Che cos'è il registro problemi e in che modo aiuta i project manager?

Non importa quanto meticolosamente pianifichi il tuo progetto, i problemi sono destinati a sorgere prima o poi. Ma ricorda, i problemi sono lievi cali nei tuoi progressi, non punti completi. Con una previsione adeguata e un rilevamento tempestivo del problema, puoi sviluppare rapidamente una soluzione e tornare in pista in pochissimo tempo.

Quando si verifica un problema, è necessario creare un registro dei problemi per tenere traccia del problema. Oltre a ciò, avere un registro dei problemi significa che puoi assegnare una risorsa al problema, tenere traccia dei progressi e assicurarti che venga risolto in tempo.

Questo post ti condurrà in un viaggio entusiasmante in cui imparerai tutto su problemi, registri dei problemi e molto altro. Salta su!

Qual è un problema nella gestione dei progetti?

Prima le domande di base, qual è un problema nella gestione dei progetti? Un problema è qualcosa di significativo che ostacola l'avanzamento del tuo progetto. Potrebbe essere un conflitto, un'incoerenza o qualsiasi problema che danneggia il tuo progetto.

Durante il tuo progetto possono sorgere numerosi problemi. Sono, tuttavia, classificati in tre tipi principali:

• Un problema, ad esempio una risorsa, potrebbe dover ritirarsi dal progetto. Dovrai trovare un'altra risorsa pronta a riempire il posto immediatamente in questo caso.
• Fuori specifica, ovvero l'aggiunta di qualcosa di nuovo all'ambito del progetto. Ad esempio, una specifica fuori specifica sarebbe l'aggiunta di una barra di ricerca quando il design originale non ne aveva.
• Richiesta di modifica, ovvero quando la parte interessata chiede di modificare qualcosa nell'ambito del progetto. Ad esempio, cambiare il colore dell'interfaccia, ecc.

L'incapacità di affrontare e risolvere i problemi in tempo può portare a risultati disastrosi. Mentre alcuni problemi possono avere un impatto minore, come lievi ritardi nella consegna, ecc., altri possono rovinare l'intero progetto, rendendolo un completo fallimento.

Rischio vs. Questioni

Spesso i problemi del progetto vengono confusi con i rischi; ecco come NK Shrivastava, un professionista della gestione dei progetti, distingue tra i due:

“Il rischio è un evento che non è ancora accaduto ma potrebbe; un problema è qualcosa che è già successo. Le differenze principali sono legate alla tempistica e alla probabilità.

A causa di queste differenze, il linguaggio utilizzato per descrivere i rischi è al futuro: "Se ciò accade, questo ne risentirà". Il linguaggio usato al presente per i problemi: “Abbiamo questo problema. Come dovremmo affrontarlo?”

Poiché i rischi sono eventi che possono verificarsi, i PM sono generalmente più preparati ad affrontarli. Hanno già stabilito tecniche di gestione del rischio appropriate per assicurarsi che nessuno dei rischi, se si verifica, influisca sul flusso di lavoro effettivo. Inoltre, i PM possono sempre essere alla ricerca di rischi per assicurarsi di essere sempre un passo avanti.

I problemi, d'altra parte, richiedono un'azione immediata. Il ritardo o la mancata risoluzione del problema può diventare un ostacolo all'ulteriore avanzamento del progetto.

Che cos'è un problema di accesso in Project Management?

Un registro problemi è un registro o un foglio di calcolo che consente ai project manager di tenere d'occhio tutti i problemi che sorgono in un progetto.

Il registro non è solo un luogo in cui archiviare le informazioni su ogni problema, ma è anche un ottimo modo per segnalare e comunicare su diversi problemi. Una volta che un problema viene aggiunto al registro dei problemi, viene tracciato dalla sua stessa identificazione fino alla sua risoluzione.

Inoltre, il registro tiene traccia della risorsa assegnata alla risorsa. In questo modo i PM possono assicurarsi che il dipendente stia lavorando per risolvere il problema. Un'altra importante funzione del registro è mantenere aggiornati i PM sullo stato immediato del problema. Possono anche dare la priorità a un problema per assicurarsi che venga risolto per primo.

I PM lo registrano nel registro e lo monitorano regolarmente fino a quando non viene risolto ogni volta che si verifica un problema. Puoi utilizzare un semplice foglio Excel per creare il tuo registro dei problemi, ma una soluzione migliore sarebbe integrare il registro con un buon strumento di gestione dei progetti. Ciò garantisce che tutto sia in un unico posto, hai un rapido accesso a tutti i dati di cui hai bisogno e non devi saltare così tanto.

Cose incluse in un registro problemi:

I registri dei problemi devono contenere tutti i dettagli rilevanti di un problema. Di solito, un registro ha i seguenti componenti:

• Nome o numero del problema: i problemi sono generalmente molto diversi, quindi devono essere assegnati nomi o numeri diversi per mantenere tale distinzione. Inoltre, c'è quasi sempre più di un problema, l'assegnazione di un nome o numero assicura che i problemi non vengano confusi.
• Tipo di problema: definire il tipo di problema può aiutare a semplificare la ricerca di una soluzione appropriata.
• Stato del problema: poiché devi tenere traccia dei problemi, devi essere sempre a conoscenza dello stato del problema.
• Descrizione del problema: fornisci tutte le informazioni possibili sul problema ed elenca tutti i dettagli in modo che la persona responsabile del problema abbia una chiara comprensione del problema e possa elaborare una soluzione rapidamente.
• Stato di priorità: abbiamo già detto che un progetto può riscontrare più di un problema e che devi risolverli tutti. Ma ciò non significa che devi farlo tutto in una volta. Invece, puoi assegnare lo stato di priorità a ogni problema per assicurarti che quelli più importanti vengano risolti per primi e così via.
• Segnalato da: Dovresti anche conoscere il membro che ha identificato il problema, può svolgere un ruolo cruciale nello sviluppo di una soluzione per il problema.
• Data di apertura: tieni traccia della data in cui è stato segnalato il problema in modo da avere un lasso di tempo in mente per quando il problema deve essere risolto.
• Data di chiusura: la data di chiusura è la data in cui si ritiene che il problema sia risolto. I dati delle date di apertura e chiusura possono aiutarti a prevedere il periodo di tempo in cui si verificherà un problema simile in futuro.
• Commenti: aggiungi commenti, ad esempio come è stato risolto il problema, cosa lo ha attivato, ecc. Questo può prepararti quando incontri un problema simile.
• Assegnato a: qualunque sia il problema che affronti nel corso di un progetto, devi assegnargli una risorsa. La risorsa sarà responsabile della risoluzione del problema. È importante assegnare una risorsa poiché non si vogliono ritardi o guasti. La persona assegnata al problema si assicurerà che venga risolto entro il tempo specificato.
• Soluzione: tenere un registro della soluzione che ha aiutato a risolvere il problema. Ogni volta che incontri un problema simile, puoi semplicemente vedere il registro dei problemi e identificare facilmente la soluzione giusta per il problema.

L'aggiunta di tutti questi dettagli non significa solo che risolverai solo un problema, ma è anche utile per progetti futuri. I dati registrati ti prepareranno per eventuali problemi di questo tipo in futuro. Sarai pronto ad affrontare il problema prima che danneggi il tuo progetto. Inoltre, cercherai di evitare le cose che hanno attivato il problema.

Vantaggi di un registro problemi:

I registri dei problemi sono un modo per registrare e imparare dagli errori. Di seguito sono riportati alcuni vantaggi dei registri dei problemi che potrebbero aiutarti a capire quanto sia efficiente:

• Ti aiuta a tenere traccia del problema dall'inizio alla fine
• Fornisce una panoramica visiva di tutti i problemi in un progetto, aiutandoti a tenere d'occhio tutti i problemi contemporaneamente
• Aiuta a identificare i problemi per il futuro.
• Registra la risoluzione dei problemi per la tua crescita e apprendimento
• Tieni d'occhio lo stato di salute del progetto
• Migliora la comunicazione tra i membri del team
• Semplifica l'assegnazione dei problemi alle risorse giuste e migliora la responsabilità
• Aiuta nel team building
• Aiuta a risparmiare tempo e migliora la produttività del team
• Semplifica la risoluzione dei problemi e la consegna puntuale dei prodotti finali
• Aiuta a migliorare la qualità del progetto

Siamo sicuri che identificherai molti più vantaggi una volta che inizierai a utilizzare un log nella tua organizzazione (facci sapere come è andata scrivendoci qui)

Creazione di un registro problemi

Ecco una guida passo passo su come creare un tuo registro:

• Passaggio 1: scegli uno strumento per creare un foglio di calcolo o un foglio excel. Se sei una piccola squadra di 5 o meno membri, la creazione di un foglio Excel potrebbe essere la decisione giusta per te. Tuttavia, se sei un team più grande, considera l'utilizzo di uno strumento appositamente progettato poiché ti farà risparmiare tempo e fatica. Puoi anche avvalerti dell'aiuto di uno strumento di gestione dei progetti per creare un registro.
• Passaggio 2: una volta che hai uno strumento in mano, puoi creare un sistema di identificazione per assicurarti che ogni problema abbia un ID univoco e sia facilmente ricercabile e recuperabile.
• Passaggio 3: potresti anche voler creare le categorie personalizzate del registro dei problemi. Puoi aggiungere tutte le categorie che desideri e mantenere tutto organizzato. Ti consente inoltre di personalizzare il tuo registro in base ai requisiti della tua organizzazione e alle tue preferenze personali.
• Passaggio 4: ora che hai un registro, puoi iniziare ad aggiungere informazioni. Compila le categorie per ogni problema e continua a tornare su di esso, per assicurarti che i problemi vengano risolti il ​​prima possibile.
• Passaggio 5: se stai utilizzando uno strumento di gestione dei problemi, imposta avvisi automatici per occasioni specifiche. Ad esempio, quando lo stato di un problema viene modificato, ecc. Questo ti terrà aggiornato con ogni sviluppo del progetto.

Conclusione:

Avere un registro dei problemi rende il tuo lavoro molto più facile e semplice. Inoltre, se stai utilizzando uno strumento di gestione dei progetti come nTask, le tue preoccupazioni saranno notevolmente ridotte.

nTask, con le sue caratteristiche uniche, semplifica il processo per te, facilitando la registrazione e il monitoraggio del problema. La sua notifica e i suoi promemoria ti tengono aggiornato sugli sviluppi del progetto. Inoltre, i suoi molteplici moduli di gestione ti assicurano di avere tutte le soluzioni per le tue esigenze di gestione.

Demo e 14 giorni di prova gratuita aggiungono ciliegina a questa deliziosa torta! Inoltre, nTask è un'opzione relativamente economica, considerando che offre un pacchetto Basic gratuito. Anche i suoi piani a prezzo partono da soli $ 3 al mese.

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