Apa Itu Log Masalah & Bagaimana Cara Membantu Manajer Proyek?

Tidak peduli seberapa cermat Anda merencanakan proyek Anda, masalah pasti akan muncul pada satu titik atau lainnya. Tapi ingat, masalah adalah sedikit penurunan dalam kemajuan Anda, tidak sepenuhnya berhenti. Dengan perkiraan yang tepat dan deteksi masalah yang tepat waktu, Anda dapat dengan cepat mengembangkan solusi dan kembali ke jalur dalam waktu singkat.

Ketika Anda mengalami masalah, Anda harus membuat log masalah untuk melacak masalah. Selain itu, memiliki log masalah berarti Anda dapat menetapkan sumber daya untuk masalah tersebut, melacak kemajuannya, dan memastikan bahwa masalah tersebut diselesaikan tepat waktu.

Posting ini akan membawa Anda pada perjalanan yang mengasyikkan di mana Anda akan mempelajari segala sesuatu tentang masalah, log masalah, dan banyak lagi. Naik!

Apa itu Masalah dalam Manajemen Proyek?

Pertanyaan dasar pertama, apa yang menjadi masalah dalam manajemen proyek? Masalah adalah sesuatu yang signifikan yang menghambat kemajuan proyek Anda. Ini bisa berupa konflik, inkonsistensi, atau masalah apa pun yang mengganggu proyek Anda.

Banyak masalah dapat muncul selama proyek Anda. Mereka, bagaimanapun, dikategorikan ke dalam tiga jenis utama:

• Masalah, misalnya, sumber daya, mungkin harus ditarik dari proyek. Anda harus menemukan sumber daya lain yang siap untuk mengisi kursi segera dalam kasus seperti itu.
• Off-spesifikasi, yaitu penambahan sesuatu yang baru pada lingkup proyek. Misalnya, spesifikasi yang tidak sesuai akan menambahkan bilah pencarian ketika desain aslinya tidak memilikinya.
• Change request, yaitu ketika pihak terkait meminta untuk mengubah sesuatu dalam lingkup proyek. Misalnya, mengubah warna antarmuka, dll.

Ketidakmampuan untuk menangani dan menyelesaikan masalah tepat waktu dapat menyebabkan hasil yang membawa malapetaka. Sementara beberapa masalah dapat memiliki dampak kecil, seperti sedikit keterlambatan dalam pengiriman, dll., yang lain dapat merusak keseluruhan proyek Anda, membuatnya gagal total.

Risiko Vs. Masalah

Seringkali, masalah proyek dikacaukan dengan risiko; inilah cara NK Shrivastava, seorang profesional manajemen proyek membedakan keduanya:

“Risiko adalah suatu peristiwa yang belum terjadi tetapi mungkin; masalah adalah sesuatu yang sudah terjadi. Perbedaan utama terkait dengan waktu dan probabilitas.

Karena perbedaan ini, bahasa yang digunakan untuk menggambarkan risiko adalah future tense: “Jika ini terjadi, maka ini akan terpengaruh.” Bahasa yang digunakan dalam present tense untuk masalah: “Kami memiliki masalah ini. Bagaimana kita harus menghadapinya?”

Karena risiko adalah peristiwa yang mungkin terjadi, PM biasanya lebih siap untuk menanganinya. Mereka telah menetapkan teknik manajemen risiko yang tepat untuk memastikan tidak ada risiko, jika terjadi, berdampak pada arus kerja yang sebenarnya. Plus, PM selalu dapat waspada terhadap risiko untuk memastikan mereka selalu selangkah lebih maju.

Isu, di sisi lain, membutuhkan tindakan segera. Keterlambatan atau kegagalan untuk menyelesaikan masalah dapat menjadi penghalang untuk kemajuan proyek Anda lebih lanjut.

Apa itu Log Masalah dalam Manajemen Proyek?

Log masalah adalah register atau spreadsheet yang memungkinkan manajer proyek untuk mengawasi semua masalah yang muncul dalam suatu proyek.

Log tidak hanya tempat untuk menyimpan informasi tentang setiap masalah, tetapi juga merupakan cara yang bagus untuk melaporkan dan berkomunikasi tentang berbagai masalah. Setelah masalah ditambahkan ke log masalah, itu dilacak dari identifikasi hingga penyelesaiannya.

Selain itu, log juga melacak sumber daya yang ditetapkan ke sumber daya. Dengan begitu, PM dapat memastikan bahwa karyawan tersebut sedang berupaya menyelesaikan masalah tersebut. Fungsi penting lainnya dari log adalah untuk menjaga PM diperbarui tentang status langsung masalah tersebut. Mereka juga dapat memprioritaskan suatu masalah untuk memastikannya diselesaikan terlebih dahulu.

PM mencatatnya di register dan memantaunya secara teratur sampai diselesaikan setiap kali masalah muncul. Anda dapat menggunakan lembar Excel sederhana untuk membuat log masalah Anda sendiri, tetapi solusi yang lebih baik adalah mengintegrasikan log Anda dengan alat manajemen proyek yang baik. Ini memastikan bahwa semuanya ada di satu tempat, Anda memiliki akses cepat ke semua data yang Anda butuhkan, dan Anda tidak perlu terlalu banyak melompat-lompat.

Hal-hal yang Termasuk dalam Log Masalah:

Log masalah harus memiliki semua detail masalah yang relevan. Biasanya, sebuah log memiliki komponen-komponen berikut:

• Nama atau nomor masalah: Masalah biasanya sangat berbeda, sehingga mereka harus diberi nama atau nomor yang berbeda untuk mempertahankan perbedaan itu. Plus, hampir selalu ada lebih dari satu masalah, menetapkan nama atau nomor memastikan bahwa masalah tidak tercampur.
• Jenis masalah: Menentukan jenis masalah dapat membantu merampingkan pencarian Anda untuk solusi yang tepat.
• Status masalah: Karena Anda harus melacak masalah, Anda harus mengetahui status masalah setiap saat.
• Deskripsi masalah: Berikan semua informasi yang Anda bisa tentang masalah tersebut dan buat daftar semua detailnya sehingga orang yang bertanggung jawab atas masalah tersebut memiliki pemahaman yang jelas tentang masalah tersebut dan dapat mencari solusi dengan cepat.
• Status prioritas: Kami telah menyebutkan bahwa sebuah proyek dapat menghadapi lebih dari satu masalah, dan Anda harus menyelesaikannya satu per satu. Namun bukan berarti Anda harus melakukannya sekaligus. Sebagai gantinya, Anda dapat menetapkan status prioritas untuk setiap masalah untuk memastikan masalah yang lebih penting diselesaikan terlebih dahulu dan seterusnya dan seterusnya.
• Dilaporkan oleh: Anda juga harus tahu tentang anggota yang mengidentifikasi masalah, ia dapat memainkan peran penting dalam mengembangkan solusi untuk masalah tersebut.
• Tanggal buka: Catat tanggal masalah dilaporkan sehingga Anda memiliki kerangka waktu untuk mengetahui kapan masalah harus diselesaikan.
• Tanggal tutup: Tanggal tutup adalah tanggal saat masalah dianggap selesai. Data dari tanggal buka dan tutup dapat membantu Anda memperkirakan kerangka waktu ketika masalah serupa muncul di masa mendatang.
• Komentar: Tambahkan komentar, misalnya, bagaimana masalah tersebut diselesaikan, apa yang memicunya, dll. Ini dapat mempersiapkan Anda ketika Anda menghadapi masalah serupa.
• Ditugaskan ke: Masalah apa pun yang Anda hadapi selama proyek berlangsung, Anda harus menetapkan sumber daya untuk itu. Sumber daya akan bertanggung jawab untuk memecahkan masalah. Penting untuk menetapkan sumber daya karena Anda tidak ingin penundaan atau kegagalan. Orang yang ditugaskan untuk masalah ini akan memastikan bahwa itu diselesaikan dalam waktu yang ditentukan.
• Solusi: Catat solusi yang membantu menyelesaikan masalah. Setiap kali Anda mengalami masalah serupa, Anda dapat melihat log masalah Anda dan dengan mudah mengidentifikasi solusi yang tepat untuk masalah tersebut.

Menambahkan semua detail ini tidak hanya berarti Anda hanya akan menyelesaikan satu masalah, tetapi juga berguna untuk proyek mendatang. Data yang direkam akan mempersiapkan Anda untuk masalah seperti itu di masa mendatang. Anda akan siap untuk menangani masalah sebelum hal itu merugikan proyek Anda. Plus, Anda akan mencoba menghindari hal-hal yang memicu masalah.

Manfaat Log Masalah:

Log masalah adalah cara merekam dan belajar dari kesalahan. Berikut adalah beberapa manfaat dari log masalah yang dapat membantu Anda memahami seberapa efisiennya:

• Membantu Anda melacak masalah dari awal hingga akhir
• Memberikan gambaran visual dari semua masalah dalam sebuah proyek, membantu Anda mengawasi semua masalah sekaligus
• Membantu mengidentifikasi masalah untuk masa depan.
• Rekam resolusi masalah untuk pertumbuhan dan pembelajaran Anda
• Awasi kesehatan proyek
• Meningkatkan komunikasi antar anggota tim
• Memudahkan untuk menetapkan masalah ke sumber daya yang tepat dan meningkatkan akuntabilitas
• Membantu dalam membangun tim
• Membantu menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas tim
• Mempermudah untuk menyelesaikan masalah dan mengirimkan produk akhir tepat waktu
• Membantu meningkatkan kualitas proyek

Kami yakin di sana Anda akan mengidentifikasi lebih banyak manfaat setelah Anda mulai menggunakan log di organisasi Anda (beri tahu kami bagaimana hasilnya dengan menulis kepada kami di sini)

Membuat Log Masalah

Berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang bagaimana Anda dapat membuat log Anda sendiri:

• Langkah 1: Pilih alat untuk membuat spreadsheet atau lembar excel. Jika Anda adalah tim kecil yang terdiri dari 5 anggota atau kurang, maka membuat lembar excel mungkin merupakan keputusan yang tepat untuk Anda. Namun, jika Anda adalah tim yang lebih besar, pertimbangkan untuk menggunakan alat yang dirancang khusus karena akan menghemat waktu dan tenaga Anda. Anda juga dapat mengambil bantuan alat manajemen proyek untuk membuat log.
• Langkah 2: Setelah Anda memiliki alat di tangan Anda, Anda dapat membuat sistem ID untuk memastikan bahwa setiap masalah memiliki ID unik dan mudah dicari dan diambil.
• Langkah 3: Anda mungkin juga ingin membuat kategori khusus dari log masalah Anda. Anda dapat menambahkan kategori sebanyak yang Anda suka dan mengatur semuanya. Ini juga memungkinkan Anda untuk mempersonalisasi log Anda sesuai dengan persyaratan organisasi Anda dan preferensi pribadi Anda.
• Langkah 4: Sekarang setelah Anda memiliki log, Anda dapat mulai menambahkan informasi. Isi kategori untuk setiap masalah dan terus kembali ke sana, untuk memastikan masalah diselesaikan sesegera mungkin.
• Langkah 5: Jika Anda menggunakan alat manajemen masalah, atur peringatan otomatis untuk kesempatan tertentu. Misalnya, ketika status masalah diubah, dll. Ini akan membuat Anda terus diperbarui dengan setiap perkembangan dalam proyek.

Kesimpulan:

Memiliki log masalah membuat pekerjaan Anda jauh lebih mudah dan sederhana. Selain itu, jika Anda menggunakan alat manajemen proyek seperti nTask, kekhawatiran Anda akan jauh berkurang.

nTask, dengan fitur uniknya, menyederhanakan proses untuk Anda, membuatnya lebih mudah untuk merekam dan melacak masalah. Pemberitahuan dan pengingatnya membuat Anda terus diperbarui tentang perkembangan dalam proyek. Selain itu, beberapa modul manajemennya memastikan Anda memiliki semua solusi untuk kebutuhan manajemen Anda.

Demo dan uji coba gratis selama 14 hari menambahkan lapisan gula ke kue lezat ini! Selain itu, nTask adalah pilihan yang relatif murah, mengingat ia menawarkan paket Basic, gratis. Bahkan paket harganya mulai dari hanya $3 per bulan.

Temukan sumber daya yang lebih relevan di sini:

• 8 Sistem Manajemen Proyek Online Terbaik Untuk Digunakan Pada Tahun 2022
• 19 Perangkat Lunak Manajemen Risiko Terbaik 2022
• Bagaimana Menggunakan Matriks Penilaian Risiko dalam Manajemen Proyek?
• 7 Alat Pelacakan Bug Teratas Tahun 2022
• Tutorial Mendetail tentang Siklus Hidup Bug Cacat dalam Perangkat Lunak
• 6 Perangkat Lunak Pelacakan Bug Terbaik yang Dapat Anda Gunakan Saat Ini