Was ist ein Problemprotokoll und wie hilft es Projektmanagern?

Egal wie akribisch Sie Ihr Projekt planen, an der einen oder anderen Stelle treten zwangsläufig Probleme auf. Denken Sie jedoch daran, dass es sich bei Problemen um leichte Einbrüche in Ihrem Fortschritt handelt, nicht um vollständige Punkte. Mit der richtigen Prognose und rechtzeitigen Erkennung des Problems können Sie schnell eine Lösung entwickeln und im Handumdrehen wieder auf Kurs gehen.

Wenn Sie auf ein Problem stoßen, müssen Sie ein Problemprotokoll erstellen, um das Problem nachzuverfolgen. Außerdem bedeutet ein Problemprotokoll, dass Sie dem Problem eine Ressource zuweisen, den Fortschritt verfolgen und sicherstellen können, dass es innerhalb der Zeit gelöst wird.

Dieser Beitrag nimmt Sie mit auf eine spannende Reise, auf der Sie alles über Probleme, Problemprotokolle und vieles mehr erfahren. Spring auf!

Was ist ein Problem im Projektmanagement?

Zunächst grundlegende Fragen: Was ist ein Thema im Projektmanagement? Ein Problem ist alles, was den Fortschritt Ihres Projekts behindert. Es könnte ein Konflikt, eine Inkonsistenz oder irgendein Problem sein, das Ihrem Projekt schadet.

Während Ihres Projekts können zahlreiche Probleme auftreten. Sie werden jedoch in drei Haupttypen eingeteilt:

• Ein Problem, z. B. eine Ressource, muss möglicherweise aus dem Projekt ausscheiden. Sie müssen in einem solchen Fall sofort eine andere Ressource finden, die bereit ist, den Platz zu besetzen.
• Off-Spezifikation, dh das Hinzufügen von etwas Neuem zum Projektumfang. Eine Abweichung von der Spezifikation wäre beispielsweise das Hinzufügen einer Suchleiste, wenn das ursprüngliche Design keine hatte.
• Änderungswunsch, dh wenn die betroffene Partei darum bittet, etwas im Rahmen des Projekts zu ändern. Zum Beispiel die Farbe der Benutzeroberfläche ändern usw.

Die Unfähigkeit, Probleme rechtzeitig anzugehen und zu lösen, kann zu katastrophalen Ergebnissen führen. Während einige Probleme geringfügige Auswirkungen haben können, wie z. B. geringfügige Verzögerungen bei der Lieferung usw., können andere Ihr gesamtes Projekt ruinieren und es zu einem vollständigen Scheitern führen.

Risiko vs. Ausgaben

Häufig werden Projektthemen mit Risiken verwechselt; So unterscheidet NK Shrivastava, ein Projektmanagement-Profi, zwischen den beiden:

„Risiko ist ein Ereignis, das noch nicht eingetreten ist, aber passieren kann; Ein Problem ist etwas, das bereits passiert ist. Die Hauptunterschiede beziehen sich auf das Timing und die Wahrscheinlichkeit.

Aufgrund dieser Unterschiede ist die Sprache, die zur Beschreibung von Risiken verwendet wird, Zukunftsform: „Wenn dies passiert, dann wird dies beeinträchtigt.“ Die Sprache, die im Präsens für Probleme verwendet wird: „Wir haben dieses Problem. Wie sollen wir damit umgehen?“

Da Risiken Ereignisse sind, die wahrscheinlich eintreten, sind PMs in der Regel besser darauf vorbereitet, sie anzugehen. Sie haben bereits geeignete Risikomanagementtechniken eingerichtet, um sicherzustellen, dass keines der Risiken, falls sie auftreten, den tatsächlichen Arbeitsablauf beeinträchtigt. Außerdem können PMs immer nach Risiken Ausschau halten, um sicherzustellen, dass sie immer einen Schritt voraus sind.

Probleme hingegen erfordern sofortiges Handeln. Eine Verzögerung oder Nichtbehebung des Problems kann den weiteren Fortschritt Ihres Projekts behindern.

Was ist ein Problemprotokoll im Projektmanagement?

Ein Problemprotokoll ist ein Register oder eine Tabelle, die es Projektmanagern ermöglicht, alle Probleme, die in einem Projekt auftreten, im Auge zu behalten.

Das Protokoll ist nicht nur ein Ort zum Speichern von Informationen zu jedem Problem, sondern auch eine großartige Möglichkeit, um über verschiedene Probleme zu berichten und zu kommunizieren. Sobald ein Problem zum Problemprotokoll hinzugefügt wird, wird es von seiner Identifizierung bis zu seiner Lösung verfolgt.

Darüber hinaus verfolgt das Protokoll auch die Ressource, die der Ressource zugewiesen ist. Auf diese Weise können PMs sicherstellen, dass der Mitarbeiter an der Lösung des Problems arbeitet. Eine weitere wichtige Funktion des Protokolls besteht darin, PMs über den aktuellen Status des Problems auf dem Laufenden zu halten. Sie können ein Problem auch priorisieren, um sicherzustellen, dass es zuerst gelöst wird.

PMs protokollieren es im Register und überwachen es regelmäßig, bis es gelöst ist, wenn ein Problem auftaucht. Sie können eine einfache Excel-Tabelle verwenden, um Ihr eigenes Problemprotokoll zu erstellen, aber eine bessere Lösung wäre, Ihr Protokoll mit einem guten Projektmanagement-Tool zu integrieren. So haben Sie alles an einem Ort, haben schnellen Zugriff auf alle benötigten Daten und müssen nicht so viel herumhüpfen.

Dinge, die in einem Problemprotokoll enthalten sind:

Problemprotokolle müssen alle relevanten Details eines Problems enthalten. Normalerweise hat ein Protokoll die folgenden Komponenten:

• Ausgabename oder -nummer: Ausgaben sind normalerweise sehr unterschiedlich, daher müssen ihnen unterschiedliche Namen oder Nummern zugewiesen werden, um diese Unterscheidung aufrechtzuerhalten. Außerdem gibt es fast immer mehr als eine Ausgabe, die Vergabe eines Namens oder einer Nummer stellt sicher, dass die Ausgaben nicht vermischt werden.
• Art des Problems: Die Definition der Art des Problems kann Ihnen helfen, Ihre Suche nach einer geeigneten Lösung zu optimieren.
• Problemstatus : Da Sie Probleme nachverfolgen müssen, müssen Sie jederzeit über den Status des Problems informiert sein.
• Problembeschreibung: Geben Sie alle Informationen über das Problem an, die Sie finden können, und listen Sie alle Details auf, damit die für das Problem verantwortliche Person das Problem klar versteht und schnell eine Lösung finden kann.
• Prioritätsstatus: Wir haben bereits erwähnt, dass ein Projekt auf mehr als ein Problem stoßen kann und Sie jedes einzelne davon lösen müssen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie alles auf einmal erledigen müssen. Stattdessen können Sie jedem Problem einen Prioritätsstatus zuweisen, um sicherzustellen, dass die wichtigeren zuerst gelöst werden und so weiter und so fort.
• Gemeldet von: Sie sollten auch über das Mitglied Bescheid wissen, das das Problem identifiziert hat, er kann eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung einer Lösung für das Problem spielen.
• Offenes Datum: Notieren Sie sich das Datum, an dem das Problem gemeldet wurde, damit Sie einen Zeitrahmen im Auge haben, in dem das Problem behoben werden muss.
• Abschlussdatum: Abschlussdatum ist das Datum, an dem das Problem als gelöst gilt. Die Daten von Eröffnungs- und Schlussterminen können Ihnen helfen, den Zeitrahmen vorherzusagen, in dem ein ähnliches Problem in der Zukunft auftritt.
• Kommentare: Fügen Sie Kommentare hinzu, z. B. wie das Problem gelöst wurde, was es ausgelöst hat usw. Dies kann Sie darauf vorbereiten, wenn Sie auf ein ähnliches Problem stoßen.
• Zugewiesen an: Welchem ​​Problem Sie auch immer im Laufe eines Projekts gegenüberstehen, Sie müssen ihm eine Ressource zuweisen. Die Ressource ist für die Lösung des Problems verantwortlich. Es ist wichtig, eine Ressource zuzuweisen, da Sie keine Verzögerungen oder Ausfälle wünschen. Die dem Problem zugewiesene Person stellt sicher, dass es innerhalb der angegebenen Zeit gelöst wird.
• Lösung: Notieren Sie sich die Lösung, die zur Lösung des Problems beigetragen hat. Wann immer Sie auf ein ähnliches Problem stoßen, können Sie einfach Ihr Problemprotokoll anzeigen und leicht die richtige Lösung für das Problem finden.

Das Hinzufügen all dieser Details bedeutet nicht nur, dass Sie nur ein Problem lösen, sondern ist auch für zukünftige Projekte praktisch. Die aufgezeichneten Daten bereiten Sie auf solche Probleme in der Zukunft vor. Sie werden bereit sein, sich mit dem Problem zu befassen, bevor es Ihrem Projekt schadet. Außerdem werden Sie versuchen, die Dinge zu vermeiden, die das Problem ausgelöst haben.

Vorteile eines Problemprotokolls:

Problemprotokolle sind eine Möglichkeit, Fehler aufzuzeichnen und daraus zu lernen. Hier sind einige Vorteile von Problemprotokollen, die Ihnen helfen könnten, zu verstehen, wie effizient sie sind:

• Hilft Ihnen, das Problem von Anfang bis Ende zu verfolgen
• Bietet einen visuellen Überblick über alle Probleme in einem Projekt und hilft Ihnen dabei, alle Probleme gleichzeitig im Auge zu behalten
• Hilft Probleme für die Zukunft zu identifizieren.
• Zeichnen Sie die Problemlösung für Ihr Wachstum und Lernen auf
• Behalten Sie den Zustand des Projekts im Auge
• Verbessert die Kommunikation zwischen Teammitgliedern
• Erleichtert die Zuordnung von Problemen zu den richtigen Ressourcen und verbessert die Verantwortlichkeit
• Hilft beim Teambuilding
• Hilft Zeit zu sparen und verbessert die Produktivität des Teams
• Erleichtert die Lösung von Problemen und die pünktliche Lieferung von Endprodukten
• Hilft, die Qualität des Projekts zu verbessern

Wir sind sicher, dass Sie noch viel mehr Vorteile entdecken werden, wenn Sie anfangen, ein Protokoll in Ihrer Organisation zu verwenden (schreiben Sie uns hier, wie es gelaufen ist).

Erstellen eines Problemprotokolls

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein eigenes Protokoll erstellen können:

• Schritt 1: Wählen Sie ein Tool, um eine Tabelle oder Excel-Tabelle zu erstellen. Wenn Sie ein kleines Team mit 5 oder weniger Mitgliedern sind, ist das Erstellen einer Excel-Tabelle möglicherweise die richtige Entscheidung für Sie. Wenn Sie jedoch ein größeres Team sind, sollten Sie die Verwendung eines speziell entwickelten Tools in Betracht ziehen, da dies Ihre Zeit und Mühe spart. Sie können auch die Hilfe eines Projektmanagement-Tools nutzen, um ein Protokoll zu erstellen.
• Schritt 2: Sobald Sie ein Tool in der Hand haben, können Sie ein ID-System erstellen, um sicherzustellen, dass jede Ausgabe eine eindeutige ID hat und leicht durchsuchbar und abrufbar ist.
• Schritt 3: Möglicherweise möchten Sie auch die Kategorien Ihres Problemprotokolls benutzerdefiniert erstellen. Sie können so viele Kategorien hinzufügen, wie Sie möchten, und alles organisieren. Es ermöglicht Ihnen auch, Ihr Protokoll gemäß den Anforderungen Ihrer Organisation und Ihren persönlichen Vorlieben zu personalisieren.
• Schritt 4: Nachdem Sie nun ein Protokoll haben, können Sie mit dem Hinzufügen von Informationen beginnen. Füllen Sie die Kategorien für jedes Problem aus und kommen Sie immer wieder darauf zurück, um sicherzustellen, dass Probleme so schnell wie möglich gelöst werden.
• Schritt 5: Wenn Sie ein Issue-Management-Tool verwenden, stellen Sie automatische Benachrichtigungen für bestimmte Anlässe ein. Zum Beispiel, wenn sich der Status eines Problems ändert usw. So bleiben Sie über jede Entwicklung im Projekt auf dem Laufenden.

Fazit:

Ein Problemprotokoll macht Ihre Arbeit viel einfacher und einfacher. Wenn Sie außerdem ein Projektmanagement-Tool wie nTask verwenden, werden Ihre Sorgen erheblich reduziert.

nTask rationalisiert mit seinen einzigartigen Funktionen den Prozess für Sie und erleichtert das Aufzeichnen und Verfolgen des Problems. Seine Benachrichtigungen und Erinnerungen halten Sie über die Entwicklungen im Projekt auf dem Laufenden. Darüber hinaus stellen die zahlreichen Verwaltungsmodule sicher, dass Sie alle Lösungen für Ihre Verwaltungsanforderungen haben.

Demos und 14 Tage kostenlose Testversion verleihen diesem köstlichen Kuchen das Sahnehäubchen! Darüber hinaus ist nTask eine relativ kostengünstige Option, wenn man bedenkt, dass es ein kostenloses Basispaket anbietet. Sogar die Preispläne beginnen bei nur 3 US-Dollar pro Monat.

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