O que é o registro de problemas e como ele ajuda os gerentes de projeto?

Publicados: 2022-05-09

Não importa o quão meticulosamente você planeje seu projeto, problemas podem surgir em um ponto ou outro. Mas lembre-se, os problemas são pequenas quedas em seu progresso, não pontos finais completos. Com previsão adequada e detecção oportuna do problema, você pode desenvolver rapidamente uma solução e voltar aos trilhos em pouco tempo.

Ao encontrar um problema, você deve criar um log de problemas para acompanhar o problema. Além disso, ter um registro de problemas significa que você pode atribuir um recurso ao problema, acompanhar o andamento e garantir que ele seja resolvido dentro do prazo.

Esta postagem levará você a uma jornada emocionante, na qual você aprenderá tudo sobre problemas, logs de problemas e muito mais. Pule!

O que é um problema no gerenciamento de projetos?

Perguntas básicas primeiro, o que é um problema no gerenciamento de projetos? Um problema é qualquer coisa significativa que atrapalhe o progresso do seu projeto. Pode ser um conflito, inconsistência ou qualquer problema que prejudique seu projeto.

Inúmeros problemas podem surgir durante o seu projeto. Eles são, no entanto, categorizados em três tipos principais:

Um problema, por exemplo, um recurso, pode ter que ser retirado do projeto. Você terá que encontrar outro recurso pronto para preencher a vaga imediatamente nesse caso.
Fora da especificação, ou seja, a adição de algo novo ao escopo do projeto. Por exemplo, uma especificação fora da especificação seria adicionar uma barra de pesquisa quando o design original não tivesse nenhuma.
Solicitação de mudança, ou seja, quando o interessado pede para mudar algo dentro do escopo do projeto. Por exemplo, alterar a cor da interface, etc.

A incapacidade de lidar e resolver problemas a tempo pode levar a resultados desastrosos. Enquanto alguns problemas podem ter impactos menores, como pequenos atrasos na entrega, etc., outros podem arruinar todo o seu projeto, tornando-o um fracasso completo.

Risco vs. Problemas

Frequentemente, os problemas do projeto são confundidos com os riscos; veja como NK Shrivastava, um profissional de gerenciamento de projetos, diferencia os dois:

“Risco é um evento que ainda não aconteceu, mas pode acontecer; um problema é algo que já aconteceu. As principais diferenças estão relacionadas ao tempo e à probabilidade.

Por causa dessas diferenças, a linguagem usada para descrever os riscos é o tempo futuro: “Se isso acontecer, isso será impactado”. A linguagem usada no tempo presente para questões: “Nós temos esse problema. Como devemos lidar com isso?”

Como os riscos são eventos com probabilidade de ocorrer, os PMs geralmente estão mais preparados para enfrentá-los. Eles já definem técnicas de gerenciamento de risco apropriadas para garantir que nenhum dos riscos, se ocorrerem, afete o fluxo real de trabalho. Além disso, os PMs podem estar sempre atentos aos riscos para garantir que estejam sempre um passo à frente.

Os problemas, por outro lado, precisam de ação imediata. Atraso ou falha na resolução do problema pode se tornar um obstáculo para o progresso do seu projeto.

O que é um registro de problemas no gerenciamento de projetos?

Um registro de problemas é um registro ou uma planilha que permite que os gerentes de projeto fiquem de olho em todos os problemas que surgem em um projeto.

O log não é apenas um local para armazenar informações sobre cada problema, mas também é uma ótima maneira de relatar e comunicar diferentes problemas. Depois que um problema é adicionado ao registro de problemas, ele é rastreado desde sua identificação até sua resolução.

Além disso, o log também acompanha o recurso atribuído ao recurso. Dessa forma, os PMs podem ter certeza de que o funcionário está trabalhando para resolver o problema. Outra função importante do log é manter os PMs atualizados sobre o status imediato do problema. Eles também podem priorizar um problema para garantir que ele seja resolvido primeiro.

Os PMs o registram no registro e o monitoram regularmente até que seja resolvido sempre que um problema surgir. Você pode usar uma simples planilha do Excel para fazer seu próprio registro de problemas, mas uma solução melhor seria integrar seu registro a uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos. Isso garante que tudo esteja em um só lugar, que você tenha acesso rápido a todos os dados de que precisa e não precise pular tanto.

Coisas incluídas em um registro de problemas:

Os logs de problemas devem ter todos os detalhes relevantes de um problema. Normalmente, um log tem os seguintes componentes:

Nome ou número do problema: os problemas geralmente são muito diferentes, portanto, eles precisam receber nomes ou números diferentes para manter essa distinção. Além disso, quase sempre há mais de um problema, atribuir um nome ou número garante que os problemas não se misturem.
Tipo de problema: Definir o tipo de problema pode ajudar a agilizar sua busca por uma solução adequada.
Status do problema: como você precisa rastrear problemas, você deve estar sempre ciente do status do problema.
Descrição do problema: forneça todas as informações que puder sobre o problema e liste todos os detalhes para que a pessoa responsável pelo problema tenha um entendimento claro do problema e possa encontrar uma solução rapidamente.
Status de prioridade: Já mencionamos que um projeto pode encontrar mais de um problema e você deve resolver cada um deles. Mas isso não significa que você tem que fazer tudo de uma vez. Em vez disso, você pode atribuir status de prioridade a cada problema para garantir que os mais importantes sejam resolvidos primeiro e assim por diante.
Relatado por: Você também deve saber sobre o membro que identificou o problema, ele pode desempenhar um papel crucial no desenvolvimento de uma solução para o problema.
Data de abertura: acompanhe a data em que o problema foi relatado para que você tenha um prazo em mente para quando o problema deve ser resolvido.
Data de fechamento: A data de fechamento é a data em que o problema é considerado resolvido. Os dados das datas de abertura e fechamento podem ajudá-lo a prever o prazo para quando um problema semelhante surgir no futuro.
Comentários: adicione comentários, por exemplo, como o problema foi resolvido, o que o desencadeou etc. Isso pode prepará-lo para quando você encontrar um problema semelhante.
Atribuído a: Qualquer que seja o problema que você enfrentar durante o curso de um projeto, você deve atribuir um recurso a ele. O recurso será responsável por resolver o problema. É importante atribuir um recurso, pois você não deseja atrasos ou falhas. A pessoa designada para o problema garantirá que ele seja resolvido dentro do prazo especificado.
Solução: Mantenha um registro da solução que ajudou a resolver o problema. Sempre que você encontrar um problema semelhante, poderá ver seu log de problemas e identificar facilmente a solução certa para o problema.

Adicionar todos esses detalhes não significa apenas que você resolverá apenas um problema, mas também será útil para projetos futuros. Os dados registrados irão prepará-lo para quaisquer problemas no futuro. Você estará preparado para lidar com o problema antes que ele prejudique seu projeto. Além disso, você tentará evitar as coisas que desencadearam o problema.

Benefícios de um registro de problemas:

Os logs de problemas são uma forma de registrar e aprender com os erros. Aqui estão alguns benefícios dos logs de problemas que podem ajudá-lo a entender o quão eficiente ele é:

Ajuda você a rastrear o problema desde o início até o fim
Fornece uma visão geral visual de todos os problemas em um projeto, ajudando você a acompanhar todos os problemas de uma só vez
Ajuda a identificar problemas para o futuro.
Registre a resolução de problemas para seu crescimento e aprendizado
Fique de olho na saúde do projeto
Melhora a comunicação entre os membros da equipe
Facilita a atribuição de problemas aos recursos certos e melhora a responsabilidade
Ajuda na formação de equipes
Ajuda a economizar tempo e melhora a produtividade da equipe
Facilita a resolução de problemas e entrega de produtos finais no prazo
Ajuda a melhorar a qualidade do projeto

Temos certeza de que você identificará muito mais benefícios quando começar a usar um log em sua organização (informe-nos como foi escrevendo para nós aqui)

Criando um registro de problemas

Aqui está um guia passo a passo sobre como você pode criar seu próprio log:

Passo 1: Escolha uma ferramenta para fazer uma planilha ou planilha do Excel. Se você é uma equipe pequena de 5 membros ou menos, criar uma planilha do Excel pode ser a decisão certa para você. No entanto, se você for uma equipe maior, considere usar uma ferramenta especialmente projetada, pois economizará seu tempo e esforço. Você também pode contar com a ajuda de uma ferramenta de gerenciamento de projetos para criar um log.
Passo 2: Depois de ter uma ferramenta em mãos, você pode criar um sistema de identificação para garantir que cada problema tenha uma identificação única e seja facilmente pesquisável e recuperável.
Etapa 3: você também pode criar as categorias personalizadas do seu registro de problemas. Você pode adicionar quantas categorias quiser e manter tudo organizado. Também permite que você personalize seu log de acordo com os requisitos de sua organização e suas preferências pessoais.
Etapa 4: Agora que você tem um log, pode começar a adicionar informações. Preencha as categorias para cada problema e volte sempre, para garantir que os problemas sejam resolvidos o mais rápido possível.
Etapa 5: se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de problemas, defina alertas automáticos para ocasiões específicas. Por exemplo, quando o status de um problema é alterado, etc. Isso o manterá atualizado com cada desenvolvimento do projeto.

Conclusão:

Ter um registro de problemas torna seu trabalho muito mais fácil e simples. Além disso, se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o nTask, suas preocupações serão reduzidas consideravelmente.

O nTask, com seus recursos exclusivos, agiliza o processo para você, facilitando o registro e o rastreamento do problema. Sua notificação e lembretes mantêm você atualizado sobre os desenvolvimentos do projeto. Além disso, seus múltiplos módulos de gerenciamento garantem que você tenha todas as soluções para suas necessidades de gerenciamento.

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