve şirketin uymak zorunda olduğu endüstri standartlarına uygunluk

Doküman Yönetim Sistemi nasıl çalışır?

Bir belge yönetim sistemi, arayüzünde sakladığınız tüm farklı belgeleri birçok farklı şekilde düzenler. Belgelerinizi düzenlemenin bu farklı yolları şunlardır:

• Veri tipi
• Öncelik seviyesi
• Güvenlik seviyesi
• Dosya tipi

Sizin veya şirketinizin yönetmeye çalıştığı yeni belgeler oluşturulduğunda, bilgilerin saklanması için çok dikkatli bir şekilde saklanır ve ardından süresiz olarak saklanabilecekleri ana veri tabanına kaydırılır.

Kullanmaya çalıştığınız belge yönetim sistemi, dosyanın kendisine, örneğin etiketler, dahili etiketler ve meta veriler gibi daha fazla bilgiyi otomatik olarak ekleyebilir. Yine de, işinizi halletmek için dikkatlice incelemeli ve sistemi dikkatlice seçmelisiniz.

Ayrıca, şu anda piyasada bulunan belge yönetim sistemlerinin, aynı sistemi kullanarak ele aldığınız diğer belgeler için önceden belirlediğiniz kurallara göre yeni belgeyi depolayabildiğini ve sıralayabildiğini de unutmamalısınız.

Doküman Yönetimi Eylem Planının Amacı

Firmanız veya kendiniz için yeni bir doküman yönetim sistemini uygulamaya başladığınızda veya mevcut bir doküman yönetim sistemini güncelliyor olsanız dahi, doküman yönetim sürecinin tamamına ilişkin sürecin nasıl akması gerektiğini planlamalısınız.

Bunu, ilgili taraflarca nasıl eklendiği, saklandığı, düzenlendiği ve alındığı da dahil olmak üzere, bilgilerle ilgili her şey hakkında net olmak istediğiniz için yapmak istiyorsunuz.

Yönetici konumundaysanız, ekibinizdeki herkesin uygulamaya çalıştığınız belge yönetimi sürecini bildiğinden emin olmalısınız.

Bu bilgiyi çetenin geri kalanıyla paylaştığınız zaman, programda ilerlemek için uymaları gereken tüm kuralları ve yönergeleri öğreneceklerdir.

Eylem planınız, mevcut belgelerin yönetimi veya her ikisinin de fiziksel veya dijital kopyaları ise sıfırdan oluşturulma hakkında bilgileri içermelidir.

Muhtemelen emin olmanız gereken bir diğer şey de, belge yönetimi eylem planınızı küçük ölçekte test etmektir, böylece onu tüm organizasyon yapısına yaydığınızda herhangi bir sorunla karşılaşmazsınız.

Belge Deposu

Bir belge deposu, tam olarak aşina olmanız gereken genel belge yönetim sisteminin önemli bir parçasıdır. Belge deposunun asıl amacı belgeleri saklamaktır, ancak onu basit bir dosya dolabından daha fazlası olarak görmelisiniz.

Bu depolar, şirketin dahili olarak kısıtlamaya çalıştığı tüm belgelere erişimi güvence altına alır. Bunu, ücret derecelerine göre farklı çalışanlara farklı izinleri uygun şekilde atamak için sorumlu veritabanına birkaç katmanlı izin düzeyi sağlayarak yaparlar.

Bu biraz adaletsiz görünebilir, ancak belge depoları yönetim açısından hayat kurtarıcıdır. Bunun başlıca nedeni, bu depoların ekip çalışırken çelişkili verileri en aza indirmeye yardımcı olması ve gözlerinin göremediği bir şeye düşkün olmalarıdır.

Bu belge havuzları, belge veritabanınızın otomatik olarak temizlenmesini ve güncellenmesini sağlarken, veritabanında fazlalık ve mükerrer giriş olmamasını da sağlar.

Doküman Yönetim Sistemlerinin Faydaları

Tüm farklı belge yönetim sistemlerinin piyasa değerinin 2023 yılına kadar 6,78 milyar ABD Doları olacağı tahmin edildiğinden, belge yönetim sistemlerinizden elde edebileceğiniz tüm farklı faydaları size bildirmenin iyi bir fikir olduğunu düşünüyoruz.

• Belge yönetim sistemleriyle ilgili en iyi şeylerden biri, verilerinizin güvenliğini sağlamak için inanılmaz derecede gelişmiş güvenlik protokollerine sahip olmalarıdır. Bu, kuruluşunuza giren veya çıkan tüm bilgilerin veya belgelerin, bu bilgileri görmeye çalışan tüm farklı paydaşların kolayca erişebileceği merkezi bir veritabanında güvenli bir şekilde saklandığı anlamına gelir.
• Belge yönetim sistemlerinin ikinci faydası, veritabanına erişmek isteyen ve belgeyle ilgili belirli bir bilgiyi görmek isteyen her bir kişinin emin olmak için bu sistemleri oluşturan mühendisler tarafından yerleşik inanılmaz bir arama işlevi olmasıdır. şirket, istedikleri anahtar kelimeyi yazarak bunu kolayca yapabilir ve sonuçların görünmesi için birkaç saniye bekleyebilirler.
• Belge yönetim sistemleriyle ilgili bir başka harika şey de, herkesin şirketin yayınladığı en son bilgileri görmesidir. Bu, piyasada bulunan belge yönetim sistemlerinin, şirket veya yaptıkları iş hakkında bilgi söz konusu olduğunda hiçbir boşluk olmaması için ekip üyeleri arasında belirli bir düzeyde gelişmiş işbirliği ve ekip çalışması olmasını sağladığı anlamına gelir. şirket için
• Doküman yönetim sistemleri ayrıca yönetmeye çalıştıkları dokümanın geçmişinin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar. Bu geçmiş, belgenin gerçek olduğundan ve belgenin içinde saklanan bilgilerin tahrif edilmediğinden emin olmaya yardımcı olur. Bu, şirketler için kritik öneme sahiptir, çünkü bu belgelenmiş geçmiş, endüstriye uygunluk uygulamalarında ve işletmeler denetlenirken stanttayken sıklıkla kullanılır.
• Belge yönetim sistemleriyle ilgili en iyi şeylerden biri, şirket ekip üyeleri arasında artan bir verimlilik düzeyi sağlamalarıdır. Bu verimlilik artışının nedeni, birlikte çalışan çalışanların işleriyle ilgili bilgileri ciltlerde bulmak veya başkalarına sormakla zaman kaybetmemeleridir. Aynı zamanda doküman yönetim sistemini kolaylıkla çalıştırabilir ve saniyeler içinde istediklerini elde edebilirler.

Çözüm

Bu, belge yönetim sistemleri, ne oldukları, nasıl çalıştıkları ve kendiniz ve ekibiniz için bir sistem kullanarak ne gibi faydalar elde edebileceğiniz konusunda rehberimizdi. Bu kılavuza bir şeyler eklenmesi gerektiğini düşünüyorsanız, bize bildirin.