Ce este jurnalul de probleme și cum îi ajută pe managerii de proiect?

Indiferent cât de meticulos vă planificați proiectul, problemele vor apărea la un moment dat sau altul. Dar amintiți-vă, problemele sunt ușoare scăderi în progresul dvs., nu puncte complete. Cu o prognoză adecvată și cu detectarea în timp util a problemei, puteți dezvolta rapid o soluție și puteți reveni pe drumul cel bun în cel mai scurt timp.

Când întâmpinați o problemă, trebuie să creați un jurnal de probleme pentru a urmări problema. În plus, a avea un jurnal de probleme înseamnă că puteți aloca o resursă problemei, puteți urmări progresul și vă asigurați că este rezolvată în timp.

Această postare vă va duce într-o călătorie interesantă în care veți afla totul despre probleme, jurnalele de probleme și multe altele. Urca!

Ce este o problemă în managementul proiectelor?

Întrebări de bază în primul rând, care este o problemă în managementul de proiect? O problemă este orice lucru semnificativ care împiedică progresul proiectului dvs. Ar putea fi un conflict, o inconsecvență sau orice problemă care vă afectează proiectul.

În timpul proiectului dumneavoastră pot apărea numeroase probleme. Ele sunt, totuși, clasificate în trei tipuri principale:

• O problemă, de exemplu, o resursă, ar putea fi nevoită să se retragă din proiect. Va trebui să găsiți o altă resursă gata să ocupe imediat locul într-un astfel de caz.
• În afara specificației, adică adăugarea a ceva nou în domeniul de aplicare al proiectului. De exemplu, o altă specificație ar fi adăugarea unei bare de căutare atunci când designul original nu avea niciuna.
• Solicitare de modificare, adică atunci când partea în cauză solicită să schimbe ceva în domeniul de aplicare al proiectului. De exemplu, schimbarea culorii interfeței etc.

Incapacitatea de a trata și rezolva problemele la timp poate duce la rezultate dezastruoase. În timp ce unele probleme pot avea un impact minor, cum ar fi ușoare întârzieri în livrare etc., altele vă pot distruge întregul proiect, făcându-l un eșec complet.

Risc vs. Probleme

Frecvent, problemele proiectului sunt confundate cu riscurile; iată cum NK Shrivastava, un profesionist în managementul proiectelor, diferențiază cele două:

„Riscul este un eveniment care nu s-a întâmplat încă, dar poate; o problemă este ceva care sa întâmplat deja. Principalele diferențe sunt legate de sincronizare și probabilitate.

Din cauza acestor diferențe, limbajul folosit pentru a descrie riscurile este la timpul viitor: „Dacă se întâmplă acest lucru, atunci acest lucru va fi afectat”. Limbajul folosit la timpul prezent pentru probleme: „Avem această problemă. Cum ar trebui să ne descurcăm cu asta?”

Deoarece riscurile sunt evenimente care pot avea loc, PM-urile sunt de obicei mai pregătite să le facă față. Ei au stabilit deja tehnici adecvate de management al riscului pentru a se asigura că niciunul dintre riscuri, dacă apar, nu afectează fluxul real de muncă. În plus, PM pot fi mereu în căutarea riscurilor pentru a se asigura că sunt întotdeauna cu un pas înainte.

Problemele, pe de altă parte, necesită o acțiune imediată. Întârzierea sau nerezolvarea problemei poate deveni un obstacol în calea progresului ulterioar al proiectului dumneavoastră.

Ce este un jurnal de problemă în managementul proiectelor?

Un jurnal al problemelor este un registru sau o foaie de calcul care le permite managerilor de proiect să țină cont de toate problemele care apar într-un proiect.

Jurnalul nu este doar un loc pentru stocarea informațiilor despre fiecare problemă, dar este și o modalitate excelentă de raportare și comunicare cu privire la diferite probleme. Odată ce o problemă este adăugată în jurnalul de probleme, aceasta este urmărită de la identificarea ei până la rezolvarea acesteia.

Mai mult, jurnalul ține, de asemenea, evidența resursei alocate resursei. În acest fel, PM-urile se pot asigura că angajatul lucrează la rezolvarea problemei. O altă funcție importantă a jurnalului este de a menține PM-urile actualizate cu privire la starea imediată a problemei. De asemenea, pot prioritiza o problemă pentru a se asigura că se rezolvă mai întâi.

PM îl înregistrează în registru și îl monitorizează în mod regulat până când este rezolvat ori de câte ori apare o problemă. Puteți utiliza o foaie Excel simplă pentru a vă crea propriul jurnal de probleme, dar o soluție mai bună ar fi să vă integrați jurnalul cu un instrument bun de gestionare a proiectelor. Acest lucru vă asigură că totul este într-un singur loc, că aveți acces rapid la toate datele de care aveți nevoie și că nu trebuie să săriți atât de mult.

Lucruri incluse într-un jurnal de probleme:

Jurnalele de probleme trebuie să conțină toate detaliile relevante ale unei probleme. De obicei, un jurnal are următoarele componente:

• Numele sau numărul problemei: problemele sunt de obicei foarte diferite, așa că trebuie să li se atribuie nume sau numere diferite pentru a menține această distincție. În plus, aproape întotdeauna există mai multe probleme, alocarea unui nume sau număr asigură că problemele nu se amestecă.
• Tip de problemă: definirea tipului de problemă vă poate ajuta să vă simplificați căutarea unei soluții adecvate.
• Starea problemei: deoarece trebuie să urmăriți problemele, trebuie să fiți la curent cu starea problemei în orice moment.
• Descrierea problemei: furnizați toate informațiile pe care le puteți despre problemă și enumerați toate detaliile, astfel încât persoana responsabilă pentru problemă să înțeleagă clar problema și să poată găsi rapid o soluție.
• Starea prioritară: Am menționat deja că un proiect poate întâmpina mai multe probleme și trebuie să le rezolvi pe fiecare. Dar asta nu înseamnă că trebuie să faci totul deodată. În schimb, puteți atribui statut de prioritate fiecărei probleme pentru a vă asigura că cele mai importante sunt rezolvate mai întâi și așa mai departe.
• Raportat de: Ar trebui să știți și despre membrul care a identificat problema, el poate juca un rol crucial în dezvoltarea unei soluții pentru problemă.
• Data deschiderii: țineți evidența datei la care a fost raportată problema, astfel încât să aveți în minte un interval de timp pentru când problema trebuie rezolvată.
• Data închiderii: Data închiderii este data la care problema este considerată rezolvată. Datele de la datele de deschidere și de închidere vă pot ajuta să estimați intervalul de timp pentru când apare o problemă similară în viitor.
• Comentarii: adăugați comentarii, de exemplu, cum a fost rezolvată problema, ce a declanșat-o etc. Acest lucru vă poate pregăti pentru atunci când întâmpinați o problemă similară.
• Alocat la: Indiferent de problema cu care te confrunți în timpul unui proiect, trebuie să îi alocați o resursă. Resursa va fi responsabilă pentru rezolvarea problemei. Este important să atribuiți o resursă, deoarece nu doriți întârzieri sau eșecuri. Persoana desemnată problemei se va asigura că aceasta este rezolvată în timpul specificat.
• Soluție: Păstrați o evidență a soluției care a ajutat la rezolvarea problemei. Ori de câte ori întâmpinați o problemă similară, puteți doar să vedeți jurnalul de probleme și să identificați cu ușurință soluția potrivită pentru problemă.

Adăugarea tuturor acestor detalii nu înseamnă doar că veți rezolva o singură problemă, ci este utilă și pentru proiectele viitoare. Datele înregistrate vă vor pregăti pentru orice astfel de probleme în viitor. Veți fi pregătit să faceți față problemei înainte ca aceasta să vă afecteze proiectul. În plus, veți încerca să evitați lucrurile care au declanșat problema.

Beneficiile unui jurnal de probleme:

Jurnalele de probleme sunt o modalitate de a înregistra și de a învăța din greșeli. Iată câteva beneficii ale jurnalelor de probleme care vă pot ajuta să înțelegeți cât de eficient este:

• Vă ajută să urmăriți problema de la început până la sfârșit
• Oferă o imagine de ansamblu vizuală a tuturor problemelor dintr-un proiect, ajutându-vă să urmăriți toate problemele simultan
• Ajută la identificarea problemelor pentru viitor.
• Înregistrați rezolvarea problemelor pentru creșterea și învățarea dvs
• Fii cu ochii pe starea de sănătate a proiectului
• Îmbunătățește comunicarea între membrii echipei
• Facilitează atribuirea problemelor resurselor potrivite și îmbunătățește responsabilitatea
• Ajută la formarea echipei
• Ajută la economisirea timpului și îmbunătățește productivitatea echipei
• Ușurează rezolvarea problemelor și livrarea produselor finale la timp
• Ajută la creșterea calității proiectului

Suntem siguri că acolo veți identifica mult mai multe beneficii odată ce începeți să utilizați un log în organizația dvs. (spuneți-ne cum a mers scriindu-ne aici)

Crearea unui jurnal de probleme

Iată un ghid pas cu pas despre cum puteți crea un jurnal propriu:

• Pasul 1: Alegeți un instrument pentru a crea o foaie de calcul sau o foaie Excel. Dacă sunteți o echipă mică de 5 sau mai puțini membri, atunci crearea unei foi Excel ar putea fi decizia potrivită pentru dvs. Cu toate acestea, dacă sunteți o echipă mai mare, luați în considerare utilizarea unui instrument special conceput, deoarece vă va economisi timp și efort. Puteți utiliza, de asemenea, ajutorul unui instrument de management de proiect pentru a crea un jurnal.
• Pasul 2: Odată ce aveți un instrument în mână, puteți crea un sistem de identificare pentru a vă asigura că fiecare problemă are un ID unic și este ușor de căutat și recuperat.
• Pasul 3: De asemenea, este posibil să doriți să personalizați categoriile jurnalului de probleme. Puteți adăuga câte categorii doriți și să păstrați totul organizat. De asemenea, vă permite să vă personalizați jurnalul în funcție de cerințele organizației dumneavoastră și de preferințele dumneavoastră personale.
• Pasul 4: Acum că aveți un jurnal, puteți începe să adăugați informații. Completați categoriile pentru fiecare problemă și continuați să reveniți la ea, pentru a vă asigura că problemele se rezolvă cât mai curând posibil.
• Pasul 5: Dacă utilizați un instrument de gestionare a problemelor, setați alerte automate pentru anumite ocazii. De exemplu, când se schimbă starea unei probleme etc. Acest lucru vă va ține la curent cu fiecare dezvoltare din proiect.

Concluzie:

Având un jurnal de probleme, munca vă face mult mai ușoară și mai simplă. În plus, dacă utilizați un instrument de management de proiect precum nTask, grijile dvs. vor fi reduse considerabil.

nTask, cu caracteristicile sale unice, simplifică procesul pentru dvs., facilitând înregistrarea și urmărirea problemei. Notificarea și mementourile sale vă țin la curent cu evoluțiile din proiect. În plus, multiplele sale module de management vă asigură că aveți toate soluțiile pentru nevoile dvs. de management.

Demo-urile și 14 zile de probă gratuită adaugă glazură acestui tort delicios! În plus, nTask este o opțiune relativ ieftină, având în vedere că oferă un pachet Basic, gratuit. Chiar și planurile sale cu preț încep de la doar 3 USD pe lună.

Găsiți mai multe resurse relevante aici:

• 8 Cele mai bune sisteme de management de proiect online de utilizat în 2022
• Cel mai bun 19 software de management al riscului din 2022
• Cum se utilizează matricea de evaluare a riscurilor în managementul proiectelor?
• Top 7 instrumente de urmărire a erorilor din 2022
• Un tutorial detaliat al ciclului de viață al erorilor defectelor din software
• 6 Cele mai bune programe de urmărire a erorilor pe care le puteți folosi chiar acum