Co to jest dziennik problemów i jak pomaga kierownikom projektów?

Bez względu na to, jak skrupulatnie planujesz swój projekt, problemy z pewnością pojawią się w tym czy innym momencie. Pamiętaj jednak, że problemy to niewielkie spadki postępów, a nie pełne kropki. Dzięki odpowiedniemu prognozowaniu i terminowemu wykryciu problemu możesz szybko opracować rozwiązanie i szybko wrócić na właściwe tory.

Gdy napotkasz problem, musisz utworzyć dziennik problemów, aby śledzić problem. Poza tym posiadanie dziennika problemów oznacza, że ​​możesz przypisać zasób do problemu, śledzić postęp i upewnić się, że zostanie on rozwiązany na czas.

Ten post zabierze Cię w ekscytującą podróż, podczas której dowiesz się wszystkiego o problemach, dziennikach problemów i nie tylko. Wskakuj!

Jaki jest problem w zarządzaniu projektami?

Najpierw podstawowe pytania, na czym polega problem w zarządzaniu projektami? Problemem jest wszystko, co jest istotne, co utrudnia postęp twojego projektu. Może to być konflikt, niespójność lub jakikolwiek problem, który szkodzi Twojemu projektowi.

Podczas Twojego projektu może pojawić się wiele problemów. Są one jednak podzielone na trzy główne typy:

• Problem, np. zasób, może być zmuszony do wycofania się z projektu. W takim przypadku będziesz musiał znaleźć inny zasób gotowy do natychmiastowego zajęcia miejsca.
• Poza specyfikacją, tj. dodanie czegoś nowego do zakresu projektu. Na przykład, poza specyfikacją byłoby dodanie paska wyszukiwania, gdy oryginalny projekt go nie miał.
• Prośba o zmianę, tj. gdy zainteresowana strona prosi o zmianę czegoś w zakresie projektu. Na przykład zmiana koloru interfejsu itp.

Niemożność radzenia sobie i rozwiązywania problemów na czas może prowadzić do katastrofalnych skutków. Podczas gdy niektóre problemy mogą mieć niewielkie skutki, takie jak niewielkie opóźnienia w dostawie itp., inne mogą zrujnować cały projekt, czyniąc go całkowitą porażką.

Ryzyko vs. Zagadnienia

Często kwestie projektowe są mylone z ryzykiem; oto jak NK Shrivastava, specjalista ds. zarządzania projektami, rozróżnia te dwa:

„Ryzyko to zdarzenie, które jeszcze się nie wydarzyło, ale może; problem to coś, co już się wydarzyło. Główne różnice dotyczą czasu i prawdopodobieństwa.

Z powodu tych różnic językiem używanym do opisywania zagrożeń jest czas przyszły: „Jeśli tak się stanie, będzie to miało wpływ”. Język używany w czasie teraźniejszym dla spraw: „Mamy ten problem. Jak mamy sobie z tym poradzić?”

Ponieważ zagrożenia są zdarzeniami, które mogą wystąpić, PM są zwykle bardziej przygotowani do radzenia sobie z nimi. Ustalili już odpowiednie techniki zarządzania ryzykiem, aby upewnić się, że żadne z zagrożeń, jeśli wystąpią, nie wpłynie na rzeczywisty przepływ pracy. Dodatkowo, PM mogą zawsze zwracać uwagę na ryzyko, aby mieć pewność, że zawsze są o krok do przodu.

Z drugiej strony problemy wymagają natychmiastowego działania. Opóźnienie lub brak rozwiązania problemu może stać się przeszkodą w dalszym postępie Twojego projektu.

Co to jest dziennik problemów w zarządzaniu projektami?

Dziennik problemów to rejestr lub arkusz kalkulacyjny, który pozwala kierownikom projektów mieć oko na wszystkie problemy pojawiające się w projekcie.

Dziennik to nie tylko miejsce do przechowywania informacji o każdym problemie, ale także świetny sposób na zgłaszanie i komunikowanie się w różnych sprawach. Gdy problem zostanie dodany do dziennika problemów, jest on śledzony od momentu jego identyfikacji do rozwiązania.

Ponadto dziennik śledzi również zasób przypisany do zasobu. W ten sposób PM mogą upewnić się, że pracownik pracuje nad rozwiązaniem problemu. Inną ważną funkcją dziennika jest informowanie PMów o natychmiastowym statusie sprawy. Mogą również nadać priorytet problemowi, aby upewnić się, że zostanie on rozwiązany jako pierwszy.

PM rejestrują go w rejestrze i regularnie monitorują, dopóki nie zostanie rozwiązany, ilekroć pojawi się jakiś problem. Możesz użyć prostego arkusza Excela, aby stworzyć swój własny dziennik problemów, ale lepszym rozwiązaniem byłoby zintegrowanie dziennika z dobrym narzędziem do zarządzania projektami. Gwarantuje to, że wszystko jest w jednym miejscu, masz szybki dostęp do wszystkich potrzebnych danych i nie musisz tak często skakać.

Rzeczy zawarte w dzienniku problemów:

Dzienniki problemów muszą zawierać wszystkie istotne szczegóły problemu. Zwykle dziennik składa się z następujących elementów:

• Nazwa lub numer wydania: Wydania są zwykle bardzo różne, więc muszą mieć różne nazwy lub numery, aby zachować to rozróżnienie. Ponadto prawie zawsze występuje więcej niż jeden problem, a przypisanie nazwy lub numeru zapewnia, że ​​problemy się nie pomylą.
• Rodzaj problemu: Zdefiniowanie rodzaju problemu może ułatwić wyszukiwanie odpowiedniego rozwiązania.
• Status problemu: Ponieważ musisz śledzić problemy, musisz przez cały czas mieć świadomość stanu problemu.
• Opis problemu: podaj wszystkie możliwe informacje o problemie i wymień wszystkie szczegóły, aby osoba odpowiedzialna za problem miała jasne zrozumienie problemu i mogła szybko wypracować rozwiązanie.
• Status priorytetu: Wspomnieliśmy już, że projekt może napotkać więcej niż jeden problem i musisz rozwiązać każdy z nich. Ale to nie znaczy, że musisz zrobić to wszystko na raz. Zamiast tego możesz przypisać status priorytetu do każdego problemu, aby upewnić się, że te ważniejsze zostaną rozwiązane jako pierwsze i tak dalej i tak dalej.
• Zgłoszony przez: Powinieneś również wiedzieć o członku, który zidentyfikował problem, może on odegrać kluczową rolę w opracowaniu rozwiązania problemu.
• Data otwarcia: śledź datę zgłoszenia problemu, aby mieć na uwadze ramy czasowe, w których problem musi zostać rozwiązany.
• Data zamknięcia: Data zamknięcia to data, w której problem zostanie uznany za rozwiązany. Dane z dat otwarcia i zamknięcia mogą pomóc w prognozowaniu ram czasowych, w których podobny problem pojawi się w przyszłości.
• Komentarze: Dodaj komentarze, na przykład, w jaki sposób problem został rozwiązany, co go spowodowało itp. To może przygotować Cię na wystąpienie podobnego problemu.
• Przypisane do: Bez względu na to, z jakim problemem się zmierzysz w trakcie realizacji projektu, musisz przypisać do niego zasób. Zasób będzie odpowiedzialny za rozwiązanie problemu. Przypisanie zasobu jest ważne, ponieważ nie chcesz opóźnień ani awarii. Osoba przypisana do problemu upewni się, że problem zostanie rozwiązany w określonym czasie.
• Rozwiązanie: Zanotuj rozwiązanie, które pomogło rozwiązać problem. Za każdym razem, gdy napotkasz podobny problem, możesz po prostu zobaczyć swój dziennik problemów i łatwo zidentyfikować właściwe rozwiązanie problemu.

Dodanie wszystkich tych szczegółów oznacza nie tylko, że rozwiążesz tylko jeden problem, ale przydaje się również w przyszłych projektach. Zarejestrowane dane przygotują Cię na wszelkie takie problemy w przyszłości. Będziesz przygotowany do rozwiązania problemu, zanim zaszkodzi on Twojemu projektowi. Dodatkowo będziesz starał się unikać rzeczy, które spowodowały problem.

Korzyści z dziennika problemów:

Dzienniki problemów to sposób rejestrowania i uczenia się na błędach. Oto kilka zalet dzienników problemów, które mogą pomóc w zrozumieniu, jak wydajne jest to rozwiązanie:

• Pomaga śledzić problem od początku do końca
• Zapewnia wizualny przegląd wszystkich problemów w projekcie, pomagając jednocześnie kontrolować wszystkie problemy
• Pomaga zidentyfikować problemy na przyszłość.
• Nagrywaj rozwiązywanie problemów dla swojego rozwoju i nauki
• Miej oko na stan projektu
• Poprawia komunikację między członkami zespołu
• Ułatwia przypisywanie spraw do odpowiednich zasobów i poprawia rozliczalność
• Pomaga w budowaniu zespołu
• Pomaga zaoszczędzić czas i poprawia produktywność zespołu
• Ułatwia rozwiązywanie problemów i dostarczanie produktów końcowych na czas
• Pomaga podnieść jakość projektu

Jesteśmy pewni, że po rozpoczęciu korzystania z dziennika w swojej organizacji zidentyfikujesz znacznie więcej korzyści (daj nam znać, jak poszło, pisząc do nas tutaj)

Tworzenie dziennika problemów

Oto przewodnik krok po kroku, jak utworzyć własny dziennik:

• Krok 1: Wybierz narzędzie do tworzenia arkusza kalkulacyjnego lub arkusza Excel. Jeśli jesteś małym zespołem składającym się z 5 lub mniej członków, utworzenie arkusza Excela może być dla Ciebie właściwą decyzją. Jeśli jednak jesteś większym zespołem, rozważ użycie specjalnie zaprojektowanego narzędzia, ponieważ zaoszczędzi to Twój czas i wysiłek. Możesz również skorzystać z narzędzia do zarządzania projektami, aby utworzyć dziennik.
• Krok 2: Gdy już będziesz mieć narzędzie w ręku, możesz utworzyć system identyfikatorów, aby upewnić się, że każdy problem ma unikalny identyfikator i można go łatwo przeszukiwać i odzyskiwać.
• Krok 3: Możesz także utworzyć niestandardowe kategorie dziennika problemów. Możesz dodać dowolną liczbę kategorii i utrzymać wszystko w porządku. Pozwala również spersonalizować swój dziennik zgodnie z wymaganiami Twojej organizacji i osobistymi preferencjami.
• Krok 4: Teraz, gdy masz już dziennik, możesz zacząć dodawać informacje. Wypełnij kategorie dla każdego problemu i wracaj do niego, aby mieć pewność, że problemy zostaną rozwiązane tak szybko, jak to możliwe.
• Krok 5: Jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania problemami, ustaw automatyczne alerty na określone okazje. Na przykład, gdy zmieni się status sprawy itp. Dzięki temu będziesz na bieżąco informowany o każdym rozwoju w projekcie.

Wniosek:

Posiadanie dziennika problemów znacznie ułatwia i upraszcza pracę. Co więcej, jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak nTask, Twoje zmartwienia zostaną znacznie zmniejszone.

nTask, dzięki swoim unikalnym funkcjom, usprawnia proces, ułatwiając rejestrowanie i śledzenie problemu. Jego powiadomienia i przypomnienia informują Cię na bieżąco o zmianach w projekcie. Co więcej, jego liczne moduły zarządzania zapewniają, że masz wszystkie rozwiązania dla Twoich potrzeb w zakresie zarządzania.

Dema i 14 dni bezpłatnego okresu próbnego dodają wisienek do tego pysznego ciasta! Co więcej, nTask jest stosunkowo niedrogą opcją, biorąc pod uwagę, że oferuje bezpłatny pakiet Basic. Nawet jego plany cenowe zaczynają się już od 3 USD miesięcznie.

Więcej odpowiednich zasobów znajdziesz tutaj:

• 8 najlepszych systemów zarządzania projektami online do użycia w 2022 r.
• 19 najlepszych programów do zarządzania ryzykiem 2022
• Jak wykorzystać macierz oceny ryzyka w zarządzaniu projektami?
• Top 7 narzędzi do śledzenia błędów 2022
• Szczegółowy samouczek cyklu życia błędu w oprogramowaniu
• 6 najlepszych programów do śledzenia błędów, z których możesz korzystać już teraz