¿Qué es el registro de incidencias y cómo ayuda a los gestores de proyectos?

No importa cuán meticulosamente planifique su proyecto, es probable que surjan problemas en un momento u otro. Pero recuerde, los problemas son ligeras caídas en su progreso, no paradas completas. Con un pronóstico adecuado y la detección oportuna del problema, puede desarrollar rápidamente una solución y volver a encarrilarse en poco tiempo.

Cuando encuentre un problema, debe crear un registro de problemas para realizar un seguimiento del problema. Además de eso, tener un registro de problemas significa que puede asignar un recurso al problema, realizar un seguimiento del progreso y asegurarse de que se resuelva a tiempo.

Esta publicación lo llevará a un viaje emocionante en el que aprenderá todo sobre problemas, registros de problemas y mucho más. ¡Subir!

¿Qué es un problema en la gestión de proyectos?

Preguntas básicas primero, ¿qué es un problema en la gestión de proyectos? Un problema es cualquier cosa importante que obstaculice el progreso de su proyecto. Podría ser un conflicto, una inconsistencia o cualquier problema que perjudique tu proyecto.

Numerosos problemas pueden surgir durante su proyecto. Sin embargo, se clasifican en tres tipos principales:

• Un problema, por ejemplo, un recurso, podría tener que retirarse del proyecto. Tendrá que encontrar otro recurso listo para llenar el asiento inmediatamente en tal caso.
• Fuera de especificación, es decir, la adición de algo nuevo al alcance del proyecto. Por ejemplo, una especificación fuera de especificación sería agregar una barra de búsqueda cuando el diseño original no tenía ninguna.
• Solicitud de cambio, es decir, cuando el interesado solicita cambiar algo dentro del alcance del proyecto. Por ejemplo, cambiar el color de la interfaz, etc.

La incapacidad para tratar y resolver problemas a tiempo puede conducir a resultados desastrosos. Si bien algunos problemas pueden tener impactos menores, como leves retrasos en la entrega, etc., otros pueden arruinar todo el proyecto y convertirlo en un fracaso total.

Riesgo vs. Problemas

Con frecuencia, los problemas del proyecto se confunden con los riesgos; Así es como NK Shrivastava, un profesional de gestión de proyectos, diferencia entre los dos:

“El riesgo es un evento que aún no ha ocurrido pero que puede ocurrir; un problema es algo que ya ha sucedido. Las principales diferencias están relacionadas con el tiempo y la probabilidad.

Debido a estas diferencias, el lenguaje utilizado para describir los riesgos está en tiempo futuro: “Si esto sucede, esto se verá afectado”. El lenguaje usado en tiempo presente para problemas: “Tenemos este problema. ¿Cómo debemos lidiar con eso?”

Dado que los riesgos son eventos que probablemente ocurran, los PM suelen estar más preparados para enfrentarlos. Ya establecieron técnicas apropiadas de gestión de riesgos para asegurarse de que ninguno de los riesgos, si ocurren, afecte el flujo real de trabajo. Además, los PM siempre pueden estar atentos a los riesgos para asegurarse de estar siempre un paso por delante.

Los problemas, por otro lado, necesitan una acción inmediata. La demora o la falta de resolución del problema pueden convertirse en un obstáculo para el progreso de su proyecto.

¿Qué es un registro de incidencias en la gestión de proyectos?

Un registro de problemas es un registro o una hoja de cálculo que permite a los gerentes de proyectos estar al tanto de todos los problemas que surgen en un proyecto.

El registro no es solo un lugar para almacenar información sobre cada problema, sino que también es una excelente manera de informar y comunicarse sobre diferentes problemas. Una vez que se agrega un problema al registro de problemas, se realiza un seguimiento desde su identificación hasta su resolución.

Además, el registro también realiza un seguimiento del recurso asignado al recurso. De esa manera, los PM pueden asegurarse de que el empleado esté trabajando para resolver el problema. Otra función importante del registro es mantener actualizados los PM sobre el estado inmediato del problema. También pueden priorizar un problema para asegurarse de que se resuelva primero.

Los PM lo registran en el registro y lo monitorean regularmente hasta que se resuelva cada vez que surge un problema. Puede usar una hoja de Excel simple para hacer su propio registro de problemas, pero una mejor solución sería integrar su registro con una buena herramienta de gestión de proyectos. Esto garantiza que todo esté en un solo lugar, que tenga acceso rápido a todos los datos que necesita y que no tenga que dar muchas vueltas.

Cosas incluidas en un registro de problemas:

Los registros de problemas deben tener todos los detalles relevantes de un problema. Por lo general, un registro tiene los siguientes componentes:

• Nombre o número del problema: los problemas suelen ser muy diferentes, por lo que se les debe asignar nombres o números diferentes para mantener esa distinción. Además, casi siempre hay más de un problema, asignar un nombre o número asegura que los problemas no se mezclen.
• Tipo de problema: definir el tipo de problema puede ayudar a agilizar la búsqueda de una solución adecuada.
• Estado del problema: dado que debe realizar un seguimiento de los problemas, debe conocer el estado del problema en todo momento.
• Descripción del problema: proporcione toda la información que pueda sobre el problema y enumere todos los detalles para que la persona responsable del problema tenga una comprensión clara del problema y pueda encontrar una solución rápidamente.
• Estado de prioridad: Ya mencionamos que un proyecto puede encontrar más de un problema, y ​​​​hay que resolver todos y cada uno de ellos. Pero eso no significa que tengas que hacerlo todo a la vez. En su lugar, puede asignar un estado de prioridad a cada problema para asegurarse de que los más importantes se resuelvan primero y así sucesivamente.
• Informado por: También debe saber sobre el miembro que identificó el problema, él puede desempeñar un papel crucial en el desarrollo de una solución para el problema.
• Fecha abierta: mantenga un registro de la fecha en que se informó el problema para que tenga un marco de tiempo en mente para cuando se debe resolver el problema.
• Fecha de cierre: La fecha de cierre es la fecha en que se considera resuelto el problema. Los datos de las fechas de apertura y cierre pueden ayudarlo a pronosticar el marco de tiempo para cuando surja un problema similar en el futuro.
• Comentarios: agregue comentarios, por ejemplo, cómo se resolvió el problema, qué lo desencadenó, etc. Esto puede prepararlo para cuando encuentre un problema similar.
• Asignado a: cualquier problema que enfrente durante el curso de un proyecto, debe asignarle un recurso. El recurso será responsable de resolver el problema. Es importante asignar un recurso ya que no desea demoras ni fallas. La persona asignada al problema se asegurará de que se resuelva en el tiempo especificado.
• Solución: mantenga un registro de la solución que ayudó a resolver el problema. Cada vez que encuentre un problema similar, puede ver su registro de problemas e identificar fácilmente la solución adecuada para el problema.

Agregar todos estos detalles no solo significa que resolverá un solo problema, sino que también es útil para futuros proyectos. Los datos registrados lo prepararán para cualquier problema de este tipo en el futuro. Estará preparado para enfrentar el problema antes de que perjudique su proyecto. Además, intentará evitar las cosas que desencadenaron el problema.

Beneficios de un registro de problemas:

Los registros de problemas son una forma de registrar y aprender de los errores. Aquí hay algunos beneficios de los registros de problemas que pueden ayudarlo a comprender qué tan eficiente es:

• Le ayuda a rastrear el problema desde el principio hasta el final
• Brinda una descripción general visual de todos los problemas en un proyecto, lo que lo ayuda a controlar todos los problemas a la vez
• Ayuda a identificar problemas para el futuro.
• Registre la resolución de problemas para su crecimiento y aprendizaje
• Vigila la salud del proyecto.
• Mejora la comunicación entre los miembros del equipo.
• Facilita la asignación de problemas a los recursos correctos y mejora la responsabilidad
• Ayuda en la formación de equipos.
• Ayuda a ahorrar tiempo y mejora la productividad del equipo
• Facilita la resolución de problemas y la entrega de productos finales a tiempo
• Ayuda a mejorar la calidad del proyecto.

Estamos seguros de que identificará muchos más beneficios una vez que comience a usar un registro en su organización (háganos saber cómo le fue escribiéndonos aquí)

Creación de un registro de problemas

Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo puede crear su propio registro:

• Paso 1: Elija una herramienta para hacer una hoja de cálculo o una hoja de Excel. Si usted es un equipo pequeño de 5 o menos miembros, crear una hoja de Excel podría ser la decisión correcta para usted. Sin embargo, si usted es un equipo más grande, considere usar una herramienta especialmente diseñada, ya que le ahorrará tiempo y esfuerzo. También puede tomar la ayuda de una herramienta de gestión de proyectos para crear un registro.
• Paso 2: una vez que tenga una herramienta en la mano, puede crear un sistema de identificación para asegurarse de que cada problema tenga una identificación única y que sea fácil de buscar y recuperar.
• Paso 3: Es posible que también desee crear categorías personalizadas de su registro de problemas. Puede agregar tantas categorías como desee y mantener todo organizado. También le permite personalizar su registro de acuerdo con los requisitos de su organización y sus preferencias personales.
• Paso 4: ahora que tiene un registro, puede comenzar a agregar información. Rellene las categorías de cada problema y vuelva a consultarlo para asegurarse de que los problemas se resuelvan lo antes posible.
• Paso 5: si está utilizando una herramienta de gestión de problemas, configure alertas automáticas para ocasiones específicas. Por ejemplo, cuando se cambia el estado de un problema, etc. Esto lo mantendrá actualizado con cada desarrollo en el proyecto.

Conclusión:

Tener un registro de problemas hace que su trabajo sea mucho más fácil y simple. Además, si está utilizando una herramienta de gestión de proyectos como nTask, sus preocupaciones se reducirán considerablemente.

nTask, con sus características únicas, agiliza el proceso para usted, facilitando el registro y seguimiento del problema. Sus notificaciones y recordatorios lo mantienen actualizado sobre los desarrollos del proyecto. Además, sus múltiples módulos de gestión le aseguran tener todas las soluciones para sus necesidades de gestión.

¡Las demostraciones y 14 días de prueba gratis agregan la guinda a este delicioso pastel! Además, nTask es una opción relativamente económica, considerando que ofrece un paquete básico, sin costo alguno. Incluso sus planes con precios comienzan en solo $ 3 por mes.

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