Sistemas de gerenciamento de documentos – como funcionam e quais são os benefícios?

É o século ²¹ , e a informação é rei. Organizações em todo o mundo dependem de grandes quantidades de documentos de seus stakeholders, funcionários e todos os outros recursos associados à empresa para garantir que seus negócios funcionem sem problemas e que não haja lacunas nas informações.

Mesmo que muitas empresas ao redor do mundo estejam se comprometendo e se afastando do papel, ainda existem muitas organizações que dependem de criar, receber e compartilhar informações.

Você precisa entender que criar e compilar montanhas de informações na forma de documentos é relativamente fácil.

O problema surge quando se trata de armazená-los e organizá-los para serem facilmente acessíveis a qualquer pessoa que no futuro os queira, o que é relativamente complicado.

É por isso que, neste artigo, falaremos sobre os sistemas de gestão documental, como as empresas podem utilizá-los em seu benefício e como realmente funcionam esses sistemas de gestão documental no paradigma organizacional.

O que é gerenciamento de documentos?

Quando falamos de gerenciamento de documentos, falamos sobre como diferentes empresas ou indivíduos em todo o mundo usam, armazenam e gerenciam diferentes documentos para uso comercial ou pessoal.

Eles garantem que esses documentos sejam bem cuidados, caso contrário, haverá muitos problemas no caminho quando eles precisarem dessa informação, e ela não será encontrada em lugar nenhum.

Esses documentos em questão podem ser PDFs, vídeos, clipes de áudio, imagens de diversos tipos, planilhas e até pacotes de códigos relacionados a softwares, etc.

Você deve observar que existem muitas formas diferentes de sistemas de gerenciamento de documentos no mercado agora.

Alguns desses sistemas de gerenciamento de documentos se concentram em arquivos digitais para armazená-los e colocar em criptografia digital.

Enquanto alguns dos outros sistemas de gerenciamento de documentos do espectro se concentram em armazenar os documentos físicos dentro deles ou até mesmo armazenar uma combinação de cópias físicas ou digitais da mesma informação.

Os sistemas de gerenciamento de documentos sempre atuarão como uma fonte de verdade para o guardião da informação. Se algum dia acontecer alguma coisa ruim com a empresa e as pessoas quiserem respostas, saberão a quem procurar em relação às informações e arquivos da empresa.

Portanto, você deve certificar-se de que possui os sistemas de gerenciamento de documentos que atendem às suas necessidades e requisitos quando e onde eles surgirem.

Outra coisa importante que você precisa entender é que, quando você começa a usar um sistema de gerenciamento de documentos, ele o ajudará a simplificar o processo de gerenciamento do ciclo de vida do documento em grande parte para entender facilmente o processo e não se atrapalhar com ele.

Usando esses sistemas de gerenciamento de documentos, você pode configurar facilmente diferentes fluxos de trabalho automatizados para seus documentos, diferentes processos para gerenciar dados novos e existentes e atualizar os documentos à medida que eles vêm e vão.

Esses sistemas de gerenciamento de documentos também ajudam na manutenção,

• A eficiência dos sistemas e fluxos de trabalho associados aos documentos
• Confidencialidade ou privacidade com todos os parceiros, clientes e equipes envolvidas com a empresa em questão
• Conformidade com todas as autoridades regulatórias relacionadas à empresa e com os padrões do setor que a empresa deve cumprir

Como funciona um Sistema de Gestão de Documentos?

Um sistema de gerenciamento de documentos organiza todos os diferentes documentos armazenados em sua interface de muitas maneiras diferentes. Estas diferentes maneiras de organizar seus documentos são as seguintes:

• Tipo de dados
• Nível de prioridade
• Nível de segurança
• Tipo de arquivo

Quando os novos documentos que você ou sua empresa estão tentando gerenciar são criados, eles são armazenados com muito cuidado para que as informações sejam armazenadas e depois transferidas para o banco de dados principal, onde podem ser armazenadas indefinidamente.

O sistema de gerenciamento de documentos que você está tentando empregar pode adicionar automaticamente mais informações ao próprio arquivo, por exemplo, rótulos, tags internas e metadados. Ainda assim, você deve analisar cuidadosamente e escolher o sistema com cuidado para realizar seu trabalho.

Você também deve observar que os sistemas de gerenciamento de documentos no mercado atualmente podem armazenar e classificar o novo documento com base nas regras que você definiu anteriormente para quaisquer outros documentos que você manipulou usando o mesmo sistema.

Objetivo de um Plano de Ação para Gerenciamento de Documentos

Ao iniciar a implementação de um novo sistema de gestão documental para a sua empresa ou para si próprio, ou mesmo se estiver a atualizar um sistema de gestão documental existente, deverá planear como o processo deverá fluir relativamente a todo o processo de gestão documental.

Você deseja fazer isso porque deseja ser claro sobre tudo relacionado às informações, incluindo como elas são adicionadas, armazenadas, organizadas e recuperadas pelas partes interessadas.

Se você estiver em uma posição gerencial, certifique-se de que todos em sua equipe conheçam o processo de gerenciamento de documentos que você está tentando aplicar.

Quando você compartilhar essas informações com o resto da turma, eles conhecerão todas as regras e diretrizes que devem seguir para avançar no programa.

Seu plano de ação deve incluir informações sobre como gerenciar os documentos existentes ou ser criado do zero, caso sejam cópias físicas ou digitais de ambos.

Outra coisa que você provavelmente deve ter certeza é testar seu plano de ação de gerenciamento de documentos em pequena escala para que, quando você o aplicar em toda a estrutura organizacional, não tenha problemas.

Repositório de Documentos

Um repositório de documentos é uma parte crucial do sistema geral de gerenciamento de documentos com o qual você deve estar completamente familiarizado. O principal objetivo do repositório de documentos é armazenar documentos, mas você deve vê-lo como mais do que um simples arquivo.

Esses repositórios protegem o acesso a todos os documentos que a empresa está tentando restringir internamente. Eles fazem isso fornecendo vários níveis de permissão escalonados ao banco de dados responsável para atribuir apropriadamente diferentes permissões a diferentes funcionários de acordo com sua faixa salarial.

Isso pode parecer um pouco injusto, mas os repositórios de documentos são um salva-vidas do ponto de vista gerencial. Principalmente porque esses repositórios ajudam a minimizar quaisquer dados contraditórios enquanto a equipe está trabalhando e podem se entregar a algo que não é para seus olhos verem.

Esses repositórios de documentos também garantem que seu banco de dados de documentos seja limpo e atualizado automaticamente, além de garantir que não haja redundâncias e entradas duplicadas no banco de dados.

Benefícios dos sistemas de gerenciamento de documentos

Como o valor de mercado de todos os diferentes sistemas de gerenciamento de documentos é estimado em US$ 6,78 bilhões até 2023, achamos que é uma boa ideia informá-lo sobre todos os diferentes benefícios que você pode obter com seus sistemas de gerenciamento de documentos.

• Uma das melhores coisas sobre os sistemas de gerenciamento de documentos é que eles têm protocolos de segurança incrivelmente aprimorados para proteger seus dados. Isso significa que todas as informações ou documentos que estão entrando ou saindo de sua organização são armazenados com segurança em um banco de dados centralizado, onde são facilmente acessíveis a todos os diferentes stakeholders que estão tentando ver essas informações
• O segundo benefício dos sistemas de gerenciamento de documentos é que há uma incrível funcionalidade de pesquisa embutida pelos engenheiros que criam esses sistemas para garantir que cada pessoa que queira acessar o banco de dados e queira ver uma informação específica relacionada ao empresa, eles podem fazer isso facilmente digitando a palavra-chave desejada e aguardar alguns segundos para que os resultados apareçam
• Outra grande vantagem dos sistemas de gerenciamento de documentos é que todos podem ver as informações mais recentes que a empresa está divulgando. Isso significa que os sistemas de gestão documental que estão no mercado certo garantem que haja um certo nível de colaboração e trabalho em equipe aprimorado entre os membros da equipe para que não haja lacunas quando se trata de informações sobre a empresa ou o trabalho que estão realizando pela empresa
• Os sistemas de gerenciamento de documentos também garantem que o documento que estão tentando gerenciar tenha seu histórico armazenado com segurança. Esse histórico ajuda a garantir que o documento seja autêntico e que as informações armazenadas no documento não tenham sido adulteradas. Isso é extremamente importante para as empresas, pois esse histórico documentado é frequentemente usado nas práticas de conformidade do setor e quando as empresas estão no estande enquanto estão sendo auditadas.
• Uma das melhores coisas sobre os sistemas de gerenciamento de documentos é que eles garantem um nível crescente de produtividade entre os membros da equipe da empresa. Esse aumento de produtividade ocorre porque os funcionários que trabalham juntos não estão perdendo tempo procurando informações relacionadas ao seu trabalho em fichários ou perguntando a outras pessoas. Ao mesmo tempo, eles podem facilmente ativar o sistema de gerenciamento de documentos e obter o que desejam em segundos.

Conclusão

Este foi o nosso guia para os sistemas de gerenciamento de documentos, o que são, como funcionam e quais benefícios você pode obter ao empregar um para você e sua equipe. Se você acha que algo deve ser adicionado a este guia, avise-nos.