บันทึกปัญหาคืออะไร & ช่วยผู้จัดการโครงการอย่างไร

ไม่ว่าคุณจะวางแผนโครงการอย่างพิถีพิถันแค่ไหน ปัญหาก็จะเกิดขึ้นไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง แต่อย่าลืมว่าปัญหากำลังคืบหน้าเล็กน้อย ไม่ใช่การหยุดทั้งหมด ด้วยการคาดการณ์ที่เหมาะสมและการตรวจจับปัญหาอย่างทันท่วงที คุณสามารถพัฒนาโซลูชันได้อย่างรวดเร็วและกลับมาดำเนินการได้ในเวลาไม่นาน

เมื่อคุณพบปัญหา คุณต้องสร้างบันทึกปัญหาเพื่อติดตามปัญหา นอกจากนั้น การมีบันทึกปัญหาหมายความว่าคุณสามารถกำหนดทรัพยากรให้กับปัญหา ติดตามความคืบหน้า และทำให้แน่ใจว่าจะได้รับการแก้ไขภายในเวลาที่กำหนด

โพสต์นี้จะพาคุณไปสู่การเดินทางที่น่าตื่นเต้น ซึ่งคุณจะได้เรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับปัญหา บันทึกปัญหา และอื่นๆ อีกมากมาย กระโดดขึ้น!

ปัญหาในการจัดการโครงการคืออะไร?

คำถามพื้นฐานก่อน ปัญหาในการจัดการโครงการคืออะไร? ปัญหาคือสิ่งสำคัญที่ขัดขวางความก้าวหน้าของโครงการของคุณ อาจเป็นข้อขัดแย้ง ความไม่สอดคล้องกัน หรือปัญหาใดๆ ที่ส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ

ปัญหามากมายอาจเกิดขึ้นระหว่างโครงการของคุณ อย่างไรก็ตาม พวกเขาถูกแบ่งออกเป็นสามประเภทหลัก:

• ปัญหา เช่น ทรัพยากร อาจต้องถอนตัวออกจากโครงการ คุณจะต้องหาทรัพยากรอื่นพร้อมที่จะกรอกที่นั่งทันทีในกรณีดังกล่าว
• นอกข้อกำหนด กล่าวคือ การเพิ่มสิ่งใหม่ๆ ให้กับขอบเขตของโครงการ ตัวอย่างเช่น การระบุที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดจะเพิ่มแถบค้นหาเมื่อการออกแบบดั้งเดิมไม่มี
• คำขอเปลี่ยนแปลง กล่าวคือ เมื่อฝ่ายที่เกี่ยวข้องขอเปลี่ยนแปลงบางอย่างภายในขอบเขตของโครงการ ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนสีของอินเทอร์เฟซ ฯลฯ

การไม่สามารถจัดการและแก้ไขปัญหาได้ทันเวลาอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่เลวร้าย แม้ว่าปัญหาบางอย่างอาจมีผลกระทบเล็กน้อย เช่น ความล่าช้าเล็กน้อยในการจัดส่ง ฯลฯ ปัญหาอื่นๆ อาจทำลายโครงการทั้งหมดของคุณ ส่งผลให้ล้มเหลวโดยสิ้นเชิง

ความเสี่ยงเทียบกับ ปัญหา

บ่อยครั้งที่ปัญหาของโครงการสับสนกับความเสี่ยง นี่คือวิธีที่ NK Shrivastava ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการแยกแยะความแตกต่างระหว่างทั้งสอง:

“ความเสี่ยงคือเหตุการณ์ที่ยังไม่เกิดขึ้นแต่อาจ ปัญหาคือสิ่งที่ได้เกิดขึ้นแล้ว ความแตกต่างหลักเกี่ยวข้องกับเวลาและความน่าจะเป็น

เนื่องจากความแตกต่างเหล่านี้ ภาษาที่ใช้อธิบายความเสี่ยงจึงเป็นกาลอนาคต: “หากสิ่งนี้เกิดขึ้น สิ่งนี้จะได้รับผลกระทบ” ภาษาที่ใช้ในกาลปัจจุบันสำหรับปัญหา: “เรามีปัญหานี้ เราควรจัดการกับมันอย่างไร”

เนื่องจากความเสี่ยงคือเหตุการณ์ที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้น นายกรัฐมนตรีมักจะเตรียมพร้อมรับมือกับมันมากกว่า พวกเขาได้กำหนดเทคนิคการบริหารความเสี่ยงที่เหมาะสมไว้แล้ว เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีความเสี่ยงใด ๆ เกิดขึ้น ส่งผลกระทบต่อการไหลของงานจริง นอกจากนี้ PMs ยังคอยจับตาดูความเสี่ยงอยู่เสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะนำหน้าไปหนึ่งก้าวเสมอ

ในทางกลับกัน ปัญหาต้องดำเนินการทันที ความล่าช้าหรือความล้มเหลวในการแก้ไขปัญหาอาจเป็นอุปสรรคต่อความคืบหน้าในโครงการของคุณต่อไป

บันทึกปัญหาในการจัดการโครงการคืออะไร?

บันทึกปัญหาคือการลงทะเบียนหรือสเปรดชีตที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามปัญหาทั้งหมดที่เกิดขึ้นในโครงการได้

บันทึกไม่ได้เป็นเพียงที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละปัญหา แต่ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับการรายงานและการสื่อสารในประเด็นต่างๆ เมื่อมีการเพิ่มปัญหาลงในบันทึกปัญหาแล้ว ปัญหานั้นจะถูกติดตามตั้งแต่การระบุตัวตนจนถึงการแก้ไข

นอกจากนี้ บันทึกยังติดตามทรัพยากรที่กำหนดให้กับทรัพยากร ด้วยวิธีนี้ PMs สามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานกำลังทำงานเพื่อแก้ไขปัญหา หน้าที่ที่สำคัญอีกประการหนึ่งของบันทึกคือการทำให้ PMs อัปเดตเกี่ยวกับสถานะทันทีของปัญหา พวกเขายังสามารถจัดลำดับความสำคัญของปัญหาเพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับการแก้ไขก่อน

PM บันทึกไว้ในทะเบียนและตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอจนกว่าจะได้รับการแก้ไขเมื่อใดก็ตามที่มีปัญหาเกิดขึ้น คุณสามารถใช้แผ่นงาน Excel อย่างง่ายเพื่อสร้างบันทึกปัญหาของคุณเองได้ แต่ทางออกที่ดีกว่าคือการรวมบันทึกของคุณเข้ากับเครื่องมือการจัดการโครงการที่ดี สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกอย่างรวมอยู่ในที่เดียว คุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว และคุณไม่จำเป็นต้องไปไหนมาไหนมากมาย

สิ่งที่รวมอยู่ในบันทึกปัญหา:

บันทึกปัญหาต้องมีรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของปัญหา โดยปกติ บันทึกมีองค์ประกอบต่อไปนี้:

• ชื่อหรือหมายเลขปัญหา: ปัญหามักจะแตกต่างกันมาก ดังนั้นจึงต้องกำหนดชื่อหรือหมายเลขที่แตกต่างกันเพื่อรักษาความแตกต่างนั้น นอกจากนี้ยังมีปัญหามากกว่าหนึ่งฉบับเกือบทุกครั้ง การกำหนดชื่อหรือหมายเลขช่วยให้มั่นใจว่าปัญหาจะไม่ปะปนกัน
• ประเภทของปัญหา: การกำหนดประเภทของปัญหาสามารถช่วยปรับปรุงการค้นหาของคุณสำหรับโซลูชันที่เหมาะสม
• สถานะปัญหา: เนื่องจากคุณต้องติดตามปัญหา คุณต้องทราบสถานะของปัญหาตลอดเวลา
• คำอธิบายปัญหา: ระบุข้อมูลทั้งหมดที่คุณสามารถทำได้เกี่ยวกับปัญหาและระบุรายละเอียดทั้งหมด เพื่อให้บุคคลที่รับผิดชอบปัญหามีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับปัญหาและสามารถหาวิธีแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว
• สถานะลำดับความสำคัญ: เราได้กล่าวไปแล้วว่าโครงการสามารถพบปัญหาได้มากกว่าหนึ่งปัญหา และคุณต้องแก้ไขปัญหาแต่ละข้อ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องทำทุกอย่างพร้อมกัน แต่คุณสามารถกำหนดสถานะลำดับความสำคัญให้กับแต่ละปัญหาเพื่อให้แน่ใจว่าปัญหาที่สำคัญกว่าได้รับการแก้ไขก่อนและอื่น ๆ เป็นต้น
• รายงานโดย: คุณควรทราบเกี่ยวกับสมาชิกที่ระบุปัญหาด้วย เขาสามารถมีบทบาทสำคัญในการพัฒนาแนวทางแก้ไขปัญหา
• วันที่เปิด: ติดตามวันที่ที่มีการรายงานปัญหา เพื่อให้คุณมีกรอบเวลาในใจว่าจะต้องแก้ไขปัญหาเมื่อใด
• วันที่ปิด: วัน ที่ปิดคือวันที่ถือว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว ข้อมูลจากวันที่เปิดและปิดสามารถช่วยให้คุณคาดการณ์กรอบเวลาเมื่อเกิดปัญหาที่คล้ายกันขึ้นในอนาคต
• ความคิดเห็น: เพิ่มความคิดเห็น เช่น ปัญหาได้รับการแก้ไขอย่างไร สาเหตุของปัญหา เป็นต้น ซึ่งจะช่วยเตรียมคุณให้พร้อมเมื่อคุณพบปัญหาที่คล้ายกัน
• มอบหมายให้: ไม่ว่าคุณจะประสบปัญหาอะไรระหว่างดำเนินโครงการ คุณต้องมอบหมายทรัพยากรให้กับมัน ทรัพยากรจะรับผิดชอบในการแก้ปัญหา สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดทรัพยากร เนื่องจากคุณไม่ต้องการให้เกิดความล่าช้าหรือความล้มเหลว บุคคลที่ได้รับมอบหมายให้แก้ไขปัญหาจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าปัญหาได้รับการแก้ไขภายในเวลาที่กำหนด
• วิธีแก้ไข: เก็บบันทึกวิธีแก้ปัญหาที่ช่วยแก้ไขปัญหา เมื่อใดก็ตามที่คุณพบปัญหาที่คล้ายกัน คุณสามารถดูบันทึกปัญหาของคุณและระบุวิธีแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมสำหรับปัญหาได้อย่างง่ายดาย

การเพิ่มรายละเอียดทั้งหมดเหล่านี้ไม่ได้หมายความว่าคุณจะแก้ไขปัญหาเพียงปัญหาเดียว แต่ยังมีประโยชน์สำหรับโครงการในอนาคตอีกด้วย ข้อมูลที่บันทึกไว้จะพร้อมสำหรับปัญหาดังกล่าวในอนาคต คุณจะพร้อมที่จะจัดการกับปัญหาก่อนที่มันจะเป็นอันตรายต่อโครงการของคุณ นอกจากนี้ คุณจะพยายามหลีกเลี่ยงสิ่งที่ทำให้เกิดปัญหา

ประโยชน์ของบันทึกปัญหา:

บันทึกปัญหาเป็นวิธีการบันทึกและเรียนรู้จากข้อผิดพลาด ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการของบันทึกปัญหาที่อาจช่วยให้คุณเข้าใจว่าบันทึกปัญหามีประสิทธิภาพเพียงใด:

• ช่วยคุณติดตามปัญหาตั้งแต่ต้นจนจบ
• ให้ภาพรวมของปัญหาทั้งหมดในโครงการ ช่วยให้คุณติดตามปัญหาทั้งหมดในคราวเดียว
• ช่วยระบุปัญหาในอนาคต
• บันทึกการแก้ปัญหาเพื่อการเติบโตและการเรียนรู้ของคุณ
• ติดตามสุขภาพของโครงการ
• ปรับปรุงการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม
• ทำให้ง่ายต่อการมอบหมายปัญหาให้กับทรัพยากรที่เหมาะสมและปรับปรุงความรับผิดชอบ
• ช่วยในการสร้างทีม
• ช่วยประหยัดเวลาและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีม
• ช่วยให้แก้ไขปัญหาและส่งมอบผลิตภัณฑ์ตรงเวลาได้ง่ายขึ้น
• ช่วยยกระดับคุณภาพของโครงการ

เรามั่นใจว่าคุณจะสามารถระบุประโยชน์ได้มากขึ้นเมื่อคุณเริ่มใช้ข้อมูลเข้าสู่ระบบในองค์กรของคุณ (แจ้งให้เราทราบว่ามันเป็นอย่างไรโดยเขียนถึงเราที่นี่)

การสร้างบันทึกปัญหา

ต่อไปนี้คือคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีสร้างบันทึกของคุณเอง:

• ขั้นตอนที่ 1: เลือกเครื่องมือเพื่อสร้างสเปรดชีตหรือแผ่นงาน Excel หากคุณเป็นทีมเล็กๆ ที่มีสมาชิกไม่เกิน 5 คน การสร้างแผ่นงาน Excel อาจเป็นการตัดสินใจที่ถูกต้องสำหรับคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณเป็นทีมที่ใหญ่ขึ้น ให้พิจารณาใช้เครื่องมือที่ออกแบบมาเป็นพิเศษเพราะจะช่วยประหยัดเวลาและความพยายามของคุณ คุณยังสามารถใช้ความช่วยเหลือของเครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อสร้างบันทึก
• ขั้นตอนที่ 2: เมื่อคุณมีเครื่องมือในมือแล้ว คุณสามารถสร้างระบบ ID เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละปัญหามี ID ที่ไม่ซ้ำกัน และสามารถค้นหาและเรียกค้นได้อย่างง่ายดาย
• ขั้นตอนที่ 3: คุณอาจต้องการสร้างหมวดหมู่ของบันทึกปัญหาของคุณเอง คุณสามารถเพิ่มหมวดหมู่ได้มากเท่าที่คุณต้องการและจัดระเบียบทุกอย่าง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งบันทึกของคุณตามความต้องการขององค์กรและความชอบส่วนบุคคลของคุณ
• ขั้นตอนที่ 4: เมื่อคุณมีบันทึกแล้ว คุณสามารถเริ่มเพิ่มข้อมูลได้ กรอกหมวดหมู่สำหรับแต่ละปัญหาและกลับมาดูอีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขโดยเร็วที่สุด
• ขั้นตอนที่ 5: หากคุณใช้เครื่องมือการจัดการปัญหา ให้ตั้งค่าการเตือนอัตโนมัติสำหรับบางโอกาส ตัวอย่างเช่น เมื่อสถานะของปัญหาเปลี่ยนไป ฯลฯ สิ่งนี้จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับทุกการพัฒนาในโครงการ

บทสรุป:

การมีบันทึกปัญหาทำให้งานของคุณง่ายขึ้นและง่ายขึ้นมาก นอกจากนี้ หากคุณใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น nTask ความกังวลของคุณจะลดลงอย่างมาก

nTask ด้วยคุณสมบัติที่เป็นเอกลักษณ์ ทำให้กระบวนการของคุณคล่องตัวขึ้น ทำให้ง่ายต่อการบันทึกและติดตามปัญหา การแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนช่วยให้คุณอัปเดตเกี่ยวกับการพัฒนาในโครงการ นอกจากนี้ โมดูลการจัดการหลายโมดูลยังช่วยให้มั่นใจว่าคุณมีโซลูชันทั้งหมดสำหรับความต้องการด้านการจัดการของคุณ

เดโมและทดลองใช้ฟรี 14 วันเพิ่มไอซิ่งให้กับเค้กแสนอร่อยนี้! นอกจากนี้ nTask เป็นตัวเลือกที่มีราคาไม่แพงนัก เนื่องจากมีบริการแพ็คเกจพื้นฐานโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย แม้แต่แผนราคาก็เริ่มต้นเพียง 3 ดอลลาร์ต่อเดือน

ค้นหาแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมที่นี่:

• 8 ระบบการจัดการโครงการออนไลน์ที่ดีที่สุดที่จะใช้ในปี 2565
• 19 ซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงที่ดีที่สุดในปี 2022
• วิธีการใช้เมทริกซ์การประเมินความเสี่ยงในการจัดการโครงการ?
• เครื่องมือติดตามข้อผิดพลาด 7 อันดับแรกของปี 2022
• บทช่วยสอนโดยละเอียดเกี่ยวกับวงจรชีวิตจุดบกพร่องในซอฟต์แวร์
• 6 ซอฟต์แวร์ติดตามบั๊กที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้ได้ตอนนี้